Benutzer von
Zusätzlich zu den grundlegenden Benutzerdaten können Sie in Navigo eine Reihe von Parametern einstellen, die das Management des Unternehmens und die Organisation der Unternehmensprozesse erleichtern. Für jeden Benutzer können Sie seinen aktuellen Status überwachen, Änderungen für die Zukunft festlegen und seine Entwicklung innerhalb des Unternehmens verfolgen. Navigo kann daher teilweise als HR-System fungieren.
Sie können zum Beispiel die Zeit- oder Organisationseinheit festlegen, zu der der Benutzer gehört, Sie können die Auslastung oder den Stundensatz angeben. Sie können auch die Mitgliedschaft eines Benutzers in einer Rechtegruppe angeben.
Jede dieser Einstellungen wird dann automatisch in anderen Navigo-Tools verwendet, um Daten zu generieren, die für das Projekt- und Unternehmensmanagement relevant sind. Die für jeden Benutzer eingegebenen Informationen ersparen Ihnen das wiederholte Überschreiben der Daten. Diese Daten spiegeln sich automatisch im gesamten Navigo wider, zum Beispiel werden die Stunden des Benutzers in den Kapazitätsplan geschrieben.
Inhaltsverzeichnis
Die Benutzer sind das A und O bei der Nutzung von Navigo. Die Benutzer ermöglichen es Ihnen, aktuelle Informationen über einzelne Mitarbeiter zu erhalten, und Sie können Änderungen für jeden Benutzer während seiner Zeit im Unternehmen einrichten und verfolgen.
Die Einstellungen des Benutzers und die Daten, die jeder einzelne Benutzer eingibt, spiegeln sich dann in allen Projekten wider, an denen der Benutzer gearbeitet hat. Die Benutzer können von einem anderen Benutzer zu Navigo hinzugefügt werden, der über eine entsprechende Berechtigung in Navigo verfügt.
Wer ist der Benutzer
Ein Benutzer ist jede Person, die Sie in Ihrem Unternehmen in Navigo behalten möchten. Dabei kann es sich sowohl um einfache Mitarbeiter, Manager, Mitarbeiter der Personalabteilung als auch um Mitarbeiter aus der Wirtschaft handeln. Der Benutzer kann auch eine externe Person sein, der Sie Zugriff auf bestimmte Informationen gewähren müssen. Zum Beispiel ein Mitarbeiter der Buchhaltungsfirma, die Ihre Rechnungen bearbeitet, oder in einigen Fällen ein Unterauftragnehmer, der eng mit Ihnen zusammenarbeitet.
In Navigo können Sie aktuelle Arbeitsinformationen über jeden Benutzer, der für Sie wichtig ist, erfassen, Änderungen für die Zukunft einrichten und seinen Fortschritt (d.h. seine Geschichte und Entwicklung) im Unternehmen verfolgen. In diesem Sinne funktioniert Navigo teilweise auch als HR-System.
Benutzer und Preis von Navigo
Die Bezahlung für die Nutzung von Navigo richtet sich nach der Anzahl der Nutzer. Der Betrag wird pro Nutzer und Monat gezahlt, in dem der Benutzer mehr als eine Stunde erfasst hat, mehr als eine Zeiterfassung hatte oder seit mindestens fünf Tagen im Kontostatus aktiv war. Sie können die Anzahl der Benutzer jederzeit ändern, Sie müssen sich nicht bei uns melden oder sich um eine Lizenzverlängerung kümmern. Fügen Sie einfach einen weiteren Benutzer hinzu und die Zahlung für diesen Benutzer wird automatisch auf Ihrer nächsten Rechnung erscheinen. Wenn der Benutzer gerade erst beigetreten ist, zahlen Sie für ihn erst ab dem Datum des Beitritts, auch wenn sein Kontostatus bereits aktiv ist. Wenn Sie einen Benutzer im Rahmen des Verfahrens in den Kontostatus Beendet oder Suspendiert setzen, zahlen Sie nur bis zum Ende des Monats, in dem sein Navigo-Status aktiv war.
Benutzerrechte
Die Möglichkeit, Benutzer einzusehen und zu verwalten, wird durch die von der zuständigen Person in Ihrem Unternehmen erteilten Rechte eingeschränkt. Um Benutzer zu verwalten, können Sie folgende Rechte festlegen: System – kann Benutzerrechte, Arbeitstypenkatalog und Grundeinstellungen ändern; System – kann den Fortschritt der Benutzer sehen; System – kann den Fortschritt der Benutzer bearbeiten. Wenn Sie also einige der Informationen, die Sie sehen sollten, nicht sehen können, müssen Sie die Einstellungen für die oben genannten Rechte anpassen.
