Nepřítomnosti

Nepřítomnosti usnadňují, urychlují a systematizují podávání a schvalování žádostí o uvolnění z práce. Pro žádající o nepřítomnost je proces požádání rychlý a snadný, vedení má přehled, kdo není v práci, zjednodušují řízení lidských zdrojů a plánování pracovních kapacit, současně vzniká přesný a přehledný podklad pro tvorbu mezd.

V Nepřítomnostech jsou automaticky zahrnuty soboty i neděle, případně státní svátky. Je možné pracovat s hodinovou i celodenní nepřítomností.

Nepřítomnosti je možné integrovat s externím docházkovým systémem, který ve vaší firmě využíváte.

Obsah

Kde všude se nepřítomnosti zobrazují a používají
Nepřítomnosti z pohledu řadového zaměstnance
Nepřítomnosti z pohledu řízení lidských zdrojů a ekonomiky

Kde všude nepřítomnosti se zobrazují a používají

Nepřítomnosti se v Navigu promítají do řady oblastí, které vám pomohou v personálním řízení. Naleznete je v kalendáři a přehledu uživatele. V záložce HR podklady z nich můžete exportovat report, vidíte je v kapacitním plánu. Při plánování alokací díky nepřítomnostem vidíte, zda můžete konkrétní osobě přiřadit úkol. Najdete je také v historii, tam se také zobrazí trojúhelníček, který upozorňuje na to, že zvolený typ nepřítomnosti nemá vliv na další akce. Například náhradní volno a home office nemají vliv na fond pracovní doby (proto se v historii výkazů objevuje jako černý trojúhelníček) nebo home office na kapacitní plánování (také je tam proto home office vyznačený černým trojúhelníčkem.)

Nepřítomnosti z pohledu řadového zaměstnance

Každý uživatel Naviga může požádat o nepřítomnost. Předpokladem je, že má nastavené právo pro žádání o nepřítomnost (právo: Pracovní nepřítomnost – může vkládat a měnit vlastní záznamy).

Může mít také nastavená práva tak, aby mohl žádat nejen pro sebe, ale i pro někoho jiného nebo pro všechny. (právo: Práce – smí měnit vykázanou práci podřízených a Práce – smí měnit všechny práce, které nejsou “staré”)

Postup žádání o schváení nepřítomnosti je intuitivní a velmi jednoduchý – stačí vytvořit novou nepřítomnost, uložit ji a následně spustit schvalování. Podrobný postup najdete ve videu.

Přehled nepřítomností z pohledu zaměstnance

Na přehledu nepřítomností může každý zaměstnanec vidět své vlastní nepřítomnosti, které může taky exportovat. Podle svých oprávnění může také vidět přehled nepřítomnosti ostatních.

Zadávání nepřítomnosti zpětně

Může se stát, že je třeba požádat o nepřítomnost zpětně. Navigo to umožňuje, ale zaměstnavatel může v Navigu toto zpětné zadávání od určitého dne omezit blokováním. Pokud tedy nepřítomnost zadat zpětně nejde, je třeba se obrátit na zaměstnavatele.

Změna pracovní nepřítomnosti

Změnit nepřítomnost je možné v případě, že na ní neproběhlo schvalování. Pokud již proces schvalování proběhl, je nutné při změně znovu spustit schvalování.

Nepřítomnosti z pohledu řízení lidských zdrojů a ekonomiky

Nepřítomnosti z pohledu řízení lidských zdrojů určují fond možnosti pracovat a mají tedy vliv na kapacitní plánování. Současně díky nepřítomnostem získáváte podklad pro tvorbu výplat.

Základní nastavení pro nepřítomnosti

Základem pro správné využívání nepřítomností je nastavení uživatele – zejména jeho úvazku a využívání státních svátků. Ty lze nastavit podle konkrétní země.

