Vocabulary of economical and project-related terms

Slovník vám pomůže pochopit pojmy, které se v Navigu přímo vyskytují nebo s Navigem úzce souvisí. U každého pojmu naleznete odbornou definici, zjednodušené vysvětlení a zejména popis, co daný pojem představuje v Navigu, jak se počítá a kde se zobrazuje.

Pro přehlednost jsme pojmy rozdělili do dvou částí:
Slovník ekonomických pojmů
Slovník projektových a firemních pojmů

Slovník ekonomických pojmů

Cash flow

= peněžní tok = přírůstky a úbytky finančních prostředků. Cash flow za určité období představuje rozdíl mezi příjmy a výdaji peněžních prostředků za toto období.

Pokud v Navigu budete plánovat u projektů veškeré příjmy a externí náklady (subdodávky), Navigo vám finanční bilanci zakázek spočítá a přehledně zobrazí v grafu CF. K tomuto rozdílu je možné připočítat další měsíční výdaje (zejména na mzdy, režijní výdaje aj.).

Price (Selling price)

= směnný poměr mezi směňovanými statky, obvykle ukazuje množství peněz potřebných k uskutečnění směny zboží či služby.

V Navigu se cena celého projektu zapisuje při plánování zakázky do pole Plánovaná cena, v detailu zakázky do pole Smluvní cena, v případě obchodní příležitosti do pole Očekávaná cena. Dále se prodejní cena může vyskytovat u výkazů práce a subdodávek. Díky nastavené prodejní ceně je možné jednotlivé výkazy práce rovnou fakturovat. Navigo používá také pojem “nákladová cena”, která však představuje pouze náklady.

Gross margin

Gross profit / Loss

je rozdíl mezi výnosy a náklady prodaných výkonů (obrat – přímé náklady – režie)

What sort of gross profit do we use in Navigo?

  • Očekávaný – zadávají nejčastěji obchodníci v detailu projektu v části Obchodní očekávání.
  • Plánovaný – zadává se v plánu projektu jako pevná částka nebo procenta z plánované ceny projektu.
  • Predikovaný – zobrazuje se v teploměrech projektů jako aktuálně spočítaný rozdíl mezi plánovanými příjmy a plánovanými a skutečně vynaloženými náklady.
  • Skutečný – zobrazuje se v teploměrech projektů na uzavřených zakázkách jako rozdíl mezi skutečnými výnosy a náklady.

Cost

= spotřeba práce a prostředků v peněžním vyjádření za účelem dosažení výnosu. Náklad může a nemusí být doprovázen reálným úbytkem peněžních prostředků (výdajem). Příkladem nákladu, který není fakticky doprovázen úbytkem peněžních prostředků, může být odpis dlouhodobého majetku. Opakem nákladů jsou výnosy.

Turnover

  • Obrat je souhrn výnosů firmy (z prodeje zboží, výrobků a služeb v rámci běžné činnosti firmy, snížené o reklamace a slevy) v daném období. Do obratu se nezahrnuje DPH.
  • V Navigu obrat představuje souhrn faktur vydaných a příjmových pokladních dokladů.
  • Souhrnná výše faktur vystavená zákazníkům. Většinou po měsících nebo kumulativně, tedy za všechny proběhlé měsíce od začátku roku. Motor firmy.

Added value

=  v penězích ocenitelné úsilí, které přidal podnikatel k externě nakoupeným vstupům od dodavatelů (obrat – externí náklady)
V Navigu se přidaná hodnota zobrazuje v Ukazatelích výkonosti (KPI).

Income

= jakýkoliv přírůstek majetku podniku bez zřetele na to, zda byl dosažen při prodeji. Příjem je v širším slova smyslu jakékoliv zvýšení aktiv, v užším slova smyslu jen zvýšení peněžních prostředků.

Příjem aktiv se může uskutečnit v souvislosti s výnosem (úhrada faktury vydané, přijaté tržby za služby/výrobky a zboží přímo v hotovosti) nebo přírůstkem majetku, který nevznikl v souvislosti s prodejem (např. přijatý dar, poskytnutý úvěr, zvýšení vkladu vlastníka do podniku).

V Navigu se za příjem považují příjmové položky pokladny a úhrady faktur vydaných.

Opakem příjmů jsou výdaje a společně představují základní hodnotové veličiny sledované v souvislosti s řízením peněžních toků (cash flow).

Direct (unit) costs

= náklady, které lze bezprostředně přiřadit jednotlivým výkonům (výrobkům či službách) bez rozpočítávání (např. náklady na materiál, polotovary aj.).

