Subdodávky

Potřebuji mít pod kontrolou spolupráci s externisty a subdodavateli – vědět, co mají dodat, za kolik, a kdy. Navigo mi umožní evidovat subdodávky přímo u projektů, sledovat rozpočty, termíny i fakturaci. Díky tomu mám jistotu, že vše běží podle dohody a nic mi neunikne.

Díky vyplnění plánu subdodávek budete mít přehled o všech externích pracích na projektu. Uhlídáte jejich termíny, uvidíte, kolik peněz máte na subdodávku vyhrazeno a kolik jste už vydali. Zefektivní se i proces přijímání faktur a jejich párování s projekty. 

Stav všech externích prací na projektu se vám bude zobrazovat u plánu projektu, můžete také sledovat stav každé jednotlivé subdodávky. Včas zjistíte, že hrozí překročení jejího rozpočtu nebo nedodržení termínu.

Informace ze subdodávek se spolupodílí na automaticky tvořeném cashflow firmy a také na seznamu důležitých termínů.

Obsah

Subdodavatelé
Jaké parametry u subdodávek sledujeme
Rozpočet subdodávek
Kde na teploměru najdeme subdodávky?
Párování subdodávek s přijatými fakturami
Splatnost faktur
Termíny
Subdodávky a objednávky
Stav dokončení subdodávek
Ukončení subdodávek
Kategorie subdodávek
Prodejní cena
Přehled všech subdodávek
Filtrování subdodávek a subdodavatelů
Kde všude se subdodávky zobrazí

Plánování a sledování realizace subdodávek patří mezi základní stavební kameny při řízení projektu. Subdodávkou je každá práce, služba či produkt, který nezískáváme vlastní prací, ale kupujeme od externích dodavatelů. Čím přesněji a komplexněji subdodávky naplánujete, tím větší kontrolu nad projektem při jeho realizaci máte.

Subdodavatelé

V Navigu můžete evidovat veškeré kontakty na subdodavatele. Ukládáte je do Kontaktů a v případě zakládání subdodávky můžete z tohoto seznamu vybírat. V případě, že plánujete subdodávku, znáte subdodavatele, ale nemáte jej uvedeného v kontaktech, je třeba ho nejprve do Kontaktů založit.
Subdodávku můžete naplánovat i bez konkrétního subdodavatele, toho pak můžete kdykoliv doplnit, a to včetně konkrétni osoby, která bude u dodavatele na subdodávce pracovat. Cenu subdodávky můžete odhadnout nebo zadat tu, kterou máte se subdodavatelem předjednanou.

Jaké parametry u subdodávek sledujeme

U subdodávek je důležitý především rozpočet a termíny. Rozpočet a jeho dodržování sledujeme na teploměrech, časové údaje v termínech a Ganttu.

Rozpočet subdodávek

Rozpočet subdodávky plánujeme jednotlivě u každé subdodávky, jejich součet se objeví na přehledu subdodávek a také v teploměrech celého projektu.

Kde na teploměru najdeme subdodávky?

• celkový teploměr projektu
• teploměr na každém elementu wbs
• souhrnný teploměr pro všechny subdodávky na projektu
• teploměr u každé jednotlivé subdodávky

Jak číst teploměr subdodávek

Subdodávky, ať už mají jakoukoliv barvu (ta je určena jejich stavem, viz. níže), jsou vždy tečkované.

Naplánovaný rozpočet subdodávky se na teploměru projeví jako světle modrá tečkovaná čára. Tuto částku lze tedy na subdodávku vyčerpat, aniž by realizace subdodávek negativně ovlivnila konečný výsledek.

Na teploměru pro jednotlivé subdodávky i na souhrnném teploměru subdodávek je vždy finanční plán znázorněný trojúhelníčkem. Ten vyznačuje mantinel vašeho plánu, ukazuje, kde končí pomyslná rtuť vašeho rozpočtu a neměli byste ji překročit. Můžete tak vidět, zda se u každé ze subdodávek pohybujete v rámci plánu, nebo jste jej překročili. To samé platí pro celkový teploměr na přehledu subdodávek.

Při plánování subdodávek je třeba hlídat, jestli jejich plán odpovídá celkovému rozpočtu projektu tak, abyste se nedostali do ztráty, zůstal vám zisk a dostatečná část finančních prostředků na vlastní práci.

Jakmile se k subdodávce přiřadí faktura, projeví se to na teploměru jako tmavě modrá tečkovaná barva, která ubírá ze světle modré.

Pokud na teploměru stále zůstává světle modrá, znamená to, že skutečná cena za subdodávku byla nižší, než byla původně naplánovaná, nebo zbývá část subdodávky ještě realizovat.

Pokud subdodávka skončila přebytkem, můžou se zbylé prostředky využít na pokrytí jiných nákladů, nebo se považují za zisk. Pokud subdodávku uzavřete, světle modrá tečkovaná čára zmizí, trojúhelníček se posune na reálně utracenou cenu, ale celkový plán rozpočtu projektu/elementu WBS v podobě hrabí zůstává stejný. To znamená, že zbylou částku, kterou jste na subdodávce ušetřili, můžete rozplánovat na jinou subdodávku nebo vlastní práci. Jestliže tak neučiníte, bude to váš zisk, který se po uzavření projektu na teploměru projeví zelenou barvou.

V případě, že cena na faktuře za subdodávku překročila plán nebo dokonce subdodávka nebyla naplánovaná, vidíme ji jako oranžovou tečkovanou čáru v teploměru. Nad touto oranžovou čarou se vždy objeví červená čára, protože náklady na subdodávku překročily plánovaný rozpočet.

