Doplňková řešení – jak postupujeme

Protože Doplňková řešení (propojení firemních systémů s Navigem, jednorázový přesun dat, zákaznická konfigurace) mohou být v závislosti na typu a způsobu provedení technicky i organizačně náročné kroky, máme nastavené procesy, podle kterých postupujeme. Doplňková řešení jsou zpoplatněná nad rámec paušálu za provoz Naviga. Zvlášť se hradí také jejich provoz a podpora.

Díky těmto nastaveným procesům budete mít přesnou představu o termínech, našich požadavcích na vás i a nákladech za zřízení, provoz a údržbu konkrétního řešení. 

Stručný postup

1. krok – Základní konzultace 

  • zhodnocení základních technických a provozních možností 
  • vytvoření rámcové představy o rozsahu prací a termínech pro další analýzu, návrh rámcové ceny za Analýzu
  • základní konzultace je zdarma

2. krok – Analýza

  • předání podkladů a potřebných informací nutných k analýze
  • výstup v dokumentu Analýza (obsahuje odhad časové náročnosti programovacích prací)
  • úhrada analýzy

3. krok – Programovací práce a spuštění (realizace)

  • realizace programovacích prací definovaných v analýze specifikovaných, interní testování
  • testování klientem
  • schválení správnosti, předání, uvedení do ostrého provozu 
  • úhrada naprogramování a spuštění

4. krok – Provoz 

  • dlouhodobý provoz
  • řešení případných reklamací
  • údržba
  • úhrada za provoz a monitoring dle domluveného způsobu plateb

Jaká Doplňková řešení si můžete objednat?

Jak si Doplňkové řešení objednat?

Stačí se s námi domluvit, kontaktujte prosím našeho konzultanta.

Kdo Doplňková řešení vytváří a garantuje?

Doplňková řešení nevytváří přímo Navigo Solutions, ale partnerské firmy v režimu subdodavatelů, se kterými máme podepsanou Smlouvu o mlčenlivosti (NDA). Navigo Solutions ale celý proces zaštiťuje a garantuje. Nemusíte se tedy obávat, že v případě jakýchkoliv problémů zůstanete bez pomoci.

Jak dlouho bude vytvoření Doplňkového řešení trvat?

Tato doba se odvíjí od rozsahu práce. U malých a jednoduchých řešení může celá operace trvat v rámci několika málo dnů, u větších dva měsíce, u velmi rozsáhlých obvykle do šesti měsíců. Tento čas ovšem není míněný jako čas pro naši práci, ale zahrnuje veškeré faktory – například váš čas pro přípravu podkladů nebo čas ke zkontrolování vytvořeného řešení.  

Čím aktivněji a bez prodlení budete spolupracovat, tím rychleji bude zvolené řešení připraveno k použití. Pokud máme dodržet námi slíbené termíny, očekáváme dodržení těch vašich. Jestliže si budete dávat na čas, naše termíny se úměrně tomu posunou.

Možnosti kombinace několika řešení

Abychom zavedení a možnost plného využívání Naviga ve firmě maximálně urychlili, můžeme realizovat přípravu několika řešení současně – například průběžně s přesunem dat (migrace) můžeme provést i propojení vašich firemních systémů s Navigem (tzv. integrace) nebo připravit šablony a vytvořit reporty. 

Co budeme potřebovat od vás?

Pro usnadnění komunikace a rozhodování požadujeme od zákazníka stanovení styčného důstojníka s dostatečnými pravomocemi. Ideálně se jedná o provozního ředitele nebo projektového manažera, který má kompetence například získat informace z IT oddělení nebo od třetí strany. Je třeba, aby tento člověk byl schopen koordinovat práci poskytovatelů a správců vašich firemních systémů tak, aby naši IT pracovníci dostávali relevantní informace.

Hlavně v počátku celého procesu budou mít naši konzultanti řadu otázek na požadovaný výsledek, procesy vaší firmy, data, ostatní systémy a přístupy k datům. Čím lepší a přesnější informace jim poskytnete, tím bezproblémovější bude realizace.

Protože zřízení Doplňových řešení vždy závisí na vnitrofiremních systémech, zdůrazňujeme, že zodpovědnost za práci vašeho IT oddělení nebo třetí strany nesete vy. Pokud vaše IT oddělení nebo třetí strana nejsou dostatečně součinní nebo neřeší problém na odpovídající odborné úrovni, musíme si účtovat ztracený čas a případné nápravy jejich práce. Jsou některé problémy, které není v našich možnostech řešit, protože se jedná o vaše vnitrofiremní záležitosti, ke kterým nemáme přístup. Vždy poskytneme maximální součinnost, ale jejich řešení zůstává na vaší straně.