In Navigo we divide direct costs into:

  • Externí náklady = náklady subdodávek = náklady vznikající mimo podnik, které se váží k jednotlivým zakázkám, představují sumu přijatých faktur k zakázkám a výdajových položek pokladny přiřazených k zakázkám.
  • Přímé vlastní náklady = interní vykázané náklady dané zakázky (spotřebovaný materiál, přímé mzdové náklady, kilometrovné aj.)

Overhead costs (overheads)

= náklady konkrétního podniku, které nelze vyjádřit jako jednicové (přímé), tedy nelze je přiřadit jednotlivým výrobkům či službám, na jednotlivý výkon musí být rozpočítány. Typickým příkladem režijních nákladů jsou odpisy a opravy složek dlouhodobého majetku, režijní mzdové náklady, spotřeba energie, daň z nemovitostí, nájemné a další.

In Navigo, it is possible to set the hourly overhead rate, which is automatically added to the given hourly rate of the user. So at the reporting of the work not only direct wages costs are accounted for but also an adequate part of the overhead costs.

You do not pay only the wage of employee who does something directly for the client but also the rent, cars and the work of your accountant. All these costs need to be added to the every working hour.

Sales

= the sum of financial assets acquired for the sold goods or services in the given time-frame. Unlike the turnover it also includes the payments which have been returned later.

An expense (outgo/spending)

= jakýkoliv úbytek finančních prostředků bez ohledu na to, zda je účelově vynaložený.

Výdaj se může uskutečnit v souvislosti se vznikem nákladu (např. úhrada došlé faktury za nákup zboží či služeb, nákup cenin, pohonných hmot v hotovosti aj.), výběrem vkladu či snížením základního kapitálu, poskytnutým darem, splátkou úvěru či zápůjčky.

V Navigu se za výdaj považují výdajové položky pokladny a úhrady faktur přijatých.

Opakem výdajů jsou příjmy a společně představují základní hodnotové veličiny sledované v souvislosti s řízením peněžních toků (cash flow).

Profit

= peněžní částky, které podnik získal z veškerých svých činností za určité období bez ohledu na to, zda v tomto období došlo k jejich úhradě. Opakem výnosů jsou náklady.

Project and company related terms

Expected price

= expected selling price business opportunities. It is being recorded to Navigo mostly by businessmen in the detail of the project in part: Business expectations together with the chance of project’s realization which is expected at given opportunity. During the business opportunity the chance and expected price can vary.

Contract price

= amount which is stated in the contract as total price of the commission and will be invoiced after completion. Being inserted mostly by businessmen in the detail of the project at the Contract data part of the project after the close-out of the project when it changes from opportunity to the commission(realisation). Most of the time this value is then inserted in the plan of the commission itself as a planned price.

Planned price

= an amount, usually taken from contractual price, inserted into the plan of the project, which will then be invoiced. After we subtract the gross profit and possible reserve we will be left with the amount we have at our disposal for the project. This can the be divided to the subcontracts and own work.

Utilization

In common speech we can translate it as “usage”, in Navigo this term represents the percentage of daily workload of a user which is to be reported by the given employee on the projects. At the highly efficient employees the utilization is somewhere around 80-85%, at the employees in the leading positions it is significantly lower since they spend a lot of time by managing their subordinates, meetings etc. Differences between the daily workload and the utilized time are necessary to take into the account when calculating the overhead rates (overhead costs).

Thermometer diagrams

Thermometer in Navigo is our original and simple way of displaying the project, based on its financial plan. Thermometer is generated automatically at every project just by creating the plan and realizing it later. (work reports, filling subcontracts, invoicing etc.). Thermometers are being displayed throughout the whole Navigo – this way you are able to see the financial balance and prediction of the every project’s outcome alone and also the balance of even project’s smallest units.

KPI (Key performance indicators)

KPI is an abbreviation for „key performance indicators“, it is sometimes also referred to as „key indicators of performance“ or “key metrics”. These represent the indicators or metrics of performance assigned to the process, service, organizational unit or to the whole organization, which display the required performance.

Project KPI in Navigo offer several different metrics to keep track of performance and success of a project and of an organization as a whole (turnover, gross profit, costs, content of signed contracts, contentbusiness-opportunities aj.).

Allocations

= task on project assigned to a specific person with a specific amount of hours, which are at the resolver’s disposal. In Navigo it is possible to straightforwardly enter the data or to plan the allocation just like the whole project through the budget. Navigo will calculate the amount of hours which ar at the given resolver’s disposal automatically thanks to the pre-set hourly rate of a given resolver (hourly super gross rate + overhead hourly rates).

