Správa uživatelů
Navigo umožňuje kromě základních údajů o uživateli nastavit řadu parametrů, které následně usnadní řízení firmy a organizaci firemních procesů. U každého uživatele lze sledovat jeho aktuální stav, nastavovat změny směrem do budoucnosti i sledovat jeho vývoj v rámci působení ve firmě. Navigo tedy může částečně fungovat jako personalistický systém.
Lze například nastavit úvazek nebo organizační jednotku, ke které uživatel patří, můžete zadat, jakou má utilizaci nebo hodinovou sazbu. U uživatele lze také zadat členství ve skupině práv.
Každé z těchto nastavení se bude následně automaticky využívat v ostatních nástrojích Naviga a generovat z nich data důležitá pro řízení projektů i firmy. Informace zadané u každého uživatele vám ušetří opakované přepisování dat, tato data se automaticky promítají do celého Naviga, například úvazek uživatele se propíše do kapacitního plánu.
Obsah
Uživatelé jsou alfou a omegou v celém využívání Naviga. Uživatelé vám umožňují evidovat aktuální informace o jednotlivých pracovnících a současně můžete nastavovat a sledovat změny každého z uživatelů po celou dobu jejich působení ve firmě.
Uživatelovo nastavení a data, která pak každý jednotlivý uživatel zadává, se promítají do všech projektů, na kterých uživatel spolupracoval. Uživatele může do Naviga přidat jiný uživatel, který k tomu má v Navigu oprávnění.
Kdo je uživatel
Uživatelem se myslí jakákoliv osoba, kterou si chcete v rámci své firmy v Navigu vést. Může se jednat jak o řadové zaměstnance, tak i vedoucí pracovníky, zaměstnance HR oddělení i ekonomické pracovníky. Uživatelem může být i externí osoba, které potřebujete udělit přístup k některým informacím. Například pracovník účetní firmy, který vám zpracovává faktury, nebo v některých případech i úzce spolupracující subdodavatel.
O každém z uživatelů můžete v Navigu evidovat pro vás důležité aktuální pracovní informace, nastavovat u něj změny do budoucna a také sledovat jeho postup (tedy historii a vývoj) ve firmě. V tomto smyslu pak Navigo částečně funguje i jako personalistický systém.
Uživatel a cena Naviga
Platba za využívání Naviga se odvíjí právě od počtu uživatelů. Platí se za uživatele a měsíc, ve kterém uživatel vykázal víc než hodinu, měl víc než jeden výkaz, nebo byl ve stavu účtu aktivní alespoň pět dnů. Počet uživatelů můžete kdykoliv změnit, není nám třeba nic hlásit nebo řešit rozšíření licence. Jednoduše přidáte dalšího uživatele a automaticky se vám platba za něj objeví na následující faktuře. Pokud bude uživatel teprve nastupovat, platit za něj budete až od data nástupu, i když jeho stav účtu je již aktivní. Stejně tak, pokud uživatele uvedete v Postupu do stavu účtu ukončený nebo přerušený, zaplatíte jen do konce měsíce, kdy byl jeho stav v Navigu aktivní.
Práva k uživatelům
Možnost nahlížet a spravovat uživatele je omezena právy, která uděluje kompetentní osoba ve vaší společnosti. Ke správě uživatelů můžete nastavit následující práva: Systém – smí měnit práva uživatelů, katalog typů prací a základní nastavení; Systém – může vidět postup uživatele; Systém – může editovat postup uživatele. V případě tedy, že nevidíte některé informace, které máte vidět, je třeba upravit nastavení výše zmíněných práv.
Seznam uživatelů
Na seznam uživatelů se dostanete přes ozubené kolečko nastavení. V tomto seznamu naleznete v abecedním pořadí výčet uživatelů vedených pod vaší firmou a můžete z něj také přidávat nové uživatele.
Všichni uživatelé bez ohledu na jim přidělená práva vidí v seznamu jméno, uživatelské jméno, typ pracovního vztahu, stav, vlastní číslo, email, organizační jednotku, pozici a pracoviště. Tato stránka tak může sloužit jako adresář interních kontaktů. Uživatelé s vyššími právy, která zahrnují správu uživatele, vidí v seznamu i další pole.
