To musíte zkusit: Termíny, párování plánovaných příjmů s fakturami a další!

Jaroslav Kuboš Nové verze

Kdybychom přidali ještě nějaké užitečné novinky, tak by tahle verze praskla!

Párování plánovaných příjmů a vydaných faktur

Hlavní novinkou této verze je možnost párování plánovaných příjmů a vystavených faktur. Ve faktuře je možné přiřazovat plánovaný příjem podobně jako subdodávku na přijaté faktuře:

Po spárování se u plánovaného příjmu zobrazí tabulka faktur:

V teploměru fakturace se objevují tři barvy:

  • šedá znamená zbývající plánované příjmy,
  • černá vystavené ale nezaplacené faktury,
  • bílá vystavené a zaplacené faktury.

V průběhu projektu se šedá postupně mění na černou a nakonec na bílou.

Plánovaný příjem je možné uzavřít, a tím zamezit dalším změnám na faktuře. Tabulka a teploměry fakturace varují barvami před vyfakturováním méně, než bylo v plánu, a také vyfakturování více, než bylo v plánu. To pomáhá zamezit chybám.

Plánované příjmy bylo možné vytvářet už dříve, stejně jako vydané faktury, ovšem jejich párování je novinka. Jak se změny projeví v existujících projektech?

Na uzavřených projektech se všechny plánované příjmy automaticky uzavřou, a proto není potřeba vyvíjet žádnou aktivitu.

U otevřených projektů je potřeba udělat jednu ze dvou akcí, jinak bude teploměr fakturace ukazovat příliš vysoké hodnoty:

  1. Napárovat už vydané faktury s plánovanými příjmy a ty uzavřít. Toto je preferovaná možnost.
  2. Plánované příjmy, které už byly fakturovány, uzavřít. Tím zmizí jejich šedá barva, ale v tabulce plánovaných příjmů zůstane jejich původní plán svítit červeně. To lze opravit tak, že jim před uzavřením nastavíte nulovou hodnotu.

Pokud jste na pochybách, jak postupovat, prosím kontaktujte naši uživatelskou podporu. Rádi pomůžeme.

Plánované příjmy ve WBS

Plánované příjmy lze nově vkládat do elementů WBS, a tím plánovat jednotlivé části zvlášť.

Šedou barvou teploměru se zobrazuje plánovaný příjem a sčítá se směrem nahoru až k projektu. Marže se na jednotlivých elementech neřeší, řeší se až na projektu. Pokud potřebujete marži na elementu WBS, můžete místo něj použít podprojekt.

Smluvní data

Ve formuláři milníku jsme umožnili zvolit jeho typ – běžný milník, nebo smluvní datum. Typy jsou rozlišeny ikonkou a smluvní datum je navíc možné ve formuláři nastavit jako dokončené. Tato novinka souvisí s další funkcí – Termíny.

Termíny

Přidání párování plánovaných příjmů a faktur spolu s definováním nového typu milníku nám umožnilo připravit tuto funkci, po které zákazníci dlouho volali. Je možné si zobrazit následující informace:

  • neuzavřené plánované příjmy, včetně informace jaká částka zbývá fakturovat,
  • zákazníkem nezaplacené vystavené faktury,
  • neuzavřené subdodávky,
  • nezaplacené přijaté faktury,
  • milníky typu Smluvní data a Plánované dokončení projektu.

Termíny jsou dostupné jako záložka v projektu, kde jsou zobrazeny všechny termíny na projektu, případně podprojektech, a ikonka horní liště, kde se zobrazují termíny všech projektů, na které mám práva. Souhrnná informace se zobrazuje na nástěnce i na přehledu projektu.

Jednotlivé položky mají barvu podle toho, kolik zbývá do termínu, případně jak moc je překročen:

  • zelená před termínem,
  • černá v den termínu,
  • oranžová méně než měsíc po termínu,
  • červená více než měsíc po termínu,
  • šedá pro neznámé termíny.

Šedé a červené termíny je možné ve filtru sbalit do jediné položky tak, aby nezabíraly zbytečně místo. Například pokud máte nějaké nedobytné nezaplacené faktury nebo podobně.

Kopie plánovaného příjmu a subdodávky

Z kontextového menu plánovaného příjmu a subdodávky se nově dá vytvořit jejich kopie.

Posílání faktur e-mailem

Přidali jsme možnost odeslat fakturu zákazníkovi přímo z Naviga ve formátu PDF.

Pokud by vás zajímalo, jak může takový email vypadat, podívejte se na mail, jímž přišla poslední faktura za Navigo 🙂

Aby email s fakturou působil důvěryhodně, je potřeba jej zasílat z vaší domény. Do Systémového nastavení Naviga (ozubené kolečko vpravo nahoře > Systémové nastavení > Faktury)  je potřeba vložit emailový účet, přes který se mají faktury posílat, a také naformulovat předmět a text emailu. Pokud si nebudete vědět rady se zadáním, prosím kontaktujte naši podporu. Rádi poradíme, případně se spojíme s vašim IT.

Export Ganntu do obrázku

Do Ganntova diagramu jsme přidali možnost stáhnout graf jako obrázek ve formátu PNG, který můžete použít například k vytisknutí a pověšení na nástěnku.

Změna práv zodpovědné osoby na projektu

Upravili jsme práva, která automaticky dostává zodpovědná osoba projektu. Každá zodpovědná osoba vidí pouze náklady. Aby viděla fakturaci a příjmy, musí mít některé z následujících práv:

  • Projekty – vidí základní dělení plánu,
  • Projekty – smí měnit základní dělení plánu,
  • Projekty – smí měnit plánované příjmy

Nová šablona objednávek

Upravili jsme šablonu tisku objednávky do PDF, kde došlo k přesunu některých zobrazovaných informací. Nově je také možné vytvořit objednávku bez uvedení ceny, která byla dříve povinnou položkou objednávky.

 

Nejčtenější

E-book
Stáhnout e-book
Cesta k černým číslům