Zusatzlösungen – wie gehen wir vor

Dieser Artikel zielt darauf ab, unseren Kunden unsere Verfahren in klarer und verständlicher Sprache zu beschreiben. Es handelt sich dabei auch um unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und um ein internes Dokument, das dazu dient, unsere Mitarbeiter in Bezug auf den Service, den wir unseren Kunden bieten, zu schulen.

Worum geht es in diesen Bedingungen 2?

In diesem Dokument fassen wir unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen zusammen, in denen festgelegt ist, was erforderlich ist, um die Zusatzlösung für Sie einzurichten und zu betreiben. Mit anderen Worten, die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen 2 regeln die Verfahren entsprechend. die gegenseitigen Rechte und Pflichten, die im Zusammenhang mit dem Abschluss der Navigo3-Zusatzlösungsvereinbarung zwischen Navigo Solutions und Ihnen als Antragsteller für diese Dienste entstehen.

Wenn Sie eine unserer Zusatzlösungen bestellen, müssen Sie bereits einen Vertrag zur Nutzung unseres Navigo3-Systems abgeschlossen haben, für das die Allgemeinen Geschäftsbedingungen 1 gelten. Dies ist eine Voraussetzung für die Bestellung der Ergänzungslösung. Die zusätzlichen Lösungen (Verbindung von Unternehmenssystemen mit Navigo, einmalige Datenübertragung, Kundenkonfiguration) sind nicht Teil des Navigo3-Systems, sondern Ihre individuelle Software.

Was wird bezahlt?

Sie sind für alle Kosten im Zusammenhang mit der Zusatzlösung verantwortlich. Einrichtung, Betrieb, Wartung, Support usw., einschließlich der Behebung von Fehlern, die nach Ablauf der Garantiezeit entdeckt werden, sind abgedeckt.

Unsere Support-Mitarbeiter werden versuchen, Sie in der Kommunikation daran zu erinnern, dass sich Ihre Anfrage auf die Zusatzlösung bezieht und Sie für den Service in voller Höhe bezahlen. Wenn dies nicht der Fall ist, kann es daran liegen, dass man zunächst versucht, Ihr Problem zu lösen. Das entbindet Sie jedoch nicht von Ihrer Verpflichtung, die unten beschriebenen Beträge zu zahlen.

Da Complementary Solutions je nach Art und Methode der Implementierung technisch und organisatorisch anspruchsvolle Schritte beinhalten können, haben wir feste Prozesse, die wir befolgen.

Welche zusätzlichen Lösungen bieten wir an?

Wir bieten derzeit die folgenden zusätzlichen Lösungen an:

Einmalige Übertragung von Daten aus Ihren Unternehmenssystemen zu Navigo (im Folgenden als„Migration“ bezeichnet), ausführlicher beschrieben in Anhang Nr. 1 dieser Bedingungen und Konditionen 2;

Langfristige Zusammenschaltung der Systeme des Unternehmens mit Navigo (die„Integration„), wie in Anlage 2 dieser Bedingungen und Konditionen näher beschrieben 2;

Kundenkonfiguration in Form von z.B. Arbeiten zur Nutzung von APIs, Berichten, Dokumentvorlagen, Bearbeitung von Ausdrucken, benutzerdefinierten Feldern (im Folgenden„Kundenkonfiguration“ genannt), wie in Anhang 3 dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen näher beschrieben 2.

Wie bestelle ich eine Ergänzungslösung?

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, um einen Termin zu vereinbaren. Bitte wenden Sie sich an unseren Berater oder Support. Die mündliche Vereinbarung, die Annahme des Angebots gilt als Zusatzvereinbarung zu den Lösungen und die gegenseitigen Rechte und Pflichten, die hier nicht abgedeckt sind, werden durch diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen 2 geregelt.

Wer erstellt und garantiert die zusätzlichen maßgeschneiderten Lösungen?

Zusätzliche Lösungen müssen nicht immer direkt von uns erstellt werden, sondern von Partnern in Form von Unterauftragnehmern, mit denen wir eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnet haben. Navigo Solutions garantiert und gewährleistet den gesamten Prozess. Sie brauchen sich also keine Sorgen zu machen, dass Sie im Falle eines Problems ohne Hilfe dastehen.

