Aufträge

Navigo verfügt über ein sehr ausgeklügeltes System zur Erstellung von Projekt- und Gemeinkostenaufträgen. Die Informationen aus Ihren Kontakten werden automatisch in den Auftrag übernommen, so dass Sie beim Ausfüllen Ihrer Identität keine Zeit verlieren. Der Auftrag kann mit einem Unterauftrag gekoppelt werden.

Jeder Auftrag kann Artikel aus verschiedenen Projekten oder sogar Gemeinkostenartikel enthalten.

Die Aufträge können Sie in der Zusammenfassung im Lesezeichen Wirtschaft, auf dem Projekt und auf dem Unterauftrag sehen, welche Aufträge dazu gehören.

Inhaltsverzeichnis

Bestellmöglichkeiten
Wo erstelle ich einen Auftrag?
Vorlage für Auftragstexte
Auftragsnummerierung
Frist für die Durchführung
Ablauf des Auftrags
Auftrag drucken
Auftragsvorschau
Genehmigung von Aufträgen
Löschen von Aufträgen
Kopieren von Aufträgen
Auftragsfilter
Auftragskategorien
Bilder und Aufträge
Benutzerdefinierte Felder
Anmerkungen
Rechte und Aufträge

Bestellmöglichkeiten

Jede Bestellung kann eine Vielzahl von Artikeln enthalten, die in Navigate frei kombiniert werden können, aber jede Bestellung kann nur für einen Lieferanten erstellt werden. Bestellungen können nur Artikel aus Projekten, eine Kombination aus Gemeinkosten- und Projektartikeln oder reine Gemeinkostenartikel enthalten. Artikel auf einer Bestellung können einzeln einer Unterlieferung zugeordnet werden, wobei sie sekundär mit einer erhaltenen Rechnung verknüpft werden.

Wo erstelle ich einen Auftrag?

Alle Aufträge können im Projekt im Lesezeichen Aufträge und im Kontextmenü der Unteraufträge oder im Lesezeichen Wirtschaft erstellt werden. Wenn der Auftrag nur Gemeinkostenpositionen enthält, selbst wenn Sie ihn von einem beliebigen Lesezeichen im Projekt aus erstellen, finden Sie diesen Auftrag nur unter dem Lesezeichen Wirtschaft gespeichert.

Vorlage für Auftragstexte

Vorlagen für Auftragstexte können in den Systemeinstellungen unter Dokumenttextvorlagen erstellt werden. Die Möglichkeit, eine Auftragsvorlage zu erstellen, ist an das Recht gebunden: System – kann Benutzerrechte, Arbeitstypenkatalog und Grundeinstellungen ändern.

Jede Vorlage besteht aus Text vor und nach den Artikeln, und Sie können wählen, ob der Text von denjenigen, die den Auftrag ausfüllen, geändert werden kann oder nicht. Die Textvorlage kann in Tschechisch oder Englisch erstellt werden. In jeder Sprachversion kann eine Standardvorlage festgelegt werden.

Wenn Sie einen neuen Auftrag erstellen, wird der Vorlagentext für die gewählte Sprache vorausgefüllt. Die Standardeinstellung ist Englisch.

Auftragsnummerierung

Bei der Auftragsnummerierung haben wir eine Standard-Nummernreihe festgelegt. Wenn Sie eine andere Art der Nummerierung von Aufträgen wünschen, können Sie die Änderung mit uns vereinbaren. In diesem Fall handelt es sich um eine zusätzliche maßgeschneiderte Lösung, die kostenpflichtig ist.

Die Nummernserie und das Jahr des Auftrags können nach dem Speichern nicht mehr geändert werden. Der Auftrag kann für das vergangene Jahr oder für das zukünftige Jahr erstellt werden. Der Auftrag berücksichtigt die Zahlenreihen des Jahres, in dem sie enthalten ist.

Frist für die Durchführung

Bei jedem Auftrag können Sie das Lieferdatum angeben, sowohl insgesamt als auch pro Artikel. Der Termin kann als Datum oder als Text im Gesamteintrag eingegeben werden.

Ablauf des Auftrags

In Navigo können Sie den Status eines Auftrags festlegen: erstellt, akzeptiert (d.h. vom Lieferanten), geliefert und storniert. Der Status wird in der Auftragsliste angezeigt, Änderungen im Kontextmenü innerhalb des Auftrags oder in der Liste.

Diese Zustände kopieren den aktuellen Fortschritt des Auftrags, so dass immer nur ein Zustand gesetzt werden kann. Nachdem Sie einen Auftrag erstellt haben, können Sie den Status akzeptiert überspringen und direkt den Status geliefert setzen. Der Auftrag kann nur im erstellten Zustand bearbeitet werden. Sobald der Status auf akzeptiert gesetzt wurde, ist es nicht mehr möglich, den Auftrag zu ändern. Lediglich die Interne Notiz im Kopf des Auftrags sowie die Notiz für einzelne Artikel können geändert werden.

Nur eine Person, die über besondere Rechte verfügt, kann den Status eines Auftrags wieder in einen bearbeitbaren Zustand (Status: erstellt) ändern, siehe. Aufträge und Rechte.

Auftrag drucken

Sie können den Auftrag über das Kontextmenü in der Auftragsliste oder über das Kontextmenü direkt im Auftrag als PDF drucken. Wenn Sie die Artikeltexte ausgefüllt haben, wird die Tabelle mit den Artikeln gedruckt. Wenn Sie den Text des Auftrags nur in Textform angeben möchten, füllen Sie den Text der Artikel nicht aus, sondern nur den Text vor den Artikeln, und für jeden Artikel geben Sie nur seinen Preis an.

