Les utilisateurs de
Outre les données de base de l’utilisateur, Navigo vous permet de définir un certain nombre de paramètres qui faciliteront la gestion de l’entreprise et l’organisation des processus de l’entreprise. Pour chaque utilisateur, vous pouvez surveiller son statut actuel, définir des changements pour l’avenir et suivre son évolution au sein de l’entreprise. Navigo peut donc fonctionner en partie comme un système de ressources humaines.
Par exemple, vous pouvez définir l’unité de temps ou d’organisation à laquelle l’utilisateur appartient, vous pouvez spécifier le taux d’utilisation ou le taux horaire. Vous pouvez également spécifier l’appartenance d’un utilisateur à un groupe de droits.
Chacun de ces paramètres sera ensuite automatiquement utilisé dans d’autres outils Navigo pour générer des données pertinentes pour la gestion de projet et d’entreprise. Les informations saisies pour chaque utilisateur vous évitent d’écraser les données à plusieurs reprises, ces données sont automatiquement répercutées dans l’ensemble de Navigo, par exemple, les heures de l’utilisateur sont inscrites dans le plan de capacité.
Table des matières
Les utilisateurs sont l’alpha et l’oméga de l’utilisation de Navigo. Les utilisateurs vous permettent de conserver des informations actualisées sur chaque employé, et vous pouvez configurer et suivre les modifications apportées à chaque utilisateur tout au long de son parcours au sein de l’entreprise.
Les paramètres de l’utilisateur et les données saisies par chaque utilisateur sont ensuite reflétés dans tous les projets sur lesquels l’utilisateur a travaillé. Les utilisateurs peuvent être ajoutés à Navigo par un autre utilisateur qui a la permission de le faire dans Navigo.
Qui est l’utilisateur ?
Un utilisateur est toute personne que vous souhaitez conserver au sein de votre entreprise dans Navigo. Il peut s’agir d’employés de base, de cadres, d’employés du département des ressources humaines et d’employés du secteur économique. L’utilisateur peut également être une personne externe à qui vous devez accorder l’accès à certaines informations. Par exemple, un employé du cabinet comptable qui traite vos factures ou, dans certains cas, un sous-traitant qui travaille en étroite collaboration avec vous.
Dans Navig, vous pouvez enregistrer des informations sur le travail actuel de chaque utilisateur important pour vous, mettre en place des changements pour l’avenir et suivre leurs progrès (c’est-à-dire leur histoire et leur développement) dans l’entreprise. En ce sens, Navigo fonctionne aussi en partie comme un système de ressources humaines.
Prix pour l’utilisateur et Navigo
Le paiement pour l’utilisation de Navigo est basé sur le nombre d’utilisateurs. Payable par utilisateur et par mois au cours duquel l’utilisateur a posté plus d’une heure, a eu plus d’un relevé ou a été actif dans le statut du compte pendant au moins cinq jours. Vous pouvez modifier le nombre d’utilisateurs à tout moment, il n’est pas nécessaire de nous en informer ou de vous occuper de l’extension de la licence. Il suffit d’ajouter un autre utilisateur et le paiement pour cet utilisateur apparaîtra automatiquement sur votre prochaine facture. Si l’utilisateur vient de s’inscrire, vous ne paierez pour lui qu’à partir de la date d’inscription, même si le statut de son compte est déjà actif. De même, si vous placez un utilisateur dans un statut de compte résilié ou suspendu dans la procédure, vous ne paierez que jusqu’à la fin du mois au cours duquel son statut Navig était actif.
Droits de l’utilisateur
La possibilité de voir et de gérer les utilisateurs est limitée par les droits accordés par la personne compétente dans votre entreprise. Pour gérer les utilisateurs, vous pouvez définir les droits suivants : système – peut modifier les droits de l’utilisateur, le catalogue des types de travail et les paramètres de base ; système – peut voir les progrès de l’utilisateur ; système – peut modifier les progrès de l’utilisateur. Par conséquent, si vous ne pouvez pas voir certaines des informations que vous devriez voir, vous devez ajuster les paramètres pour les droits mentionnés ci-dessus.