Wie hoch ist der Preis für ergänzende Lösungen?

Wir trennen separat den Preis für a) Analyse, Preis für b) Programmierung und Einführung der Ergänzungslösung, der Preis für (c) Betrieb und Wartung, für d) Jegliche Kommunikation, Unterstützung und Fehlerbehebung auf kontinuierlicher Basis. Der Preis für die Analyse, Programmierung und Einführung richtet sich nach der Komplexität und dem Umfang des gesamten Prozesses. Unvorhergesehene Umstände können den Preis erhöhen.

Wenn Sie den Auftrag im Laufe der Arbeit grundlegend ändern, können Sie davon ausgehen, dass Sie für die von uns geleistete Arbeit auf der Grundlage einer früheren Vereinbarung bezahlen müssen. Das Gleiche gilt, wenn es bei der Kommunikation und der Lieferung der erforderlichen Informationen und Dokumente Ihrerseits zu Verzögerungen kommt. Gleichzeitig können Sie sich darauf verlassen, dass wir unser Bestes tun, um Ihnen in der Analysephase zu helfen, damit Sie alles verstehen, den Auftrag so gut wie möglich definieren und Änderungen vermeiden.

Für alle Zusatzlösungen werden Wartung, Support und Fehlerbehebungen zu einem Stundensatz auf der Grundlage der geleisteten Arbeit berechnet, wobei jede Stunde in Rechnung gestellt wird. Im Falle der Netzzusammenschaltung (Integration) wird nicht nur für die Erstellung, sondern auch für den Betrieb und die Wartung bezahlt. In bestimmten Fällen wird der Preis anders festgelegt, zum Beispiel für ein übertragenes Dokument.

Wie erfolgt die Bezahlung?

Die Zahlung kann auf zwei Arten erfolgen. Wir werden im Voraus vereinbaren, welche für Sie geeignet ist:

Stundensatz (Zeit und Material) – Sie zahlen für die Anzahl der angegebenen Stunden. Die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden wird Ihnen in einem vereinbarten Intervall (idealerweise wöchentlich) zur Genehmigung vorgelegt. Gleichzeitig halten wir Sie über den Stand des Prozesses auf dem Laufenden und vereinbaren die nächsten Schritte.

Festpreis – wir schätzen den Zeitbedarf im Voraus und führen die Arbeit an der Zusatzlösung innerhalb des vereinbarten Preises aus, unabhängig davon, ob wir mehr oder weniger Zeit als veranschlagt benötigen. Der Preis ändert sich nur, wenn Sie Ihre Anforderungen ändern oder wenn Umstände eintreten, die wir nicht vorhersehen konnten (es gibt Fehler in Ihren Daten, Ihre Geschäftsprozesse sind komplexer, als sie uns vorgestellt wurden, usw.).

Bei großen Implementierungen von Supplementary Solutions rechnen wir laufend nach dem vereinbarten Aufwand ab, bei kleinen einmalig am Ende.

Die aktuelle Preisliste finden Sie immer auf der Website www.navigo3.com. Die Preise sind ohne Mehrwertsteuer.

Wie sollen wir vorgehen?

Schritt 1 – Grundlegende Konsultation

a) Während des Gesprächs über die Implementierung von Navigo werden wir mit Ihnen darüber sprechen, ob und wie Sie Ihre bestehenden Daten dorthin übertragen, welche Unternehmenssysteme Sie verwenden und ob Sie diese mit Navigo verbinden möchten oder welche anderen Kundenkonfigurationen Sie benötigen. Wir geben Ihnen klare Informationen darüber, ob sich die Nutzung einer der Zusatzlösungen für Sie lohnt oder nicht. Ähnlich verhält es sich, wenn Sie die Zusätzliche Lösung später, während des Betriebs von Navigo.

Auf der Grundlage dieser Beratung entscheiden Sie, ob wir eine detaillierte Analyse durchführen sollen. Zu diesem Zweck werden wir einen Rahmenpreis und eine Frist für die Umsetzung festlegen.

