Avez-vous indiqué à vos employés le coût de votre Mercedes ? Connaissent-ils le salaire de leurs collègues ? Vous ont-ils indiqué les personnes à prévenir ? Bienvenue dans l’entreprise ouverte ! Avec Petr Humlíček et Jaroslav Kuboš sur la gestion d’une entreprise en temps de crise et sur les raisons pour lesquelles les entreprises ouvertes et émancipées ont de meilleures chances de survie.
De plus en plus d’entreprises se tournent aujourd’hui vers le concept d’entreprise ouverte. Vous en possédez deux avec succès depuis plusieurs années. Qu’entendez-vous par « entreprise ouverte » ?
PH. : Simplement – il s’agit de l’information et de l’ouverture économique de la direction de l’entreprise à l’égard des employés, et cette ouverture peut alors rendre l’entreprise très efficace et donc augmenter les bénéfices. Bien que l’on parle des entreprises ouvertes comme de quelque chose de relativement nouveau, Bata était en fait déjà une entreprise ouverte. Par exemple, chaque employé et chaque service savait combien il gagnait. Même ses employés étaient récompensés chaque semaine. Il ne voulait pas que les travailleurs se contentent d’écouter, il essayait de les amener à penser comme des entrepreneurs – en pensant à l’amélioration, à l’innovation, au profit, en assumant la responsabilité des pertes. Cela nous amène aux caractéristiques fondamentales d’une entreprise ouverte : les employés ont librement accès à l’information et connaissent l’économie de l’entreprise.
Pouvez-vous nous en dire un peu plus ?
JK : Dans une entreprise traditionnelle, il existe généralement des informations, que l’on peut considérer comme des documents. Le document est classé, stocké dans une armoire du bureau du patron. Les différents employés travaillant sur un projet particulier ont besoin de différentes parties de ce document pour effectuer leur travail. Il va donc voir son patron, qui connaît le document, et en donne un morceau à tout le monde. En conséquence, le document a été presque entièrement divulgué de toute façon, mais il a également demandé beaucoup de temps et de travail qui n’étaient absolument pas nécessaires. Dans une entreprise ouverte, les personnes ont librement accès à l’information, et personne ne s’offusque si un employé consulte le contrat et trouve quelque chose de plus que ce dont il a besoin. L’important est qu’il trouve lui-même ce dont il a besoin pour son travail, et tout le processus compliqué qui consiste à demander autour de soi et à trouver quoi et comment est omis.
PH. : Et par loin, nous n’entendons pas seulement les contrats avec les clients. Il s’agit également de savoir qui travaille sur quelle tâche, où en est un projet particulier, s’il se présente bien ou mal, ce qu’on va en faire, ou peut-être qui est actuellement surchargé de travail et, à l’inverse, qui manque de travail.
Une telle ouverture de l’information n’est-elle pas dangereuse dans une entreprise ? Peut-être en ce qui concerne la concurrence…
PH : Une entreprise ouverte n’a pas la crainte paranoïaque que quelqu’un découvre quelque chose qu’elle n’aurait pas découvert. Cette préoccupation peut être valable dans une certaine mesure, mais notre expérience nous montre le contraire. Les entreprises « lésinent » sur leur savoir-faire et pensent qu’elles ne doivent pas atteindre la concurrence. Mais en réalité, votre savoir-faire, ce sont les employés qui seront peut-être chez ce concurrent dans deux mois. Mais regardez Toyota, par exemple, qui ne cache pas son savoir-faire. Au contraire, ils forment également d’autres entreprises. Plus que la peur de l’ouverture au monde extérieur, c’est la prise de conscience que vous donnez de toute façon ces informations à vos employés par bribes, parce que vous ne pouvez pas le faire sans elles. Et cela ne comporte pas beaucoup plus de risques.
Qu’en est-il de l’ouverture économique ? Est-il vraiment avantageux que les employés aient accès à votre argent ?
