Projektfristen

Unter Termine in Navigo finden Sie eine Liste mit allen Vertragsdaten und Zahlungstermine des Projekts. So können Sie sehen, welche Fristen brennen und welche Schritte Sie umsetzen müssen. Gleichzeitig erhalten Sie einen perfekten Überblick über alle geplanten Projektzahlungen.

Alle Vertragstermine, Rechnungs- und Zahlungsfristen, Termine für erwartete Rechnungen von Unterauftragnehmernund Fälligkeitstermine werden automatisch in Termine erfasst. Die Liste der Fristen wird automatisch aus dem Projektplan erstellt und erfordert keine komplexe Neuschreibung von Informationen.

Dank der Übersicht über die Termine haben Sie eine klare Vorstellung von Cashflow des Unternehmens, was einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Abteilungen des Unternehmens gewährleistet und es Ihnen ermöglicht, das Projekt nahtlos mit einem zweiten Manager zu übernehmen.

Inhaltsverzeichnis

Was Sie auf der Registerkarte Termine finden können
Vorteile der Verwendung von Terminen
Fristen für Rechnungen
Wie Fristen funktionieren

Unter Termine in Navigo finden Sie eine Liste aller Termine und Zahlungsfristen, die wir für das Projekt haben. Diese Liste wird größtenteils automatisch aus den Daten erstellt, die während der Erstellung des Projektplans laufend eingegeben werden. Dank dieser Liste haben Sie einen sofortigen Überblick darüber, welche Termine noch Zeit haben, über welche Sie bereits nachdenken müssen und welche völlig und welche bereits sehr dringend sind. Die Fristen ermöglichen u.a. eine nahtlose Übergabe des Projekts an den zweiten Manager und sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss mit der Buchhaltungsabteilung.

Was Sie im Lesezeichen Termine finden können

• Der Termin, bis zu dem eine Rechnung für die geleistete Arbeit ausgestellt werden muss.
• Der Termin, an dem wir auf der Grundlage der Ausgangsrechnung den Zahlungseingang erwarten.
• Das Datum, an dem wir eine Rechnung des Unterauftragnehmers erwarten.
• Fälligkeitsdatum der Rechnungen, die wir vom Unterauftragnehmer erhalten
• Vertragliche Termine, die in den Verträgen mit dem Kunden festgelegt sind.

Vorteile der Verwendung von Terminen

• Sie sehen, wann es an der Zeit ist, sich um Rechnungen und Vertragsdaten zu kümmern.
• Sie wissen genau, wann Sie mit Einnahmen und Ausgaben für das Projekt rechnen können.
• Sie haben einen Überblick über die Ausführung aller projektbezogenen Zahlungen.
• Sie erhalten eine aggregierte Ansicht der Vertragsdaten.
• Erleichtern Sie den Informationstransfer zwischen dem Projektmanager und der Wirtschaftsabteilung.
• Sie können den Plan mit der Realität vergleichen und haben so die Kontrolle über den finanziellen Ablauf des Projekts.
• Sie können Ihnen helfen, Ihren Cashflow im Auge zu behalten – denken Sie daran, Rechnungen auszustellen, und vergewissern Sie sich, dass das Geld auch tatsächlich angekommen ist.
• Sie wissen genau, wann Sie die Rechnung eines Unterauftragnehmers erwarten können.
• Leichte Ersetzbarkeit – der neue Projektmanager kann sofort sehen, wo Sie was einsetzen können.

Fristen für die Rechnungsstellung

Bei jedem Projekt gibt es mehrere notwendige Fristen in Bezug auf die Rechnungsstellung, denn wir planen, die geleistete Arbeit oder einen Teil davon in Rechnung zu stellen, und auf der Grundlage der Rechnung haben wir eine Frist, bis zu der das Geld bei uns eingehen sollte. Gleichzeitig erhalten wir auch Rechnungen von Unterauftragnehmern. Wir haben also eine Frist, an der wir diese Rechnungen erwarten und auch ein Fälligkeitsdatum, an dem wir die Rechnung bezahlen müssen. Alle diese Elemente werden in unseren Terminen angezeigt, und Sie können eine farbige Markierung neben jedem von ihnen sehen, was es einfacher macht, die Termine zu erkennen.

Termine mit Rechnungen verknüpfen

Dank der Terminverwaltung von Navigo erhält die Wirtschaftsabteilung die Information, dass eine Rechnung ausgestellt werden muss. Die Termine erleichtern also den Informationsaustausch zwischen dem Projektleiter und der Buchhaltung. Auf diese Weise wird das Problem vermieden, dass die Buchhaltung keine Berichte erhält, z. B. über die Fertigstellung eines Teils eines Projekts, das in Rechnung gestellt werden muss.

Zukünftige Einkünfte in Terminen und ihre Vorteile

Buchhaltungssysteme liefern in der Regel Informationen über die Realität, sie erlauben es uns nicht, den Überblick zu behalten, wann welche Einnahmen und Ausgaben geplant sind. Indem wir die geplanten Einnahmen und Ausgaben in Terminen aufnehmen, erhalten wir einen realistischeren Blick auf den tatsächlichen Cashflow des Unternehmens.

Der prognostizierte Umsatz oder zukünftige Umsatz ist der Umsatz, den wir mit dem Projekt zu erzielen planen. Wenn wir ein einfaches Projekt haben, müssen wir nur die geplanten Einnahmen erstellen und sie mit anderen Verpflichtungen verknüpfen – zum Beispiel mit einem Vertragsdatum oder über einen Zeitbezug. Geplante Einnahmen können mit dem Cashflow verknüpft werden.

Bei großen Projekten ist das Problem meist komplexer. Diese Projekte haben in der Regel ein großes geplantes Budget und die Rechnungsstellung erfolgt in Stapeln. Die Abrechnungsdaten sind in der Regel an Vertragsdaten oder interne Meilensteine gebunden. Ein Beispiel hierfür sind Projekte, die nach den Phasen der Projektdokumentation geplant werden, wobei die Rechnungsstellung beispielsweise nach der Erstellung der Studie und dann nach weiteren Phasen erfolgt. So können Sie den Überblick behalten, wann Sie eine Rechnung ausstellen müssen. Das Projekt kann in Abrechnungsteile unterteilt werden.

Wie Termine funktionieren

Zu Beginn der Projektplanung wird die geplante Aufnahme auf das Thermometer gesetzt. Dies spiegelt sich automatisch in Termine und auch im Cashflow wider. Wenn ein aktuelles Meilenstein- oder Vertragsdatum erstellt wird, wird es auch automatisch in den Terminen angezeigt.