Přílohy

Jaroslav Kuboš Nové verze

Do Naviga jsme přidali možnost připojit soubory a odkazy k projektu, faktuře, úkolu, firmě…

Přílohy

Hlavní novinkou nové verze Naviga je ukládání příloh. Tento požadavek vzešel o mnoha našich zákazníků, takže doufáme, že se vám bude funkce líbít.

Jako obvykle se dočtete o novince na této stránce, ale tentokrát máte poprvé i jinou možnost – pustit si krátká videa. Dozvíte se v nich o základních vlastnostech Příloh.

Přílohy a jejich používání

Nastavení příloh

Základy

Přílohy se dají připojit k následujícím objektům:

  • projekt,
  • firma,
  • úkol a alokace,
  • přijatá a vystavená faktura,
  • objednávka,
  • subdodávka,
  • deník,
  • pokladní doklad.

K souborům se přistupuje přes ikonku sponky, která indikuje i počet příloh:

Typy příloh

Složka

Složka je určena pro organizaci příloh. Je vhodná zejména ve chvílích, kdy přílohy přesáhnou rozumný počet a navigace v nich se stane obtížnou.

Soubor

Do Naviga lze přiložit libovolný typ souboru, pouze s omezením potenciálně nebezpečných spustitelných souborů jako například *.exe. Maximální velikost souboru je omezena na 10MB.

Odkaz na web

Chcete si k zakázce uložit web zákazníka, odkaz do webového DMS nebo odkaz na váš intranet? Žádný problém!

Text

Pokud potřebujete uložit údaje, které nemají povahu zápisu do deníku, můžete použít typ Text.

Cesta k souborům

Tento typ přílohy se vám bude hodit, pokud již nějaký DMS nebo NAS používáte a potřebujete urychlit přístup k souborům a složkám v nich. Do Naviga si můžete uložit cestu k adresářům a souborům vztaženým například k projektu. Navigace na ně pak bude mnohem snazší. Místo procházení několika úrovní složek pouze vložíte cestu do vámi používané aplikace.

Moderní internetové prohlížeče bohužel blokují odkazy na soubory. Proto je potřeba pracovat se schránkou. Jako příklad uvedeme práci s Průzkumníkem Windows.

Pro získání odkazu na soubor nebo složku použijte tlačítko “Kopírovat cestu”:

Tím se cesta zkopíruje do schránky a tak ji můžete vložit do Naviga. Pokud se do složky později potřebujete dostat z Naviga, zkopírujte Navigu cestu pomocí tlačítka “Do Schránky”, pak ji vložte do adresního řádku Průzkumníku a stiskněte klávesu Enter:

A Průzkumník se přepne do dané složky.

Jiné programy mohou u cesty vyžadovat schéma file:// před cestou k souboru. Navigo umožňuje file:// vyplnit a případně i kopírovat do schránky. Způsob práce s cestou se bohužel liší program od programu a tak budete muset nalézt způsob, který bude fungovat ve vašem prostředí.

Práva

Pokud by se pro každý soubor muselo definovat oprávnění, velmi by utrpěla snadnost použití. Rozhodli jsme se proto založit práva k souborům na stávajících rolích. Například u projektu se dá vybrat ze tří kořenových složek: pro všechny uživatele, zodpovědné osoby a osoby s právy na obchodní data.

Pokud potřebujete zjistit, kdo má jaký přístup k dané kořenové složce (a všem objektům pod ní), vyberte ji a stiskem tlačítka “Zobrazit oprávněné uživatele” si nechte vylistovat oprávněné uživatele:

Otázka nastavení práv se tak zjednoduší na výběr kořenové složky, do které přílohu umístit.

Nastavení

V nastavení (dostupném správcům po kliknutí na ozubené kolo vpravo nahoře na stránce Systémová nastavení) lze vybrat typy objektů a typy příloh, které mají být povoleny. Ve standardním nastavení jsou vypnuty všechny typy – správce si je musí sám povolit a tím odsouhlasit VOP a ceník (vizte odstavec Podmínky).

V nastavení také můžete zjistit, kolik prostoru vaše přílohy zabírají. A to jednak celkem, ale také pro každý typ objektu.

 

Také si prosím všimněte, že jsme přidali možnost přepnout Navigo tak, aby místo výrazu Zakázkapoužívalo Projekt. Toto nastavení se projeví do 24 hodin.

(Jak) Používat přílohy?

Správa firemních souborů a dokumentů je velké téma, které se řeší v každé větší firmě. Neexistují snadná řešení a proto je potřeba důkladně zvážit jak se soubory pracovat. Špatné rozhodnutí může znamenat nákladnou reorganizaci v budoucnosti.

Jedním z hlavních rozhodnutí je organizace úložiště. Není snadné se rozhodnout, zda například projektovou dokumentaci organizovat podle firmy, roku, čísla projektu nebo jiného kritéria. Kolik zaměstnanců, tolik názorů. Navigo může v tomto rozhodnutí pomoci – přílohy se ukládají k projektu a ten lze vyhledat pomocí velkého možností kritérií (kategorie, jméno, zákazník, zodpovědná osoba, datum, rok, číslo, …). Stejně tak fakturu, položku deníku, úkol, …

Velkou výhodou může být i integrace – mít v jednom systému nejen řízení projektů, ale také správu firemních souborů. Mimo jiné se tak vyhnete:

  • platbě za dva systémy,
  • dvojímu nastavování práv a uživatelských účtů,
  • propojování dat,
  • rozhodování, do kterého systému uložit jaká data,
  • duplicitě dat,

Dalším velkým tématem je bezpečnost, údržba a zálohování. Navigo garantuje, že jsou přílohy ukládány v šifrované podobě a jsou zálohovány na třech geograficky oddělených úložištích po dobu 30 dní.

Posledním typem úvahy je, jak pokročilou funkcionalitu od systému na správu souborů požadujete. Pokud potřebujete ukládat velké objemy dat, vytvářet komplikovaná workflow nebo verzovat dokumenty, možná vám lépe vyhoví specializovaný software typu DMS (Document Management System).

Podmínky

Ukládání příloh je zpoplatněno podle Ceníku. Platí se měsíčně za celkový využitý objem úložiště příloh, zaokrouhlený dolů na celé GB. Dokud nenaplníte první GB není tak účtován žádný poplatek.

V ceně je zálohování, údržba a zabezpečení dat. Přikládání příloh máte kdykoliv možnost zakázat, nebo již nahrané přílohy smazat.

Protože se dají uložit přílohy jakýchkoliv typů, není možné zaručit jejich strojovou čitelnost (například sken občanského průkazu). Z toho důvodu přechází část povinností vycházející z GDPR na uživatele. Například povinnost být zapomenut může znamenat, že budete muset ručně projít a smazat/začernit všechny dokumenty obsahující zmínku o vašem zaměstnanci nebo zákazníku. Tento vztah je ošetřen v našich VOP(Všeobecné obchodní podmínky).

 

Zajímá nás Váš názor!

Budeme rádi, pokud se nám ozvete s náměty a připomínkami na adresu podpora@navigo3.com. Děkujeme!

Už jste četli článek Když odchází zaměstnanec…?

Nejčtenější