WBS – planowanie projektu oparte na strukturze

WBS to narzędzie, które pozwala podzielić zadanie na mniejsze części, zapewniając pełną kontrolę nad nim przez cały czas jego realizacji. WBS Navigo jest jedynym narzędziem tego rodzaju, które pozwala na ciągłą kontrolę finansów każdej części projektu i posiada funkcję CBS.

Po podzieleniu zadania na mniejsze części (etapy, etapy dokumentacji projektowej itp.) można zaplanować, które prace zostaną wykonane wewnętrznie przez zespół, a które zostaną zlecone podwykonawcom i na jaką kwotę planuje się wystawić fakturę. Do każdej z tych części można również przypisać daty wdrożenia, osoby odpowiedzialne i szacunkowe koszty.

Możesz planować i pracować nad każdą częścią projektu osobno i w różnym stopniu szczegółowości, a także dodawać lub usuwać części planu. Aby ułatwić sobie pracę, można tworzyć szablony dla powtarzających się projektów.

Spis treści

Korzyści z WBS Naviga3
Różnice między narzędziami WBS
Kto będzie korzystał z WBS?

Metoda zarządzania projektami WBS polega na dzieleniu bardziej złożonych projektów lub kontraktów na struktury drzewa. Kierownik projektu jest zatem zyskuje przegląd poszczególnych etapów i zadań , które muszą zostać ukończone, aby pomyślnie wdrożyć umowę lub projekt. Szczególnie w przypadku średnich i dużych projektów, WBS znacznie ułatwia organizację pracy w firmie lub przedsiębiorstwie.

Korzyści z WBS Naviga3

• WBS jest jedynym WBS, który zapewnia szczegółowy przegląd statusu finansowego projektu (CBS).
• Zapewnia kompleksowy przegląd projektu i wszystkich jego elementów.
• Umożliwia przypisanie obowiązków, terminów i finansów do poszczególnych działań w projekcie.
• Rozwiązuje problem nadmiernego podwykonawstwa i alokacji w planowaniu projektu.
• Umożliwia tworzenie i używanie szablonów dla powtarzających się lub podobnych projektów.
• Pomaga to skorygować status projektu na czas i minimalizuje ryzyko strat finansowych.
• Usprawnia to organizację pracy nad projektem.

Różnice między narzędziami WBS

Metoda WBS jest ogólną metodą zarządzania projektami, jednak każdy system oferowany przez narzędzie WBS jest inaczej zaprogramowany. Wynika z tego, że WBS różnych dostawców oprogramowania do zarządzania projektami różnią się zasadniczo pod względem możliwości i jakości informacji, które można z nich uzyskać. Można powiedzieć, że im bardziej zaawansowana funkcjonalność wykorzystywana przez WBS, tym bardziej kierownik projektu ma możliwość „zanurkowania” w projekt i tym wcześniej identyfikuje problem lub ryzyko w realizacji projektu.

W swojej najprostszej formie WBS można traktować jako mapę myśli, na której można rozłożyć cały projekt. Ta mapa myśli umożliwia wizualizację projektów, zadań i podzadań. Z tej opcji można skorzystać w przypadku pracy nad prostym projektem, w którym wymagane jest jedynie utworzenie uporządkowanej listy prac, bez żadnych wymagań dotyczących kontroli kosztów lub większych zmian w planie projektu.

W przypadku bardziej złożonego oprogramowania WBS, oprócz tworzenia mapy myśli, można także edytować zadania i projekty za pomocą prostego przeciągania i upuszczania.

WBS i śledzenie kosztów projektu

W Navig3 wierzymy, że aby WBS był naprawdę skutecznym narzędziem do zarządzania projektami, musi pomagać użytkownikowi w śledzeniu kosztów poszczególnych prac i celów projektu.

Dlatego WBS Naviga3 jest jedynym, który oferuje niezrównaną zdolność do ciągłej oceny kosztów poszczególnych faz projektu.

W każdym węźle przepływu pracy znajduje się termometr, który wizualizuje koszt i status konkretnej pracy w projekcie. Na pierwszy rzut oka widać, czy wystąpiła strata finansowa lub przekroczenie budżetu pracy lub podwykonawstwa. W ten sposób można natychmiast ocenić status konkretnego etapu projektu w odniesieniu do jego budżetu.

Pod względem finansowym projekt można zaplanować od góry do dołu lub odwrotnie. Opcje te są wykorzystywane w zależności od tego, czy ostateczna cena projektu jest ustalona, czy też ostateczna cena kontraktu może ulec zmianie. WBS Naviga3 umożliwia przegląd planów w dowolnym momencie i może być również używany jako podstawa do obliczeń.

Tworzenie WBS w Navigo3

Tworzenie WBS w Navig3 jest bardzo intuicyjne, proste i nie wymaga doświadczenia w zarządzaniu projektami. Wystarczy mieć pomysł na plan projektu i jego strukturę, co jest po prostu ustalane w planie projektu, a poszczególne prace są dzielone na wymaganą strukturę .

Aby jak najefektywniej wykorzystać WBS, zalecamy ustawienie ciągłości dla każdej gałęzi (elementu) – tj. wpisanie, kiedy działanie powinno się rozpocząć i jak długo powinno trwać, lub można doprecyzować te ciągłości w ustawieniach zaawansowanych. Pozwoli to zobaczyć czasową ciągłość poszczególnych części planu i w pełni wykorzystać tak zwane odniesienia czasowe. Ułatwiają one bezpieczne wprowadzanie zmian w planie projektu bez utraty ważnych terminów. W przypadku, gdy zdecydujesz się nie określać początku i czasu trwania dla podsekcji planu, dalsze śledzenie według odniesień czasowych zostanie automatycznie ustawione na początek i koniec projektu. W związku z tym, jeśli koniec projektu zostanie przesunięty, czas na wdrożenie każdej gałęzi projektu zostanie automatycznie przesunięty. Nawet w tej uproszczonej wersji odniesienia czasowe będą ci dobrze służyć.

Szablony projektów

Ponieważ wiele firm pracuje z projektami o podobnej strukturze, mogą one skorzystać z możliwości importowania lub eksportowania całego planu z lub do formatu Excel. W ten sposób można przygotować szablony dla wszystkich podobnych projektów i nie jest konieczne ponowne tworzenie struktury pracy nad projektem. Typowym przykładem są biura projektowe, które planują swoje projekty zgodnie z etapami dokumentacji projektowej.

Kto będzie korzystał z WBS?

WBS to narzędzie do zarządzania projektami, które może być wykorzystywane do zarządzania każdym projektem lub kontraktem. Dla małych projektów WBS jest prosty, dla bardzo dużych projektów można tworzyć struktury wielopoziomowe.

WBS jest używany zarówno przez małe firmy, jak i duże przedsiębiorstwa prowadzące wiele projektów jednocześnie. Typowe branże stosujące tę metodę zarządzania projektami obejmują firmy architektoniczne i projektowe, firmy budowlane, agencje reklamowe i marketingowe, firmy prawnicze i firmy programistyczne.