Absences
L’absentéisme facilite, accélère et systématise la soumission et l’approbation des demandes de congés. Pour les personnes qui demandent des absences, le processus de demande est rapide et facile, la direction a une visibilité sur les personnes absentes, la gestion des ressources humaines et la planification de la capacité de travail sont simplifiées, tandis qu’une base précise et claire pour la paie est créée.
Les samedis et dimanches, ou les jours fériés, sont automatiquement inclus dans les absences. Il est possible de travailler avec des absences d’une heure ou d’une journée entière.
Les absences peuvent être intégrées au système externe de gestion des présences que vous utilisez dans votre entreprise.
Table des matières
Partout où les absences sont affichées et utilisées
Les absences du point de vue d’un employé régulier
Absences du point de vue des ressources humaines et de la gestion économique
Partout où les absences sont affichées et utilisées
Les absences sont reflétées dans Navigo dans un certain nombre de domaines pour vous aider dans votre gestion des ressources humaines. Vous les trouverez dans le calendrier et dans l’aperçu des utilisateurs. Vous pouvez exporter un rapport à partir de ces documents dans l’onglet Documents RH, vous pouvez les voir dans le plan des capacités. Lorsque vous planifiez des affectations par le biais d’absences, vous pouvez voir si vous pouvez affecter une tâche à une personne spécifique. Vous pouvez également les trouver dans l’historique, où un triangle indique que le type d’absence sélectionné n’affecte pas d’autres actions. Par exemple, le repos compensateur et le travail à domicile n’ont aucun effet sur la réserve de temps de travail (c’est pourquoi il apparaît sous la forme d’un triangle noir dans l’historique des rapports ) ou le travail à domicile sur la planification des capacités (c’est aussi pourquoi le travail à domicile est marqué d’un triangle noir).
Les absences du point de vue d’un employé régulier
Tout utilisateur de Navigo peut demander à être absent. La condition préalable est qu’il ait défini le droit de demander des absences (droit : Absence du travail – il peut insérer et modifier ses propres enregistrements).
Il peut également définir ses droits de manière à ce qu’il puisse déposer une demande non seulement pour lui-même, mais aussi pour quelqu’un d’autre ou pour tout le monde. (à droite : Travail – peut modifier le travail déclaré par les subordonnés et Travail – peut modifier tout le travail qui n’est pas « ancien »)
La procédure de demande d’autorisation d’absence est intuitive et très simple : il suffit de créer une nouvelle absence, de la sauvegarder et de lancer la procédure d’autorisation. Vous trouverez la procédure détaillée dans la vidéo.
Aperçu des absences du point de vue de l’employé
Dans le rapport d’absence, chaque employé peut voir ses propres absences, qu’il peut également exporter. En fonction de ses autorisations, il peut également avoir une vue d’ensemble de l’absence des autres.
Comptabilisation rétrospective des absences
Il peut être nécessaire de demander une absence a posteriori. Navigo le permet, mais l’employeur peut restreindre cette rétro-entrée à partir d’une certaine date en la bloquant dans Navigo. Si l’absence ne peut pas être saisie rétrospectivement, vous devez contacter votre employeur.
Modification de l’absence du travail
Il est possible de modifier une absence si elle n’a pas été approuvée. Si le processus d’approbation a déjà eu lieu, il doit être relancé lorsque la modification est apportée.
Les absences du point de vue de la gestion des ressources humaines et de l’économie
Du point de vue de la gestion des ressources humaines, l’absentéisme détermine le nombre d’opportunités de travail et a donc un impact sur la planification des capacités. Dans le même temps, les absences servent de base à l’établissement des salaires.
Paramètres de base pour les absences
La base de l’utilisation correcte des absences est le paramétrage de l’utilisateur – en particulier ses horaires et l’utilisation des jours fériés. Ceux-ci peuvent être définis en fonction du pays.
