Zatwierdzanie nieobecności

Zatwierdzanie nieobecności

Zatwierdzanie nieobecności (urlopy, wizyty lekarskie, …) to funkcja, o którą prosiło coraz więcej klientów. W tej wersji doczekali się. Działa to w następujący sposób:

Konfiguracja jednostek organizacyjnych

Aby maksymalnie uprościć proces zatwierdzania, wykorzystuje on informacje wprowadzone do jednostek organizacyjnych. Dostęp do jednostek organizacyjnych można uzyskać z menu pod kołem zębatym w prawym górnym rogu. W małej firmie wystarczy wyznaczyć osobę odpowiedzialną w jednostce głównej za zatwierdzanie nieobecności dla całej firmy. W większych firmach należy ustalić hierarchię. Proces zatwierdzania polega na tym, że wniosek o zatwierdzenie trafia do bezpośredniego przełożonego pracownika. Wyżsi przełożeni również mają możliwość decydowania, ale prośba nie przeszkadza im.

Pracownik może łatwo poprosić o zatwierdzenie

Tworzy nieobecność, a po jej zapisaniu wybiera opcję Uruchom z menu kontekstowego:

Następnie potwierdzą tylko, kto będzie uczestniczył w zatwierdzeniu:

Od tego momentu użytkownik nie może zmienić nieobecności bez anulowania zatwierdzenia.

Bezpośredni przełożony podejmie decyzję

Bezpośredni przełożony zobaczy liczbę oczekujących zatwierdzeń na górnym pasku.

Podejmie on decyzję i ewentualnie ją skomentuje:

Jeśli bezpośredni przełożony jest nieobecny, przełożony wyższego szczebla może przefiltrować zatwierdzenie poprzez „mogę podjąć decyzję jako zastępca” i podjąć decyzję.

Pracownik dowiaduje się o decyzji

Księgowy/HR widzi status

Podczas przetwarzania dokumentów płacowych status zatwierdzenia nieobecności użytkownika jest widoczny w przeglądzie użytkowników.

Funkcja ta powinna być połączona z blokowaniem obecności i nieobecności dodanym w poprzedniej wersji Navigo.

W przypadku jakichkolwiek niejasności lub trudności z konfiguracją prosimy o kontakt z naszym działem pomocy technicznej.

Ulepszenia zatwierdzające

Wybrani klienci już od roku testują zatwierdzanie załączników i decyzji na projektach, dla nich podsumowujemy zmiany na liście zatwierdzeń dostępnej pod „łapką” na górnym pasku Navigo.

Dodaliśmy możliwość filtrowania według szablonu, pracownika, który uruchomił zatwierdzenie i daty uruchomienia.

Oprócz ulepszeń interfejsu użytkownika, poprawiliśmy również zatwierdzanie pod maską. W szablonie zatwierdzenia można

• Oznacz osobę zatwierdzającą jako opcjonalną (to pole można określić, ale nie jest to wymagane).
• Oznacz zatwierdzającego jako niezmiennego (na przykład powiedz, że CEO musi być w tym polu).
• Wymuszenie braku powiadamiania użytkownika (np. w przypadku zatwierdzania nieobecności nie ma potrzeby powiadamiania przełożonego przełożonego, wystarczy bezpośredni przełożony, ale jeśli przełożony jest niedostępny, wyżsi przełożeni nadal mogą podjąć decyzję za użytkownika).
• Automatyczne wypełnianie zatwierdzającego (przełożony z jednostek organizacyjnych, osoba odpowiedzialna za zamówienie).

Szablony nie mogą być jeszcze definiowane przez użytkownika. Jeśli jesteś zainteresowany zatwierdzaniem załączników lub decyzji dotyczących projektu, skontaktuj się z pomocą techniczną.

Plan rodzaju pracy, raportowanie i alokacja

W szczegółach projektu włączyliśmy trzy ustawienia:

• Zezwalaj pracownikom na zgłaszanie tylko tych rodzajów pracy, które mają określony harmonogram. Oprócz ograniczania kreatywności osób zgłaszających, takie ustawienie zmniejszy liczbę oferowanych rodzajów pracy. Jeśli Twoja firma ma dużą liczbę rodzajów pracy, oznacza to zauważalne odciążenie dla raportowania.
• Zezwalaj na tworzenie przydziałów tylko dla typów pracy z planem. Motywacje są podobne jak w przypadku raportowania – zarówno ograniczenie, jak i zmniejszenie liczby oferowanych rodzajów pracy.
• Zapobieganie raportowaniu alokacji, jeśli jej harmonogram jest wyczerpany. Daje to kierownikowi projektu możliwość zmuszenia pracownika do przyjścia do niego i poproszenia o podwyżkę.

