Wenn wir noch mehr nützliche neue Funktionen hinzufügen würden, würde diese Version platzen!
Paarung von geplanten Einnahmen und Ausgangsrechnungen
Die wichtigste Neuerung dieser Version ist die Möglichkeit, geplante Einnahmen und Ausgangsrechnungen abzugleichen. In der Rechnung ist es möglich, einen geplanten Eingang ähnlich wie einen Unterauftrag auf der erhaltenen Rechnung zuzuordnen:
Nach der Kopplung wird die Rechnungstabelle für den geplanten Eingang angezeigt:
Im Abrechnungsthermometer erscheinen drei Farben:
- grau dargestellt sind die verbleibenden prognostizierten Einnahmen,
- schwarz steht für die Rechnungen, die ausgestellt, aber nicht bezahlt wurden,
- weiß dargestellt sind die Rechnungen, die ausgestellt und bezahlt wurden.
Während des Projekts wechselt das Grau allmählich zu Schwarz und schließlich zu Weiß.
Sie können einen geplanten Eingang schließen, um weitere Änderungen an der Rechnung zu verhindern. Die Abrechnungstabelle und die Thermometer warnen mit Farben davor, weniger als geplant und auch mehr als geplant abzurechnen. Dies hilft, Fehler zu vermeiden.
Geplante Quittungen konnten schon vorher erstellt werden, ebenso wie Ausgangsrechnungen, aber der Abgleich zwischen ihnen ist neu. Wie werden sich die Änderungen auf bestehende Projekte auswirken?
Bei abgeschlossenen Projekten werden alle projizierten Einnahmen automatisch abgeschlossen und es ist daher keine Aktivität erforderlich.
Bei offenen Projekten müssen Sie eine von zwei Aktionen durchführen, sonst zeigt das Abrechnungsthermometer zu hohe Werte an:
- Gleichen Sie bereits Ausgangsrechnungen mit den erwarteten Einnahmen ab und schließen Sie diese ab. Dies ist die bevorzugte Option.
- Geplante Einnahmen, die bereits in Rechnung gestellt wurden, schließen. Dadurch verschwindet ihre graue Farbe, aber ihr ursprünglicher Plan bleibt in der Tabelle der voraussichtlichen Einnahmen rot. Dies kann behoben werden, indem Sie sie vor dem Schließen auf Null setzen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie vorgehen sollen, wenden Sie sich bitte an unseren Benutzersupport. Wir helfen Ihnen gerne.
Geplanter Umsatz im WBS
Geplante Einnahmen können nun in WBS-Elemente eingetragen werden, so dass die einzelnen Teile separat geplant werden können.
Die graue Farbe des Thermometers zeigt die geplante Einnahme an und summiert sich zum Projekt. Die Margen werden nicht für einzelne Elemente, sondern für das gesamte Projekt festgelegt. Wenn Sie eine Marge für ein WBS-Element benötigen, können Sie stattdessen ein Unterprojekt verwenden.
Vertragsdaten
Im Meilensteinformular können Sie die Art des Meilensteins auswählen – einen regulären Meilenstein oder ein Vertragsdatum. Die Typen sind durch ein Symbol gekennzeichnet und das Vertragsdatum kann im Formular auch als abgeschlossen festgelegt werden. Diese neue Funktion ist mit einer anderen Funktion verbunden – Termine.
Termine
Durch den Abgleich von geplanten Umsätzen und Rechnungen sowie die Definition eines neuen Meilensteintyps konnten wir diese von Kunden seit langem geforderte Funktion bereitstellen. Sie können die folgenden Informationen einsehen:
- die noch ausstehenden voraussichtlichen Einnahmen, einschließlich des Betrags, der noch in Rechnung gestellt werden muss,
- unbezahlte Rechnungen, die vom Kunden ausgestellt wurden,
- ausstehende Unteraufträge,
- eingegangene unbezahlte Rechnungen,
- Meilensteine wie Vertragsdaten und geplante Projektabschlüsse.
Die Termine sind als Lesezeichen im Projekt verfügbar, das alle Termine des Projekts oder der Unterprojekte anzeigt, und als Symbol in der oberen Leiste, das die Termine aller Projekte anzeigt, für die ich Rechte habe. Zusammenfassende Informationen werden am Schwarzen Brett und in der Projektübersicht angezeigt.
Die einzelnen Posten sind farblich gekennzeichnet, je nachdem, wie viel bis zum Ablauf der Frist noch übrig ist oder wie viel überschritten wurde:
- grün vor Ablauf der Frist,
- schwarz am Tag des Datums,
- orange weniger als einen Monat nach Ablauf der Frist,
- rot mehr als einen Monat nach Ablauf der Frist,
- grau für unbekannte Begriffe.
Die grauen und roten Begriffe können im Filter zu einem einzigen Eintrag zusammengefasst werden, so dass sie nicht unnötig Platz beanspruchen. Zum Beispiel, wenn Sie unbezahlte Rechnungen oder ähnliches haben.
Kopie der geplanten Aufnahme und Untervergabe
Über das Kontextmenü der geplanten Aufnahme und des Unterauftrags können Sie nun Kopien davon erstellen.
Versenden von Rechnungen per E-Mail
Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, eine Rechnung im PDF-Format direkt aus Navigo an den Kunden zu senden.
Wenn Sie sich fragen, wie eine solche E-Mail aussehen könnte, werfen Sie einen Blick auf die E-Mail, die die letzte Rechnung für Navigo erhalten hat 🙂
Damit die Rechnungs-E-Mail glaubwürdig ist, muss sie von Ihrer Domain aus gesendet werden. In den Systemeinstellungen von Navigo (Zahnrad oben rechts >Systemeinstellungen> Rechnungen) müssen Sie das E-Mail-Konto, über das die Rechnungen versendet werden sollen, sowie den Betreff und den Text der E-Mail eingeben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie teilnehmen können, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team. Wir beraten Sie gerne oder stellen die Verbindung zu Ihrer IT her.
Exportieren eines Gantt in ein Bild
Wir haben dem Gannt-Diagramm die Möglichkeit hinzugefügt, das Diagramm als PNG-Bild herunterzuladen, das Sie z.B. ausdrucken und an eine Pinnwand hängen können.
Ändern der Rechte der für das Projekt verantwortlichen Person
Wir haben die Rechte geändert, die automatisch an die für das Projekt verantwortliche Person vergeben werden. Jeder Verantwortliche sieht nur die Kosten. Um Rechnungen und Quittungen einsehen zu können, muss sie eines der folgenden Rechte haben:
- Projekte – sieht die grundlegende Aufteilung des Plans,
- Projekte – können den grundlegenden Unterteilungsplan ändern,
- Projekte – können die geplanten Einnahmen verändern
Neue Bestellvorlage
Wir haben die Druckauftragsvorlage in PDF geändert, wobei einige der angezeigten Informationen verschoben wurden. Es ist jetzt auch möglich, eine Bestellung ohne Angabe eines Preises zu erstellen, der bisher ein obligatorischer Bestandteil der Bestellung war.
