Déclarations de travail

Les rapports de travail vous aident à suivre les coûts de chaque travail et vous donnent une vue d’ensemble de la charge de travail de votre équipe. Pour les employés, rendre compte de leur travail dans Navigo est très simple et rapide, ils peuvent le faire à partir de leur ordinateur ou de leur téléphone portable.

Dans Navigo, vous pouvez suivre vos feuilles de temps selon différents critères – par projet, par type de travail ou par membre de l’équipe. Vous pouvez également utiliser une simple vue graphique des feuilles de temps pour chaque membre de l’équipe afin d’identifier les employés surchargés ou sous-utilisés.

Les rapports sur les emplois sont également liés au plan des capacités, qui affiche à tout moment les informations pertinentes et la capacité de travail de chaque personne.

Table des matières

Les déclarations d’emploi du point de vue de l’employé
Les rapports de travail du point de vue de la direction

Les déclarations d’emploi du point de vue de l’employé

Pourquoi faire un rapport sur le travail dans Navig3

• Vous pouvez montrer votre travail en quelques clics.
• Vous pouvez déclarer votre travail de n’importe où, il vous suffit d’avoir accès à l’internet.
• Vous ne devez pas tenir des registres supplémentaires sur le travail effectué, préparer un tableau des heures travaillées pour le comptable, etc.
• Vous pouvez suivre le nombre d’heures que vous avez travaillées.
• La direction sait immédiatement si vous êtes surchargé.

Quand signaler le travail

L’idéal est de remplir les feuilles de temps le jour où le travail est effectué, sinon les feuilles de temps seront inexactes. Cependant, Navigo vous permet également de rapporter le travail à l’envers, en fonction de la configuration spécifique de votre entreprise. Il est également possible, dans certaines circonstances, de reconnaître des travaux dans le futur, par exemple avant la fin de l’année, lorsque le comptable doit clôturer le mois.

Partout où vous pouvez trouver l’option de signaler un travail

Vous pouvez rendre compte du travail via le calendrier sous l’onglet Rapport, sur un projet spécifique, sur une allocation à partir du menu contextuel, ou même sur le tableau de bord. Les règles de déclaration sont les mêmes partout, vous recevrez toujours un formulaire similaire pour déclarer votre travail.

Déclarations de travail par affectation ou par type de travail

En tant que salarié, vous travaillez généralement sur un projet. Parfois, une tâche spécifique vous est assignée (appelée attribution), d’autres fois, il ne s’agit pas d’une tâche spécifique, mais simplement du type de travail que vous effectuez, comme d’autres collègues de l’équipe. Une attribution est, par exemple, la préparation d’une étude architecturale d’un bâtiment pour un projet spécifique ; un type de travail est généralement, par exemple, un travail de conception. Si vous avez personnellement une tâche spécifique qui vous a été confiée, vous faites donc preuve de travail appelé. sur l’affectation, si vous n’avez pas de tâche spécifique assignée, vous ne rendez compte que du type de travail.

Pour faciliter le remplissage de vos feuilles de temps, vous pouvez définir un type de poste par défaut dans votre profil d’utilisateur, qui sera alors le premier type de poste que vous verrez lors de l’établissement de votre rapport. Seulement si vous avez une allocation donnée, le type de travail pour lequel l’allocation a été créée est pré-rempli.

Relevés de travail et de présence

Si votre entreprise utilise le registre d’arrivée et de départ dans Navigo, il est préférable que vous ayez d’abord rempli le formulaire de présence, qui sera affiché en vert dans le calendrier. Si vous utilisez la présence externe, vous pouvez voir le nombre réel d’heures. Vous rendrez ensuite compte des travaux effectués dans ce cadre.

Déclarations de travail et d’utilisation

Il existe des travaux qui ne sont pas directement liés au contrat spécifique. Par exemple, diverses tâches administratives ou des réunions d’entreprise. Le temps consacré à ce travail ne peut pas être facturé à un client spécifique en tant que travail de projet. La direction a généralement une idée fiable du pourcentage de temps que chaque membre de l’équipe doit consacrer à cette tâche. Dans Navigo, ils peuvent donc définir le taux d’utilisation. C’est-à-dire le temps dont dispose un membre de l’équipe pour travailler sur des projets spécifiques pour le client. Pour vous donner une idée, l’utilisation d’un architecte sera de 90%, donc ce pourcentage du temps de travail doit être rapporté en travaillant sur des projets, les 10% restants ne sont pas rapportés. Vous trouverez les paramètres d’utilisation dans la vue d’ensemble des utilisateurs, sous l’onglet Rapport.

