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Avez-vous payé une pénalité pour avoir manqué une échéance contractuelle ? Vous avez oublié une note dans un avenant à un contrat et vous avez perdu un client à cause de cela ? Vous passez des heures à vérifier les délais et les engagements contractuels de vos projets ? Navigo peut vous aider à résoudre ce problème efficacement.

Table des matières

Date du contrat – Étapes de base de l’engagement – Observateurs de la date du contrat

Chaque contrat ou ordre de travail comporte un certain nombre d’obligations pour l’entreprise, qui doivent être remplies avec précision et dans les délais impar tis. Le non-respect de ces règles est généralement lié à de lourdes amendes, à la possibilité de se retirer du contrat et à la perte d’autres contrats potentiels. Dans les entreprises, ces obligations sont appelées de différentes manières, par exemple obligations contractuelles, conditions contractuelles, dates contractuelles ou encore dates contractuelles.

En particulier pour les projets plus complexes, le contrat prévoit souvent plusieurs échéances et étapes. En outre, la plupart des entreprises, quelle que soit leur activité, mènent de front de nombreux travaux. Le suivi de toutes les dispositions contractuelles et de tous les engagements pris dans le cadre des projets peut s’avérer complexe.

Date du contrat – engagement de base

De nombreuses entreprises tentent de résoudre les problèmes liés aux données contractuelles en informatisant les contrats et en les stockant dans un système d’information. Toutefois, cela ne permet pas de remédier efficacement à la situation et les problèmes suivants persistent :

• Il est nécessaire de rechercher à plusieurs reprises les obligations contractuelles dans les contrats papier ou d’examiner les documents stockés. Cela entraîne des pertes de temps et augmente la charge de communication dans l’entreprise.
• Le personnel du projet n’apprend pas toujours ou ne se souvient pas toujours correctement de tous les termes et conditions du contrat tels qu’ils sont énoncés dans le contrat. Cela peut augmenter le taux d’erreur dans la mise en œuvre du projet.
• Le contrôle du respect des obligations contractuelles, en particulier des différentes parties, prend souvent beaucoup de temps et mobilise beaucoup de personnel.
• Lorsqu’un avenant à un contrat est créé, il est souvent oublié, ce qui entraîne des erreurs dans la gestion du contrat et des pertes financières.
• Il est pratiquement impossible pour la direction de l’entreprise de garder une trace de toutes les données contractuelles importantes, bien qu’elle soit financièrement et honorablement responsable de leur respect.

Afin de rendre la gestion et l’exécution des projets aussi faciles que possible pour les chefs de projet et le personnel, nous avons créé la fonction Jalons dans Navigo. Elle permet d’afficher les engagements contractuels (par exemple les échéances, les phases du contrat, les échéances, les suspensions, etc.) directement dans le plan du projet.

En même temps, vous pouvez établir des notifications pour les dates de contrat les plus importantes ou pour toute date de contrat sélectionnée, de sorte que la direction de l’entreprise en ait une vue d’ensemble immédiate. Outre les jalons définis contractuellement, vous pouvez également définir un jalon personnalisé pour un projet, qui sert de date limite interne pour une activité spécifique.

Jalons – chiens de garde des échéances contractuelles

L’utilisation des jalons et des données contractuelles dans la gestion des contrats de Navigo est grandement simplifiée:

• Vous avez une vue d’ensemble instantanée de toutes les échéances importantes et de tous les engagements de l’entreprise.
• Évitez les retards dans la commande.
• Vous suivrez une stratégie définie de mise en œuvre du projet.
• Vous disposez de vos données contractuelles en un seul endroit et vous pouvez les modifier facilement. L’ensemble du plan du projet réagit automatiquement à une correction des données du contrat. Il est donc facile de reprogrammer un projet, même s’il est de grande envergure.
• Identifier à temps les engagements contractés à tort (par exemple, délai inexistant, erreurs dans l’ordre chronologique des contrats, etc.)
• Évitez d’accumuler les échéances contractuelles dans un laps de temps trop court.
• Évaluer rapidement les implications des changements dans le contrat d’un point de vue financier et en termes de capacité.

Des pièces jointes peuvent également être ajoutées aux jalons pour vous aider, par exemple, lors de la remise d’une phase de projet achevée.

Vous voulez voir à quel point les fonctions de jalons et de données contractuelles vous facilitent la tâche ? Essayez Navigo3

Vous pouvez également consulter d’autres outils de gestion de projet.