Arbeitsbeschreibungen

Auftragsberichte helfen Ihnen, die Kosten für einzelne Aufträge zu verfolgen und geben Ihnen einen Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams. Für die Mitarbeiter ist das Melden von Arbeit in Navigo sehr einfach und schnell. Sie können die Arbeit von ihrem Computer oder ihrem Handy aus melden.

In Navigo können Sie Ihre Zeiterfassungsbögen nach verschiedenen Kriterien verfolgen – nach Projekt, Auftragsart oder Teammitglied. Sie können auch eine einfache grafische Ansicht der Stundenzettel für einzelne Teammitglieder verwenden, um überlastete oder nicht ausgelastete Mitarbeiter zu identifizieren.

Die Stellenberichte sind auch mit dem Kapazitätsplan verknüpft, der jederzeit relevante Informationen und die Arbeitsfähigkeit der einzelnen Personen anzeigt.

Inhaltsverzeichnis

Arbeitsberichte aus der Sicht des Arbeitnehmers
Arbeitsberichte aus der Perspektive des Managements

Stellenausschreibungen aus der Sicht des Arbeitnehmers

Warum die Arbeit in Navig3 melden

• Mit ein paar Klicks können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen.
• Sie können Ihre Arbeit von überall aus melden, Sie brauchen nur das Internet.
• Sie müssen keine zusätzlichen Aufzeichnungen über die geleistete Arbeit führen, keine Tabelle mit den geleisteten Arbeitsstunden für den Buchhalter erstellen usw.
• Sie können nachverfolgen, wie viele Stunden Sie gearbeitet haben.
• Das Management hat sofort einen Überblick darüber, ob Sie überlastet sind.

Wann Sie Arbeit melden müssen

Es ist ideal, die Stundenzettel an dem Tag auszufüllen, an dem die Arbeit geleistet wurde, da die Stundenzettel sonst ungenau sein werden. Navigo ermöglicht es Ihnen jedoch auch, Arbeit rückwärts zu melden, je nach der spezifischen Einrichtung in Ihrem Unternehmen. Unter bestimmten Umständen ist es auch möglich, Arbeitszeit in der Zukunft zu erfassen, zum Beispiel vor Ende des Jahres, wenn der Buchhalter den Monat abschließen muss.

Wo kann man überall Arbeitszeit erfassen?

Sie können die Arbeitszeit über den Kalender im Lesezeichen Arbeitszeiterfassung, über ein bestimmtes Projekt, über eine Zuordnung aus dem Kontextmenü oder sogar über das Dashboard melden. Die Regeln für die Meldung sind überall gleich, Sie erhalten immer ein ähnliches Formular für die Meldung von Arbeit.

Arbeitsaufstellungen pro Zuweisung oder pro Art von Arbeit

Als Angestellter arbeiten Sie normalerweise an einem Projekt. Manchmal wird Ihnen eine bestimmte Aufgabe zugewiesen (die so genannte Zuteilung), ein anderes Mal ist es keine bestimmte Aufgabe, sondern nur die Art der Arbeit, die Sie wie andere Kollegen im Team erledigen. Eine Allokation ist z.B. die Erstellung einer architektonischen Studie eines Gebäudes für ein bestimmtes Projekt; eine Art von Arbeit ist im Allgemeinen z.B. eine Projektarbeit. Wenn Sie persönlich eine bestimmte Aufgabe zugewiesen bekommen haben, zeigen Sie also, dass Sie Arbeit haben. pro Allokation, wenn Sie keine bestimmte Aufgabe zugewiesen bekommen haben, berichten Sie nur pro Art der Arbeit.

Um Ihnen das Ausfüllen Ihrer Zeiterfassungsbögen zu erleichtern, können Sie in Ihrem Benutzerprofil einen bevorzugten Standard-Jobtyp festlegen, der dann bei der Berichterstellung als erster Jobtyp angezeigt wird. Nur wenn Sie eine bestimmte Allokation haben, wird die Art der Arbeit, für die die Allokation erstellt wurde, vorausgefüllt.

Arbeitsnachweise und Anwesenheitslisten

Wenn Ihr Unternehmen das Check-in und Check-out Register in Navigo verwendet, ist es ideal, wenn Sie zuerst das Anwesenheitsformular ausgefüllt haben, das dann im Kalender grün angezeigt wird. Wenn Sie die externe Anwesenheit verwenden, können Sie die tatsächliche Anzahl der Stunden sehen. Anschließend erfassen Sie Ihre Arbeitszeit.

Angaben zu Arbeit und Nutzung

Es gibt Arbeiten, die nicht direkt mit dem konkreten Auftrag zusammenhängen. Zum Beispiel verschiedene Verwaltungsaufgaben oder Firmenbesprechungen. Die für diese Arbeit aufgewendete Zeit kann einem bestimmten Kunden nicht als Projektarbeit in Rechnung gestellt werden. Das Management hat in der Regel eine verlässliche Vorstellung davon, wie viel Prozent der Zeit die einzelnen Teammitglieder auf diese Weise verbringen müssen. In Navigo können sie daher festlegen, wie hoch die Auslastung ist. Das heißt, wie viel Zeit ein Teammitglied für die Arbeit an bestimmten Projekten für den Kunden zur Verfügung hat. Um Ihnen eine Vorstellung zu geben – die Auslastung eines Architekten beträgt 90%, also muss dieser Prozentsatz der Arbeitszeit durch die Arbeit an Projekten gemeldet werden, die restlichen 10% werden nicht gemeldet. Die Auslastungseinstellungen finden Sie in der Benutzerübersicht auf der Registerkarte Bericht.