Liste der Benutzer
Die Benutzerliste kann über das Zahnrad „Einstellungen“ aufgerufen werden. In dieser Liste finden Sie eine alphabetisch geordnete Liste der Benutzer unter Ihrem Unternehmen.
Alle Benutzer, unabhängig von den ihnen zugewiesenen Rechten, können in der Liste ihren Namen, ihren Benutzernamen, die Art der Arbeitsbeziehung, ihren Status, ihre eigene Nummer, ihre E-Mail, ihre Organisationseinheit, ihre Position und ihren Arbeitsplatz sehen. Diese Seite kann also als Verzeichnis der internen Kontakte dienen. Die Benutzer mit höheren Rechten, zu denen auch die Benutzerverwaltung gehört, können zusätzliche Felder in der Liste sehen.
Sie können die Liste der Benutzer nach ihrem Status filtern, d.h. Alle Benutzer anzeigen oder nur diejenigen, die neu, aktiv, suspendiert oder gekündigt sind. Sie können auch per Texteingabe nach Benutzern suchen, sie nach Benutzergruppe, Organisationseinheit oder Kategorie anzeigen.
Wenn Sie auf den Namen eines Benutzers klicken, gelangen Sie zu dessen Übersicht. Über das Kontextmenü können Sie dann schnelle Aktionen ausführen, einzelne Benutzerregisterkarten aufrufen, ein Kennwort ändern, eine Einladung senden oder über Erweitert schnell Anmeldungen deaktivieren oder Benutzer löschen. Die Option, eine Einladung zu senden, die Anmeldung eines Benutzers zu deaktivieren oder einen Benutzer zu löschen, wird ebenfalls im Kontextmenü für jeden einzelnen Benutzer angezeigt.
Die Liste der Benutzer kann in eine Excel-Datei exportiert werden.
Sie können in zwei Varianten exportieren – der einfache Export liefert allgemeine Informationen über Benutzer, während der detailliertere Export auch sensible Daten wie Stundensatz, Auslastung oder Leistungskoeffizient exportiert.
Benutzer erstellen
Um einen Benutzer anzulegen, verwenden Sie das Zahnrad, um die Benutzerliste aufzurufen, und klicken Sie auf das + Zeichen. Dadurch gelangen Sie im Lesezeichen Details und Einstellungen, wo Sie das Basisprofil des Benutzers erstellen.
Da Navigo dann in allen Berechnungen und Grafiken mit den eingegebenen Parametern arbeitet, ist es wichtig, dass Sie die Daten so eingeben, wie sie in Ihrem Unternehmen tatsächlich verwendet werden.
Details und Präferenzen
Im Lesezeichen Details und Einstellungen erhalten Sie einen Überblick über die Basisdaten des Benutzers, seine Profileinstellungen im Unternehmen und den aktuellen Status seines Navigo-Kontos. Hier erfassen Sie Daten wie z.B. Vorname, Nachname, Benutzername, Kontakte, Arbeitsplatz oder Urlaubsanspruch, bevorzugte Arbeitsart, Einstellung der Währung der Benutzeroberfläche, Systemsprache usw. Dies sind Daten, die Sie nur in ihrer aktuellen Form interessieren, Sie brauchen ihre Geschichte nicht zu kennen.
Sie tragen auch den ersten Benutzerfortschrittsdatensatz in die Benutzerdetails ein. Dazu gehören das Einstellungsdatum, sein Navigo-Kontostand, Stundensatz, Auslastung, Beschäftigung, Feiertage, Organisationseinheit, Position und Leistungsfaktor. Als nächstes geben Sie die Kategorie ein und auf Wunsch erstellen wir auch ein benutzerdefiniertes Feld für Sie.
Sie können dem Benutzer einen beliebigen Benutzernamen zuweisen (wir empfehlen, Benutzernamen ein einheitliches Format zu geben, idealerweise sollten Sie eine E-Mail als Benutzernamen verwenden, damit Sie den Benutzernamen leicht ableiten können). Als Nächstes geben Sie Ihren Vornamen, Nachnamen und, falls Sie ihn verwenden, Ihre eigene Nummer ein.
