Řízení projektu (project management)

Potřebuji řídit projekty tak, aby byly splněny včas, v rozpočtu a podle zadání – bez chaosu a ztrát informací. Navigo mi pomáhá plánovat, sledovat průběh, řídit kapacity i rozpočty v jednom systému. Díky tomu mám projekty pod kontrolou a tým ví, co má dělat.

Základním předpokladem správného projektového řízení (project management) jsou přesné informace o průběhu jeho realizace. Navigo je nástroj, který vám umožní kdykoliv zjistit aktuální stav každého z vašich projektů.

Stav projektu Navigo také okamžitě automaticky porovnává s plánem. Díky tomu ihned vidíte, jestli stíháte termíny projektu, vycházíte s rozpočtem nebo zaměstnanci stíhaji zadanou práci.

Navigo vám usnadní řízení projektů i tím, že na základě dat, které do něj během realizace projektu zadávají zaměstnanci, automaticky vytváří predikci výsledku projektu. S dostatečným předstihem tak vidíte, zda je potřeba při řízení projektu udělat nějaké změny, abyste předešli finančním ztrátám, časovým nebo kapacitním problémům.

Obsah

Výhody řízení projektu pomocí Naviga
Plán projektu – základ dobrého projektového řízení
Zásadní ukazatele
Řízením projektu k řízení firmy

Projektové řízení (project management) znamená uhlídat soulad projektu s plánem a mít přehled a kontrolu nad všemi parametry, které jsou důležité pro jeho zdárný výsledek. Současně to vyžaduje včas a adekvátně zareagovat na změny a odchylky vůči plánu tak, aby nedošlo k chybám jako je nedodržení termínu, rozpočtu nebo neodvedení potřebných prací.

Navigo3 je nástroj, který vám nejen pomůže všechny tyto parametry uhlídat, ale automaticky vám bude generovat řadu výstupů, které jsou pro řízení projektu zásadní. Nebudete je muset složitě vypočítávat, dohledávat nebo provádět komplikovaná srovnání mnoha různých parametrů. Porovnání plánu a reality projektu se v Navigu dělá automaticky na základě toho, jak do Naviga zaměstnanci vykazují práci, realizují se subdodávky, fakturuje se apod.

Výhody řízení projektu pomocí Naviga

• Uvidíte predikci finančního vývoje projektu.
• Získáte automatická upozornění na důležité termíny a závazky vůči klientovi.
• Budete mít přehled o subdodávkách.
• Automaticky dostanete srovnání, jak jste na tom s časem a prací v poměru k rozpočtu.
• Změny v plánu se automaticky přenesou do všech souvisejících částí zakázky.
• Uvidíte, kteří zaměstnanci na projektu pracují a jaké mají kapacity.
• Prostřednictvím Naviga můžete zadávat úkoly pracovnímu týmu na projektu.
• Usnadní se vám proces schvalování klíčových bodů v projektu.
• Do nákladů se vám sama poměrově podle hodin rozpočítává režijní sazba.

Plán projektu – základ dobrého projektového řízení

Základem kvalitního projektového řízení je vytvoření jeho plánu. O jeho tvorbě a součástech více zde. Během celé realizace projektu je ale třeba myslet na to, že plán projektu není něco nedotkuntelného, definitivního. Průběžně se může vyskytnout řada nečekaných faktorů – selže subdodávka, dlouhodobě vypadne hlavní řešitel projektu, při plánování projektu se podcení některý z termínů. V takovém případě je nutné včas, ideálně okamžitě, plán zakázky aktualizovat a přizpůsobit nečekaným okolnostem.

Některé odchylky vůči plánu projektu se projevují zprvu nenápadně a jejich zjištění klade na projektového manažera velké nároky – je nutné podrobně sledovat a vyhodnocovat velké množství nejrůznějších parametrů. Navigo tuto práci managemetnu zásadně usnadňuje, a to dvěma způsoby – automaticky s dostatečným předstihem signalizuje, že se u zakázky objevují potíže. Upozorňuje na ohrožený rozpočet, riziko nedodržení termínu nebo nedokončení práce. To projektovému manažerovi ušetří velké množství práce a umožní mu včas na tato rizika reagovat, zanést změny do plánu a případně s předstihem s klientem změny projednat.

Druhou výhodou Naviga je, že jakmile se provede změna v plánu projektu, Navigo automaticky celý plán přestrukturuje tak, že jeho nová verze přenese tuto změnu do všech částí plánu zakázky, kterých se týká, a udrží všechny naplánované posloupnosti. Tedy například pokud posuneme důležitý termín navázaný na konkrétní část plánu projektu, zaktualizují se všechny následující.

