Interní zakázky jsou díry na peníze

Petr Humlíček Příběhy

Ve vysoce konkurenčním prostředí není jednoduché vytvářet zisk. Přestože máme pocit, že zakázky prodáváme s velkou marží, nedaří se nám je s marží dokončit. Nohy nám podráží nákladová cena za hodinu práce. Zkontrolovali jsme náklady na energie, nájem… a přišli jsme na to, že na vině je “nekonečný příběh” interních projektů.

Práce pro vlastní firmu

Dělali jsme si vlastní webové stránky a vlastní prospekt. Ačkoli klientovi jsme schopni udělat stránky za 150-200 tisíc korun, když jsme je dělali sami pro sebe, celkové náklady se nám vyšplhaly na minimálně 300 tisíc. Přitom stačí dopředu stanovit maximální náklady na vlastní práci a subdodávky, stejně jako to děláme u zakázek pro klienty. Když jste IT firma implementující informační systémy, zkuste se při plánu na rozšíření funkcionality vašeho vlastního systému zamyslet, kolik by za takovou věc obvykle zaplatil zákazník.

Školení nových zaměstnanců

Každý nový kolega je po nějakou dobu „v záběhu“, seznamuje se s pracovními postupy, prostředím firmy atp. Pokud je rozumně nastavená jeho výplata ve zkušební době, nemělo by manažerům zakázek vadit, že na práci stráví víc času než zkušení zaběhlí kolegové. Často se nám stávalo, že jeden nový kolega na zakázce „školení nového zaměstnance“ propálil 30 tisíc korun a jiný 100 tisíc. Přitom stačí nastavit u každého nového kolegy maximální náklady na zaškolení. Pokud je po zkušební době vidět, že se do nich nevešel, tušíme, že jsme asi nevybrali dobře a můžeme se podle toho rozhodovat, zda si nového kolegu ve firmě necháme nebo se s ním rozloučíme.

Nedostal jsem práci

U projektové firmy není možné vždy stoprocentně vytížit všechny výkonné pracovníky. Manažeři (obchodníci, ale i vedoucí projektů) nemohou říkat, že neměli co dělat. Vždy mohou navštívit stávajícího zákazníka a nabídnout další naše služby nebo oslovovat zákazníky nové. Když už je ale ve firmě důsledně uklizeno, všechny věci na svých místech, v archivu zakázek dokonalý pořádek, nezbývá než založit zakázku „Nedostal jsem práci“. V tu chvíli se ale stane, že výkonný pracovník raději zapíše svou činnost do této zakázky, protože manažeři zakázek ho pochválí, že strávil méně práce na projektech a ty vyšly na oko ziskovější, než  ve skutečnosti byly.

Jak zamezit bobtnání zakázek „Nedostal jsem práci“? Stačí je vést jako zakázky výkonného ředitele nebo liniových manažerů a žádat, aby na nich byly dodrženy alokované náklady. Pokud nebudou, bohužel (ale spravedlivě) vznikne pro manažery malus namísto bonusu ze zakázek, které dopadly finančně dobře. Navíc pokud zaměstnanci mohou vykazovat pouze do výše jim určeného úkolu v této zakázce, budou muset po vyčerpání alokace v úkolu přijít za šéfem, že nemají co dělat.

Vývojové zakázky

Vyvíjeli jsme databázový modul univerzálního katalogu a eshopu. Kolegové z webového oddělení stanovili předpokládané náklady 300 tisíc korun. Když tyto peníze utratili, modul nebyl hotov. Říkali, že bude stačit dalších 100 tisíc a bude dokončen. Ani po této etapě nebyl hotov. Postupně se investice rozrostla až na hrozivých 900 tisíc. Náklady na vývoj se nám nikdy nevrátily. Přitom stačilo při domluvě nákladů nastavit správně odměnu (a odpovídající penalizaci při neúspěchu) kolegovi, který vývoj vedl. Když budete ve výrobní firmě zavádět novou technologii, zkuste si dopředu stanovit rozpočet na její zavedení.

Neefektivní kolega

Ve firmě se nám čas od času stane, že špatně odhadneme schopnosti, či nesprávně pracovně zařadíme nebo špatně řídíme některého z kolegů. A pokud to nezjistíme brzy, jsou roční náklady hned ve stovkách tisíc korun. Toto je obtížné rychle odhalit. V delším horizontu se ale projeví to, že neefektivního kolegu, který má vzhledem ke svému výkonu s příliš vysokou výplatou, nebudou chtít projektoví manažeři brát do svých projektů, aby nekončily ve ztrátě.

Verdikt

Ve firmě o 15 lidech s ročním obratem 15 milionů korun mohou zbytečné náklady ze všech uvedených důvodů dělat třeba klidně i přes milion korun. Pokud je obvyklý zisk 10 procent, tak ho buď zvýšíme na dvojnásobek a polovinu rozdáme zaměstnancům, nebo náklady neuhlídáme a jsme rádi, že firma vůbec zůstane v černých číslech.

Nejčtenější

E-book
Stáhnout e-book
Cesta k černým číslům