Solutions supplémentaires – comment procéder

Cet article vise à décrire nos procédures à nos clients dans un langage clair et compréhensible. Il s’agit également de nos conditions générales et d’un document interne utilisé pour former notre personnel sur le service que nous fournissons à nos clients.

Quel est l’objet de ces conditions 2 ?

Tout au long de ce document, nous résumons nos conditions générales, qui définissent ce qui est nécessaire pour mettre en place et exploiter la Solution Complémentaire pour vous. En d’autres termes, les présentes conditions générales 2 régissent les procédures, respectivement. les droits et obligations réciproques découlant de la conclusion de l’Accord de Solutions Complémentaires Navigo3 entre Navigo Solutions et Vous en tant que demandeur de ces services.

Si vous commandez l’une de nos solutions complémentaires, vous devez déjà avoir conclu un contrat d’utilisation de notre système Navigo3, qui est régi par les conditions générales 1. C’est une condition pour commander la solution complémentaire. Les solutions additionnelles (Interconnexion des systèmes de l’entreprise avec Navigo, Transfert de données unique, Configuration du client) ne font pas partie du système Navigo3, elles sont votre logiciel personnalisé.

Qu’est-ce qui est payé ?

Vous êtes responsable de tous les coûts liés à la solution complémentaire. L’installation, l’exploitation, la maintenance, l’assistance, etc., y compris la réparation de toute erreur découverte après la période de garantie, sont couvertes.

Notre personnel d’assistance s’efforcera de vous rappeler dans ses communications que votre demande concerne la solution complémentaire et que vous payez le service dans son intégralité. S’ils ne le font pas, c’est peut-être parce qu’ils essaient de résoudre votre problème en premier lieu, mais cela ne vous dispense pas de votre obligation de payer ce qui est décrit ci-dessous.

Parce que les solutions complémentaires peuvent impliquer des étapes techniquement et organisationnellement exigeantes, en fonction du type et de la méthode de mise en œuvre, nous avons établi des processus que nous suivons.

Quelles solutions supplémentaires proposons-nous ?

Nous proposons actuellement les solutions supplémentaires suivantes :

Transfert ponctuel de données des systèmes de votre entreprise vers Navigo (ci-après dénommé« migration« ), décrit plus en détail dans le document suivant Annexe no. 1 des présentes conditions générales 2 ;

Interconnexion à long terme des systèmes de l’entreprise avec Navigo (l‘ »intégration« ), comme décrit plus en détail dans l ‘annexe 2 de ces conditions générales 2 ;

Configuration du client sous la forme, par exemple, de les travaux relatifs à l’utilisation des API, des rapports, des modèles de documents, de l’édition des impressions, des champs personnalisés (ci-après dénommés« configuration client« ), tels que décrits plus en détail à l’annexe 3 des présentes conditions générales 2.

Comment commander une solution complémentaire ?

Il vous suffit de nous contacter pour prendre un rendez-vous, veuillez contacter notre consultant ou notre service d’assistance. L’accord oral, l’acceptation de l’offre seront considérés comme l’accord de solutions complémentaires et les droits et obligations mutuels non couverts par le présent accord seront régis par les présentes conditions générales . 2.

Qui crée et garantit les solutions supplémentaires sur mesure ?

Les solutions supplémentaires ne doivent pas toujours être créées directement par nous, mais par des partenaires sous forme de sous-traitants avec lesquels nous avons signé un accord de non-divulgation (NDA). Navigo Solutions garantit l’ensemble du processus. Vous n’avez donc pas à craindre de vous retrouver sans aide en cas de problème.

Quel est le prix des solutions complémentaires ?

Nous séparons séparément le prix pour a) Analyse, prix pour b) la programmation et le lancement de la solution complémentaire, le prix pour (c) Fonctionnement et entretien, pour d) toutes les communications, l’assistance et le dépannage en continu. Le prix de l’analyse, de la programmation et du lancement est déterminé par la complexité et l’ampleur de l’ensemble du processus. Des circonstances imprévues peuvent entraîner une augmentation du prix.

Si vous modifiez fondamentalement la mission au cours du travail, vous pouvez vous attendre à payer le travail que nous avons effectué sur la base d’un accord antérieur. Il en va de même s’il y a des retards dans la communication et la livraison des informations et documents nécessaires de votre côté. En même temps, vous pouvez compter sur nous pour vous aider au mieux dans la phase d’analyse, afin que vous compreniez tout, que vous définissiez au mieux la mission et que vous évitiez les changements.