Liste des utilisateurs
Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs via le bouton des réglages. Dans cette liste, vous trouverez une liste alphabétique des utilisateurs de votre entreprise et vous pouvez également ajouter de nouveaux utilisateurs à partir de cette liste.
Tous les utilisateurs, quels que soient les droits qui leur ont été attribués, peuvent voir leur nom, leur nom d’utilisateur, leur type de relation de travail, leur statut, leur numéro personnel, leur adresse électronique, leur unité organisationnelle, leur poste et leur lieu de travail dans la liste. Cette page peut ainsi servir de répertoire de contacts internes. Les utilisateurs disposant de privilèges plus élevés, dont la gestion des utilisateurs, peuvent voir des champs supplémentaires dans la liste.
Vous pouvez filtrer la liste des utilisateurs en fonction de leur statut, c’est-à-dire Afficher tous les utilisateurs, ou seulement ceux qui sont nouveaux, actifs, suspendus ou résiliés. Vous pouvez également rechercher des utilisateurs par saisie de texte, les afficher par groupe d’utilisateurs, unité organisationnelle ou catégorie.
En cliquant sur le nom d’un utilisateur, vous accédez à sa vue d’ensemble et vous pouvez utiliser le menu contextuel pour effectuer des actions rapides, accéder aux onglets individuels des utilisateurs, modifier un mot de passe, envoyer une invitation, désactiver rapidement des connexions ou supprimer des utilisateurs via Advanced. La possibilité d’envoyer une invitation, d’empêcher un utilisateur de se connecter ou de supprimer un utilisateur est également affichée dans le menu contextuel pour chaque utilisateur spécifique.
La liste des utilisateurs peut être exportée vers un fichier Excel.
L’exportation peut se faire en deux variantes : l’exportation de base fournit des informations générales sur les utilisateurs, tandis que l’exportation plus détaillée permet également d’exporter des données sensibles telles que le taux horaire, l’utilisation ou le coefficient de performance.
Créer un utilisateur
Pour créer un utilisateur, utilisez la roue dentée pour accéder à la liste des utilisateurs et cliquez sur le signe +. Vous accéderez à l’onglet Détails et préférences, où vous créerez le profil de base de l’utilisateur.
Comme Navigo utilisera ensuite les paramètres saisis dans tous les calculs et traitements graphiques, il est important de saisir les données telles qu’elles sont réellement utilisées dans votre entreprise.
Détails et préférences
Dans l’onglet Détails et préférences, vous aurez un aperçu des données de base de l’utilisateur, de ses paramètres de profil dans l’entreprise et de l’état actuel de son compte Navig. Vous y enregistrez des données telles que, par exemple le nom, le prénom, le nom d’utilisateur, les contacts, le lieu de travail ou le droit aux vacances, le type de travail souhaité, la devise de l’interface utilisateur, la langue du système, etc. Il s’agit de données qui ne vous intéressent que dans leur forme actuelle, vous n’avez pas besoin de connaître leur historique.
Vous remplissez également le premier enregistrement de progression de l’utilisateur dans le détail de l’utilisateur. Il s’agit de la date d’embauche, du solde de son compte Navigo, du taux horaire, de l’utilisation, des indemnités journalières, des jours fériés, de l’unité organisationnelle, du poste et du facteur de performance. Ensuite, vous entrez la catégorie et nous pouvons créer un champ personnalisé pour vous sur demande.
Vous pouvez attribuer n’importe quel nom d’utilisateur à l’utilisateur (nous vous recommandons de donner aux noms d’utilisateur un format uniforme, l’idéal étant d’utiliser l’adresse électronique comme nom d’utilisateur, afin que vous puissiez facilement dériver le nom d’utilisateur). Ensuite, indiquez votre prénom, votre nom et, si vous l’utilisez, votre numéro personnel.