V seznamu uživatelů můžete filtrovat na základě jejich stavu, tzn. zobrazit všechny uživatele, nebo pouze nastupující, aktivní, přerušené či ukončený. Dále lze uživatele vyhledat podle textového zadání, zobrazit podle skupiny uživatelů, organizační jednotky nebo kategorie.
Z kliknutí na jméno uživatele se dostanete na jeho přehled, prostřednictvím kontextového menu pak můžete využít rychlé akce, dostat se na jednotlivé záložky uživatele, změnit heslo, odeslat pozvánku nebo skrze Pokročilé rychle zakázat přihlášení nebo smazat uživatele. Možnost odeslat pozvánku, zakázat uživateli přihlášení nebo jej smazat se pak zobrazuje také v kontextovém menu u každého konkrétního uživatele.
Seznam uživatelů lze exportovat do excelového souboru.
Exportovat můžete ve dvou variantách – v základním exportu jsou k dispozici obecné informace o uživatelích, v podrobnějším pak exportujete i citlivá data, jako je například hodinová sazba, utilizace nebo výkonnostní koeficient.
Založení uživatele
Založení uživatele provedete přes ozubené kolečko, kde se dostanete na Seznam uživatelů a kliknete na znaménko +. Tím se zdostanete na záložku Detail a preference, kde vytvoříte uživatelův základní profil.
Protože se zadanými parametry bude pak Navigo pracovat ve všech výpočtech a grafických zpracováních, je důležité zadávat data tak, jak se s nimi skutečně pracuje ve vaší společnosti.
Detail a preference
V záložce Detail a preference budete mít přehled základních údajů uživatele, jeho profilové nastavení ve firmě a aktuální stav jeho účtu v Navigu. Evidujete zde údaje jako je např. jméno, příjmení, uživatelské jméno, kontakty, pracoviště nebo nárok na dovolenou, preferovaný typ práce, nastavujete zde měnu uživatelského rozhraní, jazyk systému atd. Jedná se o údaje, které vás zajímají pouze v aktuální podobě, nepotřebujete znát jejich historii.
V detailu uživatele vyplňujete také první záznam postupu uživatele. Patří sem datum nástupu, stav jeho účtu v Navigu, hodinová sazba, utilizace, denní úvazek, státní svátky organizační jednotka, pozice a výkonnostní koeficient. Dále zadáváte kategorii a na požádání vám vytvoříme i vlastní pole.
Uživateli přiřadíte libovolné uživatelské jméno (doporučujeme dávat uživatelským jménům jednotný formát, ideální je používat jako uživatelské jméno email, díky tomu můžete toto jméno pak jednoduše odvodit). Dále vyplníte jméno příjmení, pokud využijete, tak i vlastní číslo.
U každého uživatele je velmi důležité uvést email a telefon. Tyto údaje slouží pro zaslání hesla novému uživateli a současně usnadní komunikaci v případě, že uživatel bude potřebovat naši podporu.
U každého uživatele můžete vyplnit počet dnů, který má uživatel nárok na dovolenou v aktuálním roce. Díky plánování a vybírání Nepřítomností v průběhu roku potom v hlavičce uživatele uvidíte, kolik dovolené již vyčerpal, plánuje vyčerpat a kolik pak zbývá. Uživatel i nadřízení, kteří nepřítomnost schvalují, mají přehled, kolik jí uživatel může ještě vyčerpat.
Údaj o dovolené je vždy nutné ručně zaktualizovat na začátku nového roku. Stejně tak jej musíte upravit při dalších změnách, například když se změní uživatelův úvazek, zaměstnanec odchází apod. Zbylá dovolená se v Navigu automaticky nepřevádí do dalšího roku. Vždy v něm ale uvidíte údaj o dovolené z předchozího roku.
V preferencích můžete nahrát profilovou fotografii uživatele, tu pak uvidíte v Seznamu uživatelů a také v jeho profilu. Dále v preferencích zvolíte jazyk, měnu, kterou uživatel uvidí v uživatelském rozhraní a v které se mu bude vše v Navigu zobrazovat a exportovat. Můžete také nastavit formát pro datum a ostatní číselné údaje.
Uživateli zde také můžete přiřadit typ práce, který ve firmě nejčastěji vykonává. Ten se pak předvyplní při vykazování práce.
