Schvalování a organizační jednotky

Jaroslav Kuboš Nové verze

Schvalování dokumentů a rozhodnutí na projektu je klíčovou funkcí nové verze Naviga. Dále přináší možnost dělení firmy na organizační jednotky a hromadu menších novinek.

Schvalování

Ne všechny činnosti ve firmě se dají rozhodnout pouze jednou osobou. Například nabídku musí před posláním zákazníkovi schválit vedoucí ateliéru, ředitel projekce a ředitel společnosti. Schvalování se dá řešit ústně, ovšem pokud dojde k potížím, (ukáže se, že jsme špatně odhadli náklady), je velmi těžké dobrat se toho, kde vznikla chyba. Další možností je vést „papírovou válku“ a obcházet firmu s papírovou dokumentací a nechat si ji podepisovat a razítkovat. Proto Navigo přichází s novou funkcí Schvalování, které schvalovací proces přenese do digitální formy.

V současné verzi je možné schvalovat rozhodnutí na projektu (například „Smím na tomto projektu mít marži jen 10 % místo předepsaných 20 %? Pokud bude zákazník spokojen, je šance, že si u nás objedná větší projekt.“) a přílohy (například nabídky, kalkulace, protokoly kontroly, …). Navigo garantuje, že souhlas/nesouhlas uživatele je autentický a že se už nedá změnit objekt schválení (rozhodnutí na projektu, verze souboru).

Schválení založíte ze seznamu šablon (musíme je připravit vám na míru – více níže), a pokud nejsou přednastaveni konkrétní uživatelé, vyberete je. Pak schválení uložíte a spustíte.

Když přijde ve schválení řada na konkrétního uživatele, dozví se to dotyčný pomocí ikony v horní liště:

Klikem na svůj obdélník má možnost se vyjádřit:

Po rozhodnutí pokračuje schvalovací proces dále. V případě kladného i záporného závěru je notifikován uživatel, který schválení spustil. Kromě jednoduché schvalovací posloupnosti umí Navigo i paralelní rozhodnutí (více uživatelů může rozhodovat ve stejnou dobu, tím se zvýší rychlost), případně rozhodnutí typu „2 ze 3“.

V blízké době rozšíříme schvalování i na přijaté faktury a nepřítomnosti. Pokud chcete schvalování vyzkoušet/zavést ve vaší firmě, prosím kontaktujte technickou podporu a my vám pomůžeme vytvořit šablony schválení na míru.

Vazba subdodávek na položky pokladny

Výdajové položky pokladny se doposud zobrazovaly v seznamu subdodávek oranžovou barvou a byly vyčleněny do samostatné položky Výdaje z pokladny. Proto jsme do formuláře pokladního dokladu přidali možnost jej navázat na subdodávku a tím jej zobrazit tmavě modře, pokud je v subdodávce dostatečně velký plán:

Detaily o přiřazených dokladech naleznete pod ikonkou u subdodávky:

Organizační jednotky

Větší firmy jsou často složeny z několika organizačních jednotek. Říkají jim různě: ateliéry, střediska, oddělení, skupiny, … Pokud se firma rozhodne vnitřně členit, sleduje tím různé záměry. Například chce porovnávat jakou marži firmě jednotlivé jednotky přináší, nastavovat podle členství v jednotce práva nebo vybírat osobu, která schvaluje dovolené. Navigo proto v nové verzi přináší podporu pro organizační jednotky. V první fázi jde hlavně o možnost vkládat data, v budoucnosti budou přibývat možnosti jejich použití.

V nastavení (ozubené kolečko vpravo nahoře) na záložce Organizační jednotky můžou uživatelé s právy na editaci uživatelů vytvářet a editovat organizační strukturu a přiřazovat jí jednotlivé zaměstnance.

U každého zaměstnance lze historicky (i do budoucna) nastavovat k jaké organizační jednotce patřil, patří a bude patřit. Tato tabulka je zatím použita pouze pro příslušnost k organizační jednotce. Do budoucna do ní plánujeme přesunout další „údaje s historií“ jako například plat, úvazek nebo aktivitu účtu. Kromě informativní funkce tím umožníme plánovat změny a tím odstranit nutnost na ně myslet. Například nastavit dopředu datum deaktivace účtu už ve chvíli, kdy zjistím, že zaměstnanec z naší firmy odchází. Nebo dopředu nastavit domluvenou změnu platu.

Podle jednotky se dá filtrovat v různých tabulkách. Například v seznamu projektů, historii vykazování nebo seznamu výkazů:

K organizační jednotce je možné přiřazovat i jednotlivé projekty:

Budoucí příjmy v importu/exportu WBS

Import a export WBS nyní může obsahovat i plánované příjmy.

Přepínání datumů v Cashflow

V Cashflow si jde nově zvolit, zda se mají položky vkládat podle data fakturace, nebo data splatnosti.

Hromadné uložení faktur v importu

Při importu faktur a úhrad se dají uložit všechny položky, které neobsahují chybu, jedním stiskem tlačítka. Do teď bylo potřeba ukládat každou zvlášť.

Nejoblíbenější

Metodika

Plánování milníků a budoucích příjmů

Jaroslav Kuboš Metodika

Milník je bod v časovém harmonogramu projektu. Pomáhá uhlídat dílčí smluvní závazky v zakázce, ale také stanovit interní cíle, které chcete v rámci realizace projektu splnit. Pojďme se podívat jak na plánování milníků, jejich editaci, ukotvení v čase nebo možnosti využití i bez konkrétního data a určení budoucího příjmu.

Číst více ›
Vykořisťovatelé a Lopaty

Kim Čong-un vaší firmy

Jaroslav Kuboš Vykořisťovatelé a Lopaty

Vykořisťovatelé Na lidi já mám čuch! Jak jinak bych se dobral k firmě, ve které pracují desítky loajálních zaměstnanců? Na pohovoru mi stačí pár rentgenových pohledů, několik otázek a za chvíli mám o kandidátovi jasno. Málokdy se mi stane, že zaměstnám někoho, kdo nemaká nebo do firmy nezapadne. S takovým se obvykle velmi rychle rozloučím ještě ve zkušební době. … Continued

Číst více ›
E-book
Stáhnout e-book
Cesta k černým číslům