V průběhu celého procesu budeme mít statusové schůzky, na kterých probereme aktuální stav, potíže nebo věci, na které se čeká.

Jak se budeme setkávat?

V komunikaci s vámi jednoznačně preferujeme online schůzky. Snažíme se tím šetřit přírodu a nakládat zodpovědně a ekonomicky s vaším i naším časem, a tedy financemi. Máme ověřeno, že online setkání jsou vysoce efektivní a plnohodnotně nahrazují osobní setkání. Pokud i přesto na osobních setkáních trváte, rádi vám vyjdeme vstříc, jen je třeba počítat s úhradou cesty našeho pracovníka, a to včetně času stráveného na cestě. 

Jak budeme postupovat?

Pokud se rozhodnete objednat si některé z Doplňkových řešení, proběhne celý proces v několika krocích.  

Základní konzultace je zdarma, následující kroky jsou zpoplatněné. Na každou z těchto částí – tedy na analýzu, programování a provoz – uděláme rámcový rozpočet, budete tedy dopředu vědět, kolik přibližně jednotlivá část stojí.

1. krok – Základní konzultace

V rámci diskuze o zavedení Naviga s vámi budeme mluvit o tom, zda a jak do něj přesunout vaše stávající data, jaké používáte firemní systémy a zda je vhodné je s Navigem propojit, případně jaké další zákaznické konfigurace požadujete. Dáme vám jasnou informaci, zda se vám využití některého z Doplňkových řešení vyplatí, nebo ne. Stejně tak, když budete Doplňkové řešení zvažovat později, v průběhu provozu Naviga. 

Tato základní konzultace je zdarma. Na jejím základě se rozhodnete, zda máme provést podrobnou analýzu a my stanovíme její rámcovou cenu a termín provedení.

2. krok – Analýza

Kvalitní analýza je nesmírně důležitá. Stejně důležitá jako plány pro výstavbu budovy. Bez nich vznikne řada chyb, které budou následně vyžadovat nákladná řešení. Proto klademe na pečlivou analýzu zvláštní důraz. 

Podle stavu a množství vašich dat nebo systémů může být analýza různě rozsáhlá, od toho se také odvíjí její cena. Díky analýze budete znát stav svých dat a technické možnosti firemních systémů. Tyto výsledky můžete využít i pokud se rozhodnete zadat vytvoření Doplňkového řešení třetí straně.

Během analýzy budeme potřebovat vaši spolupráci, budeme si upřesňovat a doplňovat informace. Je velice důležité, aby i vaše IT oddělení nebo třetí strana poskytovala podrobné a přesné informace. Jakákoliv nepřesnost nebo nedostatečná informace pro vás může znamenat dodatečné finanční náklady.

Analýza vždy popisuje aktuální stav vašich dat. Pokud si ji necháte zpracovat a vytvoření odložíte na později, může se stát, že dojde k dílčím změnám, například upravíte procesy ve firmě, u vašich systémů se změní API, nastanou legislativní změny apod. To všechno může vyžadovat nová upřesnění v analýze.

Celý návrh řešení shrneme do dokumentu Analýza. Ten bude obsahovat popis toho, jak má výsledné řešení fungovat a jak bude časově náročné. V ceně jsou dvě kola připomínkování, proto kontrolu proveďte velice pečlivě a připomínky koncentrujte do jednoho balíku. Předejdete tím zbytečnému zvyšování nákladů za vícenásobné úpravy. Dokument Analýza společně  odsouhlasíme a podepíšeme.

V případě, že vám výsledek analýzy bude vyhovovat, můžete si objednat naprogramování Doplňkového řešení. Součástí objednávky je i termín dodání.

V této fázi uhradíte práce na analýze.

3. krok – Naprogramování a spuštění Doplňkového řešení

Nyní přistoupíme k naprogramování objednaného řešení, kde postupujeme podle schváleného dokumentu Analýza. Navzdory maximální pečlivosti, kterou analýze věnujeme, mohou i v této fázi vzniknout doplňující otázky. 

Funkčnost řešení sami průběžně testujeme, jakmile splňuje dané požadavky, požádáme o kontrolu a testování vás. Opět je důležité připomínky koncentrovat do jednoho balíku, v ceně naprogramování a spuštění máte dvě kola testování a při vícenásobném připomínkování a testování se zbytečně zvyšuje cena řešení. 

V případě, že nám potvrdíte funkčnost, přeneseme řešení do Naviga, které používáte ve vaší firmě, a můžete je začít používat. Tím současně finálně ověřujete správné fungování. Podepíšeme předávací protokol a v případě zájmu vám předáme zdrojové kódy. 

4. krok – Provoz a údržba

Vytvořená Doplňková řešení je třeba udržovat aktuální a funkční. Znamená to, že při nejrůznějších změnách se musí upravit i vytvořené řešení. U každého řešení vás s nároky na údržbu podrobně seznámíme.