V případě, že v rámci vaší společnosti máte možnost fakturovat nebo přijímat faktury na odlišná IČ, můžete zvolit, z kterého čísla bude daný uživatel vystavovat nebo na které bude přijímat faktury nejčastěji.
Kategorie
Všem uživatelům také můžete přiřazovat kategorie, více o kategoriích zde.
Vlastní pole
Pokud potřebujete, můžeme vám vytvořit podle přání také vlastní pole, ve kterém si můžete vést individuální zápisy pro každého uživatele.
Postup uživatele
Postup uživatele je jedním z důležitých benefitů, které vám Navigo přináší. Díky záznamům postupu totiž vidíte historii každého uživatele u vás ve firmě. Proto naleznete Postup uživatele jako samostatnou záložku. Pouze první záznam postupu uživatele zadáváte už při zakládání nového uživatele v záložce Detail a preference, dále jej pak vždy zadáváte v záložce Postup a v Detailu se zobrazuje vždy jen aktuální stav.
V Postupu uživatele můžete zadávat aktuální parametry uživatele, plánovat jeho změny do budoucna, sledovat jeho historii a případně jeho parametry modifikovat zpětně. I když každá položka v Postupu uživatele umožňuje prostřednictvím kontextového menu záznam editovat, doporučujeme tyto údaje nepřepisovat, ale vytvořit vždy nový záznam postupu tak, abyste měli přehled o historii uživatele.
Uložení záznamu probíhá ve dvou fázích. Nejdříve potvrdíte změnu položky Postupu tlačítkem Předuložit a pak tlačítkem nahoře uložíte celý postup. Bez konečného uložení změny ztratíte.
Datum
Do tohoto pole se udává datum, od kdy má změna platit. U první položky záznamu postupu se datum udává jako datum nástupu.
Uživatele můžete založit dopředu a nastavit mu datum nástupu. Před tímto datem se uživatel nemůže přihlásit. Pokud je to povoleno v Systémovém nastavení, pošle Navigo uživateli v tento den email s přihlašovacími údaji (musí mít vyplněn email, schránka musí existovat a nesmí mít zakázáno přihlášení).
Nastavení data umožňuje zadat změny do budoucnosti. Pokud například víte, že se bude uživateli měnit úvazek, hodinová sazba nebo organizační jednotka, můžete změnu zadat dopředu. Nemusíte na ni pak myslet v den, kdy má začít platit.
Stejně tak, pokud víte, že uživatel bude odcházet, můžete změnu stavu zadat dopředu. Navigo uživatele automaticky odhlásí v den platnosti změny a tím také končí platba za něj.
Data změn můžete zadávat i směrem do minulosti, vždy však je třeba myslet na to, že tyto dodatečné úpravy mohou ovlivnit některé další položky.
Stav uživatele
U stavu uživatele volíte mezi aktivním, ukončeným a přerušeným.
Aktivní stav
Aktivní stav je běžný stav uživatele, který má přístup do Naviga. Tedy nemá přihlašování zákázáno a současně proběhl den jeho nástupu. Pokud je tedy datum nástup naplánovaný do budoucnosti, mezi aktivní uživatele zatím nepatří. Právě účty ve stavu aktivní určují výši měsíční platby za pronájem Naviga.
Ukončený stav
Ukončený stav znamená, že uživatelé nemají přístup do Naviga, a tedy se za ně neplatí. Uživatel ve stavu ukončený se v Navigu zobrazuje u všech položek, do kterých byl v rámci své práce zapojený (jeho alokace, projekty, výkazy atd.), ale už mu nelze přiřazovat nové položky a u některých funkcí není zobrazen (např. kapacitní plán).
Přerušený stav
Přerušení stavu vám poslouží u uživatelů, kteří jsou dlouhodobě nepřítomní, ale do firmy se v budoucnu pravděpodobně vrátí. Například mateřská dovolená, dlouhodobá nemoc, sabbatical atd. Uživatel ve stavu přerušený se zobrazuje stejně jako ukončený uživatel a taktéž mu není možné přiřazovat nové položky.