Zásadní ukazatele

Zásadní pro úspěšnou realizaci projektu je sledování rozpočtu, termínů a vykázané práce ze strany pracovního týmu. Všechny tyto základní parametry jsou už zadané v plánu. Navigo je samo začne porovnávat s realitou projektu.

Kontrola rozpočtu

Navigo má několik možností, jak hlídat rozpočet projektu. První z nich jsou teploměry. Teploměry, které se v plánu zakázky objeví jen jako vytyčené mantinely, se začnou samy vyplňovat ve chvíli, kdy zaměstnanci budou vykazovat práci nebo se vyplní subdodávky. Teploměry je dobré sledovat proto, že na základě automatického porovnávání aktuální situace s finančním plánem ukazují, jak je na tom zakázka finančně a především – jak se bude finančně vyvíjet. Tedy neukazují jen přítomnost, aktuální stav, ale predikují také budoucnost. Teploměry se v Navigu nachází prakticky všude – u každého projektu, u jeho dílčích částí ve WBS (k dispozici je i struktura rozpadu nákladu CBS), nebo u subdodávek. Více o teploměrech zde.

Druhou variantou hlídání rozpočtu zakázky, je tzv. EVM graf neboli analýza dosažené hodnoty. Tento graf se také tvoří automaticky, a lze na něm sledovat souvztažnost mezi časovým harmonogramem, rozpočtem a množstvím odvedené práce. Je z něj tedy patrné, zda se za daný čas a peníze odvedla naplánovaná práce projektu. Přesto, že tento graf ukazuje stav projektu komplexněji než teploměry, pouze ty nabízejí finanční predikci. Více o analýze dosažené hodnoty zde.

Součástí kontroly nad rozpočtem projektu je i kontrola nad termíny faktur, tedy nad datem jejich vystavení i splatnosti. Termíny pro příjmy, které je třeba fakturovat se v Navigu zobrazují na základě plánovaných příjmů. Data pro veškeré faktury a fakturaci se zobrazují v Termínech.

Kontrola časového harmonogramu

Veškeré časové údaje projektu se zobrazují v Ganttově diagramu. Buď tam byly zadány při plánování projektu na základě času, nebo se Ganntův diagram vytvořil automaticky při jiném způsobu plánování.

Plán projektu zahrnuje jak kompletní časový harmonogram, tak i smluvní závazky, které jsou vázané na konkrétní termín. Všechny tyto termíny a závazky Navigo při realizaci projektu automaticky zobrazuje v termínech. Při nedodržení termínu, například u WBS nebo alokací, tento termín automaticky zčervená.

Pokud dojde ke změně termínu, například subdodávky, díky Navigu není nutné nic ručně přeplánovávat. Navigo obsahuje pro management projektu neviditelný soubor chytrých funkcí, tzv. časové reference, které situaci změn a návazností automaticky udrží. Při změně jednoho termínu se změní všechny ostatní.

Použitím funkce Milníky lze v plánu spojit důležité termíny s jeho konkrétními částmi. Díky tomu se při jejich změně zaktualizuje plán tak, aby všechny činnosti navazovaly a byly dodrženy klíčové závazky. Každá změna v časovém harmonogramu se automaticky promítne i do seznamu důležitých termínů.

Kontrola práce na projektu

V plánu zakázky je zadáno, kolik hodin a jací členové týmu nebo jaké typy prací budou na daný projekt potřeba. Jakmile zaměstnanci na projektu začnou vykazovat práci, bude vidět, kolik z rozpočtu práce týmu odčerpává, ale také jak je na tom vyčerpaný rozpočet v poměru s prací a časovým harmonogramem. V prvním případě je třeba sledovat teploměry, v druhém EVM graf.

Navigo umožňuje také zadávat zaměstnancům úkoly na projektu a usnadňuje a zrychluje proces schvalování klíčových bodů projektu. V tom pomáhá i systém notifikací.

Kontrola nad subdodávkami

Už v plánu projektu lze rozvrhnout subdodávky, přiřadit jim termíny i finance. Při realizaci projektu je pak možné sledovat, kolik subdodávky čerpají z rozpočtu, a také jejich termíny a fakturaci. Více o subdodávkách zde.

Řízením projektu k řízení firmy

Plánováním a řízením zakázek v Navigu dostanete také automatické výstupy důležité nejen pro projekt samotný, ale i pro celou firmu. Jedná se například o cashflow, kapacitní plán apod. Více o řízení firmy pomocí Naviga zde.