Pour toutes les solutions complémentaires, la maintenance, l’assistance et la correction des bogues sont facturées à un taux horaire basé sur le travail effectué, chaque heure étant facturée. Dans le cas de l’interconnexion des systèmes (intégration), non seulement la création, mais aussi l’exploitation et la maintenance sont payées. Dans certains cas, le prix est fixé différemment, par exemple pour un document transféré.

Comment s’effectue le paiement ?

Le paiement peut être effectué selon deux modes, nous conviendrons à l’avance de celui qui vous convient :

Taux horaire (temps et matériel) – vous payez pour le nombre d’heures déclarées. Le nombre d’heures travaillées vous sera communiqué à un intervalle convenu (idéalement une fois par semaine) pour approbation. En même temps, nous vous tiendrons informé de l’état d’avancement du processus et nous conviendrons des prochaines étapes.

Prix fixe – nous estimons le temps nécessaire à l’avance et, dans les limites du prix convenu, nous effectuons le travail sur la solution additionnelle, que cela nous prenne plus ou moins de temps que ce qui avait été prévu. Le prix ne changera que si vous modifiez vos exigences ou si des circonstances imprévisibles surviennent (erreurs dans vos données, processus d’entreprise plus complexes que ce qui nous avait été présenté, etc.)

Dans le cas d’une mise en œuvre importante de solutions complémentaires, nous facturons sur une base continue en fonction du travail convenu, tandis que pour les petites mises en œuvre, nous facturons sur une base unique à la fin du projet.

La liste de prix actuelle est toujours disponible sur le site web www.navigo3.com, les prix sont hors TVA.

Comment procéder ?

Étape 1 – Consultation de base

a) Lors de la discussion sur la mise en œuvre de Navigo, nous discuterons avec vous de la question de savoir si et comment transférer vos données existantes, quels systèmes d’entreprise vous utilisez et si vous souhaitez les connecter à Navigo, ou quelles autres configurations client vous souhaitez. Nous vous indiquerons clairement si l’utilisation d’une des solutions complémentaires est intéressante pour vous. De même, si vous envisagez la Solution complémentaire plus tard, pendant le fonctionnement de Navigo

Sur la base de cette consultation, vous déciderez si nous devons procéder à une analyse détaillée. Pour ce faire, nous fixerons un prix-cadre et un délai de mise en œuvre.

Étape 2 – Analyse

a) L’analyse de la qualité est extrêmement importante. Les plans de construction du bâtiment sont tout aussi importants. Sans eux, un certain nombre d’erreurs sont commises et nécessitent des solutions coûteuses. C’est pourquoi nous mettons l’accent sur une analyse minutieuse.

b) En fonction de l’état et de la quantité de vos données ou de vos systèmes, l’analyse peut être plus ou moins importante et coûteuse. Grâce à l’analyse, vous connaîtrez l’état de vos données et les capacités techniques des systèmes de votre entreprise. Vous pouvez utiliser ces résultats même si vous décidez de confier la création de la solution complémentaire à un tiers.

c) Au cours de l’analyse, nous aurons besoin de votre coopération pour clarifier et compléter les informations. Il est très important que votre service informatique ou un tiers fournisse également des informations détaillées et précises. Toute information inexacte ou insuffisante peut entraîner des coûts financiers supplémentaires pour vous.

d) Attention – l’analyse décrit toujours l’état actuel de vos données. Si vous le faites traiter et reportez la mise en œuvre à plus tard, il se peut que des changements partiels interviennent, par exemple, vous modifierez les processus dans l’entreprise, vos systèmes changeront d’API, il y aura des changements législatifs, etc. Tous ces éléments peuvent nécessiter de nouveaux perfectionnements de l’analyse.

e) L’ensemble de la proposition de solution est résumé dans le document d’analyse. Il s’agira notamment de décrire le fonctionnement de la solution complémentaire qui en résultera et le temps qu’il faudra y consacrer. Il comprendra un calendrier de programmation et de lancement de la solution complémentaire, ainsi qu’un prix préliminaire. L’analyse comprend deux séries de commentaires ; vérifiez donc très attentivement et concentrez vos commentaires dans un seul paquet. Vous éviterez ainsi des augmentations de coûts inutiles en cas d’ajustements multiples. Nous conviendrons ensemble du document d’analyse et le signerons.

f) A ce stade, vous payez le travail sur l’analyse, sous réserve de son approbation ou comme convenu.

g) Si le résultat de l’analyse vous satisfait, vous pouvez commander la programmation de la solution complémentaire. La date de livraison fait également partie de l’offre.