Blocage des rapports de travail

Votre supérieur hiérarchique peut restreindre votre capacité à rendre compte de votre travail de manière rétrospective ou prospective. Vous pouvez voir combien vous pouvez rapporter sur votre profil d’utilisateur dans l’onglet Vue d’ensemble. Si vous avez oublié de déclarer votre travail ou si vous devez corriger votre feuille de temps, vous devez contacter votre superviseur.

Les déclarations de travail du point de vue de la gestion de l’entreprise

Pourquoi signaler un travail dans Navigo

• Vous avez un aperçu précis et immédiat des heures travaillées par chaque membre de l’équipe et vous pouvez voir leur charge de travail.
• Vous pouvez voir à quel point un projet particulier a été difficile et planifier le prochain avec plus de précision en gardant cela à l’esprit.
• La seule façon de distinguer les mauvais contrats des bons est de rendre compte du travail effectué. Si vous n’indiquez pas le travail, le coût du travail est considéré comme des frais généraux et personne ne s’en soucie.
• Vous pouvez facilement exporter des feuilles de temps pour vos services de comptabilité et de ressources humaines.
• Vous pouvez planifier efficacement la capacité de travail.
• Navigo traite ensuite les données des feuilles de temps et génère une série de résultats automatisés qui facilitent votre gestion financière et des ressources humaines.

Conditions préalables à l’établissement d’un rapport de travail correct

Pour que Navigo puisse extraire tous les bénéfices des feuilles de temps de votre équipe, vous devez définir certains paramètres dans Navigo En particulier, le temps, le taux horaire, les jours fériés et l’utilisation doivent être définis pour chaque utilisateur. Il est également important de définir les types de travaux et les taux de frais généraux.

Déclarations de travail par affectation ou type de travail

Chaque employé peut déclarer son travail soit sur une tâche qui lui est assignée individuellement (sur un projet spécifique), c’est-à-dire sur une allocation, soit sur un type de travail. L’option de planification du travail que vous choisissez dépend de votre besoin de suivre les coûts spécifiques associés à un membre de l’équipe ou de votre intérêt pour les coûts généraux par type de travail sur le projet.

Déclarations de travail et d’utilisation

Pour éviter que le salarié ne doive déclarer tout le travail, vous pouvez utiliser l’utilisation, qui détermine le rapport entre le travail déclaré et le temps total du salarié sous la forme d’un pourcentage. Ainsi, le salarié doit déclarer sur les ordonnances les heures déterminées par l’utilisation. Les autres n’ont pas besoin de déclarer leur travail. Vous définissez l’utilisation pour les utilisateurs individuels en fonction de votre expérience. Le temps non utilisé des membres de l’équipe doit être ajouté au taux de frais généraux.

Rapports de travail et de présence

Si notre entreprise utilise le registre des arrivées et des départs, les présences sont affichées dans une barre verte. Il est nécessaire que les heures déclarées correspondent à l’assiduité. Si l’entreprise dispose d’un système externe de gestion des présences, vous pouvez voir dans le calendrier en haut, par exemple, 4/8,5. Cela représente 4 heures sur 8,5 heures de présence. Dans le cas de présences externes ou d’enregistrements de présences, le calendrier montre la réalité, si aucun des deux n’est utilisé par l’entreprise, nous pouvons voir la réserve de temps. Cela peut être encore plus humiliant.

Blocage des rapports de travail

Le remplissage des feuilles de temps peut être limité par un blocage, à la fois pour les utilisateurs individuels, les unités organisationnelles et l’ensemble de l’entreprise. Par exemple, vous pouvez restreindre la possibilité d’apporter des modifications aux feuilles de temps déjà traitées par le service comptable. Vous pouvez également définir d’autres options de blocage sur les projets dans les options Détails et Système.

