Termometry – planowanie finansowe projektu

Termometr jest prostym graficznym przedstawieniem zamówienia w oparciu o jego plan finansowy. W tym miejscu można na bieżąco sprawdzać saldo finansowe projektu, a termometr ostrzeże również o zbliżającej się stracie. Zastępuje arkusze kalkulacyjne i wykresy programu Excel.

Termometr jest generowany automatycznie dla każdego projektu lub jego części poprzez utworzenie planu pracy, a następnie jego wdrożenie – na przykład zespół roboczy zgłasza pracę, zawierane są umowy podwykonawcze, wystawiane są faktury itp.

Termometry są wyświetlane w całym systemie Navigo – dzięki czemu można zobaczyć saldo finansowe i prognozy wyników wszystkich zadań, każdego projektu osobno, a także saldo finansowe każdej części projektu aż do poziomu najmniejszej pozycji.

Spis treści

Zalety termometrów
Termometry a arkusze kalkulacyjne Excel
Gdzie wszędzie znaleźć termometry
Przegląd budżetu i kosztów
Łączenie termometrów z innymi funkcjami

Istnieje wiele sposobów śledzenia postępu zadania. Można to zrobić za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i ręcznie oceniając serię liczb lub skorzystać z jednej z wizualizacji. Nasze termometry są niezwykle przejrzyste, intuicyjne i mogą również przewidywać rozwój zamówienia. Pozwala to zaoszczędzić pieniądze oraz mnóstwo czasu i energii, które można przeznaczyć na inne zadania.

W Navigo nie znajdziesz zakładki o nazwie Termometr. Po zaplanowaniu i rozpoczęciu projektu termometry zaczną się same formować. Można je zobaczyć po kliknięciu na Projekty, po kliknięciu na konkretny projekt w zakładkach Przegląd, Plan, Podział (WBS), Koszty zewnętrzne.

Zalety termometrów

• Bardzo prosta wizualizacja projektu, bez potrzeby oceniania i porównywania serii liczb i wykresów.
• Pokazuje status projektu pod względem planowanego budżetu, pozwala określić zysk i jego realizację.
• Umożliwia monitorowanie salda projektu, jego przychodów ikosztów, zawsze widząc aktualny status umowy i sygnały dotyczące jej przyszłego rozwoju.
• Są w stanie z wyprzedzeniem ostrzegać o zagrożeniach dla projektu i ryzyku strat finansowych.
• Termometry są zawsze takie same i używane w Navigo, co minimalizuje wysiłek wymagany do ich zapamiętania.
• Umożliwiają one monitorowanie statusu zleceń na różnych poziomach – od widoku ogólnego do szczegółowego widoku podcelów.
• Zespół roboczy widzi budżet projektu i jego wyczerpane koszty, co prowadzi do wysiłku, aby trzymać się tego budżetu.

Termometry kontra Excel

Kontrakty w różnych firmach i branżach często nie są zarządzane przez profesjonalnych kierowników projektów, ale odpowiedzialność tę przejmują eksperci i członkowie zespołu administracyjnego. Ich obowiązkiem jest zatem, oprócz własnej pracy zawodowej, monitorowanie postępów i kosztów kontraktów. Specjaliści ci zostają postawieni w trudnej sytuacji. Zarządzają złożonymi arkuszami kalkulacyjnymi Excel, oceniają projekty za pomocą wykresów słupkowych lub kołowych. Wszystko to zabiera cenny czas z ich własnej pracy.

W Navigo postanowiliśmy rozwiązać tę sytuację i zaprojektowaliśmy bardzo prostą i intuicyjną wizualizację do zarządzania projektami i kontroli budżetu. Nasze całkowicie oryginalne termometry zostały stworzone. Możesz śledzić aktualny status umowy i otrzymywać wczesne ostrzeżenia o  stratach finansowych. Oczywiście możliwe jest również przeprowadzenie wstecznej analizy danych.

Aby uzyskać tę prostą wizualizację, konieczna była praca z bardzo złożonym modelem matematycznym, który ocenia wszystkie ważne czynniki związane z pracą. Następnie wyświetlane są kolorowe wskaźniki, które pokazują status projektu. Nie musisz oceniać parametrów liczbowych, porównywać wykresów lub obliczać czegokolwiek i oceniać tabel.

Gdzie wszędzie znaleźć termometry

Wspomnieliśmy już, że w Navigo znajdziesz termometry. Dzięki temu nawigacja po systemie jest tak łatwa, jak to tylko możliwe. Wystarczy zapamiętać kilka kolorów, które są zawsze używane w ten sam sposób.

Termometry można znaleźć na każdym projekcie, w strukturze WBS (działają jak bardzo szczegółowy CBS) dla podwykonawców, planowanych przychodów i alokacji. Dzięki tej opcji można zobaczyć zarówno ogólny status kontraktu, jak i aktualny status każdej części. Możliwe jest również przeglądanie termometrów wszystkich projektów w firmie i uzyskanie globalnego przeglądu statusu zamówień.

Przegląd budżetu i kosztów

Możesz monitorować i mierzyć projekty oraz ich postępy pod różnymi kątami. Główną wartością może być budżet i wydane pieniądze, czas i dotrzymanie terminów lub doskonały przegląd każdego etapu projektu. Wszystkie te parametry są dostępne w Navigo, ale praktyka firm zorientowanych na projekty pokazuje, że idealnym punktem wyjścia do planowania i realizacji kontraktu jest budżet projektu. Dlatego nasze termometry opierają się na finansowym aspekcie projektu. Praktycznie nigdy nie pracujemy z nieograniczonym budżetem. Może być bardziej hojny lub bardzo ograniczony, ale w obu przypadkach konieczne jest utrzymanie budżetu projektu w ryzach i maksymalizacja zysków, jeśli to możliwe. Dlatego główną metryką stojącą za naszą wizualizacją projektu są pieniądze. Pozwala to kierownikom projektów skupić się na jakościowych elementach projektu. Dla nich termometry stale przewidują cały rozwój pracy i wyświetlają sygnały ostrzegawcze w przypadku zagrożenia.

Połączenie termometru z innymi funkcjami

Aby uczynić Navigo3 tak intuicyjnym, jak to tylko możliwe, wiele funkcji jest ze sobą powiązanych. Na przykład, jeśli musisz śledzić terminy w umowie dotyczącej projektu , możesz połączyć je z kamieniami milowymi, które będą śledzić Twoje zobowiązania z umów z klientami lub wewnętrzne terminy. W przypadku, gdy ważne jest, aby podzielić projekt na kilka części, nie ma nic łatwiejszego niż zarządzanie nim za pomocą WBS, zobaczysz wizualizację w postaci termometru dla każdej części projektu.

W poniższym artykule dowiesz się, co oznaczają różne wskaźniki w termometrach, jak je tworzyć i jak z nimi pracować.