Blockieren von Auftragsberichten

Ihr Vorgesetzter kann Ihre Fähigkeit, Arbeit zu melden, rückwirkend oder vorausschauend einschränken. Wie viel Sie zurückmelden können, sehen Sie in Ihrem Benutzerprofil im Lesezeichen Übersicht. Wenn Sie vergessen haben, Ihre Arbeit zu melden, oder wenn Sie Ihre Zeiterfassung korrigieren müssen, müssen Sie sich an Ihren Vorgesetzten wenden.

Arbeitserklärungen aus Sicht der Unternehmensleitung

Warum Arbeit in Navigo melden

• Sie haben einen genauen und sofortigen Überblick über die von jedem Teammitglied geleisteten Arbeitsstunden und können dessen Arbeitsbelastung sehen.
• Sie können sehen, wie anspruchsvoll ein bestimmtes Projekt war, und das nächste Projekt unter Berücksichtigung dieser Tatsache genauer planen.
• Die einzige Möglichkeit, schlechte Verträge von guten zu unterscheiden, besteht darin, dass die damit verbundene Arbeit ausgewiesen wird. Wenn Sie die Arbeit nicht angeben, werden die Kosten für die Arbeit als Gemeinkosten verbucht und niemand kümmert sich darum.
• Sie können die Arbeitszeiterfassung einfach für Ihre Buchhaltung und Personalabteilung exportieren.
• Sie können Ihre Arbeitskapazität effektiv planen.
• Navigo verarbeitet die Daten aus den Stundenzetteln weiter und generiert eine Reihe von automatisierten Ausgaben, die Ihre Finanz- und Personalverwaltung erleichtern.

Voraussetzungen für die korrekte Meldung von Arbeiten

Damit Navigo alle Vorteile aus den Stundenzetteln Ihres Teams für Sie herausholen kann, müssen Sie in Navigo einige Parameter einstellen. Insbesondere das Pensum, der Stundensatz, die Feiertage und die Auslastung müssen für jeden Benutzer festgelegt werden. Es ist auch wichtig, die Art der Arbeit und den Gemeinkostenzuschlagssatz festzulegen.

Aufstellungen der Arbeit pro Zuweisung oder Art der Arbeit

Jeder Mitarbeiter kann die Arbeit entweder für eine ihm individuell zugewiesene Aufgabe (für ein bestimmtes Projekt), d.h. pro eine Allokation, oder pro eine Art von Arbeit erfassen. Für welche Option der Arbeitsplanung Sie sich entscheiden, hängt davon ab, ob Sie die spezifischen Kosten eines Teammitglieds verfolgen müssen oder ob Sie nur an den allgemeinen Kosten pro Art von Arbeit im Projekt interessiert sind.

Angaben zu Arbeit und Nutzung

Um zu vermeiden, dass der Mitarbeiter die gesamte Arbeitszeit erfassen muss, können Sie mit der Auslastung arbeiten, die das Verhältnis der erfassten Arbeitszeit zur Gesamtzeit des Mitarbeiters als Prozentsatz bestimmt. Der Mitarbeiter muss also auf den Bestellungen die durch die Auslastung ermittelten Stunden angeben. Andere müssen keine Arbeitszeit melden. Sie legen die Auslastung für einzelne Benutzer auf der Grundlage Ihrer Erfahrungen fest. Nicht nutzbare Zeit eines Teammitglieds muss auf den Gemeinkostenzuschlagssatz aufgeschlagen werden.

Arbeitszeiterfassung und Anwesenheit

Wenn unser Unternehmen das Eingangs- und Ausgangsregister verwendet, wird die Anwesenheit durch einen grünen Streifen angezeigt. Es ist wichtig, dass die gemeldeten Stunden der Anwesenheit entsprechen. Wenn das Unternehmen ein externes Zeiterfassungssystem angeschlossen hat, sehen Sie im obigen Kalender z. B. 4/8,5, d. h. 4 erfasste Stunden von 8,5 Anwesenheitsstunden. Im Falle einer externen Anwesenheit oder eines Eingangs- und Abgangsregister zeigt der Kalender die Realität an, wenn beides nicht vom Unternehmen genutzt wird, können wir den Zeitplan sehen. Es kann sogar noch erniedrigender sein.

Blockieren von Auftragsberichten

Das Nachtragen von Stundenzetteln kann durch Sperren eingeschränkt werden, sowohl für einzelne Benutzer, Organisationseinheiten als auch für das gesamte Unternehmen. So können Sie beispielsweise die Möglichkeit einschränken, Änderungen an Stundenzetteln vorzunehmen, die bereits von der Buchhaltung bearbeitet wurden. Sie können auch verschiedene andere Sperroptionen für die Projekte in den Details und Systemeinstellungen festlegen.

