Unteraufträge

Wenn Sie den Plan für die Vergabe von Unteraufträgen ausfüllen, haben Sie einen Überblick über alle externen Arbeiten an dem Projekt. Sie behalten die Fristen im Auge und sehen, wie viel Geld Sie für die Vergabe von Unteraufträgen zurückgelegt haben und wie viel Sie bereits ausgegeben haben. Der Prozess des Eingangs von Rechnungen und deren Zuordnung zu Projekten wird ebenfalls rationalisiert.

Sie sehen den Status aller externen Arbeiten an dem Projekt unter Projektplankönnen Sie auch den Status jedes einzelnen Unterauftrags verfolgen. Sie werden frühzeitig feststellen, dass Sie Gefahr laufen, Ihr Budget zu überschreiten oder Ihren Termin zu verpassen.

Informationen aus Unterverträgen tragen zu dem automatisch generierten Cashflow des Unternehmens bei und auch zur Liste der wichtigen Fristen.

Inhaltsverzeichnis

Unterauftragnehmer
Welche Parameter wir bei Unteraufträgen überwachen
Budget für die Vergabe von Unteraufträgen
Abgleich von Teillieferungen mit erhaltenen Rechnungen
Fälligkeit der Rechnungen
Termine
Unteraufträge und Aufträge
Status der Fertigstellung von Unteraufträgen
Beendigung von Unteraufträgen
Kategorien von Unteraufträgen
Verkaufspreis
Übersicht über alle Unteraufträgen
Filtern von Unteraufträgen und Unterauftragnehmern

Die Planung und Überwachung der Ausführung von Unteraufträgen gehört zu den Eckpfeilern des Projektmanagements. Ein Unterauftrag ist jede Arbeit, Dienstleistung oder jedes Produkt, das wir nicht durch unsere eigene Arbeit erhalten, sondern von externen Lieferanten kaufen. Je genauer und umfassender Sie Ihre Unteraufträge planen, desto mehr Kontrolle haben Sie über das Projekt während seiner Durchführung.

Unterauftragnehmer

In Navigo können Sie den Überblick über alle Kontakte zu Subunternehmern behalten. Sie speichern sie in den Kontakten, und wenn Sie einen Unterauftrag einrichten, können Sie aus dieser Liste auswählen.
Wenn Sie einen Unterauftrag planen und Sie den Unterauftragnehmer kennen, ihn aber nicht in Ihren Kontakten aufgeführt haben, müssen Sie ihn zunächst zu den Kontakten hinzufügen. Sie können einen Unterauftrag auch ohne einen bestimmten Unterauftragnehmer planen und ihn jederzeit hinzufügen, einschließlich der spezifischen Person, die für den Lieferanten an dem Unterauftrag arbeiten wird. Sie können den Preis des Unterauftrags schätzen oder den Preis eingeben, den Sie mit dem Unterauftragnehmer vorab vereinbart haben.

Welche Parameter wir bei Unteraufträgen überwachen

Bei Unteraufträgen sind das Budget und die Fristen wichtig. Wir verfolgen das Budget und die Einhaltung der Vorgaben auf Thermometern, Zeitdaten in Terminen und Gantt.

Budget für die Vergabe von Unteraufträgen

Wir planen die Budgets der Unteraufträgen individuell für jeden Unterauftrag, deren Summe in der Übersicht der Unteraufträgen und auch in den Thermometern des gesamten Projekts erscheint.

Wo finden wir auf dem Thermometer die Unteraufträge?

• Gesamtthermometer des Projekts
• Thermometer an jedem wbs-Element
• Übersichtsthermometer für alle Unteraufträge des Projekts
• Thermometer für jeden einzelnen Unterauftrag

So lesen Sie das Thermometer für Unteraufträge ab

Unteraufträge sind unabhängig von ihrer Farbe (die durch ihren Status bestimmt wird, siehe unten) immer gepunktet.

Das geplante Budget für Unteraufträge erscheint als hellblau gestrichelte Linie auf dem Thermometer. Dieser Betrag kann also für die Vergabe von Unteraufträgen ausgegeben werden, ohne dass das Endergebnis durch die Vergabe von Unteraufträgen beeinträchtigt wird.

Der Finanzplan wird immer durch ein Dreieck auf dem Thermometer für die Unteraufträge und auf dem Thermometer für die Gesamtunteraufträge dargestellt. Dies markiert die Grenze Ihres Plans und zeigt, wo das imaginäre Quecksilber Ihres Budgets endet und Sie es nicht überschreiten sollten. Sie können für jeden Unterauftrag sehen, ob Sie im Zeitplan liegen oder nicht. Dasselbe gilt für das Gesamtthermometer auf der Unterauftragsübersicht.