Chevauchement d’absences et de congés
Pour les types d’absences qui se chevauchent avec un jour férié, vous verrez ce chevauchement dans l’aperçu des absences sous la forme d’un triangle d’avertissement. Les exceptions sont certains types d’absences (vacances, home office, congés compensatoires ou congés non payés). Si ces types d’absences coïncident avec un jour férié, l’absence a une valeur nulle et n’est pas comptabilisée. Après le jour férié, l’absence se poursuit. Par conséquent, le triangle n’apparaît pas non plus pour ces absences.
Aperçu des absences
La liste des absences est une liste de toutes les absences qui ont été mises en œuvre, qui sont en cours ou qui ont été demandées dans votre entreprise. Dans ce rapport, vous ne voyez toujours que les absences pour lesquelles vous êtes autorisé. Vous pouvez voir le type d’absence, l’absence par date sélectionnée (Ceci affiche les absences dans la période sélectionnée spécifiée dans le champ Date. Vous pouvez donc voir l’étendue de l’absence dans la période filtrée, mais pas la durée totale si elle a dépassé cette période.) et la durée totale de l’absence (la date et la durée de l’absence totale sont affichées).
La période d’absence est exprimée en heures. La durée tient compte de la charge de travail quotidienne de l’utilisateur.
Pour chaque absence, vous pouvez accéder à l’approbation, la supprimer ou la lancer à partir du menu contextuel via le Détail des absences individuelles, de la même manière que dans le Détail des absences individuelles.
Filtrage des absences
Les absences peuvent être filtrées par utilisateur, unité organisationnelle, type d’absence, date, s’il s’agit d’une absence personnelle ou d’une absence à l’échelle de l’entreprise, ou une combinaison des deux. Il est également possible de choisir si nous affichons les jours fériés et de filtrer par statut d’approbation.
Si vous avez le droit de saisir des absences pour plusieurs personnes, lorsque vous filtrez les absences saisies pour tous, la durée s’affiche avec un point d’interrogation. En effet, chaque utilisateur peut avoir des heures différentes selon les jours, de sorte que le nombre d’heures d’absence n’est visible que lorsque l’on filtre pour un utilisateur spécifique. Le filtre répond toujours au paramètre selon lequel vous recherchez uniquement les absences personnelles, à la fois les absences personnelles et les absences de l’entreprise, ou uniquement les absences de l’entreprise.
Exportation des absences
Les absences peuvent être exportées vers un rapport distinct ; elles font également partie des rapports de l’onglet Documents RH, qui sont utilisés par le département RH.
Approbation des absences
L’absence d’un salarié sur son lieu de travail peut entraîner un certain nombre de problèmes dans le fonctionnement quotidien d’une entreprise. C’est pourquoi de nombreuses entreprises s’occupent de l’autorisation d’absence. Navigo rend très simple, rapide et efficace l’approbation de l’absence d’un employé sans étapes administratives compliquées.
L’approbation des absences est basée sur les unités organisationnelles, le supérieur immédiat peut approuver l’absence et le soi-disant. la personne responsable. La liste des absences en attente d’approbation apparaît sous la forme d’une main et le nombre d’absences en attente dans le coin supérieur droit.
Les supérieurs hiérarchiques ont également la possibilité d’approuver l’absence, jusqu’à la racine de l’arbre organisationnel. La notification de la main n’est montrée qu’au supérieur direct et au responsable, les supérieurs ne la reçoivent pas, mais ils peuvent approuver l’absence en cliquant sur la main dans le filtre d’approbation. Ils ne sont pas encombrés de notifications inutiles.
Blocage des absences
Comme pour la déclaration de travail, il est possible de bloquer la saisie des absences. Vous pouvez choisir la durée pendant laquelle votre personnel peut saisir des absences rétroactivement.
Le blocage des absences est déterminé par les unités organisationnelles, vous pouvez bloquer des individus ou des unités organisationnelles, mais cela dépend des paramètres de droits et de la structure organisationnelle.