Die Genehmigung von Dokumenten und Entscheidungen zu einem Projekt ist eine wichtige Funktion der neuen Version von Navigo. Es bringt auch die Möglichkeit mit sich, das Unternehmen in Organisationseinheiten aufzuteilen und eine Reihe kleinerer Neuerungen.
Genehmigung
Nicht alle Aktivitäten in einem Unternehmen können von einer einzigen Person entschieden werden. Zum Beispiel muss das Angebot vom Atelierleiter, dem Projektleiter und dem Geschäftsführer genehmigt werden, bevor es an den Kunden geschickt wird. Die Genehmigungen können mündlich erteilt werden, aber wenn es ein Problem gibt (es stellt sich heraus, dass wir die Kosten falsch berechnet haben), ist es sehr schwierig, dem Fehler auf den Grund zu gehen. Eine andere Möglichkeit ist, einen „Papierkrieg“ zu führen und mit Papierdokumenten durch das Unternehmen zu gehen und sie unterschreiben und abstempeln zu lassen. Aus diesem Grund hat Navigo eine neue Genehmigungsfunktion entwickelt, die den Genehmigungsprozess in eine digitale Form bringt.
In der aktuellen Version ist es möglich, Entscheidungen zu einem Projekt zu genehmigen (z.B. „Darf ich bei diesem Projekt nur eine Marge von 10% statt der vorgeschriebenen 20% haben? Wenn der Kunde zufrieden ist, besteht die Chance, dass er ein größeres Projekt bei uns in Auftrag gibt.“) und Anhänge (z.B. Angebote, Berechnungen, Prüfberichte, …). Navigo garantiert, dass die Zustimmung/Ablehnung des Benutzers authentisch ist und dass das Genehmigungsobjekt (Projektentscheidung, Dateiversion) nicht geändert werden kann.
Sie erstellen Genehmigungen aus einer Liste von Vorlagen (die wir für Sie anpassen müssen – mehr dazu unten), und wenn bestimmte Benutzer nicht voreingestellt sind, wählen Sie sie aus. Speichern Sie dann und führen Sie die Genehmigung aus.
Wenn ein bestimmter Benutzer an der Reihe ist, wird er über das Symbol in der oberen Leiste informiert:
Wenn Sie auf sein Rechteck klicken, hat er die Möglichkeit, einen Kommentar abzugeben:
Nach der Entscheidung geht das Genehmigungsverfahren weiter. Sowohl im Falle eines positiven als auch eines negativen Ergebnisses wird der Benutzer, der die Genehmigung ausgelöst hat, benachrichtigt. Zusätzlich zu einer einfachen Genehmigungssequenz kann Navigo auch parallele Entscheidungen treffen (mehrere Benutzer können gleichzeitig Entscheidungen treffen, was die Geschwindigkeit erhöht) oder „2 aus 3“-Entscheidungen.
In naher Zukunft werden wir die Genehmigung auf Eingangsrechnungen und Abwesenheiten ausweiten. Wenn Sie die Freigabe in Ihrem Unternehmen testen/einführen möchten, wenden Sie sich bitte an den technischen Support und wir helfen Ihnen bei der Erstellung von maßgeschneiderten Freigabevorlagen.
Bindung von Unteraufträgen an Kassenpositionen
Die Kassenpositionen wurden bisher in der Liste der Unteraufträgen in orange angezeigt und in einer separaten Position Kassenausgaben aufgeteilt. Daher haben wir dem Kassenbonformular eine Option hinzugefügt, mit der es mit einem Unterauftrag verknüpft werden kann und somit in dunkelblau angezeigt wird, wenn der Unterauftrag einen ausreichend großen Plan enthält:
Die Einzelheiten zu den zugeordneten Dokumenten finden Sie unter dem Symbol neben dem Unterauftrag:
Organisationseinheiten
Größere Unternehmen setzen sich oft aus mehreren Organisationseinheiten zusammen. Sie werden unterschiedlich genannt: Ateliers, Zentren, Abteilungen, Gruppen, … Wenn ein Unternehmen beschließt, sich intern zu strukturieren, verfolgt es unterschiedliche Ziele. Zum Beispiel möchte es vergleichen, welche Marge jede Einheit dem Unternehmen bringt, Rechte nach der Zugehörigkeit zu einer Einheit festlegen oder die Person auswählen, die Urlaube genehmigt. Navigo bietet daher in der neuen Version Unterstützung für Organisationseinheiten. In der ersten Phase geht es hauptsächlich um die Möglichkeit, Daten einzugeben, aber in Zukunft werden die Nutzungsmöglichkeiten zunehmen.
In den Einstellungen (Zahnrad oben rechts) im Lesezeichen Organisationseinheiten können Benutzer mit Benutzerbearbeitungsrechten die Organisationsstruktur erstellen und bearbeiten und ihr einzelne Mitarbeiter zuordnen.
Für jeden Mitarbeiter ist es möglich, in der Vergangenheit (und in der Zukunft) festzulegen, zu welcher Organisationseinheit er gehörte, gehört und gehören wird. Diese Tabelle wird vorerst nur für die Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit verwendet. Für die Zukunft ist geplant, auch andere “ Daten zur Historie “ wie Gehalt, Arbeitsstunden und Kontobewegungen in die Datenbank aufzunehmen. Zusätzlich zu der informativen Funktion ermöglicht es uns, Veränderungen zu planen und so die Notwendigkeit zu beseitigen, darüber nachzudenken. Es ist zum Beispiel möglich, ein Deaktivierungsdatum im Voraus festzulegen, wenn man erfährt, dass ein Mitarbeiter unser Unternehmen verlässt. Es ist auch möglich, eine vereinbarte Gehaltsänderung im Voraus festzulegen.
Man kann in verschiedenen Tabellen nach Einheiten filtern. Zum Beispiel in der Projektliste, der Berichtshistorie oder der Liste der Berichte:
Einzelne Projekte können auch einer Organisationseinheit zugewiesen werden:
Zukünftige Einnahmen in Import/Export WBS
Der WBS-Import und -Export kann jetzt auch prognostizierte Einnahmen enthalten.
Wechseldaten in Cashflow
In Cashflow können Sie jetzt wählen, ob Sie Artikel nach dem Rechnungsdatum oder nach dem Fälligkeitsdatum erfassen möchten.
Massenspeicherung von Rechnungen beim Import
Beim Importieren von Rechnungen und Zahlungen können alle Positionen, die keinen Fehler enthalten, auf Knopfdruck gespeichert werden. Bislang mussten Sie jedes einzelne Dokument separat speichern.
