Analiza wartości wypracowanej – zarządzanie wartością wypracowaną
Earned Value Managemet to inteligentne narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala szybko zorientować się, na jakim etapie znajduje się projekt. Możesz porównać plan, rzeczywistość i status ukończenia projektu.
Wartości te są stale porównywane w czasie, dzięki czemu można zobaczyć nie tylko aktualny stan projektu, ale także trendy.
Możesz więc ocenić, czy jesteś w stanie ukończyć projekt na czas i za zaplanowaną kwotę w określonym momencie. Możesz zobaczyć wykres analizy osiągniętej wartości dla każdego projektu, krzywe na nim są tworzone automatycznie na podstawie ukończenia planu projektu i podczas jego realizacji.
EVM może być stosowany w każdym projekcie i jest niezbędnym narzędziem dla projektów o dłuższym czasie trwania, biorąc pod uwagę możliwość śledzenia trendów.
Spis treści
Dlaczego warto korzystać z Achievement Analysis?
Z jakich projektów EVM będziesz korzystać?
Jak pracować z EVM
Wyświetlanie krzywej na wykresie EVM
Co możemy odczytać z wykresu EVM?
Porównanie krzywych osiągniętej wartości i rzeczywistego kosztu
Porównanie krzywych osiągniętej i planowanej wartości
Dalsze porównanie
Wyświetlanie zgłoszonych godzin
Uprawnienia EVM
EVM i inne narzędzia Navigo
Eearned Value Management (EVM) lub Earned Value Analysis to inteligentne narzędzie, które pozwala porównać to, co już zostało zrobione w ramach projektu i ile to kosztowało, z tym, co zaplanowano zrobić w określonym czasie. Ponieważ można zobaczyć to porównanie na osi czasu, w przypadku projektów długoterminowych można zobaczyć trendy dotyczące tego, dokąd zmierza projekt w trakcie jego realizacji. W ten sposób można wcześnie wykryć problemy i podjąć odpowiednie działania.
Wykres analizy osiągnięć można znaleźć w przeglądzie każdego projektu. Krzywe zaczynają tworzyć się automatycznie, gdy projekt jest planowany i wdrażany.
Dlaczego warto korzystać z Achievement Analysis?
- Masz natychmiastowe porównanie planu, rzeczywistości i statusu ukończenia projektu.
- Porównujesz projekt pod względem trendu, a nie tylko sumy wartości.
- Wykres EVM jest tworzony automatycznie, nie trzeba wypełniać niczego skomplikowanego.
- Wykorzystanie analizy osiągniętych wartości ułatwia kontrolę budżetu projektu i terminów.
- Wykres EVM może być wyświetlany w formie pieniężnej lub procentowej.
Analizę osiągniętej wartości można zobaczyć w Navigo w postaci wykresu wyświetlanego w przeglądzie projektu. Podczas planowania i realizacji projektu automatycznie tworzone są trzy krzywe na tym wykresie, aby pokazać plan, rzeczywistość i osiągniętą wartość projektu.
Z jakich projektów EVM będziesz korzystać?
Wykres EVM jest tworzony automatycznie w Navigo podczas wypełniania planu projektu i jego realizacji, dzięki czemu jest zawsze dostępny. Jest to szczególnie przydatne w przypadku długoterminowych projektów, w których konieczne jest monitorowanie trendów. Rozwój projektów długoterminowych można śledzić w ujęciu miesięcznym, natomiast w przypadku projektów krótkoterminowych można ustawić wykres w ujęciu tygodniowym.
Jak pracować z EVM
Po wprowadzeniu budżetu, zakresu projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia w planie projektu, parametry te są automatycznie przenoszone na oś poziomą i pionową wykresu w planie projektu. Na osi poziomej widoczny jest zakres czasowy projektu oraz jego planowany początek i koniec. Oś pionowa pokazuje pieniądze, przewidywany koszt projektu i jego szacunkowy koszt. Przestrzeń między tymi dwiema liniami oznacza zysk.
Oto kolorowe pola, w których mogą poruszać się krzywe na wykresie. Idealnie byłoby, gdyby mieściły się one w zielonej przestrzeni, co oznacza zarówno dotrzymanie terminu, jak i budżetu. Opóźnienie terminu spowoduje umieszczenie osiągniętej wartości i rzeczywistych kosztów w czerwonym polu z zegarem. Jeśli znajdą się w pomarańczowym polu, zmniejszysz swój zysk, a w górnym czerwonym polu poniesiesz stratę finansową. Najgorszym scenariuszem jest sytuacja, w której termin i budżet są przekroczone w tym samym czasie, a czerwona ramka z czaszką skutecznie oznacza upadek projektu. Na wykresie Analiza osiągniętych wartości bezpośrednio w Navig, pola nie są pokolorowane, jest to przykład ilustracyjny.
Wyświetlanie krzywej na wykresie EVM
Poszczególne krzywe na wykresie EVM są tworzone automatycznie na podstawie sposobu planowania i realizacji projektu. Nie musisz niczego tutaj wypełniać. Krzywe korzystają z informacji, które zwykle wprowadzasz do Navigo podczas planowania i realizacji projektu. Każda krzywa jest generowana na podstawie własnych źródeł informacji i nie zależy od pozostałych dwóch krzywych, co gwarantuje dokładność wynikowego obrazu, który będzie używany do porównywania poszczególnych wartości.
Krzywa Planowana wartość
Krzywa ta zaczyna się tworzyć podczas planowania projektu. Jest on tworzony poprzez wprowadzenie informacji o podwykonawcach, typach pracy i przydziałach do planu projektu.