EVM (Earned Value Management)

“Earned Value Management” is a method used in project management for watching and evaluating of the state of a project. Principle of EVM is establishment of what is the value of given activity and how much did it cost in comparison to the value we should have created in the given time according to the plan. Mentioned value can be expressed in money, man-days or through any other entity in which we are capable of expressing the necessary values.

Executive officer

Jedná se o osobu, která s Navigem řeší záležitosti finanční a právní povahy. Například Podpisy smluv nebo úpravy cen.

Gantt’s diagram (Gantt)

= a kind of bar diagram named after a pioneer of its use H. L. Gantt. Gantts diagram is used at project management for visual display of planned activities in the flow of time. In its basic form Gantts diagram does not contain any relations between activities, in its enhanced version thanks to the modern SW tools diagrams display also the relations of the activities through the bend arrows or lines leading from the start or the end of one activity to the beginning or the end of another.

Gantts diagram in Navigo displays the status of your planned project (through WBS or basic budget) from time schedule point of view but it also works as a tool in which you can plan the whole project in based on time parameters. In Gantt it is possible to not only display the beginning and the end of the project, its sub-projects, elements of WBS, but also all the deadlines for subcontracts, allocations, plannedincomes and any milestones necessary. Gantts diagram is displayed in the plan of each project but it is possible to display it through more or all of your projects.

Graf EVM se v Navigu tvoří automaticky. Je třeba mít vyplněny základní údaje o projektu (plán nákladů, datum zahájení a ukončení projektu), následně se tvoří jednotlivé křivky na základě toho, jak projekt dále plánujete a realizujete. Křivka označená jako Skutečné náklady se tvoří z nákladů zakázky, křivka Plánovaná hodnota z plánů vlastní práce a subdodávek, křivka Dosažená hodnota se začne zobrazovat ve chvíli, kdy budete mít u projektu zadán alespoň jeden stav dokončení.

Key user (Navigo coordinator)

We are talking about a person which is responsible for the way of project’s management in company using the Navigo3 system for project management. Key user helps with the initial setting of the system because he knows all the company processes and ways of managing the projects. He is also informed about all the new features and changes in Navigo3 system.

Milestones

Milestone in Navigo is a point in temporal schedule of the project. Milestones can relate to contract (Contractual date type) or a project manager can define them by himself based on the project’s plan (Common milestone type).

Milestones function allows you to enter important deadlines for projects and then connect different parts of a plan to them (subcontracts, allocations, futureincomes, elements ofWBS etc.). As soon as the given deadline entered as a milestone changes, whole project will update so that everything related to the milestones is up to date as well.

Projects

Project is temporally bound and whole set of activities and processes the goal of which is to create or change something specific. Projects in a company need to be managed.

In Navigo we have projects divided to opportunities (business opportunities) and commissions (realizations). You can use many tools for management, planning and evaluation of the projects in Navigo (WBS, Gantts diagram, KPI, EVM etc.). , Simple graphic thermometers will keep you informed about an actual balance and predication of outcomes of the project.

Opportunities (Business opportunities)

= projects in business stage, from which they are becoming commissions after closing the contract.

Lost profit

= difference between planned gross profit and real gross profit, which is lower than planned or loss on a project which is already closed.

WBS (Work Breakdown Structure)

Do češtiny se nejčastěji překládá jako “Hierarchická struktura prací” nebo “Hierarchická struktura činností”. Jedná se o jednoduchou analytickou metodu používanou v projektovém managementu, jejímž cílem je rozložit projekt na podrobnější elementy ve stromové struktuře až do takové úrovně podrobnosti, aby k nim bylo možné přiřadit odpovědnosti, pracnost a časový horizont. Jednotlivými elementy rozpadu jsou vždy produkty nebo výsledky činností. Tato technika pomáhá stanovit předem náklady a sledovat postup naplňování dodávky.

In navigo WBS serves not only as planning tool but also as a management tool. It enables us to evaluate the costs of single project’s phases continuously and thanks to the possibility to export and import WBS in form of Excel chart to create a templates of projects which are the most common in your company. On every element of WBS you can create any amount of subcontracts, allocations (tasks) and planned profits thanks to that you have your project under control 100% of the time. To every planned part there is a single thermometer displayed which shows the actual balance of the project and a predication of the results.

Commissions (contracts)

= projects in realization phase. You can use many tools for management, planning and evaluation of the projects in Navigo (WBS, Gantts diagram, KPI, EVM etc.). , Simple graphic thermometers will keep you informed about an actual balance and predication of outcomes of the project.