Étape 3 – Programmation et démarrage

a) Nous passons maintenant à la programmation de la solution supplémentaire commandée, en suivant le document d’analyse approuvé. Malgré tout le soin que nous apportons à chaque analyse, des questions supplémentaires peuvent se poser à ce stade.

b) Nous testons nous-mêmes en permanence la fonctionnalité de la solution. Une fois qu’elles répondent aux exigences, nous vous demanderons de vérifier et de tester une copie de vos données. Une fois encore, il est important de concentrer les commentaires en un seul paquet ; le coût de la programmation et du lancement comprend deux séries de tests ; avec des commentaires et des tests multiples, vous devrez payer pour chaque série supplémentaire, ce qui augmentera le coût de votre solution complémentaire.

c) Si vous confirmez la fonctionnalité, nous transférerons la solution complémentaire au Navigo que vous utilisez dans votre entreprise et vous pourrez commencer à l’utiliser. Cette opération permet également de vérifier une dernière fois le bon fonctionnement de l’appareil. Nous confirmerons le transfert et, si vous êtes intéressé, nous vous donnerons les codes sources.

Étape 4 – Fonctionnement, maintenance, assistance et correction des bogues

Les solutions complémentaires créées doivent être maintenues à jour et fonctionnelles. Le besoin de maintenance découle du fait que le monde de l’informatique évolue rapidement et que les logiciels qui perdent leur fonctionnalité doivent s’adapter. Cela signifie que la solution complémentaire créée doit également être modifiée lorsque des changements sont apportés. Par exemple, le programme de comptabilité à partir duquel nous téléchargeons les factures modifie leur format. La banque va modifier la façon dont les informations de paiement sont téléchargées. Vous devrez passer à une nouvelle version de Windows. Ou bien les fonctions d’intégration dans Navigo seront modifiées. Ces situations ne peuvent être évitées. Si vous avez souscrit une solution complémentaire auprès de nous, nous partons du principe que vous souhaitez qu’elle continue à fonctionner. Nous traitons donc immédiatement les questions urgentes et vous vous attendez à ce que vous les payiez conformément à notre liste de prix.

Objet du contrat – Qu’est-ce que nous négocions en détail ?

Qu’attendons-nous de vous ?

Pour faciliter la communication et la prise de décision, nous demandons au client de désigner un « officier de liaison » doté d’une autorité suffisante. Idéalement, il s’agit d’un directeur des opérations ou d’un chef de projet qui a la compétence nécessaire pour, par exemple, obtenir des informations auprès du service informatique ou d’un tiers.

En particulier au début du processus, nous aurons un certain nombre de questions sur le résultat souhaité, les processus de votre entreprise, les données, les autres systèmes et l’accès aux données. Plus les informations que vous fournirez seront précises et de qualité, plus la mise en œuvre se fera en douceur. Comme la mise en place de solutions complémentaires dépend toujours de systèmes internes, nous insistons sur le fait que vous êtes responsable du travail de votre service informatique ou d’un tiers. Si votre service informatique ou un tiers n’est pas suffisamment coopératif ou ne traite pas le problème au niveau professionnel approprié, nous devons facturer le temps perdu et tout travail de remédiation. Il y a des questions que nous ne sommes pas en mesure de traiter parce qu’il s’agit de vos affaires internes pour lesquelles nous n’avons pas un accès complet et une connaissance suffisamment approfondie du fonctionnement de votre entreprise. Nous vous apporterons toujours une coopération maximale, mais la solution reste de votre côté.

Tout au long du processus, nous organisons des réunions d’évaluation pour discuter de l’état d’avancement, des problèmes ou des questions en suspens.

Comment allons-nous nous rencontrer ?

Pour communiquer avec vous, nous préférons nettement les réunions en ligne. Nous essayons de préserver la nature et d’utiliser votre temps et nos finances de manière responsable et économique. Nous avons prouvé que les réunions en ligne sont très efficaces et qu’elles remplacent entièrement les réunions en face à face. Si vous persistez à vouloir des entretiens personnels, nous serons heureux de vous satisfaire, mais vous devrez tenir compte du coût du voyage de notre spécialiste, y compris le temps passé sur la route.