Schritt 2 – Analyse

a) Die Qualitätsanalyse ist extrem wichtig. Genauso wichtig wie die Pläne für den Bau des Gebäudes. Ohne sie werden eine Reihe von Fehlern gemacht, die kostspielige Lösungen erfordern. Deshalb legen wir besonderen Wert auf eine sorgfältige Analyse.

b) Je nach Zustand und Menge Ihrer Daten oder Systeme kann die Analyse unterschiedlich umfangreich und teuer sein. Mit der Analyse kennen Sie den Zustand Ihrer Daten und die technischen Möglichkeiten der Systeme Ihres Unternehmens. Sie können diese Ergebnisse auch dann verwenden, wenn Sie sich entschließen, die Erstellung der Ergänzungslösung an einen Dritten auszulagern.

c) Während der Analyse sind wir auf Ihre Mitarbeit angewiesen, um die Informationen zu klären und zu ergänzen. Es ist sehr wichtig, dass Ihre IT-Abteilung oder eine dritte Partei ebenfalls detaillierte und genaue Informationen liefert. Jede ungenaue oder unzureichende Information kann zu zusätzlichen finanziellen Kosten für Sie führen.

d) Achtung – die Analyse beschreibt immer den aktuellen Stand Ihrer Daten. Wenn Sie es bearbeiten lassen und die Implementierung auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, kann es passieren, dass es zu partiellen Änderungen kommt, z.B. wenn Sie Prozesse im Unternehmen ändern, Ihre Systeme die API wechseln, es gesetzliche Änderungen gibt, usw. All dies kann neue Verfeinerungen in der Analyse erfordern.

e) Der gesamte Lösungsvorschlag ist in dem Dokument Analyse zusammengefasst. Dazu gehört auch eine Beschreibung, wie die entstehende Komplementärlösung funktionieren wird und wie zeitaufwendig sie sein wird. Er wird einen Zeitplan für die Programmierung und Einführung der Zusatzlösung sowie einen vorläufigen Preis enthalten. Die Analyse umfasst zwei Runden von Kommentaren. Prüfen Sie also sehr sorgfältig und konzentrieren Sie Ihre Kommentare auf ein Paket. Dadurch werden unnötige Kostensteigerungen bei mehrfachen Anpassungen vermieden. Wir werden das Analysedokument gemeinsam vereinbaren und unterzeichnen.

f) In dieser Phase zahlen Sie für die Arbeit an der Analyse, vorbehaltlich ihrer Genehmigung oder wie vereinbart.

g) Wenn das Ergebnis der Analyse für Sie zufriedenstellend ist, können Sie die Programmierung der Ergänzungslösung in Auftrag geben. Der Liefertermin ist ebenfalls Teil des Angebots.

Schritt 3 – Programmierung und Inbetriebnahme

a) Nun gehen wir zur Programmierung der bestellten Ergänzungslösung über, wobei wir uns an das genehmigte Analysedokument halten. Trotz der größtmöglichen Sorgfalt, die wir bei jeder Analyse walten lassen, können in diesem Stadium zusätzliche Fragen auftauchen.

b) Wir testen die Funktionalität der Lösung kontinuierlich selbst. Sobald sie den Anforderungen entsprechen, werden wir Sie bitten, eine Kopie Ihrer Daten zu prüfen und zu testen. Auch hier ist es wichtig, die Kommentare in einem Paket zu bündeln. In den Kosten für die Programmierung und den Start sind zwei Testrunden enthalten; bei mehreren Kommentaren und Tests zahlen Sie für jede zusätzliche Runde, wodurch sich die Kosten für Ihre Zusatzlösung erhöhen.

c) Wenn Sie die Funktionalität bestätigen, übertragen wir die Add-on-Lösung auf das Navigo, das Sie in Ihrem Unternehmen verwenden, und Sie können sie nutzen. Dies ist auch eine abschließende Kontrolle für den korrekten Betrieb. Wir werden die Übergabe bestätigen und Ihnen bei Interesse die Quellcodes zur Verfügung stellen.