Il est très important de fournir une adresse électronique et un numéro de téléphone pour chaque utilisateur. Ces informations sont utilisées pour envoyer le mot de passe au nouvel utilisateur et pour faciliter la communication au cas où l’utilisateur aurait besoin de notre aide.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez indiquer le nombre de jours de vacances auxquels il a droit pour l’année en cours. En planifiant et en sélectionnant les absences au cours de l’année, vous pouvez voir dans l’en-tête de l’utilisateur le nombre de congés qu’il a déjà pris, qu’il prévoit de prendre et le nombre de congés restants. L’utilisateur et les superviseurs qui approuvent l’absence ont une vue d’ensemble de la quantité que l’utilisateur peut encore utiliser.
Vous devez toujours mettre à jour manuellement votre dossier de vacances au début de la nouvelle année. De même, vous devez l’adapter lorsque vous effectuez d’autres changements, par exemple lorsque les horaires de l’utilisateur changent, qu’un employé quitte l’entreprise, etc. Les congés restants dans Navigo ne sont pas automatiquement reportés à l’année suivante. Cependant, vous verrez toujours le chiffre des vacances de l’année précédente.
Vous pouvez télécharger la photo de profil d’un utilisateur dans les préférences, que vous pouvez ensuite voir dans la liste des utilisateurs et dans leur profil. Dans les préférences, vous pouvez également sélectionner la langue, la devise que l’utilisateur verra dans l’interface utilisateur et dans laquelle Navigo affichera et exportera tout. Vous pouvez également définir le format de la date et d’autres données numériques.
Vous pouvez également attribuer à l’utilisateur le type de travail qu’il effectue le plus souvent dans l’entreprise.
Si vous avez la possibilité de facturer ou de recevoir des factures à différents numéros d’identification au sein de votre entreprise, vous pouvez choisir le numéro à partir duquel l’utilisateur émettra ou recevra des factures le plus souvent.
Catégorie
Vous pouvez également attribuer des catégories à tous les utilisateurs. Pour en savoir plus sur les catégories, cliquez ici.
Champs personnalisés
Si vous le souhaitez, nous pouvons également créer un champ personnalisé pour que vous puissiez conserver des entrées individuelles pour chaque utilisateur.
Procédure pour l’utilisateur
La progression de l’utilisateur est l’un des avantages importants que vous apporte Navigo. Grâce aux enregistrements de progression, vous pouvez consulter l’historique de chaque utilisateur de votre entreprise. Par conséquent, vous trouverez la procédure utilisateur dans un onglet séparé. Seul le premier enregistrement de progression de l’utilisateur est saisi lorsque vous créez un nouvel utilisateur dans l’onglet Détails et Préférences, puis vous le saisissez toujours dans l’onglet Progrès, et seul le statut actuel est toujours affiché dans l’onglet Détails.
Dans la section Progression de l’utilisateur, vous pouvez saisir les paramètres actuels de l’utilisateur, planifier les changements futurs, suivre l’historique de l’utilisateur et modifier les paramètres de l’utilisateur rétroactivement. Bien que chaque entrée dans la progression de l’utilisateur vous permette de modifier l’enregistrement via le menu contextuel, nous vous recommandons de ne pas écraser ces informations, mais de toujours créer un nouvel enregistrement de progression afin de pouvoir suivre l’historique de l’utilisateur.
La sauvegarde d’un enregistrement se déroule en deux phases. Confirmez d’abord la modification de l’élément Procédure à l’aide du bouton Pré-enregistrer, puis utilisez le bouton ci-dessus pour enregistrer l’ensemble de la procédure. Si vous n’effectuez pas de sauvegarde finale, vous perdrez les modifications.
