Genehmigung von Abwesenheiten

Genehmigung von Abwesenheiten

Die Genehmigung von Abwesenheiten (Urlaub, Arzttermine, …) ist eine Funktion, die von immer mehr Kunden gewünscht wird. In dieser Version haben sie es erreicht. Es funktioniert folgendermaßen:

Richten Sie Ihre Organisationseinheiten ein

Um das Genehmigungsverfahren so einfach wie möglich zu gestalten, verwendet es die in den Organisationseinheiten eingegebenen Informationen. Die Organisationseinheiten können über das Menü unter dem Zahnrad oben rechts aufgerufen werden. In einem kleinen Unternehmen genügt es, eine verantwortliche Person in der Zentrale einzusetzen, die die Abwesenheiten für das gesamte Unternehmen genehmigt. In größeren Unternehmen sollten Sie eine Hierarchie einrichten. Das Genehmigungsverfahren läuft so ab, dass der Antrag auf Genehmigung an den direkten Vorgesetzten des Mitarbeiters geht. Höhere Vorgesetzte haben ebenfalls die Möglichkeit zu entscheiden, aber die Anfrage stört sie nicht.

Der Mitarbeiter kann ganz einfach eine Genehmigung beantragen

Er erstellt eine Abwesenheit und wählt nach dem Speichern Ausführen aus dem Kontextmenü:

Dann bestätigen sie nur noch, wer an der Genehmigung teilnehmen wird:

Von nun an kann der Benutzer die Abwesenheit nicht mehr ändern, ohne die Genehmigung zu stornieren.

Der unmittelbare Vorgesetzte wird entscheiden

Der unmittelbare Vorgesetzte sieht in der oberen Leiste die Anzahl der ausstehenden Genehmigungen.

Er wird eine Entscheidung treffen und diese möglicherweise kommentieren:

Wenn der unmittelbare Vorgesetzte nicht anwesend ist, kann der höhere Vorgesetzte die Genehmigung durch „Ich kann als Stellvertreter entscheiden“ filtern und eine Entscheidung treffen.

Der Mitarbeiter erfährt von der Entscheidung

Buchhalter/HR sieht den Status

Bei der Bearbeitung von Abrechnungsdokumenten ist der Status der Abwesenheitsgenehmigung des Benutzers in der Benutzerübersicht sichtbar.

Diese Funktion sollte mit der Anwesenheits- und Abwesenheitssperre kombiniert werden, die in der vorherigen Version von Navigo hinzugefügt wurde.

Wenn Sie bei der Einrichtung Probleme haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Verbesserung der Genehmigung

Ausgewählte Kunden testen die Genehmigung von Anhängen und Entscheidungen zu Projekten bereits seit einem Jahr. Für sie fassen wir die Änderungen in der Liste der Genehmigungen zusammen, die unter der „Pfote“ in der oberen Leiste von Navigo verfügbar ist.

Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, nach Vorlage, Mitarbeiter, der die Genehmigung ausgelöst hat, und Datum der Auslösung zu filtern.

Zusätzlich zu den Verbesserungen der Benutzeroberfläche haben wir auch die Genehmigung unter der Haube verbessert. In der Genehmigungsvorlage ist es möglich:

• Markieren Sie den Genehmiger als optional (dieses Feld kann angegeben werden, ist aber nicht erforderlich).
• Markieren Sie den Genehmigenden als unveränderlich (sagen Sie z.B., dass der Geschäftsführer in diesem Feld stehen muss).
• Erzwingen Sie die Nichtbenachrichtigung des Benutzers (z.B. muss bei der Genehmigung von Abwesenheiten der Vorgesetzte des Benutzers nicht benachrichtigt werden, der unmittelbare Vorgesetzte reicht aus, aber wenn der Vorgesetzte nicht verfügbar ist, können höhere Vorgesetzte die Entscheidung für den Benutzer treffen).
• Automatisches Ausfüllen des Genehmigers (Vorgesetzte aus Organisationseinheiten, verantwortliche Person auf dem Auftrag).

Die Vorlagen können zur Zeit noch nicht vom Benutzer definiert werden. Wenn Sie daran interessiert sind, Anhänge zu genehmigen oder Entscheidungen über ein Projekt zu treffen, wenden Sie sich bitte an den Benutzer-Support.

Arbeitstypenplan, Arbeitszeiterfassung und Allokationen

In den Projektdetails haben wir drei Einstellungen aktiviert:

• Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern, nur die Arbeitszeit zu erfassen, für die es einen festgelegten Zeitplan gibt. Diese Einstellung schränkt nicht nur die Kreativität der Berichterstatter ein, sondern reduziert auch die Anzahl der angebotenen Arbeiten. Wenn Ihr Unternehmen eine große Anzahl von Arbeitsarten hat, bedeutet dies eine spürbare Entlastung für die Arbeitszeiterfassung.
• Erlauben Sie die Erstellung von Allokationen nur für Arbeitstypen mit einem Plan. Die Beweggründe sind ähnlich wie bei der Arbeitszeiterfassung – sowohl die Begrenzung als auch die Reduzierung der Anzahl der angebotenen Arbeiten.
• Verhindern Sie die Arbeitszeiterfassung über eine Allokation, wenn ihr Zeitplan erschöpft ist. Dies gibt dem Projektmanager die Möglichkeit, den Mitarbeiter zu zwingen, zu ihm zu kommen und um eine Gehaltserhöhung zu bitten.