Schritt 4 – Betrieb, Wartung, Support und Fehlerbehebung

Die erstellten Complementary Solutions müssen auf dem neuesten Stand und funktionsfähig gehalten werden. Die Notwendigkeit der Wartung ergibt sich aus der Tatsache, dass sich die IT-Welt schnell verändert und dass Software, die ihre Funktionalität verliert, sich anpassen muss. Das bedeutet, dass die erstellte ergänzende Lösung ebenfalls angepasst werden muss, wenn verschiedene Änderungen vorgenommen werden. Das Buchhaltungsprogramm, aus dem wir die Rechnungen herunterladen, ändert zum Beispiel ihr Format. Die Bank wird die Art und Weise, wie Zahlungsinformationen heruntergeladen werden, ändern. Sie müssen ein Upgrade auf eine neue Version von Windows durchführen. Oder die Integrationsfunktionen in Navigo werden sich ändern. Diese Situationen lassen sich nicht vermeiden. Wenn Sie eine Zusatzlösung bei uns haben, gehen wir davon aus, dass Sie diese am Laufen halten möchten. Daher kümmern wir uns sofort um dringende Angelegenheiten und Sie erwarten, dass Sie dafür gemäß unserer Preisliste bezahlen.

Vertragsgegenstand – Worüber verhandeln wir im Einzelnen?

Was werden wir von Ihnen brauchen?

Um die Kommunikation und Entscheidungsfindung zu erleichtern, verlangen wir vom Kunden, dass er einen „Verbindungsbeamten“ mit ausreichenden Befugnissen benennt. Im Idealfall handelt es sich dabei um einen Betriebsleiter oder Projektmanager, der die Kompetenz hat, z.B. Informationen von der IT-Abteilung oder einem Dritten einzuholen.

Besonders zu Beginn des Prozesses werden wir eine Reihe von Fragen zu den gewünschten Ergebnissen, den Prozessen Ihres Unternehmens, den Daten, anderen Systemen und dem Datenzugriff stellen. Je besser und genauer die Informationen sind, die Sie uns zur Verfügung stellen, desto reibungsloser wird die Implementierung verlaufen. Da die Einrichtung von Zusatzlösungen immer von internen Systemen abhängt, betonen wir, dass Sie für die Arbeit Ihrer IT-Abteilung oder eines Dritten verantwortlich sind. Wenn Ihre IT-Abteilung oder ein Dritter nicht ausreichend kooperativ ist oder das Problem nicht auf der angemessenen fachlichen Ebene angeht, müssen wir die verlorene Zeit und alle Abhilfemaßnahmen in Rechnung stellen. Es gibt einige Fragen, die wir nicht beantworten können, weil es sich dabei um Ihre internen Angelegenheiten handelt, zu denen wir keinen vollständigen Zugang haben und nicht ausreichend wissen, wie die Dinge in Ihrem Unternehmen funktionieren. Wir bieten Ihnen immer ein Höchstmaß an Zusammenarbeit, aber die Lösung bleibt auf Ihrer Seite.

Während des gesamten Prozesses werden wir Überprüfungsgespräche führen, um den aktuellen Status, Probleme oder Dinge, die noch ausstehen, zu besprechen.

Wie werden wir uns treffen?

Bei der Kommunikation mit Ihnen bevorzugen wir eindeutig Online-Meetings. Wir versuchen, die Natur zu schützen und Ihre Zeit und unsere Finanzen verantwortungsvoll und sparsam einzusetzen. Wir haben bewiesen, dass Online-Meetings äußerst effektiv sind und persönliche Treffen vollständig ersetzen können. Wenn Sie dennoch auf persönliche Treffen bestehen, kommen wir Ihnen gerne entgegen, aber Sie müssen die Kosten für die Reise unseres Spezialisten berücksichtigen, einschließlich der Zeit, die Sie unterwegs verbringen.

Wie lange dauert die Erstellung der ergänzenden Lösung?

Diese Zeit hängt vom Umfang der Arbeit an der Ergänzungslösung ab. Bei kleinen und einfachen Lösungen kann der gesamte Vorgang ein paar Tage dauern, bei größeren zwei Monate und bei sehr großen Lösungen in der Regel bis zu sechs Monate. Diese Zeit ist jedoch nicht nur als Zeit für unsere Arbeit gemeint, sondern schließt alle Faktoren ein – zum Beispiel Ihre Zeit für die Vorbereitung der Dokumente oder die Zeit für die Überprüfung der erstellten Ergänzungslösung.

