Le taux de frais généraux affecte l’entreprise peut-être plus que vous ne le pensez. Dans cet article, nous examinerons quelques effets associés à sa mise en place.
Navigo soutient la dissolution des frais généraux de l’entreprise dans des projets individuels sous la forme d’un taux de frais généraux. Cependant, ce qui est inclus dans le taux de frais généraux n’est pas toujours évident à première vue. Et comment sa valeur peut fondamentalement affecter la performance de l’entreprise, sans parler de la performance de l’entreprise elle-même. Pourtant, c’est possible, et c’est fondamental !
Cet article s’adresse non seulement aux cadres d’entreprise, mais aussi à tout travailleur qui aime penser dans un contexte plus large au travail.
La signification du taux de frais généraux
Les frais généraux sont des coûts de l’entreprise qui ne sont pas directement liés aux projets. Par exemple, le loyer des locaux, l’énergie, l’investissement dans les outils, le salaire du directeur, des RH et de la secrétaire, le café dans la cuisine, etc.
Si les projets n’impliquent que les salaires des employés concernés et les coûts externes (sous-traitance), les résultats sont excellents. Les négociants peuvent alors vendre les projets moins cher que leurs concurrents. Le bénéfice que l’entreprise tire de chaque projet semble suffisant. Tout le monde est fier et heureux.
Cela dure exactement jusqu’à ce que les résultats économiques de chaque projet soient additionnés sur une période (mois, trimestre, année) et que les frais généraux soient déduits. Les résultats sont souvent médiocres. Malheureusement, ces calculs sont généralement effectués à l’insu des employés réguliers. C’est pourquoi les chefs de projet peuvent aussi se sentir frustrés : « Tous mes projets sont rentables, mes collègues aussi, et vous me dites que nous perdons de l’argent !
L’objectif du taux de frais généraux est d’éviter cette situation. Prenez tous les frais généraux mensuels de l’entreprise et divisez-les par le nombre d’heures que les employés consacrent aux projets. Chaque heure de travail est ainsi grevée d’un petit élément de frais généraux correspondant au fait que l’employé dispose d’un lieu de travail, qu’il est au chaud, qu’il peut aller aux toilettes, qu’il dispose d’outils de travail,… Cela rapproche le coût du projet du coût réel de l’entreprise pour celui-ci. Le résultat de tous les projets est proche du bénéfice réel que l’entreprise en tire. Et en même temps, il correspond au bénéfice de l’entreprise – c’est-à-dire si l’on déduit tous les éventuels projets déficitaires qui doivent être réhabilités…
Négociation
Pour les commerçants, il est préférable de maintenir le taux de frais généraux aussi bas que possible. Les chefs de projet l’utilisent comme base pour le budget préliminaire du projet, le commerçant y ajoute une marge raisonnable et l’envoie au client. Il choisira certainement notre offre parce qu’elle est la plus basse. Excellent travail, l’entreprise est submergée de commandes ! Le chef de projet gère alors bien le projet et maintient la marge. Wow, ce seront des primes de Noël ! Malheureusement, on découvrira avant Noël qu’il n’y aura pas de primes, car les marges réalisées sur les projets vendus trop bon marché ne permettent pas de couvrir les coûts de l’entreprise. L’ambiance dans l’entreprise se dégrade.
Si le taux utilisé est plus proche de la réalité, les opérateurs transpireront davantage et de nombreux projets ne seront même pas acquis. Et cela peut être une bonne chose ! Quel est l’intérêt de travailler sur des projets dont on sait déjà qu’ils seront déficitaires au moment de la signature du contrat ? Non.
Si, en revanche, le taux de frais généraux est trop élevé, il est possible que les commerçants ne soient pas en mesure d’apporter du travail à l’entreprise. Toutefois, si le taux de frais généraux correspond à la réalité, l’entreprise n’a d’autre choix que de commencer à économiser sur les frais généraux.
Influence sur la planification
La valeur correcte du taux de frais généraux sera également reflétée dans la planification. C’est particulièrement important si le client vous a fixé un prix fixe auquel vous devez vous conformer. De cette manière, vous savez déjà combien d’heures de travail sont disponibles avant le début du projet. Et si le montant est inférieur à vos besoins ?
Il est insensé de penser qu’un projet qui nécessite 100 jours-hommes de travail peut être réalisé en 50 jours. Cependant, je suis convaincu qu’il est généralement possible de le faire en 80 ou 90 jours si cette limitation est connue à l’avance. Les chefs de projet et les cadres savent mieux que quiconque où l’on peut gagner du temps sans compromettre la qualité globale du projet. Ainsi, s’ils disposent de suffisamment d’informations dès le début du projet, ils trouveront certainement une solution. Le résultat ne sera pas parfait, mais juste bon. Et c’est généralement suffisant.
Il est simplement nécessaire que les employés concernés disposent à tout moment et en temps utile d’informations suffisantes pour leur permettre de prendre des décisions . Et cela inclut des informations précises sur le taux de frais généraux. N’ayez donc pas peur de fixer le taux de frais généraux de manière réaliste et de laisser l’ensemble de l’entreprise s’en accommoder en permanence. De nombreuses petites décisions prises par les employés au cours de l’année seront prises dans le bon contexte grâce à une bonne information. C’est certainement une meilleure option qu’une surprise à la fin de l’année.
Qu’est-ce que la mise en scène ?
J’ai mentionné plus haut ce qui est généralement considéré comme des frais généraux. Mais est-ce tout ? Cependant, certains éléments ne sont souvent pas inclus dans les frais généraux : les primes des employés, les investissements, la formation, etc. Ces dépenses ne sont généralement traitées que lorsqu’il est certain que l’entreprise a généré un bénéfice.
Mais ce sont précisément ces éléments qui font la grandeur d’une entreprise ordinaire et d’un employeur ordinaire. Ne vaudrait-il pas la peine de les cibler tout au long de l’année ? Car si vous les incluez (au moins partiellement) dans le taux de frais généraux, vous dites en fait à tous les employés : « Si vous parvenez à maintenir la rentabilité de vos projets malgré cette augmentation, vous recevrez une prime à la fin de l’année : « Si vous parvenez à rentabiliser vos projets malgré cette augmentation des frais généraux, vous recevrez une prime à la fin de l’année et nous pourrons nous permettre de vous acheter de nouveaux outils, d’améliorer l’environnement, … ».
Soyez ouvert et vos employés comprendront.
Conclusion
Le taux de frais généraux n’est qu’un des nombreux paramètres de la gestion de projet, mais comme vous pouvez le constater, il peut avoir des conséquences considérables sur le fonctionnement d’une société de projet.
