Nieobecności

Absencja ułatwia, przyspiesza i systematyzuje składanie i zatwierdzanie wniosków o czas wolny od pracy. Dla osób wnioskujących o nieobecności proces wnioskowania jest szybki i łatwy, kierownictwo ma wgląd w to, kto jest nieobecny w pracy, zarządzanie zasobami ludzkimi i planowanie wydajności pracy są uproszczone, a jednocześnie tworzona jest dokładna i przejrzysta podstawa do listy płac.

Soboty i niedziele lub dni ustawowo wolne od pracy są automatycznie wliczane do nieobecności. Możliwa jest praca zarówno z nieobecnościami godzinowymi, jak i całodniowymi.

Nieobecności można zintegrować z zewnętrznym systemem obecności używanym w firmie.

Spis treści

Gdziekolwiek nieobecności są wyświetlane i wykorzystywane
Nieobecności z perspektywy zwykłego pracownika
Nieobecności z perspektywy zarządzania zasobami ludzkimi i ekonomicznymi

Gdziekolwiek nieobecności są wyświetlane i wykorzystywane

Nieobecności są odzwierciedlane w Navigo w wielu obszarach, aby pomóc w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Można je znaleźć w kalendarzu i przeglądzie użytkowników. Możesz wyeksportować z nich raport w zakładce Dokumenty HR, możesz je zobaczyć w planie wydajności. Podczas planowania przydziałów poprzez nieobecności można sprawdzić, czy można przypisać zadanie do określonej osoby. Można je również znaleźć w historii, gdzie widoczny jest również trójkąt wskazujący, że wybrany typ nieobecności nie ma wpływu na inne działania. Na przykład czas wolny wyrównawczy i home office nie mają wpływu na pulę czasu pracy (dlatego w historii raportowania pojawia się jako czarny trójkąt) lub home office na planowanie wydajności (dlatego home office jest również oznaczone czarnym trójkątem).

Nieobecności z perspektywy zwykłego pracownika

Każdy użytkownik Navigo może poprosić o nieobecność. Warunkiem wstępnym jest ustawienie prawa do żądania nieobecności (prawo: Nieobecność w pracy – może wstawiać i modyfikować własne rekordy).

Może również ustawić swoje prawa tak, aby mógł ubiegać się nie tylko o siebie, ale także o kogoś innego lub o wszystkich. (po prawej: Praca – może zmienić zgłoszoną pracę podwładnych i Praca – może zmienić całą pracę, która nie jest „stara”).

Proces wnioskowania o zatwierdzenie nieobecności jest intuicyjny i bardzo prosty – wystarczy utworzyć nową nieobecność, zapisać ją, a następnie rozpocząć proces zatwierdzania. Szczegółową procedurę można znaleźć w filmie.

Przegląd nieobecności z perspektywy pracownika

W raporcie nieobecności każdy pracownik może zobaczyć swoje nieobecności, które może również wyeksportować. W zależności od swoich uprawnień, może również zobaczyć przegląd nieobecności innych osób.

Wprowadzanie nieobecności z mocą wsteczną

Może być konieczne złożenie wniosku o nieobecność z mocą wsteczną. Navigo zezwala na to, ale pracodawca może ograniczyć ten wsteczny wpis od określonej daty, blokując go w Navigo. Jeśli nie można wprowadzić nieobecności z datą wsteczną, należy skontaktować się z pracodawcą.

Zmiana nieobecności w pracy

Istnieje możliwość zmiany nieobecności, jeśli nie została ona zatwierdzona. Jeśli proces zatwierdzania został już przeprowadzony, należy go ponownie uruchomić po wprowadzeniu zmiany.

Nieobecności z perspektywy zarządzania zasobami ludzkimi i ekonomii

Absencja z perspektywy zarządzania zasobami ludzkimi określa pulę możliwości pracy, a zatem ma wpływ na planowanie zdolności produkcyjnych. Jednocześnie nieobecności stanowią podstawę do sporządzania listy płac.

Podstawowe ustawienia nieobecności

Podstawą prawidłowego wykorzystania nieobecności jest ustawienie użytkownika – w szczególności jego godziny pracy i wykorzystanie dni ustawowo wolnych od pracy. Można je ustawić w zależności od kraju.

