Oświadczenia o pracy
Raporty zadań pomagają śledzić koszty poszczególnych zadań i dają przegląd obciążenia pracą zespołu.
Dla pracowników raportowanie pracy w Navigo jest bardzo proste i szybkie, mogą zgłaszać pracę z komputera lub telefonu komórkowego.
W Navigo można śledzić karty czasu pracy według różnych kryteriów – według projektu, typu zadania lub członka zespołu.
Możesz także użyć prostego graficznego widoku timesheetów dla poszczególnych członków zespołu, aby zidentyfikować przeciążonych lub niewykorzystanych pracowników.
Raporty zadań są również powiązane z planem wydajności, który wyświetla istotne informacje w dowolnym momencie i zdolność poszczególnych osób do pracy.
Spis treści
Oświadczenia o pracy z perspektywy pracownika
Raportowanie pracy z perspektywy kierownictwa
Opisy stanowisk pracy z perspektywy pracownika
Dlaczego raporty działają w Navig3
- Możesz pokazać swoją pracę za pomocą kilku kliknięć.
- Możesz zgłaszać pracę z dowolnego miejsca, potrzebujesz tylko internetu.
- Nie musisz prowadzić dodatkowej ewidencji wykonanej pracy, przygotowywać tabeli przepracowanych godzin dla księgowego itp.
- Możesz śledzić liczbę przepracowanych godzin.
- Kierownictwo ma natychmiastowy wgląd w to, czy jesteś przeciążony.
Kiedy zgłosić pracę
Idealnie jest wypełniać karty czasu pracy w dniu wykonania pracy, w przeciwnym razie będą one niedokładne. Navigo umożliwia jednak również raportowanie pracy wstecz, w zależności od konkretnej konfiguracji w firmie. W pewnych okolicznościach możliwe jest również uznanie pracy w przyszłości, na przykład przed końcem roku, kiedy księgowy musi zamknąć miesiąc.
Gdziekolwiek można znaleźć opcję zgłaszania pracy
Pracę można raportować za pośrednictwem Kalendarza w zakładce Raport, na konkretnym projekcie, na alokacji z menu kontekstowego, a nawet na pulpicie nawigacyjnym. Zasady zgłaszania są wszędzie takie same, zawsze otrzymasz podobny formularz do zgłaszania pracy.
Zestawienia pracy według przydziału lub rodzaju pracy
Jako pracownik zazwyczaj pracujesz nad projektem. Czasami przydzielane jest konkretne zadanie (zwane przydziałem), innym razem nie jest to konkretne zadanie, ale po prostu rodzaj pracy, którą wykonujesz, podobnie jak inni koledzy w zespole. Przydział to, na przykład, przygotowanie studium architektonicznego budynku dla konkretnego projektu; rodzaj pracy to ogólnie, na przykład, prace projektowe. Jeśli osobiście masz przydzielone konkretne zadanie, zgłaszasz pracę, do której zostałeś wezwany. jeśli nie masz przypisanego konkretnego zadania, raportujesz tylko rodzaj pracy.
Aby ułatwić sobie wypełnianie kart czasu pracy, możesz ustawić preferowany domyślny typ zadania w swoim profilu użytkownika, który będzie pierwszym typem zadania widocznym podczas raportowania. Tylko w przypadku posiadania danej alokacji, typ pracy, dla której utworzono alokację, jest wstępnie wypełniony.
Deklaracje pracy i listy obecności
Jeśli Twoja firma korzysta z rejestru zameldowań i wymeldowań w Navigo, idealnym rozwiązaniem jest wcześniejsze wypełnienie formularza obecności, który będzie wyświetlany na zielono w kalendarzu. Jeśli korzystasz z zewnętrznej obecności, możesz zobaczyć rzeczywistą liczbę godzin. Następnie złożysz raport z wykonanej w związku z tym pracy.
Oświadczenia dotyczące pracy i wykorzystania
Istnieją prace, które nie są bezpośrednio związane z konkretną umową. Na przykład różne zadania administracyjne lub spotkania firmowe. Czas poświęcony na tę pracę nie może być rozliczony z konkretnym klientem jako praca projektowa. Kierownictwo zazwyczaj ma wiarygodne pojęcie o tym, jaki procent czasu poszczególni członkowie zespołu powinni spędzać w ten sposób. W Navigo może zatem ustalić, jakie jest wykorzystanie. Oznacza to, ile czasu członek zespołu musi pracować nad konkretnymi projektami dla klienta. Aby dać ci wyobrażenie – wykorzystanie architekta będzie wynosić 90%, więc ten procent czasu pracy musi być raportowany poprzez pracę nad projektami, pozostałe 10% nie jest raportowane. Ustawienia wykorzystania można znaleźć w przeglądzie użytkowników w zakładce raportów.