Date
Ce champ est utilisé pour spécifier la date à partir de laquelle la modification doit prendre effet.
Pour la première entrée de l’enregistrement de l’état d’avancement, la date est indiquée comme date de début. Vous pouvez baser l’utilisateur en amont et définir la date de début. L’utilisateur ne peut pas se connecter avant cette date. Si cette option est activée dans les Paramètres du système, Navigo enverra un e-mail à l’utilisateur ce jour-là avec les identifiants de connexion (il doit avoir rempli l’e-mail, la boîte aux lettres doit exister, et il ne doit pas avoir désactivé la connexion).
Le réglage de la date vous permet d’introduire des modifications pour l’avenir. Par exemple, si vous savez que les heures, le taux horaire ou l’unité structurelle d’un utilisateur vont changer, vous pouvez saisir la modification à l’avance.
De même, si vous savez que l’utilisateur va partir, vous pouvez saisir le changement de statut à l’avance. Navigo déconnectera automatiquement l’utilisateur à la date d’entrée en vigueur du changement, qui correspond également à la fin du paiement pour l’utilisateur.
Vous pouvez également saisir des dates de modification à rebours, mais gardez toujours à l’esprit que ces modifications supplémentaires peuvent affecter d’autres entrées.
Statut de l’utilisateur
Pour le statut de l’utilisateur, vous pouvez choisir entre actif, résilié et suspendu.
État actif
L’état actif est l’état normal de l’utilisateur qui a accès à Navigo. Il ne lui est donc pas interdit de se connecter et, en même temps, la date de son inscription est dépassée. Par conséquent, si la date de début est prévue dans le futur, il ne s’agit pas encore d’utilisateurs actifs. Ce sont les comptes en statut actif qui déterminent le montant du loyer mensuel de Navigo.
État terminé
Un statut résilié signifie que les utilisateurs n’ont pas accès à Navigo et ne sont donc pas facturés. Un utilisateur en fin de contrat est affiché dans Navigo pour tous les éléments dans lesquels il a été impliqué pendant son travail (ses allocations, ses projets, ses rapports, etc.), mais il ne peut plus se voir attribuer de nouveaux éléments et n’est pas affiché pour certaines fonctions (par exemple, le plan de capacité).
État interrompu
L’interruption de statut vous sera utile pour les utilisateurs qui sont absents pendant une longue période mais qui sont susceptibles de revenir dans l’entreprise à l’avenir. Par exemple, congé de maternité, maladie de longue durée, congé sabbatique, etc. Un utilisateur suspendu est affiché de la même manière qu’un utilisateur radié et ne peut pas se voir attribuer de nouveaux éléments.
Il peut se connecter
Après avoir enregistré les informations de base concernant l’utilisateur, non seulement le statut de l’utilisateur apparaît dans l’en-tête de l’utilisateur, mais aussi l’élément Connexion can. Elle dépend directement du statut de l’utilisateur. La coche verte (l’utilisateur peut se connecter) n’apparaît que dans l’état actif. Si vous souhaitez empêcher un utilisateur de se connecter, désactivez la connexion dans le menu contextuel de l’en-tête de l’utilisateur ou dans la liste des utilisateurs. Vous pouvez utiliser cette option dans des situations où, par exemple, un salarié a une relation de travail continue, mais où il y a eu des désaccords et où le salarié peut causer des dommages à l’entreprise. La désactivation de la connexion marquée d’une croix rouge apparaît toujours dans le statut du compte suspendu ou résilié. Pour ces états, l’option de connexion ne peut pas être modifiée à partir du menu contextuel, mais il est toujours nécessaire de changer son état en actif dans la procédure.