Es ist sehr wichtig, für jeden Benutzer eine E-Mail und eine Telefonnummer anzugeben. Diese Informationen werden verwendet, um das Passwort an den neuen Benutzer zu senden und die Kommunikation zu erleichtern, falls der Benutzer unsere Unterstützung benötigt.
Für jeden Benutzer können Sie die Anzahl der Tage eingeben, die der Benutzer im laufenden Jahr Anspruch auf Urlaub hat. Wenn Sie Abwesenheiten im Laufe des Jahres planen und auswählen, können Sie in der Kopfzeile des Benutzers sehen, wie viel Urlaub er bereits genommen hat, wie viel er plant zu nehmen und wie viel noch übrig ist. Der Benutzer und die Vorgesetzten, die die Abwesenheit genehmigen, haben einen Überblick darüber, wie viel der Benutzer noch nutzen kann.
Sie müssen Ihren Urlaubssaldo immer zu Beginn des neuen Jahres manuell aktualisieren. Ebenso müssen Sie ihn anpassen, wenn Sie andere Änderungen vornehmen, z. B. wenn sich das Pensum des Benutzers ändert, ein Mitarbeiter austritt usw. Der Resturlaub in Navigo wird nicht automatisch auf das folgende Jahr übertragen. Sie sehen jedoch immer die Zahl der Urlaubstage aus dem Vorjahr.
In den Einstellungen können Sie das Profilfoto eines Benutzers hochladen, das Sie dann in der Benutzerliste und auch in seinem Profil sehen können. In den Einstellungen können Sie auch die Sprache und die Währung auswählen, die der Benutzer auf der Benutzeroberfläche sehen wird und in der Navigo alles anzeigt und exportiert. Sie können auch das Format für das Datum und andere numerische Daten festlegen.
Sie können dem Benutzer auch die Art von Arbeit zuweisen, die er oder sie am häufigsten im Unternehmen verrichtet.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, Rechnungen an verschiedene ID-Nummern innerhalb Ihres Unternehmens zu senden oder zu empfangen, können Sie auswählen, von welcher Nummer der Benutzer am häufigsten Rechnungen ausstellt oder empfängt.
Kategorien
Sie können auch allen Benutzern Kategorien zuweisen. Mehr über Kategorien erfahren Sie hier.
Benutzerdefinierte Felder
Wenn Sie möchten, können wir auch ein benutzerdefiniertes Feld für Sie erstellen, um individuelle Einträge für jeden Benutzer zu speichern.
Benutzerverfahren
Das Benutzerverfahren ist einer der wichtigsten Vorteile, die Navigo Ihnen bietet. Mit Verlaufsaufzeichnungen können Sie die Historie jedes Benutzers in Ihrem Unternehmen einsehen. Daher finden Sie das Benutzerverfahren in einem separaten Lesezeichen. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, wird im Lesezeichen Detail und Einstellungen nur der erste Benutzerverfahrensdatensatz eingegeben, danach geben Sie ihn immer im Lesezeichen Fortschritt ein, und im Lesezeichen Detail wird immer nur der aktuelle Status angezeigt.
Im Benutzerverfahren können Sie die aktuellen Benutzerparameter eingeben, zukünftige Änderungen planen, den Verlauf des Benutzers verfolgen und die Benutzerparameter rückwirkend ändern. Obwohl Sie bei jedem Eintrag im Benutzerverfahren die Möglichkeit haben, den Datensatz über das Kontextmenü zu bearbeiten, empfehlen wir Ihnen, diese Informationen nicht zu überschreiben, sondern immer einen neuen Verfahrensdatensatz anzulegen, damit Sie den Verlauf des Benutzers im Auge behalten können.
Das Speichern eines Datensatzes erfolgt in zwei Phasen. Bestätigen Sie zunächst die Änderung der Position mit der Schaltfläche Vorab speichern und verwenden Sie dann die Schaltfläche oben, um das gesamte Verfahren zu speichern. Ohne ein abschließendes Speichern verlieren Sie die Änderungen.
Datum
In diesem Feld können Sie das Datum angeben, ab dem die Änderung wirksam werden soll.