Combien de temps faut-il pour créer la solution complémentaire ?

Ce délai dépend de l’étendue des travaux relatifs à la solution complémentaire. Pour les solutions simples et de petite taille, l’ensemble de l’opération peut prendre quelques jours, deux mois pour les solutions plus importantes et jusqu’à six mois pour les solutions de très grande taille. Toutefois, ce temps n’est pas uniquement destiné à notre travail, mais inclut tous les facteurs – par exemple, votre temps pour préparer les documents ou le temps pour vérifier la solution complémentaire créée.

Plus vous coopérerez de manière proactive et rapide, plus vite la solution choisie sera prête à être utilisée. Si nous voulons respecter les délais que nous avons promis, nous nous attendons à ce que vous respectiez les vôtres. Si vous prenez votre temps, nos délais seront décalés en conséquence.

Que faire si la solution complémentaire ne fonctionne pas ?

Les coordonnées et la procédure exacte sont indiquées à l’annexe 1 des conditions générales 1.

Comment les plaintes sont-elles traitées ?

Vous devez décrire en détail l’erreur que vous souhaitez réclamer dans un message envoyé à l’adresse électronique de contact de l’assistance, y compris la date à laquelle l’erreur s’est produite et la date à laquelle vous l’avez découverte. Le document d’analyse est utilisé pour déterminer ce qui constitue une erreur (défaut) dans la solution supplémentaire livrée et ce qui constitue une nouvelle exigence. Si la solution complémentaire ne fonctionne pas comme décrit dans le présent document, c’est notre faute et nous la réparerons gratuitement dans le cadre d’une réclamation dans les six premiers mois suivant la livraison de la solution complémentaire. Nous facturerons les corrections d’erreurs découvertes ou signalées ultérieurement.

Voici des exemples de situations qui ne sont pas couvertes par la demande de remboursement et qui feront l’objet d’un remboursement : ● Vous avez un nouveau besoin qui ne figure pas dans le document d’analyse. ● Une panne survient que vous n’avez pas détectée pendant la période de garantie. ● Une solution complémentaire ne fonctionne pas correctement parce que nous n’avons pas été informés de faits importants qui influent sur le fonctionnement.

Options de dénonciation des traités Procédure de suivi

Nous pouvons résilier l’accord de solution complémentaire par accord mutuel écrit. Nous nous mettrons d’accord sur la manière de traiter la partie déjà créée de la solution complémentaire et sur la manière dont vous paierez pour le travail déjà effectué.

Il peut arriver que vous ne communiquiez pas avec nous sur le long terme, que vous ne fournissiez pas les informations nécessaires et que vous ne coopériez pas pour que nous puissions programmer et lancer la solution supplémentaire que vous avez commandée ou pour que nous puissions la maintenir correctement en service. Vous pouvez également ne pas nous payer pour ce que nous avons fait pour vous et ne pas corriger la situation même si nous vous le signalons. Dans ce cas, nous avons le droit de résilier l’accord de solution complémentaire. Pour ce faire, nous vous en informerons par écrit et vous demanderons de nous rembourser le travail que nous avons effectué jusqu’à présent et le coût de la partie de la solution supplémentaire déjà créée ou de son fonctionnement, de son entretien, de son soutien, etc.

En cas d’intervention du soi-disant. « En cas de force majeure, nous pouvons suspendre ou mettre fin à la programmation ou à l’exploitation et à la maintenance de la Solution Complémentaire. Même si la situation n’est pas de votre fait, vous devrez nous rembourser les travaux effectués jusqu’à présent et les frais liés à votre solution complémentaire.

Nous pouvons décider d’interrompre le soutien de la solution complémentaire pour des raisons organisationnelles ou techniques. Dans ce cas, nous nous efforcerons d’assurer la continuité afin que vous puissiez continuer à les utiliser. Par exemple. Nous vous fournirons le code source, la documentation, les exécutables, etc. afin que vous puissiez utiliser la solution complémentaire vous-même ou avec l’aide d’un tiers.

Si l’Accord pour l’utilisation du système Navigo3 est résilié, l’Accord pour la mise en place et l’utilisation des Solutions additionnelles sera automatiquement résilié.