Bei der Planung von Unteraufträgen ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Plan zum Gesamtbudget des Projekts passt, damit Sie keine Verluste erleiden und Ihnen ein Gewinn und genügend Geld für Ihre eigene Arbeit bleibt.

Sobald eine Rechnung an einen Unterauftrag angehängt wird, erscheint sie auf dem Thermometer als dunkelblaue, gepunktete Farbe, die sich von dem hellen Blau abhebt.

Wenn das Thermometer immer noch hellblau ist, bedeutet dies, dass der tatsächliche Preis für den Unterauftrag niedriger war als ursprünglich geplant oder dass ein Teil des Unterauftrags noch ausgeführt werden muss.

Wenn der Unterauftrag mit einem Überschuss endet, können die verbleibenden Mittel zur Deckung anderer Kosten verwendet oder als Gewinn behandelt werden. Wenn Sie den Unterauftrag schließen, verschwindet die hellblaue gepunktete Linie, das Dreieck verschiebt sich auf den tatsächlich ausgegebenen Preis, aber der gesamte Projekt-/PSP-Budgetplan als Harke bleibt derselbe. Das bedeutet, dass Sie den Restbetrag, den Sie bei dem Unterauftrag eingespart haben, für einen anderen Unterauftrag oder Ihre eigene Arbeit verwenden können. Wenn Sie das nicht tun, ist es Ihr Gewinn, der auf dem Thermometer grün angezeigt wird, wenn das Projekt abgeschlossen ist.

Wenn der Rechnungspreis für einen Unterauftrag den Plan übersteigt oder wenn der Unterauftrag gar nicht geplant war, sehen wir dies als orange gestrichelte Linie im Thermometer. Über dieser orangefarbenen Linie erscheint immer eine rote Linie, weil die Kosten des Unterauftrags das geplante Budget überschritten haben.

Diese Zeile erscheint auch, wenn Sie einen geplanten Unterauftrag nicht mit einem Ist-Kostenpunkt, d.h. einer erhaltenen Rechnung, verknüpft haben. Dann bleibt der Unterauftragsplan hellblau und eine orangefarbene Linie erscheint. Sie können in der Unterauftragsübersicht überprüfen, ob Sie einen Unterauftrag mit einer Rechnung verbindet haben. Dort sehen Sie die Information, dass es in Ihrem Projekt eine Ausgabe gibt, die außerhalb des Zeitplans liegt. Nach der Verknüpfung mit der erhaltenen Rechnung oder dem Kassenartikel verschwinden die orangefarbenen und roten Linien auf dem Thermometer und werden dunkelblau gepunktet.

Abgleich von Teillieferungen mit erhaltenen Rechnungen

Damit das Thermometer bei einem Unterauftrag Veränderungen anzeigt, d.h. von hellblau zu dunkelblau, müssen die Unteraufträge mit den eingegangenen Rechnungen oder den Posten in der Kasse abgeglichen werden.

Achtung! Die Verbindung erfolgt immer über die erhaltenen Rechnungen oder Kassenposten, die Sie im Projekt unter Externe Kosten oder in der Rubrik Wirtschaft unter Erhaltene Rechnungen finden. Nicht vom Unterauftrag. Öffnen Sie daher immer zuerst die Rechnung oder Kassenposition und ordnen Sie ihr den Unterauftrag zu. Das liegt daran, dass Rechnungsposten zu verschiedenen Unteraufträgen gehören können und dass es mehrere Rechnungen zu einem Unterauftrag geben kann.

Fälligkeit der Rechnungen

Für jeden Unterauftrag können Sie auch das Fälligkeitsdatum der Rechnung eingeben. Sie können dann die Fälligkeitstermine der Rechnungen im Vergleich Rechnungsplan vs. Rechnungsrealität und auch im Cashflow einsehen.

Termine

Für jede der Unteraufträge können wir den Zeitplan planen, d.h. ihren Beginn und ihr Ende. Wenn die Termine für Unterlieferungen nicht eingeplant sind, betrachtet Navigo die Start- und Endtermine der Unterlieferung automatisch als die Start- und Endtermine des Projekts oder PSP-Elements, in das sie eingebettet ist.