Alle drei Einstellungen können für neue Projekte in den Systemeinstellungen vordefiniert werden. Für bestehende Projekte legen Sie die Werte direkt in den Projekten im Lesezeichen Detail fest.

Verbesserungen am Gantt-Diagramm

Im Gantt-Diagramm, das wir ständig verbessern, haben wir die Zeichnung des Datenkopfes verbessert.

Neben der Kopfzeile haben wir auch die Diagrammzeichnung verbessert. Die Abhängigkeiten zwischen Elementen werden jetzt auf vereinfachte Weise dargestellt, wodurch das Diagramm übersichtlicher wird. Eine Linie, die das heutige Datum anzeigt, wird in Rot angezeigt.

Wir werden Gantt in den kommenden Monaten weiter verbessern. Wenn Sie Gantt verwenden und Vorschläge haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Verbesserungen der Organisationseinheiten

Ein Jahr nach dem Start haben wir die ersten größeren Verbesserungen programmiert. Wir ermöglichen es auch, den Baum der Einheiten vertikal darzustellen (in größeren Unternehmen war dies unübersichtlich). Es ist auch möglich, den Baum der Organisationseinheiten in drei Formaten zu exportieren/drucken. Neben der besseren Organisation von Projekten in Navigo können Sie den Baum auch auf andere Weise nutzen, z.B. indem Sie ihn an eine Pinnwand im Flur pinnen 😉 .

Es ist auch möglich, die Mitarbeiter, die zu einer Abteilung gehören, direkt in der Baumstruktur zu sehen. Bis jetzt mussten Sie auf das Symbol klicken.

Aufteilung der Projekte nach Organisationseinheiten

In größeren Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen kann es vorkommen, dass mehr als eine Person an einem Projekt arbeitet. Alternativ dazu sind einige von ihnen brauchbar. Wenn ein Unternehmen wissen will, wie es um die einzelnen Einheiten bestellt ist, landet es in der Regel beim Zentrumsmanagement, bei internen Rechnungen und ähnlichen „Leckerbissen“.

Deshalb haben wir damit begonnen, die Finanzmetriken von Projekten automatisch zwischen den Abteilungen aufzuteilen. Das Verhältnis wird durch die Anzahl der erfassten Stunden und ab dieser Version durch die Anzahl der in den Allokationen vorgesehenen Stunden bestimmt. Auf diese Weise kann das Verhältnis während der gesamten Laufzeit des Projekts stabil bleiben.

Diese Funktion ist noch nicht für alle Kunden aktiviert. Wenn Sie mehr über diese Funktion erfahren oder an dem Pilotprojekt teilnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Anzeigen von Berichten für den Arbeitstypenplan und die Allokationen

Sie können die entsprechenden Berichte über das Kontextmenü des Allokationsplans und des Arbeitsartenplans aufrufen:

Die Allokation und Art der Arbeit kann auch direkt in den Berichten zum Projekt gefiltert werden:

Geringfügige Änderungen

• Der Export von Abwesenheiten wurde hinzugefügt.
• Wir haben ein Volltext-Suchfeld neben den erhaltenen Rechnungen platziert, um den Zugriff darauf zu erleichtern. Außerdem wird jetzt die Referenznummer der Rechnung gesucht.
• Das Projekt-Exportformat wurde von CSV zu Excel geändert, die Spalten pro Kategorie wurden hinzugefügt.
• Die Liste der Projekte kann nach Projektnamen sortiert werden.
• Es ist möglich, einen Anhang direkt in der Liste der empfangenen Rechnungen hinzuzufügen, ohne ins Detail gehen zu müssen.
• In der Auftragsübersicht können Sie unter „Anteil der Organisationseinheiten nach Eigenleistung“ zwischen der Anzeige nach Berichten, Allokationen und Berichten + Allokationen wechseln.
• Das Telefon wird in der Kopfzeile des Kontakts angezeigt, so dass es leichter zugänglich ist.
• Für ein Projekt in der Liste der Projekte wird der vollständige Kommentar angezeigt (durch Verweilen oder Klicken).
• Die Kategorien werden auf allen Objekten (Projekt, Firma, Allokation, …) in der Reihenfolge angezeigt, die Sie in den Einstellungen festgelegt haben. Bis jetzt waren sie alphabetisch geordnet. Mit der Änderung können Sie die Kategorien so sortieren, wie Sie es für richtig halten, zum Beispiel nach Wichtigkeit.
• Für das WBS-Element haben wir eine Anzeige des erwarteten Saldos sowohl in Geld als auch in Prozent hinzugefügt. Dieser Wert kann potenziell zu einem Gewinn in einer Teilphase des Projekts werden.