Jednostki organizacyjne
Jednostki organizacyjne umożliwiają skonfigurowanie własnej struktury firmy. Korzystając z nich, będziesz w stanie porównać działy swojej firmy.
Jednostka organizacyjna to dział, pion, grupa, oddział, pracownia lub zespół, o którym należy posiadać oddzielne informacje.
Przypisując pracownika do jednostki organizacyjnej Navigo automatycznie rozpoznaje, który dział należy przypisać do zgłoszonej pracy.
Co może być jednostką organizacyjną
Pierwszą jednostką organizacyjną jest sama firma, nie trzeba jej tworzyć w jednostkach organizacyjnych, jest ona tworzona automatycznie podczas tworzenia Navigo dla firmy. Jeśli nie chcesz nadal korzystać z jednostek organizacyjnych, Navigo automatycznie przyjmuje, że sama firma jest jednostką organizacyjną. Na tej podstawie można dalej tworzyć inne jednostki organizacyjne w formie pionowej lub poziomej struktury drzewa. Do każdego urządzenia można przypisać dowolną liczbę użytkowników. Jednostki organizacyjne można skonfigurować pod kołem zębatym, gdzie można utworzyć szczegółową strukturę firmy za pomocą menu kontekstowego dla każdej jednostki organizacyjnej.
Kierownik jednostki organizacyjnej i osoba odpowiedzialna
Dla każdej jednostki organizacyjnej można wyznaczyć menedżera, który będzie miał określone uprawnienia w stosunku do tej jednostki i wszystkich jednostek podległych.
Kierownik jednostki organizacyjnej może mieć w Navigo ustawioną tzw. osobę odpowiedzialną. Jest to osoba, która choć z natury swojego stanowiska nie posiadałaby pewnych uprawnień, to kierownik jednostki organizacyjnej w Navigo będzie ich udzielał. Osoba ta ma następnie możliwość zatwierdzania nieobecności w swoim imieniu lub konfigurowania blokowania nieobecności i rejestrowania przyjazdów i wyjazdów oraz raportowania pracy. Uprawnienia te wykonuje w takim samym zakresie jak kierownik jednostki organizacyjnej.
Osobą delegowaną może być każdy, w tym osoby z innych jednostek organizacyjnych, bez konieczności posiadania specjalnych uprawnień ustawionych dla pracy osoby delegowanej w Navigo.
Jednostki organizacyjne i użytkownicy
Podczas tworzenia użytkownika można przypisać go do określonej jednostki organizacyjnej, a następnie przenieść go w User Progress. W każdej jednostce organizacyjnej można wyświetlić listę użytkowników, którzy znajdują się w tej jednostce i kliknąć określonego użytkownika, aby uzyskać dostęp do jego profilu.
Można zmienić jednostkę organizacyjną użytkownika w bieżącym dniu, zaplanować zmianę na określoną datę w przyszłości lub dokonać zmiany w przeszłości. Jeśli chcesz dokonać zmiany w przyszłości, użytkownik pojawi się w jednostce organizacyjnej dopiero po przefiltrowaniu daty, do której ma zostać przypisany do nowej jednostki. W przypadku zmian w przeszłości należy pamiętać, że użytkownik zgłosił już pracę do innej jednostki organizacyjnej, a zatem te już utworzone raporty zostaną przeniesione. System wyświetli ostrzeżenie.
Każdy użytkownik może być przypisany tylko do jednej jednostki organizacyjnej w danym czasie.
Jednostki organizacyjne i projekty
W Szczegółach projektu można przypisać do każdego projektu jednostkę organizacyjną, do której należy. Jest odpowiedzialna za projekt i zarządza nim. Projekt nie może być przypisany do więcej niż jednej jednostki organizacyjnej. Jednakże pracownicy każdej jednostki organizacyjnej mogą zgłaszać do niego pracę. Navigo rejestruje, do której jednostki organizacyjnej należy użytkownik, a tym samym oblicza udział każdego działu w projekcie. Jest to następnie widoczne w przeglądzie projektu.
Jednostki organizacyjne i zatwierdzanie
Dzięki utworzonej strukturze jednostek organizacyjnych można ustawić hierarchię zatwierdzeń w firmie. Ponieważ konfiguracja procesu zatwierdzania przez jednostkę organizacyjną jest bardzo indywidualna, należy skontaktować się z naszym konsultantem. Samo zatwierdzenie jest bezpłatne, ale domyślna konfiguracja wymaga niestandardowej pracy i dlatego jest płatna. Wyjątkiem jest zatwierdzanie nieobecności, które jest ustawiane automatycznie.
Blokowanie jednostek organizacyjnych
Możliwe jest ustawienie blokowania wstecznego wprowadzania nieobecności oraz przyjazdów i wyjazdów, a także wstecznego raportowania pracy w jednostkach organizacyjnych. Kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba oddelegowana ma prawo do ustanawiania blokad dla podległych mu jednostek organizacyjnych, ale nie może blokować samego siebie. Więcej informacji na temat blokowania, jego działania i dostępnych opcji można znaleźć tutaj.
Śledzenie zmian i filtrowanie według jednostki organizacyjnej
Firma to żywy organizm, który nieustannie ewoluuje i zmienia się. Użytkownicy i jednostki organizacyjne zmieniają się. Najczęściej dochodzi do przemieszczania się pojedynczych użytkowników, którzy przenoszą się lub przychodzą i odchodzą, ale mogą też powstawać lub znikać całe nowe jednostki organizacyjne.
Navigo umożliwia wyświetlanie nieaktywnych dysków, przeglądanie użytkowników, którzy zakończyli pracę lub zostali zawieszeni, a także wyświetlanie listy użytkowników na dysku oraz przeglądanie użytkowników w określonym dniu.
Według jednostki organizacyjnej możemy filtrować między zadaniami, projektami, użytkownikami, planem finansowym i rzeczywistością w filtrze projektów, nieobecnościami i historią raportowania. W ten sposób zawsze widzimy monitorowany parametr dla określonego, przefiltrowanego działu. Pozwala nam to ocenić, na przykład, jak pracownicy w dziale wykonują swoją pracę, czy są przeciążeni lub jaki procent absencji w firmie stanowią.
Możesz także filtrować według jednostki organizacyjnej we wskaźnikach wydajności, gdzie możesz monitorować wydajność każdej z jednostek firmy.
Jednostki organizacyjne i działy obsługi
Wykorzystanie jednostek organizacyjnych może pomóc rozwiązać problem działów usługowych, które zapewniają wsparcie i usługi innym działom, ale same nie zarządzają konkretnym projektem, a zatem nie mogą zgłaszać bezpośredniego zysku. W Navigo, podczas raportowania prac projektowych, jasne jest, kto z którego działu uczestniczył w projekcie, w tym udział działów serwisowych. Navigo może następnie obliczyć udział każdego działu w stratach/zyskach projektu.