Může se přihlásit
Po uložení základních informací o uživateli se v hlavičce uživatele objeví nejen jeho stav, ale také položka Může se přihlásit. Ta je přímo závislá na stavu uživatele. Zelené zaškrtnutí (uživatel se může přihlásit) se objeví pouze ve stavu aktivní. Pokud chcete, aby se uživatel nemohl přihlásit, zakažte přihlášení v kontextovém menu v hlavičce uživatele nebo v Seznamu uživatelů. Tuto možnost využijete v situacích, kdy například zaměstnanci trvá pracovní poměr, ale došlo k neshodám a zaměstnanec může způsobit firmě škody. Zákaz možnosti přihlášení vyznačený červeným křížkem se zobrazí vždy ve stavu účtu přerušený nebo ukončený. U těchto stavů nelze jeho možnost přihlášení změnit z kontextového menu, ale je vždy potřeba v Postupu změnit jeho stav na aktivní.
Smazaný uživatel
Kromě těchto tří stavů je možné uživatele tzv. smazat, a to prostřednictvím kontextového menu v Seznamu uživatelů nebo prostřednictvím kontextového menu v hlavičce uživatele. Tuto funkci používejte pouze v případě, že jste uživatele založili omylem a zatím se nepřihlásil a nemá přiřazené žádné položky (alokace, projekty atd.). V opačném případě nelze zrušení provést. Tato operace je nevratná.
Hodinová sazba
Hodinová sazba je velice důležitá pro reálný přehled o nákladech vaší firmy. Při jejím zadávání máte následující možnosti:
Pokud používáte stejnou režijní sazbu pro všechny uživatele, nastavte ji do Naviga pod ozubeným kolečkem v položce Režijní sazba (zadává se hodinová). Do pole Hodinová sazba pak zadáváte superhrubou hodinovou mzdu uživatele. Při vykazování práce se hodinová sazba a režijní sazba sčítají a výsledek odpovídá reálnému nákladu firmy.
V případě, že máte odlišnou režijní sazbu pro různé uživatele, do Naviga režijní sazbu nenastavujte. Místo toho do pole Hodinová sazba vložte součet superhrubé hodinové mzdy a hodinové režijní sazby odpovídající konkrétnímu uživateli.
Zpětné změny uživatele
Postup uživatele umožňuje také změnit údaje do minulosti. Vždy je ale třeba počítat s tím, že některé změny ovlivní projekty, na které zaměstnanec vykazoval práci. Jedná se o zpětné změny hodinové sazby, měny a organizační jednotky. Uživatel vidí varování, kterých projektů se změny týkají a doporučujeme probrat je s projektovými manažery, případně dalšími zodpovědnými osobami. V případě změny v hodinové sazbě a měně lze úpravu provést pouze dva měsíce zpět. To se netýká situace, kdy zaměstnanec vykazoval na typ práce s fixní cenou nebo nevykazoval vůbec, pak lze změny provádět neomezeně. Změny v hodinové sazbě ovlivňují finanční stav projektu, změny v organizačních jednotkách poměrové rozprostření financí. Proto u těchto parametrů doporučujeme dělat změny do minulosti jen v případě, že k tomu máte pádný důvod. Například jste zapomněli nastavit změněnou hodinovou sazbu apod.
Pokud potřebujete provést změnu hodinové sazby zpětně, avšak přesáhli jste již dva měsíce, změnu nemůžete provést sami a je nutné nás kontaktovat.
Ostatní položky uživatele lze editovat zpětně bez rizika, že se ovlivní výsledky projektů.
Abyste mohli sledovat skutečný postup uživatele ve vaší firmě, je vždy lepší zadávat nové záznamy v Postupu, než upravovat položky v minulosti. Díky tomu uvidíte historii jednotlivých úprav a změn tak, jak skutečně šly v čase. Zpětné změny tuto realitu zkreslují.
Členství ve skupinách
Prostřednictvím Členství ve skupinách můžete určit uživateli skupiny práv, do kterých je v Navigu přiřazen. O nastavení práv více zde.
Přehled uživatele
V přehledu uživatele vidíme jeho “vizitku” a na ní základní údaje jako organizační jednotku, pozici, pracoviště, telefonní a emailový kontakt.
Změna hesla
V záložce Změna hesla máte možnost měnit heslo, najdete zde také doporučení pro vytvoření bezpečného hesla.
Přílohy
Navigo umožňuje ke každému uživateli přidávat přílohy, například pracovní smlouvu, případně další dokumenty. Přílohu lze přiložit jak v Seznamu uživatelů, tak v hlavičce jednotlivého uživatele.