Wszystkie trzy ustawienia mogą być predefiniowane dla nowych projektów w ustawieniach systemu. W przypadku istniejących projektów ustaw wartości bezpośrednio w projektach na karcie Szczegóły.

Ulepszenia wykresu Gantta

Na wykresie Gantta, który stale ulepszamy, poprawiliśmy rysowanie nagłówka danych.

Oprócz nagłówka poprawiliśmy także rysunek wykresu. Zależności między elementami są teraz rysowane w uproszczony sposób, dzięki czemu wykres jest bardziej przejrzysty. Linia wskazująca dzisiejszą datę jest zaznaczona na czerwono.

W nadchodzących miesiącach będziemy nadal ulepszać Gantt. Jeśli korzystasz z Gantt i masz jakieś sugestie, skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej.

Ulepszenia jednostek organizacyjnych

Rok po uruchomieniu zaprogramowaliśmy pierwsze poważne ulepszenia. Umożliwiamy również wyświetlanie drzewa jednostek w pionie (w większych firmach nie było to jasne). Możliwe jest również eksportowanie/drukowanie drzewa jednostek organizacyjnych w trzech formatach. Oprócz usprawnienia organizacji projektów w Navigo, drzewko można również wykorzystać w inny sposób, np. przypinając je do tablicy ogłoszeń w korytarzu 😉

Możliwe jest również wyświetlenie bezpośrednio w drzewie pracowników, którzy należą do danego działu. Do tej pory trzeba było kliknąć ikonę.

Podział projektów według jednostek organizacyjnych

W większych firmach z wieloma jednostkami biznesowymi może się zdarzyć, że nad projektem pracuje więcej niż jedna osoba. Alternatywnie, niektóre z nich nadają się do użytku. Jeśli firma chce wiedzieć, jak radzą sobie poszczególne jednostki, zwykle kończy się na zarządzaniu centrum, fakturach wewnętrznych i podobnych „przysmakach”.

Dlatego zaczęliśmy pracować nad automatycznym podziałem wskaźników finansowych projektu między działy. Współczynnik jest określany na podstawie liczby zgłoszonych godzin oraz, począwszy od tej wersji, na podstawie liczby godzin zaplanowanych w przydziałach. W ten sposób wskaźnik ten może pozostać stabilny przez cały okres trwania projektu.

Ta funkcja nie jest jeszcze dostępna dla wszystkich klientów. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tej funkcji lub wziąć udział w programie pilotażowym, skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej.

Wyświetlanie raportów dotyczących planu typu pracy i przydziału

Odpowiednie raporty można wyświetlić z menu kontekstowego planu alokacji i typu pracy:

Przydział i rodzaj pracy można również filtrować bezpośrednio w raportach dotyczących projektu:

Drobne zmiany

• Dodano eksport nieobecności.
• Umieściliśmy pole wyszukiwania pełnotekstowego obok otrzymanych faktur, aby uczynić je bardziej dostępnymi. Teraz wyszukuje również numer referencyjny faktury.
• Zmieniono format eksportu projektu z CSV na Excel, dodano kolumny dla każdej kategorii.
• Listę projektów można sortować według nazwy projektu.
• Możliwe jest dodanie załącznika bezpośrednio na liście otrzymanych faktur bez konieczności wchodzenia w szczegóły.
• W przeglądzie umowy, w sekcji „Udział jednostek organizacyjnych według pracy własnej”, można przełączać się między wyświetlaniem według raportów, alokacji, raportów + alokacji.
• Telefon jest wyświetlany w nagłówku kontaktu, dzięki czemu jest bardziej dostępny.
• W przypadku projektu na liście projektów wyświetlony zostanie pełny komentarz (po najechaniu kursorem lub kliknięciu).
• Kategorie są wyświetlane na wszystkich obiektach (projekt, spółka, przydział, …) zgodnie z kolejnością określoną w ustawieniach. Do tej pory były one ułożone alfabetycznie. Dzięki tej zmianie możesz sortować kategorie według własnego uznania, na przykład według ważności.
• W przypadku elementu WBS dodaliśmy wyświetlanie oczekiwanego salda zarówno w formie pieniężnej, jak i procentowej. Wartość ta może potencjalnie stać się zyskiem na podfazie projektu.