Překrývání nepřítomností a svátků

U typů nepřítomností, kde dochází k překryvu se státním svátkem toto překrývání uvidíte na přehledu nepřítomností v podobě výstražného trojúhelníčku.
Výjimku tvoří některé typy nepřítomností (dovolená, home office, náhradní volno nebo neplacené volno). Pokud se tyto typy nepřítomností překrývají se státním svátkem, má tato nepřítomnost nulovou hodnotu a nepočítá se. Po uplynutí státního svátku nepřítomnost dál pokračuje. U těchto nepřítomností se proto také neobjevuje trojúhelníček.

Přehled nepřítomností

Přehled nepřítomností je seznam všech nepřítomností, které se ve vaší firmě realizovaly, které běží nebo je o ně požádáno. V tomto přehledu vždy vidíte jen ty nepřítomnosti, na které máte oprávnění. Můžete vidět typ nepřítomnosti, nepřítomnost podle zvoleného data (Zde se zobrazují nepřítomnosti ve vybraném období zadaném v poli Datum. Vidíte tedy rozsah nepřítomnosti ve filtrovaném časovém úseku, nikoliv celé její trvání, pokud tento časový úsek přesáhla.) a celkovou dobu nepřítomnosti (zde se zobrazuje datum a trvání celé nepřítomnosti.)

Doba nepřítomnosti se vyjadřuje v hodinách. Doba trvání zohledňuje denní úvazek uživatele.

U každé nepřítomnost se lze z kontextového menu dostat přes Detail do jednotlivých nepřítomností, smazat ji, nebo spustit schvalování obdobně, jako to je v Detailu jednotlivých nepřítomností.

Filtrování nepřítomností

Nepřítomnosti lze filtrovat podle uživatele, organizační jednotky, typu nepřítomnosti, data, podle toho, zda se jedná o osobní nebo celofiremní nepřítomnost či kombinaci. Lze také navolit, jestli zobrazujeme státní svátky a je možné také filtrovat dle stavu schválení.

Pokud máte práva na zadávání Nepřítomností pro více osob, při filtrování nepřítomností zadané pro všechny, uvidíte dobu trvání s otazníkem. Je to proto, že každý uživatel může mít jiný úvazek v jiné dny, takže počet hodin trvání nepřítomnosti je vidět až při vyfiltrování konkrétního uživatele. Filtr vždy reaguje na nastavení toho, zda hledáte nepřítomnosti pouze osobní, osobní i celofiremní, nebo jen celofiremní.

Export nepřítomností

Nepřítomnosti lze exportovat do samostatného reportu, jsou také součástí reportů v záložce HR podklady, které slouží pro personální oddělení.

Schvalování nepřítomností

Protože nepřítomnost zaměstnance na pracovišti může v každodenním provozu firmy způsobit řadu potíží, řeší mnoho firem schvalování nepřítomností. Navigo vám zajistí velmi jednoduché, rychlé a efektivní schválení nepřítomnosti zaměstnance, a to bez složitých administrativních kroků.

Schvalování nepřítomností se odvíjí z organizační jednotek, schválit nepřítomnost může přímý nadřízený a tzv. pověřená osoba. Přehled nepřítomností čekajících na schválení se objeví v podobě ručičky a počtu čekajících v pravém horním rohu.

Možnost nepřítomnost odsouhlasit mají i vyšší nadřízení, a to až do kořene organizačního stromu. Notifikace ručičky se zobrazuje pouze přímé nadřízené a pověřené osobě, vyšší nadřízení ji nedostávají, ale nepřítomnost můžou odsouhlasit, po kliknutí na ručičku ve filtru schvalování. Nejsou tak zbytečně zatěžováni nadbytečnými notifikacemi.

Blokování nepřítomností

Stejně jako u vykazování práce, je možné zablokovat zadávání nepřítomnosti. Můžete si zvolit libovolnou dobu, jak moc můžou vaši pracovníci zpětně nepřítomnost zadat.

Blokování nepřítomností se stanovuje podle organizačních jednotek, lze blokovat jednotlivce, nebo organizační jednotky, ale závisí to na nastavení práv a organizační struktuře.