Es ist auch möglich, eine Signatur hinzuzufügen, indem Sie sie in den Details und Einstellungen auf den Benutzer hochladen. Die Unterschrift der verantwortlichen Person ist auf dem Auftrag aufgedruckt, es muss also nicht die Person sein, die ihn erstellt hat.

Wenn Sie mit der standardisierten Druckvorlage nicht zufrieden sind, können Sie im Rahmen von kostenpflichtigen Kundenkonfigurationen eine Änderung der Vorlage bestellen.

Auftragsvorschau

Um einen möglichst einfachen Überblick über die Auftragspositionen zu erhalten, können Sie eine Vorschau der Liste anzeigen, indem Sie auf das Icon klicken. Handelt es sich um einen Unterauftrag, wird der Unterauftrag ebenfalls in der Vorschau angezeigt.

Wenn Sie eine Frist pro Artikel verwenden, wird das Fälligkeitsdatum hier angezeigt.

Genehmigung von Aufträgen

Die Auftragsfreigabe ist eine sehr individuelle Einstellung, die zu den Kundenkonfigurationen gehört. Sie müssen sich mit uns in Verbindung setzen, um den Auftrag zu genehmigen. Sobald Sie die Genehmigung eingerichtet haben, funktioniert der Prozess so, dass die Genehmigung widerrufen wird, wenn jemand eine Änderung vornimmt, nachdem der Genehmigungsprozess begonnen hat. Bevor dies geschieht, wird eine Warnung angezeigt. Derjenige, der den Prozess ausgeführt hat, wird über den Abbruch des Genehmigungsprozesses und der Genehmigung benachrichtigt, und der Prozess muss neu gestartet werden.

Löschen von Aufträgen

Es ist nicht möglich, einen bereits erstellten Auftrag zu löschen, er kann nur storniert werden. Das bedeutet, dass stornierte Aufträge, die Sie im Filter aktiviert haben, zwar weiterhin in Ihrer Auftragsliste erscheinen, aber durchgestrichen werden. Die Auftragsnummer bleibt durch diesen Auftrag belegt.

Kopieren von Aufträgen

Der Auftrag kann kopiert werden. Dieser kopierte Auftrag wird immer an das Ende der Nummernzeile gesetzt. Sie können einen Auftrag über das Kontextmenü in der Auftragsliste oder über das Kontextmenü im Auftrag kopieren.

Auftragsfilter

Wir können zwischen den Aufträgen nach einer Reihe von Parametern filtern, z.B. nach ihrem Status, ob es sich um ein Projekt oder einen Gemeinkostenbeitrag handelt, und mehr. In der Liste der Aufträge wird im Feld Preis der Artikel gemäß Filter immer nur der Preis der Artikel angezeigt, die wir im Filter festgelegt haben.

Wenn ich z.B. einen Auftrag habe, der Projekt- und Gemeinkostenartikel enthält, und ich im Filter Projekt ankreuze, erhalte ich eine Liste aller Aufträge, die mindestens einen Projektartikel enthalten. In der Spalte Preis sehen wir den Gesamtpreis aller Artikel des Auftrags (Projekt und Gemeinkosten), aber in der Spalte Preis der Artikel nach Filter sehen wir in diesem Fall nur den Preis der Projektartikel.

Auftragskategorien

Sie können den Aufträgen Kategorien zuweisen und dann zwischen ihnen filtern. Die Kategorien gelten immer für den gesamten Auftrag.

Bilder und Aufträge

Die Auftragspositionen sind ebenfalls im Projektbild enthalten. Auf der Projektplanfolie werden immer nur die Elemente angezeigt, die zu diesem bestimmten Projekt gehören.

Benutzerdefinierte Felder

Es ist möglich, für jeden Auftrag ein benutzerdefiniertes Feld zu erstellen, dies ist eine zusätzliche kundenspezifische Lösung .

Anmerkungen

Es gibt zwei Arten von Notizen – interne in der Kopfzeile und Notizen zu einzelnen Artikeln. Diese Notizen werden nie auf Aufträgen gedruckt.
So können Sie z.B. in die Notiz neben dem Artikel schreiben, welche Artikel des Auftrags bereits geliefert wurden, bevor Sie den gesamten Auftrag als geliefert markieren. Interne Notizen gelten für den gesamten Auftrag.

Rechte beim Auftrag

Die Auftragsrechte können dem Benutzer global über die folgenden Rechte erteilt werden: Aufträge – kann alle Projektaufträge sehen Aufträge – kann alle Projektaufträge ändern Aufträge – kann alle Gemeinkostenaufträge sehen Aufträge – kann alle Gemeinkostenaufträge ändern

Bei Rechten, die sich auf ein Projekt beziehen, können Projektelemente geändert werden, Gemeinkostenaufträge sind nur sichtbar, können aber nicht geändert werden, und umgekehrt. Für die Gemeinkostenaufträge sind die Projektelemente also sichtbar, können aber nicht geändert werden.

Zusätzlich zu diesen globalen Rechten ist es möglich, Positionen auf Aufträge zu ändern, wenn der Benutzer Kostenrechte für ein bestimmtes Projekt oder Gemeinkosten hat.

Wenn der Benutzer nur Rechte für sein Projekt hat, kann er nur Elemente in seinem Projekt ändern, andere kann er sehen, sind aber unveränderlich.
Der Auftragskopf kann von jedem Benutzer geändert werden, der das Recht auf mindestens eine Auftragsposition hat.

Wenn Sie den Status eines Auftrags zurück ändern möchten, z.B. einen Auftrag von akzeptiert auf erstellt zurücksetzen möchten, müssen Sie das Recht haben:Aufträge – man kann den Auftragsstatus zurück ändern und den Status angenommen und geliefert ändern.