Schvalování a organizační jednotky

Jaroslav Kuboš Nové verze

Schvalování dokumentů a rozhodnutí na projektu je klíčovou funkcí nové verze Naviga. Dále přináší možnost dělení firmy na organizační jednotky a hromadu menších novinek.

Schvalování

Ne všechny činnosti ve firmě se dají rozhodnout pouze jednou osobou. Například nabídku musí před posláním zákazníkovi schválit vedoucí ateliéru, ředitel projekce a ředitel společnosti. Schvalování se dá řešit ústně, ovšem pokud dojde k potížím, (ukáže se, že jsme špatně odhadli náklady), je velmi těžké dobrat se toho, kde vznikla chyba. Další možností je vést “papírovou válku” a obcházet firmu s papírovou dokumentací a nechat si ji podepisovat a razítkovat. Proto Navigo přichází s novou funkcí Schvalování, které schvalovací proces přenese do digitální formy.

V současné verzi je možné schvalovat rozhodnutí na projektu (například “Smím na tomto projektu mít marži jen 10 % místo předepsaných 20 %? Pokud bude zákazník spokojen, je šance, že si u nás objedná větší projekt.”) a přílohy (například nabídky, kalkulace, protokoly kontroly, …). Navigo garantuje, že souhlas/nesouhlas uživatele je autentický a že se už nedá změnit objekt schválení (rozhodnutí na projektu, verze souboru).

Schválení založíte ze seznamu šablon (musíme je připravit vám na míru – více níže), a pokud nejsou přednastaveni konkrétní uživatelé, vyberete je. Pak schválení uložíte a spustíte.

Když přijde ve schválení řada na konkrétního uživatele, dozví se to dotyčný pomocí ikony v horní liště:

Klikem na svůj obdélník má možnost se vyjádřit:

Po rozhodnutí pokračuje schvalovací proces dále. V případě kladného i záporného závěru je notifikován uživatel, který schválení spustil. Kromě jednoduché schvalovací posloupnosti umí Navigo i paralelní rozhodnutí (více uživatelů může rozhodovat ve stejnou dobu, tím se zvýší rychlost), případně rozhodnutí typu “2 ze 3”.

V blízké době rozšíříme schvalování i na přijaté faktury a nepřítomnosti. Pokud chcete schvalování vyzkoušet/zavést ve vaší firmě, prosím kontaktujte technickou podporu a my vám pomůžeme vytvořit šablony schválení na míru.

Vazba subdodávek na položky pokladny

Výdajové položky pokladny se doposud zobrazovaly v seznamu subdodávek oranžovou barvou a byly vyčleněny do samostatné položky Výdaje z pokladny. Proto jsme do formuláře pokladního dokladu přidali možnost jej navázat na subdodávku a tím jej zobrazit tmavě modře, pokud je v subdodávce dostatečně velký plán:

Detaily o přiřazených dokladech naleznete pod ikonkou u subdodávky:

Organizační jednotky

Větší firmy jsou často složeny z několika organizačních jednotek. Říkají jim různě: ateliéry, střediska, oddělení, skupiny, … Pokud se firma rozhodne vnitřně členit, sleduje tím různé záměry. Například chce porovnávat jakou marži firmě jednotlivé jednotky přináší, nastavovat podle členství v jednotce práva nebo vybírat osobu, která schvaluje dovolené. Navigo proto v nové verzi přináší podporu pro organizační jednotky. V první fázi jde hlavně o možnost vkládat data, v budoucnosti budou přibývat možnosti jejich použití.

V nastavení (ozubené kolečko vpravo nahoře) na záložce Organizační jednotky můžou uživatelé s právy na editaci uživatelů vytvářet a editovat organizační strukturu a přiřazovat jí jednotlivé zaměstnance.

U každého zaměstnance lze historicky (i do budoucna) nastavovat k jaké organizační jednotce patřil, patří a bude patřit. Tato tabulka je zatím použita pouze pro příslušnost k organizační jednotce. Do budoucna do ní plánujeme přesunout další “údaje s historií” jako například plat, úvazek nebo aktivitu účtu. Kromě informativní funkce tím umožníme plánovat změny a tím odstranit nutnost na ně myslet. Například nastavit dopředu datum deaktivace účtu už ve chvíli, kdy zjistím, že zaměstnanec z naší firmy odchází. Nebo dopředu nastavit domluvenou změnu platu.

Podle jednotky se dá filtrovat v různých tabulkách. Například v seznamu projektů, historii vykazování nebo seznamu výkazů:

K organizační jednotce je možné přiřazovat i jednotlivé projekty:

Budoucí příjmy v importu/exportu WBS

Import a export WBS nyní může obsahovat i plánované příjmy.

Přepínání datumů v Cashflow

V Cashflow si jde nově zvolit, zda se mají položky vkládat podle data fakturace, nebo data splatnosti.

Hromadné uložení faktur v importu

Při importu faktur a úhrad se dají uložit všechny položky, které neobsahují chybu, jedním stiskem tlačítka. Do teď bylo potřeba ukládat každou zvlášť.

Nejoblíbenější

Případové studie

Navigo3 ve firmě GEOCONSULT

Jaroslav Kuboš Případové studie

Klient požadoval naimportovat veškerou historii zkázek ze stávajícího systému. Vzhledem k chybějícím vazbám v datech předcházela ostrému provozu Navigo3 náročná příprava dat a programování importního můstku.

Číst více ›
E-book
Stáhnout e-book
Cesta k černým číslům