Paramètres du système pour les rapports de travail

Dans Navigo, il est possible de prédéfinir certaines conditions pour les rapports de travail en vrac. Cette opération s’effectue sous la roue dentée des Paramètres du système. Vous pouvez sélectionner le nombre de jours ouvrables qui peuvent être rapportés en arrière ou le nombre de jours qui peuvent être rapportés en avant. Il est également possible de définir ici, pour un projet nouvellement créé, un rapport portant uniquement sur les affectations ou, pour un projet nouvellement créé, un rapport portant uniquement sur le type de travail avec un plan, etc.

Si vous avez configuré les rapports de travail d’une certaine manière dans les Paramètres du système, cela s’appliquera à tous les projets créés après cette configuration. Toutefois, si nous fixons une règle différente pour les énoncés de travaux pour chaque contrat, c’est cette règle qui s’appliquera à ce projet.

Que recherchons-nous dans les déclarations de travail ?

Les rapports de travail sont une réalité par rapport à la planification de votre propre travail. Il permet à Navigo de surveiller un certain nombre de paramètres importants – par exemple, pour saisir les tendances dans la réalité du projet ou l’exactitude de la planification et des coûts du projet. Il permet également de contrôler la charge de travail des employés et d’ajuster en conséquence les capacités en personnel sur les projets et dans l’entreprise.

Vue d’ensemble des travaux rapportés sur le projet

Outre la sous-traitance , nous pouvons également suivre notre propre travail (interne) effectué par les employés de l’entreprise sur le projet. Le suivi de la quantité de ce travail effectué sur le projet, c’est-à-dire le coût du travail de l’équipe, se fait au moyen de feuilles de temps.

Dans l’aperçu de chaque projet, nous pouvons voir les déclarations de travail de chaque membre de l’équipe.
Dans le plan de travail, nous pouvons voir le travail rapporté à la fois par type de travail et par allocation Pour un projet, nous pouvons également trouver les déclarations de travail associées. Parmi celles-ci, nous pouvons filtrer par exemple par membre de l’équipe, par type de travail, par affectation ou parunité organisationnelle.

Le travail rapporté est également suivi sur les thermomètres du projet, où lorsque les membres de l’équipe commencent à rapporter du travail, la couleur bleu clair est progressivement remplacée par le bleu foncé, ou par l’orange lorsque les plans sont dépassés. Si le travail réel n’est planifié que pour un type de travail, et qu’il n’y a donc pas d’allocation pour ce type de travail, une barre bleu clair et blanche apparaît. Vous trouverez les thermomètres dans le plan sous Travail personnalisé, sous chaque type de travail et sous Allocations. Le travail réel (interne) est également visible sur le thermomètre global du projet.

Présentation de l’utilisateur

La vue d’ensemble de l’utilisateur fournit des informations précieuses sur le travail de l’employé. Il peut ainsi connaître le taux d’utilisation à la fin du mois, les absences et les projets sur lesquels les membres de l’équipe unipersonnelle ont fait un rapport.

Vérification des déclarations de travail

Sous l’onglet Tous les rapports, vous pouvez trouver tous les travaux que les membres de l’équipe ont rapportés à Navigo Ils peuvent être filtrés en fonction d’un grand nombre de paramètres, tels que le type de travail, le projet, l’utilisateur, la date, etc. Les exportations peuvent être créées en fonction des paramètres spécifiés dans le filtre, par exemple pour une période donnée ou par utilisateur.

Historique des rapports de travail

Sous l’onglet Historique, vous trouverez un aperçu visuel de la charge de travail de chaque employé en fonction de la façon dont il rapporte son travail. Sur la base de l’indicateur de couleur, qui va du blanc au rouge, nous pouvons voir d’un coup d’œil quel membre de l’équipe était sous-employé, lequel travaillait proportionnellement à son temps et lequel était surchargé. Cela peut améliorer la planification des capacités.

Où écrire les données des déclarations de travail

Navigo travaille également avec les heures de travail rapportées dans d’autres sorties. Cela vous permet de voir où vous en êtes avec votre propre travail (interne) dans les thermomètres, vous pouvez suivre le statut sur le graphique EVM et dans les indicateurs de performance(KPI). La vue d’ensemble du projet indique également le pourcentage de rapports de travail par unité organisationnelle.