Für den ersten Eintrag im Verlaufsdatensatz wird das Datum als Startdatum angegeben. Sie können den Benutzer vorausgehen lassen und das Startdatum festlegen. Vor diesem Datum kann sich der Benutzer nicht anmelden. Wenn dies in den Systemeinstellungen aktiviert ist, sendet Navigo an diesem Tag eine E-Mail mit den Anmeldedaten an den Benutzer (der Benutzer muss die E-Mail ausgefüllt haben, das Postfach muss existieren und die Anmeldung darf nicht deaktiviert sein).
Mit der Datumseinstellung können Sie Änderungen für die Zukunft eingeben. Wenn Sie z.B. wissen, dass sich das Pensum, der Stundensatz oder die Organisationseinheit eines Benutzers ändern werden, können Sie die Änderung im Voraus eingeben.
Wenn Sie wissen, dass der Benutzer abreist, können Sie die Statusänderung auch im Voraus eingeben. Navigo meldet den Benutzer automatisch zum Datum des Inkrafttretens der Änderung ab, was auch das Ende der Zahlung für den Benutzer bedeutet.
Sie können Änderungsdaten auch rückwärts eingeben, aber bedenken Sie immer, dass diese zusätzlichen Änderungen einige andere Einträge beeinflussen können.
Benutzerstatus
Für den Benutzerstatus können Sie zwischen aktiv, beendet und unterbrochen wählen.
Aktiver Zustand
Der aktive Zustand ist der normale Zustand des Benutzers, der Zugriff auf Navigo hat. Er ist also nicht daran gehindert, sich einzuloggen, und gleichzeitig ist das Datum seiner Eintragung verstrichen. Wenn also das Startdatum in der Zukunft liegt, sind sie noch keine aktiven Benutzer. Es sind die Konten im aktiven Status, die die Höhe der monatlichen Navigo-Mietzahlung bestimmen.
Beendeter Zustand
Ein beendeter Status bedeutet, dass die Nutzer keinen Zugang zu Navigo haben und daher keine Gebühren zahlen müssen. Ein Benutzer im beendeten Zustand wird in Navigo für alle Positionen angezeigt, an denen er während seiner Arbeit teilgenommen hat (seine Allokationen, Projekte, Berichte usw.), aber ihm können keine neuen Positionen mehr zugewiesen werden und er wird für einige Funktionen (z.B. Kapazitätsplan) nicht angezeigt.
Unterbrochener Zustand
Die Statusunterbrechung eignet sich gut für Benutzer, die für längere Zeit abwesend sind, aber wahrscheinlich in Zukunft in das Unternehmen zurückkehren werden. Zum Beispiel Mutterschaftsurlaub, Langzeiterkrankung, Sabbatical, etc. Ein unterbrochener Benutzer wird genauso angezeigt wie ein beendeter Benutzer und kann keine neuen Positionen zugewiesen bekommen.
Anmeldemöglichkeit
Nach dem Speichern grundlegender Informationen über den Benutzer erscheint in der Kopfzeile des Benutzers nicht nur der Status des Benutzers, sondern auch die Position Anmeldemöglichkeit. Sie ist direkt abhängig vom Status des Benutzers. Das grüne Häkchen (Benutzer kann sich anmelden) erscheint nur im aktiven Zustand. Wenn Sie verhindern möchten, dass sich ein Benutzer anmeldet, deaktivieren Sie die Anmeldung über das Kontextmenü in der Kopfzeile des Benutzers oder in der Benutzerliste. Sie können diese Option beispielsweise in Situationen nutzen, in denen ein Mitarbeiter ein fortbestehendes Arbeitsverhältnis hat, es aber zu Unstimmigkeiten gekommen ist und der Mitarbeiter dem Unternehmen Schaden zufügen könnte. Die mit einem roten Kreuz gekennzeichnete Anmeldesperre erscheint immer im Kontostatus ausgesetzt oder beendet. Für diese Zustände kann die Anmeldeoption nicht über das Kontextmenü geändert werden, aber es ist immer notwendig, den Status im Verfahren auf aktiv zu ändern.
Gelöschter Benutzer
Zusätzlich zu diesen drei Zuständen kann der Benutzer aufgerufen werden. löschen, entweder über das Kontextmenü in der Benutzerliste oder über das Kontextmenü in der Kopfzeile des Benutzers. Verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie den Benutzer versehentlich erstellt haben und er sich noch nicht angemeldet hat und ihm keine Positionen (Allokationen, Projekte usw.) zugewiesen sind. Andernfalls kann die Stornierung nicht vorgenommen werden. Dieser Vorgang ist unumkehrbar.