Na rozdíl od Naviga samotného, kde je údržba v ceně pronájmu, se u Doplňkových řešení údržba hradí zvlášť, většinou se však jedná o zlomek původní ceny. Nutnost údržby vyplývá z toho, že svět IT se rychle mění a tomu je zapotřebí přizpůsobovat software. Například účetní program, ze kterého stahujeme faktury, změní jejich formát. Banka změní způsob, jakým se stahují informace o platbách. Bude potřeba přejít na novou verzi Windows. Nebo se změní integrační funkce v Navigu. Všechny tyto případy se snažíme minimalizovat, ale nelze se jim zcela vyhnout, a pokud budete chtít Doplňkové řešení i nadále využívat, je třeba počítat s platbou za úpravy.

Jestliže bude nezbytné do Doplňkových řešení zasáhnout, postupujeme na základě servisních VOP. U malých zásahů neinformujeme dopředu s ohledem na nadbytečnou administrativu v poměru k velmi nízké ceně úpravy. V případě rozsáhlejší chyby nebo požadavku ze strany zákazníka,  je vždy nutné celý proces pro Doplňková řešení provést znovu – tedy musíme udělat analýzu a na jejím základě se provádí další IT práce. 

Reklamace

Při určování, co je chyba a co je nový požadavek, se vychází z dokumentu Analýza. Pokud Doplňkové řešení nefunguje, jak bylo popsáno v tomto dokumentu, jedná se o naši chybu a během prvních šesti měsíců ji opravíme v rámci reklamace. Opravy později objevených chyb již budou účtovány.

Na co se například reklamace nevztahuje a bude podléhat úhradě:

  • Máte nový požadavek, který není uvedený v dokumentu Analýza.
  • Objeví se chyba, kterou jste neodhalili, protože jste výsledek dostatečně nezkontrolovali. 
  • Řešení nefunguje správně, protože jsme nebyli informováni o důležitých skutečnostech, ačkoliv jsme se na ně dotazovali.

Co dělat, když Doplňkové řešení nefunguje?

U Doplňkových řešení se řídíme pravidly podpory, které jsou uvedené v servisních VOP a najdete tam kontakt a přesný postup. Částečné nebo dokonce úplné selhání Doplňkového řešení je extrémně vzácné, a pokud nastane, začínáme je řešit nejpozději do dvou hodin od jeho nahlášení. Je však nutné, abyste v případě, že vám výpadek Doplňkového řešení brání v práci, využili telefonní kontakt na podporu.

Jaká je cena za Doplňková řešení?

Oddělujeme zvlášť cenu analýzy, cenu za vytvoření doplňkového řešení a cenu za provoz a údržbu. Je to proto, že po analýze se můžete rozhodnout proces zastavit. Cena analýzy i naprogramování a spuštění je určována složitostí a rozsahem celého procesu. Cenu můžou zvyšovat nepředvídatelné okolnosti.

Pokud v průběhu práce zásadně změníte zadání, počítejte s tím, že zaplatíte i tu práci, kterou jsme udělali na základě předchozí domluvy. Současně se ale můžete spolehnout, že se vám budeme snažit maximálně pomoci už ve fázi analýzy, abyste všemu rozuměli, zadání definovali co nejlépe a nedocházelo k jeho změnám.

U všech Doplňkových řešení se údržba hradí hodinovou sazbou na základě odvedené práce, přičemž se hradí každá započatá půlhodina. V případě propojení systémů se platí nejen vytvoření a údržba, ale i provoz, který zahrnuje hosting, monitorování a zálohování.

Jak probíhá platba?

Platba může proběhnout ve dvou režimech, předem se domluvíme, který z nich je pro vás vhodný:

  • Hodinová sazba (Time and Material) – zaplatíte za vykázaný počet hodin. Počty odpracovaných hodin vám budeme hlásit v dohodnutém intervalu (ideálně jednou týdně) ke schválení. Současně vás budeme průběžně informovat o stavu celého procesu a dostanete informace o dalším postupu.
  • Pevná cena (Fixed price) – odhadneme časovou náročnost dopředu a v rámci takto dohodnuté ceny odvedeme práci bez ohledu na to, zda nám zabere více či méně času, než činil odhad. Cena se změní pouze v případě, že změníte požadavky, případně se objeví okolnosti, které jsme nemohli předvídat (ve vašich datech jsou chyby, vaše firemní procesy jsou složitější, než nám bylo prezentováno, neposkytli jste správné informace apod.).

V případě velkých řešení budeme fakturovat průběžně podle odsouhlasené práce, u malých jednorázově na konci.

Kniha
Kniha Lopaty
a Vykořisťovatelé