Systemeinstellungen für Arbeitsberichte

In Navigo ist es möglich, einige Bedingungen für Auftragsberichte in der Masse voreinzustellen. Dies geschieht über das Zahnrad in den Systemeinstellungen. Sie können auswählen, wie viele Arbeitstage rückwärts oder wie viele Tage vorwärts gemeldet werden können. Es ist auch möglich, hier für ein neu erstelltes Projekt festzulegen, dass nur über Zuweisungen berichtet wird, oder für ein neu erstelltes Projekt festzulegen, dass nur über die Art der Arbeit mit einem Plan berichtet wird usw.

Wenn Sie Auftragsberichte in den Systemeinstellungen auf eine bestimmte Weise einrichten, gilt dies für alle Projekte, die nach dieser Einstellung erstellt werden. Wenn wir jedoch für jeden Vertrag eine andere Regel für Leistungsbeschreibungen festlegen, dann gilt das auch für dieses Projekt.

Wonach suchen wir in den Arbeitsnachweisen?

Die Arbeitszeiterfassung ist eine Realität im Gegensatz zum Planen Ihrer eigenen Arbeit. Damit kann Navigo eine Reihe wichtiger Parameter überwachen – zum Beispiel, um Trends in der Projektrealität oder die Richtigkeit der Projektplanung und der Kosten zu erfassen. Es bietet auch die Möglichkeit, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu überwachen und die Personalkapazitäten auf Projekten und im Unternehmen entsprechend anzupassen.

Überblick über die im Rahmen des Projekts geleistete Arbeit

Neben der Vergabe von Unteraufträgen können wir auch unsere eigene (interne) Arbeit nachverfolgen, die von Mitarbeitern des Unternehmens an dem Projekt geleistet wurde. Wie viel von dieser Arbeit im Rahmen des Projekts geleistet wurde, d.h. wie viel Sie die Arbeit des Teams gekostet hat, können Sie anhand von Stundenzetteln nachvollziehen.

In der Übersicht der einzelnen Projekte sehen wir die Arbeitsnachweise der einzelnen Teammitglieder.
Im Arbeitsplan sehen wir die gemeldete Arbeit sowohl nach Arbeitsart als auch nach Zuweisung Für ein Projekt finden wir auch die zugehörigen Arbeitsanweisungen. Darunter können wir z.B. nach bestimmten Teammitgliedern, Arbeitstypen, Zuweisungen oderOrganisationseinheiten filtern.

Die gemeldete Arbeit wird auch auf den Thermometern des Projekts verfolgt. Wenn einzelne Teammitglieder anfangen, Arbeit zu melden, wird die hellblaue Farbe allmählich durch dunkelblau oder orange ersetzt, wenn die Pläne überschritten werden. Wenn die tatsächliche Arbeit nur für eine Arbeitsart geplant ist, es also keine Zuweisungen für diese gibt, erscheint ein hellblauer und weißer Balken. Sie finden die Thermometer im Plan unter Benutzerdefinierte Arbeit, unter jedem Arbeitstyp und unter Allokationen. Die tatsächliche (interne) Arbeit ist auch auf dem Gesamtthermometer des Projekts sichtbar.

Benutzerübersicht

Die Benutzerübersicht liefert wertvolle Informationen über die Arbeit des Mitarbeiters. Auf diese Weise kann er die Auslastung am Ende des Monats, die Abwesenheiten und auch die Projekte sehen, über die Ein-Mann-Teammitglieder berichtet haben.

Überprüfung der Arbeitsnachweise

Auf der Registerkarte Alle Berichte finden Sie alle Arbeiten, die Teammitglieder an Navigo gemeldet haben. Sie können nach einer Vielzahl von Parametern gefiltert werden, z. B. nach Art der Arbeit, Projekt, Benutzer, Datum usw. Von hier aus können wir auch Arbeitsberichte exportieren. Die Exporte können nach den im Filter angegebenen Parametern erstellt werden, zum Beispiel für einen bestimmten Zeitraum oder nach Benutzer.

Historie der Arbeitsberichte

Im Lesezeichen Historie finden Sie eine visualisierte Übersicht über die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeiter, je nachdem, wie sie ihre Arbeitszeiten erfasst haben. Anhand des Farbindikators, der von weiß bis rot reicht, können wir auf einen Blick erkennen, welches Teammitglied unterbeschäftigt ist, welches im Verhältnis zu seiner Zeit arbeitet und welches überbeschäftigt ist. Dies kann die Kapazitätsplanung verbessern.

Wohin die Daten aus den Arbeitsberichten geschrieben werden

Navigo arbeitet auch mit den gemeldeten Arbeitsstunden in anderen Ausgaben. So können Sie in den Thermometern sehen, wie Sie mit Ihrer eigenen (internen) Arbeit vorankommen, Sie können den Status im EVM-Diagramm und in den Leistungsindikatoren(KPIs) überwachen. Außerdem zeigt die Projektübersicht den prozentualen Anteil der Arbeitsberichte nach Organisationseinheit.