Je proaktiver und schneller Sie mitarbeiten, desto schneller wird die gewählte Lösung einsatzbereit sein. Wenn wir unsere versprochenen Fristen einhalten sollen, erwarten wir, dass wir auch Ihre einhalten. Wenn Sie sich Zeit nehmen, verschieben sich unsere Fristen entsprechend.

Was ist zu tun, wenn die Ergänzungslösung nicht funktioniert?

Die Kontaktdaten und das genaue Verfahren sind in Anhang 1 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen 1 aufgeführt.

Wie werden Beschwerden behandelt?

Sie müssen den Fehler, den Sie reklamieren möchten, in einer Nachricht an die Support-Kontakt-E-Mail detailliert beschreiben, einschließlich des Datums, an dem der Fehler aufgetreten ist und wann Sie ihn entdeckt haben. Das Analysedokument wird verwendet, um festzustellen, was ein Fehler (Defekt) in der gelieferten Ergänzungslösung ist und was eine neue Anforderung darstellt. Wenn die Zusatzlösung nicht wie in diesem Dokument beschrieben funktioniert, ist dies unser Fehler, den wir im Rahmen einer Reklamation innerhalb der ersten sechs Monate nach Lieferung der Zusatzlösung kostenlos beheben werden. Für die Korrektur von Fehlern, die später entdeckt oder gemeldet werden, werden wir Gebühren berechnen.

Im Folgenden finden Sie Beispiele für Situationen, die nicht vom Anspruch abgedeckt sind und für die eine Erstattung erfolgt: ● Sie haben eine neue Anforderung, die nicht im Analysedokument aufgeführt ist. ● Es tritt ein Fehler auf, den Sie während der Garantiezeit nicht entdeckt haben. ● Eine ergänzende Lösung funktioniert nicht ordnungsgemäß, weil wir nicht über wichtige Fakten informiert wurden, die den Betrieb beeinflussen.

Optionen für die Beendigung des Vertrags Follow-up-Verfahren

Wir können die Zusatzlösungsvereinbarung im gegenseitigen schriftlichen Einvernehmen kündigen. Wir werden vereinbaren, wie mit dem bereits erstellten Teil der Zusatzlösung verfahren wird und wie Sie für die bereits geleistete Arbeit bezahlen.

Es kann zu Situationen kommen, in denen Sie nicht dauerhaft mit uns kommunizieren und uns nicht die notwendigen Informationen und die notwendige Zusammenarbeit zur Verfügung stellen, die wir benötigen, um die von Ihnen bestellte Zusatzlösung zu programmieren und in Betrieb zu nehmen oder sie ordnungsgemäß zu warten. Oder Sie bezahlen uns nicht für das, was wir für Sie getan haben, und machen es nicht richtig, selbst wenn wir Sie darauf hinweisen. In solchen Fällen haben wir das Recht, die Zusatzlösungsvereinbarung zu kündigen. Dies geschieht, indem wir Sie schriftlich benachrichtigen und Sie auffordern, uns die bisher geleistete Arbeit und die Kosten für den bereits erstellten Teil der ergänzenden Lösung oder für deren Betrieb, Wartung, Support usw. zu erstatten.

Im Falle einer Intervention der sogenannten. „Höhere Gewalt“, können wir die Programmierung oder den Betrieb und die Wartung der Zusatzlösung aussetzen oder beenden. Auch wenn Sie die Situation nicht verschuldet haben, müssen Sie uns die bisher geleistete Arbeit und die Kosten für Ihre Zusatzlösung erstatten.

Wir können aus organisatorischen oder technischen Gründen beschließen, den Support für die Zusatzlösung einzustellen. In diesem Fall werden wir versuchen, die Kontinuität zu gewährleisten, damit Sie sie weiterhin nutzen können. Zum Beispiel. Sie erhalten von uns den Quellcode, die Dokumentation, die ausführbaren Dateien usw. damit Sie die Zusatzlösung selbst oder mit Hilfe einer dritten Person bedienen können.

Wenn der Vertrag über die Nutzung des Navigo3-Systems gekündigt wird, endet automatisch auch der Vertrag über die Einrichtung und Nutzung der zusätzlichen Lösungen.