Wir können auch Unteraufträge mit anderen Unteraufträgen, geplanten Einnahmen, PSP-Elementen und Meilensteinen über Zeitreferenzen verknüpfen. Sie können gleichzeitig laufen oder aufeinander aufbauen. Ausführliche Informationen zum Erstellen von Zeitreferenzen finden Sie unter Zeitreferenzen.

Die Fristen, die für Unteraufträge festgelegt wurden, werden automatisch in der Liste der Termine angezeigt. Sobald der Unterauftrag geschlossen wird, verschwindet der Frist aus der Liste. Die Fristen sind auch wichtig für die Anzeige von Cashflow und Zeitplan und Rechnungsrealität.

Unteraufträge und Aufträge

Sie können jede Teillieferung mit einer Bestellung in Navigo verknüpfen. In der Unterauftragsübersicht haben Sie dann die Kontrolle über den vereinbarten Preis im Auftrag und den Preisplan. Ein Unterauftrag kann mehrere Bestellungen haben, hat aber immer nur einen Lieferanten. Sie können einen Auftrag aus dem Unterauftragsmenü und einen Unterauftrag aus dem Auftragsmenü erstellen.

Status der Fertigstellung des Unterauftrags

Sie können den Fertigstellungsstatus jedes Unterauftrags aufzeichnen, während er ausgeführt wird. Sie sehen dies dann für jeden Unterauftrag und auch in der Übersicht der Unteraufträgen.

Wenn Sie einen Überblick darüber benötigen, wie Sie zu dem Preis für den Unterauftrag gekommen sind, können Sie die Art der Einheiten und deren Anzahl angeben. Zum Beispiel Stunden und eine Schätzung der Anzahl der Stunden, die für die Ausführung des Unterauftrags erforderlich sind.

Beendigung von Unteraufträgen

Ein bestehender Untervertrag kann jederzeit gekündigt werden. Wenn der Unterauftrag abgeschlossen ist, können Sie sie in der Unterauftragsübersicht schließen. Dadurch werden seine Fristen aus unseren Fristen entfernt, und wenn der gesamte Plan nicht ausgeschöpft wird, stehen diese Mittel im Laufe des Projekts wieder zur Aufstockung zur Verfügung. Sie können dann abgeschlossene und stornierte Unteraufträge in der Unterauftragsübersicht einsehen.

Kategorien von Unteraufträgen

Bei Unteraufträgen können Sie Kategorien verwenden, um Unteraufträge nach einzelnen Parametern zu suchen oder sie nach Kategorien zu kennzeichnen.

Verkaufspreis

Für jeden Unterauftrag können wir seinen Verkaufspreis planen. Dieser Eintrag dient nur zur Information und ist für Sie von Bedeutung, wenn Sie eine Dienstleistung oder ein Produkt an einen Unterauftragnehmer weiterverkaufen und festhalten möchten, wie hoch der Preis sein sollte.
Der Verkaufspreis ist nicht in den Gesamteinnahmen des Projekts enthalten und erscheint auch nicht in einem Thermometer, sondern nur im Bericht für Unterverträge. Wenn Sie die Option, den Verkaufspreis bei der Planung von Unterverträgen einzutragen, nicht wünschen, schalten Sie sie in den Systemeinstellungen unter Unterverträge aus.

Übersicht über alle Unteraufträgen

Die Übersicht der Unteraufträge wird automatisch aus den einzeln geplanten und ausgeführten Unteraufträgen angezeigt. Sie können ihn im Projektplan finden und von dort aus zum Plan jedes einzelnen Unterauftrags gelangen.

Alle geplanten Unteraufträge sind im Projektplan sichtbar. Zunächst ist ein zusammenfassendes Thermometer für alle Unteraufträge des Projekts verfügbar, gefolgt von einer Übersicht über jeden Unterauftrag.

Für jeden im Bericht aufgeführten Unterauftrag sehen Sie den Lieferanten, den Namen des Unteraufrags und ob es dafür eine genehmigte oder nicht genehmigte akzeptierte Rechnung gibt, das Enddatum, den geplanten Preis, ein Thermometer, das die Realität im Vergleich zum Plan anzeigt, das erwartete Fälligkeitsdatum und die Kategorie. Die Übersicht der Unteraufträge kann in ein Excel-Dokument exportiert werden.

Filtern von Unteraufträgen und Unterauftragnehmern

In der Projektübersicht können Sie Projekte nach Unterauftragnehmern filtern. Und umgekehrt – im Kontakt mit dem Lieferanten lässt sich nachvollziehen, an welchen Projekten der Unterauftragnehmer beteiligt war.

Wo überall Unteraufträge auftauchen