Behalten Sie mit Navigo Ihre Projekte im Auge!

Haben Sie schon einmal eine Strafe für das Versäumen einer Vertragsfrist gezahlt? Haben Sie einen Vermerk in einem Vertragszusatz vergessen und dadurch einen Kunden verloren? Verbringen Sie Stunden Ihrer Zeit damit, Fristen und vertragliche Verpflichtungen für Ihre Projekte zu überprüfen? Navigo kann Ihnen helfen, dieses Problem effizient zu lösen.

Inhaltsverzeichnis

Vertragsdatum – Grundlegende Verpflichtungsmeilensteine – Contract Date Watchers

Jeder Vertrag oder Arbeitsauftrag bringt für das Unternehmen eine Reihe von Verpflichtungen mit sich, die genau und pünktlich erfüllt werden müssen. Die Nichteinhaltung dieser Vorgaben ist in der Regel mit hohen Geldstrafen, der Möglichkeit des Rücktritts vom Vertrag und dem Verlust anderer potenzieller Aufträge verbunden. In Unternehmen werden diese Verpflichtungen unterschiedlich bezeichnet, zum Beispiel als vertragliche Verpflichtungen, Vertragsbedingungen, Vertragstermine oder auch Vertragsfristen.

Insbesondere bei komplexeren Projekten gibt es oft mehrere Fristen und Meilensteine im Vertrag. Außerdem führen die meisten Unternehmen, unabhängig von ihrer Branche, viele Aufträge gleichzeitig aus. Den Überblick über alle vertraglichen Vereinbarungen und Verpflichtungen in Projekten zu behalten, kann ein komplexes Problem sein.

Vertragsdatum – Basisverpflichtung

Viele Unternehmen versuchen, die Probleme mit den Vertragsdaten zu lösen, indem sie die Verträge digitalisieren und in einem Informationssystem speichern. Dies ist jedoch keine wirksame Lösung für die Situation, und die folgenden Probleme bleiben bestehen:

• Es ist notwendig, immer wieder nach vertraglichen Verpflichtungen in Papierverträgen zu suchen oder gespeicherte Dokumente zu überprüfen. Dies führt zu Zeitverlusten und erhöht den Kommunikationsaufwand im Unternehmen.
• Die Projektmitarbeiter lernen oder erinnern sich nicht immer korrekt erinnern sich an alle Vertragsbedingungen, wie sie im Vertrag festgelegt sind. Dies kann die Fehlerquote bei der Projektdurchführung erhöhen.
• Die Überwachung der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen, insbesondere der einzelnen Teile, ist oft sehr zeit- und personalaufwendig.
• Wenn eine Vertragsänderung erstellt wird, wird sie oft vergessen, es kommt zu Fehlern in der Vertragsverwaltung und zu finanziellen Verlusten.
• Für die Unternehmensleitung ist es praktisch unmöglich, den Überblick über alle wichtigen Vertragsdaten zu behalten, obwohl sie finanziell und reputationsmäßig für deren Einhaltung verantwortlich ist.

Um das Projektmanagement und die Projektdurchführung für Projektmanager und -mitarbeiter so einfach wie möglich zu machen, haben wir die Funktion Meilensteine in Navigo entwickelt. Sie ermöglicht es, vertragliche Verpflichtungen (z.B. Fälligkeitstermine, Vertragsphasen, Fälligkeitstermine, Suspense usw.) direkt im Projektplan anzuzeigen .

Gleichzeitig können Sie Benachrichtigungen für die wichtigsten Vertragstermine oder beliebige ausgewählte Vertragstermine einrichten, so dass die Unternehmensleitung sofort einen Überblick darüber hat. Zusätzlich zu den vertraglich festgelegten Meilensteinen können Sie auch einen eigenen Meilenstein für ein Projekt festlegen, der als interne Frist für eine bestimmte Aktivität dient.

Meilensteine – Wächter der Vertragsfristen

Die Verwendung von Meilensteinen und Vertragsdaten in der Vertragsverwaltung von Navigo wird dadurch erheblich vereinfacht:

• Sie haben einen sofortigen Überblick über alle wichtigen Fristen und Unternehmensverpflichtungen.
• Vermeiden Sie Verzögerungen bei dem Auftrag.
• Sie folgen einer festgelegten Strategie für die Projektdurchführung.
• Sie haben Ihre Vertragsdaten an einem Ort und können sie leicht bearbeiten. Der gesamte Projektplan reagiert automatisch auf eine Korrektur in den Vertragsdaten. So lässt sich selbst ein großes Projekt leicht umplanen.
• Identifizieren Sie rechtzeitig falsch kontrahierte Verpflichtungen (z.B. nicht existierende Fristen, Fehler in der zeitlichen Abfolge der Kontrahierung usw.).
• Vermeiden Sie die Häufung von Vertragsfristen in zu kurzer Zeit.
• Beurteilen Sie schnell die Auswirkungen von Vertragsänderungen sowohl aus finanzieller als auch aus kapazitärer Sicht.

Sie können auch Anhänge zu Meilensteinen hinzufügen, die Ihnen z.B. bei der Übergabe einer abgeschlossenen Projektphase helfen.

Möchten Sie sehen, wie viel einfacher die Funktionen für Meilensteine und Vertragsdaten Ihre Arbeit machen? Probieren Sie Navigo3

Oder werfen Sie einen Blick auf andere Tools für das Projektmanagement.