PH : Une entreprise ouverte n’a pas peur de montrer les chiffres à ses collaborateurs. Quand ça va bien, ils se vantent, quand ça va mal, les employés le savent aussi. Bien sûr, vous pouvez ouvrir les données économiques à certains niveaux. Depuis le tableau des paiements jusqu’à la marge sur chaque travail, en passant par le bénéfice des propriétaires. Mais il est très utile que les employés aient une idée de ce que cela coûte à l’entreprise, du coût réel de leur salaire. Nous essayons de faire d’eux des entrepreneurs – si nous vendons quelque chose d’excellent et que nous sommes censés en garder cinquante pour cent, nous le leur disons. Mais en même temps, nous leur expliquons qu’il y a des commandes en moins qui absorberont cette marge. Les employés apprécient différemment le cours d’anglais de l’entreprise lorsqu’ils voient ce qu’il coûte à l’entreprise.
JK : En temps de crise, il est très important d’avoir des employés qui comprennent que la plupart des entreprises fonctionnent avec une marge de, disons, dix pour cent. Il leur est alors plus facile de réaliser que même une diminution relativement faible, par exemple, du volume des commandes ou de la productivité du travail lorsqu’ils sont chez eux, dans leur bureau à domicile, peut menacer l’entreprise. Ou ils verront que les coûts salariaux ne disparaissent pas, qu’ils doivent être payés même si l’entreprise n’a pas d’emploi. À partir du moment où les gens sont informés ouvertement, il y a plus de chances qu’ils négocient leur position de manière un tant soit peu rationnelle. Ils accepteront plus facilement, par exemple, que leur salaire soit réduit.
En quoi tout cela peut-il être utile dans une situation où, par exemple, un employeur doit envoyer l’ensemble de l’entreprise au siège de l’entreprise ?
PH : Tout simplement – en partie parce que les employés d’une entreprise ouverte ont l’habitude de travailler sans supervision. Ils n’attendent pas que le grand « Monsieur Divin » dise quelque chose et sauve la situation. Dans une entreprise ouverte, les gens peuvent travailler de manière distribuée, ils y sont habitués, car il n’y a pas de « point macho » par lequel tout passe. Les employés peuvent travailler en petits groupes et ne s’adressent au patron que lorsqu’ils ne savent vraiment pas quoi faire ou lorsqu’il s’agit d’une décision grave, de sorte que le bureau à domicile n’est pas un problème pour eux à cet égard. Si une entreprise est purement gérée par le propriétaire, avec un dirigeant fort qui peut sembler démocratique mais qui, en réalité, dirige l’entreprise de manière autoritaire, cette entreprise est fortement désavantagée en temps de crise. Soudain, ses employés ne savent plus quoi faire, la communication au siège est difficile et leur patron ne répond pas à leurs appels ou à leurs courriels.
Je pense que cela facilite le travail, mais est-ce vraiment suffisant ? A l’heure où l’économie de nombreuses entreprises s’est effondrée d’un jour à l’autre, n’est-il pas opportun qu’un manager fort intervienne pour prendre des mesures claires et radicales en faveur de la survie de l’entreprise ?
PH. : Et n’est-il pas préférable que ce soit les employés eux-mêmes qui s’en chargent ? Du moins en ce qui concerne ce que peuvent faire les employés ? Vous voyez, nous ne promouvons pas seulement le concept d’une entreprise ouverte, mais aussi celui d’une entreprise émancipée. Il s’agit d’une variante de l’entreprise libre telle que nous la connaissons à l’étranger, notamment chez des géants comme Google ou IKEA. L’essence d’une telle entreprise est que les personnes qui la composent se voient accorder à la fois la confiance et suffisamment de pouvoir pour prendre des décisions et faire avancer l’entreprise elles-mêmes. Ils sont automatiquement habitués à s’adapter et à modifier leur fonctionnement à leur petite échelle, ce qui influencera le développement de l’ensemble de l’entreprise. Elle est ainsi en mesure de se transformer et de se rationaliser très rapidement à tous les niveaux. Vous ne pouvez pas faire cela aussi facilement avec une entreprise traditionnelle.
JK : Une autre caractéristique importante d’une entreprise émancipée est que les gens ne se contentent pas de faire ce qu’ils ont à faire, ils proposent des innovations, des idées qui pourraient aider l’entreprise. Il cherche à trouver de nouveaux clients, une nouvelle façon de vendre, etc. Il est beaucoup plus difficile de sauver une entreprise lorsqu’il y a un groupe de personnes qui attendent que vous les tiriez d’affaire. Peut-être pensent-ils même que c’est votre devoir, et que malheur à eux si cela ne marche pas.
