Wie verhalten sich ERP-Systeme/Buchhaltungs- und Projektmanagement-Software und Projektunternehmen zueinander? Ist es notwendig, beides zu haben?
Denken Sie darüber nach, wie Sie ein projektbasiertes Unternehmen besser verwalten können, und sind Sie sich nicht sicher, welche Tools Sie wählen sollen? Soll es nur ein System sein oder eine Kombination aus mehreren? Die Systeme überschneiden sich oft, so dass es nicht einfach ist, sich zu entscheiden und auszuwählen…
Buchhaltungssoftware
Der Hauptgrund, warum Unternehmen Bücher führen, ist, dass der Staat den Überblick über die Steuerzahlungen behalten will. Daher sind die Buchhaltungsprogramme hauptsächlich auf dieses Ziel ausgerichtet. Sie reagieren flexibel auf Änderungen in der Gesetzgebung, gewährleisten die Kontrolle der eingegebenen Daten und haben Funktionen für Buchhalter.
Es reicht jedoch nicht aus, eine Projektgesellschaft nur über die Buchhaltung zu verwalten. Es gibt keine einfachen Methoden, um zwischen den Projekten zu unterscheiden, es sei denn, Sie möchten das Center-Management einsetzen (Aufteilung des Unternehmens in Unterunternehmen, die sich gegenseitig Rechnungen stellen). Es gibt kein Konzept für einen Projektplan, nur die Realität wird aufgezeichnet. Aus diesem Grund erhalten Sie auch keine Daten über die Zukunft – Vorhersagen, Ausblicke. Vergessen Sie auch die Kapazitätsplanung. Wie das vergangene Jahr verlaufen ist, erfahren Sie in den Finanzberichten.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Projektgesellschaft mit der Buchhaltung zu verwalten, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als die Projekte anderswo zu planen, zum Beispiel in Excel. Diese Methode ist nur für Unternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitern sinnvoll anwendbar, aber selbst dort hat sie schwerwiegende Unzulänglichkeiten.
ERP
ERP sind Unternehmenssysteme, die versuchen, allen Arten von Unternehmen gerecht zu werden – sowohl produzierenden als auch projektbezogenen. Es bietet eine breite Palette von Funktionen wie Bestandsverwaltung, Produktionsplanung, Personalwesen usw. Sehr oft umhüllt ERP ein Buchhaltungssystem und erweitert es um zusätzliche Funktionen. Aus diesem Grund ist die typische Form der Datendarstellung eine Tabelle und nur in begrenztem Umfang Diagramme und Tabellen. Die Benutzeroberfläche kann sehr kompliziert sein. Außerdem handelt es sich in der Regel um Desktop-Systeme (die auf jedem Computer installiert werden müssen) ohne die Möglichkeit des Zugriffs über einen Webbrowser.
Da diese Systeme eine breite Palette von Funktionen bieten, sind sie oft nicht so anspruchsvoll wie spezialisierte Systeme. Erweiterte Visualisierungs-, Analyse- und Verwaltungsfunktionen fehlen oft.
Entscheiden Sie sich für ERP, wenn Sie nicht nur mit Projekten, sondern auch mit der Produktion zu tun haben. Ein typisches Indiz für den Einsatz von ERP ist die Notwendigkeit, Bestandsaufzeichnungen zu führen.
Projektmanagementsysteme (PMIS, PPM, EPPM)
Diese Art von System eignet sich nicht nur für projektorientierte Unternehmen, sondern auch für projektgeleitete Abteilungen von Produktionsunternehmen (typischerweise Forschung und Entwicklung).
Es handelt sich um projektspezifische Systeme, was einem größeren Funktionsumfang entspricht als bei ERP. Mit den geschäftsorientierten Funktionen können Sie mit einem ganzen Portfolio von Prozessen arbeiten – z.B. Verwaltung von Geschäftsmöglichkeiten, Cashflow, Planung der Mitarbeiterkapazität, KPIs. Zu den Funktionen für die Planung und Verwaltung einzelner Projekte gehören WBS, Gantt-Diagramme, Datensätze für Unterverträge sowie Aufgaben- und Notizverwaltung.
Diese Art von System ist in der Regel über einen Webbrowser zugänglich und sehr oft für den Betrieb mit Mobiltelefonen optimiert. Anstelle von Tabellen werden einfachere Darstellungsformen bevorzugt – Diagramme, Schaubilder.
Und welcher Typ ist Navigo3?
Navigo3 gehört zu der Kategorie der Projektmanagementsysteme. Unser Hauptbeitrag sind daher die Funktionen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement. Darüber hinaus bieten wir integrierte Unterstützung für mehrere gängige Geschäftspläne. Kleinere Unternehmen schätzen einfache Check-in und Check-out Aufzeichnungen, ein einfaches Logbuch, Urlaubsplanung oder Aufzeichnungen über erhaltene und ausgestellte Rechnungen. Sie müssen nicht mehrere andere Systeme betreiben und können oft mit externen Buchhaltern auskommen, die die Dokumente einfach weiterleiten.
Unser Motto lautet: „Wir ändern nicht, was funktioniert.“ Wenn Kunden bereits über eine Buchhaltung/ERP verfügen, können wir ihnen eine Integration mit Navigo anbieten – sie behalten die Buchhaltung für den Staat, können aber Projekte bequem in Navigo planen und verwalten. Gleichzeitig entfällt die Notwendigkeit, Rechnungen in beide Systeme einzugeben. Wenn der Kunde feststellt, dass Navigo ihm voll und ganz zusagt, kann er das teure ERP loswerden und eine günstige Box-Version der Buchhaltung für Navigo erwerben. Wir integrieren auch häufig andere Unternehmenssysteme wie Zeiterfassung oder HR-Programme (Urlaubsplanung).
Klingt interessant, nicht wahr? Testen Sie Navigo noch heute!