Stundensatz
Der Stundensatz ist sehr wichtig, um einen realistischen Überblick über die Kosten Ihres Unternehmens zu erhalten.
Bei der Eingabe haben Sie folgende Möglichkeiten: Wenn Sie für alle Benutzer denselben Gemeinkostenzuschlagssatz verwenden, stellen Sie ihn im Nav unter dem Zahnrad unter Gemeinkostenzuschlagssatz (stündlich wird eingegeben) ein. Anschließend geben Sie den Superbruttostundenlohn des Benutzers in das Feld Stundensatz ein. Bei der Arbeitszeiterfassung werden der Stundensatz und der Gemeinkostensatz addiert und das Ergebnis entspricht den tatsächlichen Kosten des Unternehmens.
Wenn Sie einen unterschiedlichen Gemeinkostenzuschlag für verschiedene Benutzer haben, legen Sie den Gemeinkostenzuschlag nicht in Navigo fest. Geben Sie stattdessen in das Feld Stundensatz die Summe aus dem Superbruttostundenlohn und dem Gemeinkostenzuschlagssatz des jeweiligen Benutzers ein.
Benutzeränderungen rückgängig machen
Das Benutzerverfahren ermöglicht es Ihnen auch, die Daten in die Vergangenheit zu ändern. Es muss jedoch immer berücksichtigt werden, dass einige Änderungen Projekte betreffen, für die der Mitarbeiter Arbeit gemeldet hat. Es handelt sich um rückwirkende Änderungen der Stundensätze, der Währung und der Organisationseinheit. Der Benutzer sieht Warnungen darüber, welche Projekte von den Änderungen betroffen sind, und wird aufgefordert, diese mit Projektmanagern oder anderen verantwortlichen Personen zu besprechen. Im Falle einer Änderung des Stundensatzes und der Währung kann die Anpassung nur zwei Monate zurück erfolgen. Dies gilt nicht, wenn sich der Arbeitnehmer für eine Arbeit zu einem Festpreis oder gar keine Arbeitszeit erfasst hat, in diesem Fall können Änderungen uneingeschränkt vorgenommen werden. Änderungen des Stundensatzes wirken sich auf den Finanzstatus des Projekts aus, Änderungen in den Organisationseinheiten auf die proportionale Verteilung der Finanzen. Wir empfehlen Ihnen daher, Änderungen an diesen Parametern in der Vergangenheit nur vorzunehmen, wenn Sie einen guten Grund dafür haben. Sie haben zum Beispiel vergessen, einen geänderten Stundensatz festzulegen usw.
Wenn Sie Ihren Stundensatz rückwirkend ändern müssen, aber bereits zwei Monate überschritten haben, können Sie die Änderung nicht selbst vornehmen und müssen sich an uns wenden.
Andere Benutzereingaben können im Nachhinein bearbeitet werden, ohne dass die Projektergebnisse beeinträchtigt werden.
Um den tatsächlichen Fortschritt eines Benutzers in Ihrem Unternehmen zu verfolgen, ist es immer besser, neue Einträge in Fortschritt einzugeben als Einträge in der Vergangenheit zu bearbeiten. So können Sie den Verlauf der einzelnen Modifikationen und Änderungen sehen, wie sie im Laufe der Zeit tatsächlich stattgefunden haben. Rückwirkende Änderungen verzerren diese Realität.
Mitgliedschaft in Gruppen
Mit der Gruppenmitgliedschaft können Sie die Gruppen von Rechten festlegen, denen ein Benutzer in Navigo zugeordnet ist. Lesen Sie hier mehr über die Einstellung von Rechten.
Benutzerübersicht
In der Benutzerübersicht sehen wir die „Visitenkarte“ des Benutzers und grundlegende Daten wie Organisationseinheit, Position, Arbeitsplatz, Telefon und E-Mail.
Passwort ändern
Im Lesezeichen Passwort ändern können Sie Ihr Passwort ändern und Empfehlungen zur Erstellung eines sicheren Passworts finden.
Anhänge
Navigo ermöglicht es Ihnen, jedem Benutzer Anhänge hinzuzufügen, z. B. einen Arbeitsvertrag oder andere Dokumente. Der Anhang kann sowohl in der Benutzerliste als auch in der Kopfzeile eines einzelnen Benutzers angefügt werden.