Mais l’inverse ne peut-il pas aussi se produire en dehors d’une crise : si je vois combien mon patron prend en période de prospérité, quels sont les bénéfices de l’entreprise, par exemple, n’est-il pas naturel qu’en tant qu’employé, je me sente dévalorisé et que je réclame une augmentation de salaire ?
PH : D’après mon expérience, j’ose dire que la réaction de la plupart des gens est inverse : lorsqu’ils voient les chiffres réels, combien coûte une entreprise, quels contrats lui ont permis de gagner de l’argent, ils sont aussi beaucoup plus conscients de la dure réalité des affaires. Je ne dis pas que c’est comme ça pour tout le monde, il y a des gens qui ne s’en rendent jamais compte et nous ne les ferions pas bouger si nous le leur expliquions cent fois. Mais depuis que nous avons des entreprises ouvertes, je n’ai pas eu une seule plainte concernant le montant de la rémunération parce que quelqu’un pensait que l’autre personne avait plus que lui, par exemple. Au contraire, les débats sur le montant des salaires, qui sont généralement un sujet sensible dans les pays tchèques, ont été réduits dans nos entreprises à la partie la plus favorable, lorsque les gens eux-mêmes viennent me donner de bonnes informations sur les personnes à qui je devrais accorder une augmentation. C’est une aide précieuse pour un manager.
Cela semble tout à fait idyllique – les employés savent ce qu’ils ont à faire, ils traitent l’entreprise comme la leur, on pourrait presque dire que le patron n’est pas nécessaire…
PH. : Le patron est nécessaire, il peut en fait faire des choses plus utiles que de bousculer constamment les employés et de réciter des informations encore et encore.
JK. : Les entreprises émancipées ont bien sûr aussi le bé – une plus grande confiance dans les employés signifie aussi qu’ils sont davantage responsabilisés. Ils peuvent décider de beaucoup de choses pour eux-mêmes, mais ils sont également responsables de leurs décisions. Et c’est là que réside la manière dont les employés sont contrôlés. Nous ne leur demandons pas si et comment ils font quelque chose. Nous ne savons pas quand ils ont pris leurs vacances ni combien ils en ont pris. Nous voulons simplement connaître le résultat du travail et le coût auquel il a été réalisé. Dans une entreprise émancipée, en revanche, nous pouvons contrôler l’efficacité de manière très précise sans nous épuiser à contrôler et à superviser constamment chaque employé.
Est-il possible de passer à ce modèle de fonctionnement de l’entreprise en temps de crise ?
JK : Vous savez, dans de nombreuses entreprises, cette transition est déjà en cours, d’une certaine manière involontaire – parce que de nombreuses personnes ont dû passer au travail à domicile et que les entreprises sont obligées d’être un peu plus ouvertes et confiantes. Bien entendu, il ne s’agit pas de construire consciemment une entreprise ouverte ou émancipée. Mais du simple fait que les gens sont séparés les uns des autres, ils ont logiquement besoin de plus d’informations et disposent également d’une plus grande liberté dans leur travail. Une certaine transformation est donc en cours.
PH. : Il appartient ensuite à l’entreprise de déterminer ce qu’elle conservera après le retour à la vie normale, ou ce qu’elle voudra développer encore davantage, en toute conscience. Une entreprise réellement ouverte envoie chaque mois une feuille de calcul indiquant tous les coûts et les rémunérations de chaque personne, y compris le coût de la Mercedes du patron. Mais vous ne pouvez pas faire quelque chose comme ça pendant une crise de coronavirus, ce serait comme un coup de foudre. La transition vers une entreprise ouverte et émancipée peut être progressive. La situation idéale est par exemple celle d’un changement de personnel, d’une modification de l’organisation du travail, etc. À bien des égards, cela peut être douloureux et créer des tensions même entre les employés. D’autre part, une crise du coronavirus peut être une bonne occasion d’expérimenter ce mode de gestion d’une entreprise. Bien sûr, cela demande beaucoup d’éducation et d’explications, mais de notre point de vue, l’investissement en vaut la peine. L’ouverture et l’émancipation d’une entreprise signifient également que vous, en tant que propriétaire ou patron, ne portez plus seul le stress de l’entreprise sur vos épaules, mais que vous avez autour de vous des personnes qui peuvent vous aider et sur lesquelles vous pouvez compter. Et croyez-moi, le sommeil plus réparateur en vaut la peine.