Nakładające się nieobecności i urlopy

W przypadku typów nieobecności, które pokrywają się z dniem ustawowo wolnym od pracy, w przeglądzie nieobecności będzie to widoczne w postaci trójkąta ostrzegawczego. Wyjątkiem są niektóre typy nieobecności (święta, praca zdalna, urlop wyrównawczy lub bezpłatny). Jeśli tego typu nieobecności pokrywają się z dniem ustawowo wolnym od pracy, nieobecność ma wartość zerową i nie jest liczona. Po świętach państwowych nieobecność trwa nadal. Dlatego trójkąt nie pojawia się również w przypadku tych nieobecności.

Przegląd nieobecności

Lista nieobecności to lista wszystkich nieobecności, które zostały wdrożone, trwają lub są wymagane w Twojej firmie. W tym raporcie zawsze możesz zobaczyć tylko te nieobecności, do których jesteś upoważniony. Możesz zobaczyć typ nieobecności, nieobecność według wybranej daty (wyświetla nieobecności w wybranym okresie określonym w polu Data). Można więc zobaczyć zakres nieobecności w przefiltrowanym okresie, a nie cały czas trwania, jeśli przekroczył on ten okres) i całkowity czas trwania nieobecności (wyświetla datę i czas trwania całej nieobecności).

Okres nieobecności jest wyrażony w godzinach. Czas trwania uwzględnia codzienne obciążenie użytkownika.

Dla każdej nieobecności można uzyskać dostęp, usunąć lub rozpocząć zatwierdzanie z menu kontekstowego poprzez Szczegóły poszczególnych nieobecności, podobnie jak ma to miejsce w Szczegółach poszczególnych nieobecności.

Filtrowanie nieobecności

Nieobecności można filtrować według użytkownika, jednostki organizacyjnej, typu nieobecności, daty, tego, czy jest to nieobecność osobista czy firmowa, lub kombinacji. Możliwe jest również wybranie, czy wyświetlamy święta państwowe, a także filtrowanie według statusu zatwierdzenia.

Jeśli masz uprawnienia do wprowadzania nieobecności dla wielu osób, podczas filtrowania nieobecności wprowadzonych dla wszystkich, zobaczysz czas trwania ze znakiem zapytania. Wynika to z faktu, że każdy użytkownik może mieć różne godziny w różnych dniach, więc liczba godzin nieobecności jest widoczna tylko podczas filtrowania określonego użytkownika. Filtr zawsze reaguje na ustawienie, czy szukasz tylko nieobecności osobistych, zarówno osobistych, jak i firmowych, czy tylko firmowych.

Eksport nieobecności

Nieobecności można wyeksportować do osobnego raportu, są one również częścią raportów w zakładce Dokumenty HR, z których korzysta dział HR.

Zatwierdzanie nieobecności

Ponieważ nieobecność pracownika w miejscu pracy może powodować szereg problemów w codziennym funkcjonowaniu firmy, wiele firm zajmuje się zatwierdzaniem nieobecności. Navigo sprawia, że zatwierdzanie nieobecności pracownika jest bardzo proste, szybkie i wydajne, bez skomplikowanych czynności administracyjnych.

Zatwierdzanie nieobecności odbywa się w oparciu o jednostki organizacyjne, bezpośredni przełożony może zatwierdzić nieobecność i tzw. osoba odpowiedzialna. Lista nieobecności oczekujących na zatwierdzenie zostanie wyświetlona w postaci dłoni i liczby oczekujących nieobecności w prawym górnym rogu.

Wyżsi przełożeni również mają możliwość zatwierdzenia nieobecności, aż do korzenia drzewa organizacyjnego. Powiadomienie o ręce jest wyświetlane tylko bezpośredniemu przełożonemu i osobie odpowiedzialnej, wyżsi przełożeni go nie otrzymują, ale mogą zatwierdzić nieobecność, klikając rękę w filtrze zatwierdzania. Nie są obciążeni niepotrzebnymi powiadomieniami.

Blokowanie nieobecności

Podobnie jak w przypadku raportowania pracy, możliwe jest zablokowanie wprowadzania nieobecności. Możesz wybrać dowolny okres czasu, w którym pracownicy mogą wstecznie wprowadzać nieobecności.

Blokowanie nieobecności jest określane przez jednostki organizacyjne, można blokować pojedyncze osoby lub jednostki organizacyjne, ale zależy to od ustawień uprawnień i struktury organizacyjnej.