Wszystko to sprawia, że krzywa kosztów rośnie i możesz zobaczyć, jaki jest cały plan kosztów. Kształt krzywej planowanej wartości jest wykreślany na podstawie daty w planie projektu podczas wprowadzania alokacji i podwykonawców, ale w przypadku planu typu pracy krzywa jest rozłożona równomiernie między zaznaczonym początkiem i końcem projektu. Może się zdarzyć, że nie masz zaplanowanegokońca projektu. Następnie harmonogram typu pracy jest wykreślany jako stroma krzywa w pierwszym okresie wykresu. Jeśli nie zaznaczysz daty dla podwykonawstwa lub alokacji, krzywa zostanie równomiernie rozłożona na wykresie od początku do końca projektu.
Krzywa przewidywanej wartości może być ukryta, jeśli jest to wymagane, do wykorzystania w celu porównania rzeczywistych kosztów z osiągniętą wartością.
Rzeczywista krzywa kosztów
Krzywa oznaczona jako koszty rzeczywiste zacznie się tworzyć, gdy pracownicy będą stale wypełniać karty czasu pracy na podstawie otrzymanych faktur i wpisów w kasie. Krzywa rośnie zatem w zależności od ilości wydanych pieniędzy.
Ponieważ w przypadku podwykonawstwa – w przeciwieństwie do prac wykonywanych przez pracowników – nie jest możliwa pełna kontrola nad ciągłością prac, krzywa ma tendencję do „skoków” z powodu podwykonawstwa, co może utrudniać ocenę ogólnej realizacji projektu. Z tego powodu w podstawowej konfiguracji EVM można zdecydować się na śledzenie rozwoju projektu bez podwykonawstwa i skupić się tylko na pracy wewnętrznej. W ten sposób można monitorować status ukończenia tylko poprzez własną pracę.
Krzywa Osiągnięta wartość
Krzywa ta pokazuje ilość pracy wykonanej nad projektem w danym momencie. Jest on obliczany na podstawie stanu ukończenia projektu wprowadzonego w planie projektu. Wartość ta nigdy nie może być większa niż 100%, a zatem osiągnięta wartość obliczona na jej podstawie nigdy nie może przekroczyć planu kosztów. Status ukończenia projektu jest wyrażony w procentach. Zaleca się wprowadzanie go regularnie, raz w miesiącu w przypadku projektów długoterminowych i raz w tygodniu w przypadku projektów krótkoterminowych.
Co możemy odczytać z wykresu EVM?
Ocena postępów projektu na podstawie wykresu EVM jest bardzo prosta i dostarcza wielu informacji. Tutaj przedstawimy podstawowe porównanie, ale zobaczysz, że możesz intuicyjnie wywnioskować obecną sytuację i trendy projektu z wykresu.
Porównanie krzywych osiągniętej wartości i rzeczywistego kosztu
Porównanie rzeczywistego kosztu projektu i osiągniętej wartości jest jednym z najważniejszych wskaźników rozwoju projektu.
Krzywa wartości osiągniętej powinna optymalnie znajdować się na poziomie lub powyżej krzywej kosztów rzeczywistych. Gdy krzywa osiągnięć rośnie powoli, projekt jest opóźniony. Jeśli rzeczywista krzywa kosztów przekracza planowaną lub osiągniętą wartość, projekt przynosi straty.
Porównanie krzywych osiągniętej i planowanej wartości
Krzywa wartości osiągniętej powinna przesunąć się podobnie do krzywej wartości prognozowanej. Jeśli krzywa osiągniętej wartości jest wysoko powyżej wartości planowanej, oznacza to, że podczas planowania projektu byłeś zbyt pesymistyczny. Konsekwencją tego może być to, że twoi pracownicy wykonają pracę szybciej, a ty ryzykujesz, że nie będziesz miał dla nich pracy w danym momencie.
Jeśli krzywa osiągnięć spadnie poniżej planowanej wartości, oznacza to, że nie doceniono projektu podczas planowania i że projekt ma wyższe wymagania dotyczące ukończenia.
Dalsze porównanie
Istnieje wiele innych możliwości tego, co można wywnioskować z porównania poszczególnych krzywych. Na przykład, można upewnić się, że krzywa kosztów rzeczywistych nie przekracza krzywej wartości planowanej, a najlepiej powinna pozostać nieco poniżej niej. Wówczas można mieć pewność, że poniesione koszty projektu będą niższe lub zbliżone do planowanych. Jeśli krzywa kosztów rzeczywistych znajduje się powyżej krzywej wartości planowanych, oznacza to, że koszty projektu zostały przekroczone. Jest to jednak również znak ostrzegawczy, jeśli krzywa rzeczywistych kosztów jest znacznie poniżej planowanej wartości, co zwykle wskazuje na problemy z zarządzaniem projektem.
Wyświetlanie zgłoszonych godzin
Opcjonalnie na wykresie można wyświetlić liczbę godzin przepracowanych przez pracowników. Po prawej stronie wykresu pojawia się pionowa oś godzin, a w kolumnach widoczne są zgłoszone godziny.
Uprawnienia EVM
Dzięki EVM możesz ustawić uprawnienia, kto może zobaczyć wykres w zależności od tego, jak otwarta jest Twoja firma. Upoważnione osoby widzą wówczas status projektu wyrażony w procentach, co pomaga im zorientować się w statusie kosztów projektu. Informacje finansowe pozostają ukryte.
Aby dostosować te ustawienia, kliknij koło zębate w prawym górnym rogu, Ustawienia systemowe i Udostępnianie informacji.
EVM i inne narzędzia Navigo
Wykres EVM można znaleźć dla każdego projektu i elementu WBS i może być używany samodzielnie do śledzenia statusu projektu lub w połączeniu z termometrami i wykresami Gantta. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad swoimi projektami.