Utilisateur supprimé
En plus de ces trois états, l’utilisateur peut être appelé. Vous pouvez supprimer l’utilisateur, soit par le menu contextuel de la liste des utilisateurs, soit par le menu contextuel de l’en-tête de l’utilisateur. N’utilisez cette fonction que si vous avez créé un utilisateur par erreur, qu’il ne s’est pas encore connecté et qu’aucun élément (allocations, projets, etc.) ne lui a été attribué. Dans le cas contraire, l’annulation ne pourra pas être effectuée. Cette opération est irréversible.
Taux horaire
Le taux horaire est très important pour avoir un aperçu réaliste des coûts de votre entreprise.
Lors de la saisie, vous avez les possibilités suivantes : si vous utilisez le même taux de frais généraux pour tous les utilisateurs, définissez-le dans le Navigateur sous la roue dentée sous Taux de frais généraux (l’heure est saisie). Vous saisissez ensuite le salaire horaire super brut de l’utilisateur dans le champ Taux horaire. Lors de la déclaration du travail, le taux horaire et le taux de frais généraux sont additionnés et le résultat correspond au coût réel de l’entreprise.
Si vous avez un taux de frais généraux différent pour différents utilisateurs, ne définissez pas le taux de frais généraux dans Navigo. Au lieu de cela, saisissez la somme du salaire horaire super brut et du taux horaire de frais généraux correspondant à l’utilisateur spécifique dans le champ Taux horaire.
Inverser les changements d’utilisateur
La procédure utilisateur vous permet également de modifier les données dans le passé. Cependant, il faut toujours tenir compte du fait que certains changements affecteront les projets pour lesquels l’employé a déclaré travailler. Il s’agit de modifications rétroactives des taux horaires, de la devise et de l’unité organisationnelle. L’utilisateur voit des avertissements sur les projets concernés par les modifications et il lui est conseillé d’en discuter avec les chefs de projet ou d’autres personnes responsables. En cas de changement de taux horaire et de devise, l’ajustement ne peut être effectué que deux mois en arrière. Cette disposition ne s’applique pas si le salarié a déclaré un travail à prix fixe ou n’a pas déclaré de travail du tout, auquel cas les modifications peuvent être apportées sans restriction. Les changements dans le taux horaire affectent la situation financière du projet, les changements dans les unités organisationnelles affectent la répartition proportionnelle des finances. Nous vous recommandons donc de ne modifier ces paramètres dans le passé que si vous avez une bonne raison de le faire. Par exemple, vous avez oublié de définir un taux horaire modifié, etc.
Si vous devez modifier votre taux horaire rétroactivement, mais que vous avez déjà dépassé les deux mois, vous ne pouvez pas le faire vous-même et devez nous contacter.
D’autres entrées utilisateur peuvent être modifiées a posteriori sans risquer d’affecter les résultats du projet.
Afin de suivre la progression réelle d’un utilisateur dans votre entreprise, il est toujours préférable de saisir de nouvelles entrées dans la rubrique Progrès plutôt que de modifier des entrées passées. Cela vous permet de voir l’historique des modifications individuelles et des changements tels qu’ils se sont réellement produits au fil du temps. Les changements rétroactifs faussent cette réalité.
Appartenance à des groupes
Avec l’appartenance à un groupe, vous pouvez spécifier les groupes de droits auxquels un utilisateur est assigné dans Navigo. Pour en savoir plus sur la définition des droits, cliquez ici.
Présentation de l’utilisateur
Dans la vue d’ensemble de l’utilisateur, nous voyons la « carte de visite » de l’utilisateur et des données de base telles que l’unité organisationnelle, le poste, le lieu de travail, le téléphone et le contact électronique.
Modifier le mot de passe
Sous l’onglet Modifier le mot de passe, vous pouvez modifier votre mot de passe et trouver des recommandations pour créer un mot de passe sécurisé.
Pièces jointes
Navigo vous permet d’ajouter des pièces jointes à chaque utilisateur, comme un contrat de travail ou d’autres documents. La pièce jointe peut être attachée à la fois dans la liste des utilisateurs et dans l’en-tête d’un utilisateur individuel.