Tato čára se objevuje také v případě, že nemáte spárovanou naplánovanou subdodávku s reálným nákladem, tedy přijatou fakturou. Potom plán subdodávky zůstává světle modrý a objevuje se oranžová čára. Že nemáte spárovanou subdodávku s fakturou lze zkontrolovat v přehledu subdodávek. Tam uvidíte informaci o tom, že ve vašem projektu existuje náklad, který je mimo plán. Po spárování s přijatou fakturou, případně položkou pokladny, oranžová a červená čára u teploměru zmizí a změní se na tečkovanou tmavě modrou.

Párování subdodávek s přijatými fakturami

Aby se na teploměru začaly projevovat při realizaci subdodávky změny, tedy světle modrá ustupovala tmavě modré, je třeba je párovat subdodávky s přijatými fakturami, případně položkami v pokladně.

Pozor! Párování se vždy provádí na přijatých fakturách nebo položkách pokladny, které najdete u projektu v Externích nákladech nebo v sekci Ekonomika pod položkou Přijaté faktury. Nikoliv ze subdodávky. Proto vždy nejprve otevřete fakturu nebo položku pokladny a k ní přiřaďte subdodávku. Je to proto, že položky faktury můžou náležet k rozdílným subdodávkám a na subdodávce může být více faktur.

Splatnost faktur

U každé subdodávky lze také vyplnit splatnost faktur. Termíny splatnosti faktur si potom můžete zobrazit v porovnání Plánu a reality fakturace a také v Cashflow.

Termíny

U každé ze subdodávek můžeme naplánovat časový harmonogram, tedy její začátek a konec. Pokud termíny subdodávky nenaplánujeme, Navigo automaticky za datum zahájení a ukončení subdodávky považuje zahájení a ukončení projektu, nebo elementu WBS, ve kterém je vložená.

Subdodávky také můžeme navázat pomocí časových referencí s dalšími subdodávkami, plánovanými příjmy, elementy WBS a milníky. Můžou běžet souběžně nebo navazovat jedna na druhou. Podrobné informace o vytvoření časových návazností najdete v článku Časové reference.

Termíny nastavené u subdodávek se automaticky zobrazují v seznamu termínů, jakmile se subdodávka uzavře, termín ze seznamu zmizí. Termíny jsou také důležité pro zobrazování Cashflow a Plánu a reality fakturace.

Subdodávky a objednávky

Každou subdodávku můžete v Navigu propojit s objednávkou. V přehledu subdodávek máte potom kontrolu nad dohodnutou cenou v objednávce a plánem ceny. Jedna subdodávka může mít více objednávek, vždy však má jednoho dodavatele. Z menu subdodávky jde vytvořit objednávku a z menu objednávky subdodávka.

Stav dokončení subdodávek

Během realizace jednotlivých subdodávek si můžete zaznamenávat stav jejich dokončení. Ten potom uvidíte u jednotlivé subdodávky a také v přehledu subdodávek.

Pokud potřebujete přehled o tom, jak jste k výpočtu ceny subdodávky dospěli, je možné vyplnit typ jednotek a jejich počet. Například hodiny a předpokládaný odhad počtu hodin potřebných k realizaci subdodávky.

Ukončení subdodávek

Založenou subdodávku lze kdykoliv zrušit. Pokud je subdodávka kompletní, je možné ji v přehledu subdodávek uzavřít. Tím nám zmizí její termíny z Termínů a pokud se celý plán nevyčerpal, tyto prostředky budou znovu k doplánování v rámci celého projektu. Na přehledu subdodávek pak můžete zobrazit subdodávky dokončené i zrušené.

Kategorie subdodávek

U subdodávek můžete využívat kategorie, díky kterým budete moci mezi jednotlivými subdodávkami vyhledávat podle individuálních parametrů, případně si je kategorií označit.

Prodejní cena

U každé subdodávky si můžeme naplánovat její prodejní cenu. Tato položka má pouze informativní charakter a bude mít pro vás smysl v případě, že subdodavatelskou službu nebo produkt přeprodáváte a chcete si evidovat, za jakou cenu to má být. Prodejní cena se nezapočítává do celkových příjmů projektu a nezobrazí se v žádném teploměru, uvidíte ji pouze v přehledu subdodávek.
Pokud nechcete, aby se možnost vyplnění prodejní ceny při plánování subdodávek zobrazovala, vypněte ji pod ozubeným kolečkem v systémových nastaveních pod položkou Subdodávky.

Přehled všech subdodávek

Přehled subdodávek se zobrazuje automaticky z jednotlivě naplánovaných a realizovaných subdodávek. Naleznete jej v plánu projektu a dostanete se z něj do plánu každé jednotlivé subdodávky.

Všechny naplánované subdodávky vidíme u plánu projektu. Nejprve je k dispozici souhrnný teploměr pro všechny subdodávky projektu, následuje přehled jednotlivých subdodávek.

U každé subdodávky uvedené v přehledu vidíte jejího dodavatele, název subdodávky a to, zda k němu existuje schválená, či neschválená přijatá faktura, datum ukončení, naplánovanou cenu, teploměr zachycující její realitu v porovnání s plánem, očekávanou splatnost a Kategorii. V přehledu subdodávek lze provést export do excelového dokumentu.

Filtrování subdodávek a subdodavatelů

Na přehledu projektů je možné filtrovat projekty podle subdodavatele. A naopak – v kontaktu dodavatele je možné dohledat, v kterých projektech byl subdodavatel zapojený.

Kde všude se subdodávky zobrazí