Hlídejte své smlouvy s Navigem!

Zaplatili jste penále za nedodržení termínu zakázky? Zapomněli jste na poznámku v dodatku smlouvy a ztratili kvůli tomu zákazníka? Trávíte hodiny času nad kontrolou termínů a smluvních závazků u vašich projektů? Navigo vám pomůže tento problém efektivně řešit.

Obsah

Smluvní datum – základní závazek
Milníky – hlídače smluvních termínů

Každá smlouva nebo objednávka práce přináší pro firmu řadu závazků, které je třeba přesně a včas realizovat. Jejich nesplnění bývá vázáno na vysoké pokuty, možnost odstoupení od smlouvy a ztrátu dalších potenciálních zakázek. Ve firmách se těmto závazkům říká různě, například smluvní závazky, smluvní termíny, smluvní data nebo také smluvní datumy.

Zvláště u složitějších projektů bývá ve smlouvě uvedeno více termínů a dílčích cílů. Většina společnostíl, ať už podniká v jakémkoliv oboru, navíc realizuje mnoho zakázek současně. Udržet přehled o všech smluvních ujednáních a závazcích v projektech může být složitý problém.

Smluvní datum – základní závazek

Řada firem se pokouší problémy se smluvními daty řešit elektronizací smluv a jejich uložením v informačním systému. To však situaci efektivně neřeší a přetrvávají následující problémy:

• Je nutné opakovaně dohledávat smluvní závazky v papírových smlouvách nebo prohlížet uložené dokumenty. To vede k časovým ztrátám a zvyšuje se komunikační zátěž ve firmě.
• Pracovníci na projektu se ne vždy dozví nebo si správně zapamatují všechny podmínky realizace zakázky uvedené ve smlouvě. To může zvyšovat chybovost při realizaci projektu.
• Kontrola plnění smluvních závazků, zvláště pak jeho jednotlivých částí, bývá časově i personálně velmi náročná.
• Vznikne-li dodatek smlouvy, často se na něj zapomíná, vznikají chyby při řízení zakázky a následně dochází k finančním ztrátám.
• Pro vedení firmy je prakticky nemožné držet v patrnosti veškerá důležitá smluvní data přesto, že právě za jejich dodržení ručí finančně i svým dobrým jménem.

Abychom vedení firmy projektovým manažerům i pracovníkům řízení a realizaci projektu maximálně usnadnili, vytvořili jsme v Navigu funkci Milníky. Díky ní se smluvní závazky (např. termíny plnění, fáze zakázky, datum splatnosti, pozastávka apod.) zobrazují přímo v rámci plánu projektu.

Současně lze nastavit upozornění na nejdůležitější smluvní termíny či jakékoliv vybrané smluvní datum tak, aby o nich mělo vedení firmy okamžitý přehled. Krom smluvně daných milníků lze také u projektu nastavit vlastní milník, který poslouží jako interní deadline pro určitou činnost.

Milníky – hlídače smluvních termínů

Využívání funkce Milníky a Smluvní data při řízení zakázek v Navigu přináší velké zjednodušení zejména tím, že:

• Máte okamžitý přehled o všech důležitých termínech a závazcích firmy.
• Předejdete zpoždění zakázky.
• Dodržíte stanovenou strategii realizace projektu.
• Máte smluvní data na jednom místě a můžete je snadno editovat. Na opravu ve smluvních datech automaticky reaguje celý plán projektu. Snadno tak přeplánujete i rozsáhlý projekt.
• Včas identifikujete chybně nasmlouvané závazky (např. neexistující deadline, chyby v nasmlouvání časové souslednosti zakázky apod.).
• Vyhnete se kumulaci smluvních termínů do příliš krátkého časového úseku.
• Rychle vyhodnotíte důsledky změn v zakázce jak z hlediska finančního, tak kapacitního.

K milníkům lze také přidávat přílohy, které vám mohou pomoci například při předávání zrealizované fáze projektu.

Chcete si vyzkoušet, jak moc vám ulehčí práci funkce milníky a smluvní data?  Vyzkoušejte Navigo3

Nebo se podívejte na další nástroje pro řízení projektové firmy.