Blokowanie raportów zadań
Przełożony może ograniczyć możliwość zgłaszania pracy retrospektywnie lub prospektywnie. Możesz zobaczyć, ile możesz zgłosić w swoim profilu użytkownika na karcie Przegląd. Jeśli zapomniałeś zgłosić pracę lub musisz poprawić swoją kartę czasu pracy, musisz skontaktować się ze swoim przełożonym.
Oświadczenia pracownicze z perspektywy kierownictwa firmy
Dlaczego warto zgłaszać pracę w Navigo
- Masz dokładny i natychmiastowy przegląd godzin przepracowanych przez każdego członka zespołu i możesz zobaczyć jego obciążenie pracą.
- Możesz zobaczyć, jak trudny był konkretny projekt i dokładniej zaplanować następny, mając to na uwadze.
- Jedynym sposobem na odróżnienie złych kontraktów od dobrych jest wykazanie wykonanej pracy. Jeśli praca nie zostanie wykazana, jej koszt jest traktowany jako koszt ogólny i nikt się tym nie przejmuje.
- Możesz łatwo eksportować karty czasu pracy dla działów księgowości i kadr.
- Możesz efektywnie planować wydajność pracy.
- Navigo przetwarza dane z kart czasu pracy i generuje szereg zautomatyzowanych danych wyjściowych, które ułatwiają zarządzanie finansami i zasobami ludzkimi.
Warunki wstępne prawidłowego raportowania pracy
Aby Navigo mógł wydobyć wszystkie korzyści z kart czasu pracy Twojego zespołu, musisz ustawić pewne parametry w Navigo. W szczególności czas, stawka godzinowa, dni wolne od pracy i wykorzystanie muszą być ustawione dla każdego użytkownika. Ważne jest również ustalenie rodzajów pracy i stawek ogólnych.
Zestawienia pracy według przydziału lub rodzaju pracy
Każdy pracownik może zgłosić pracę albo nad zadaniem przypisanym mu indywidualnie (nad konkretnym projektem), tj. nad przydziałem, albo nad rodzajem pracy. Wybór opcji planowania pracy zależy od tego, czy chcesz śledzić konkretne koszty związane z jednym członkiem zespołu, czy też interesują Cię tylko ogólne koszty według rodzaju pracy w projekcie.
Oświadczenia dotyczące pracy i wykorzystania
Aby pracownik nie musiał zgłaszać całej pracy, można pracować z wykorzystaniem, które określa stosunek zgłoszonej pracy do całkowitego czasu pracownika jako wartość procentową. W związku z tym pracownik ma zgłaszać na zleceniach godziny określone przez wykorzystanie. Inni nie muszą zgłaszać pracy. Ustawiasz wykorzystanie dla poszczególnych użytkowników w oparciu o swoje doświadczenie. Niewykorzystany czas członka zespołu musi zostać dodany do stawki kosztów ogólnych.
Raportowanie pracy i obecności
Jeśli nasza firma korzysta z rejestru przyjazdów i wyjazdów, obecność jest wyświetlana na zielonym pasku. Konieczne jest, aby zgłoszone godziny odpowiadały frekwencji. Jeśli firma ma podłączony zewnętrzny system obecności, w kalendarzu u góry można zobaczyć na przykład 4/8,5, czyli 4 godziny z 8,5 godzin obecności. W przypadku obecności zewnętrznej lub ewidencji obecności, kalendarz pokazuje rzeczywistość, jeśli żadna z nich nie jest używana przez firmę, możemy zobaczyć pulę czasu. Może to być jeszcze bardziej upokarzające.
Blokowanie raportów zadań
Uzupełnianie kart czasu pracy można ograniczyć poprzez blokowanie, zarówno dla poszczególnych użytkowników, jednostek organizacyjnych, jak i całej firmy. Można na przykład ograniczyć możliwość wprowadzania zmian w kartach czasu pracy, które zostały już przetworzone przez dział księgowości. Możesz także ustawić różne inne opcje blokowania projektów w Szczegółach i Ustawieniach systemowych.
Ustawienia systemowe raportów pracy
W Navigo możliwe jest wstępne ustawienie niektórych warunków dla raportów zbiorczych. Odbywa się to za pomocą koła zębatego w Ustawieniach systemowych. Można wybrać, ile dni roboczych można zgłosić wstecz lub ile dni można zgłosić do przodu. W tym miejscu można również ustawić na nowo utworzonym projekcie raportowanie tylko przydziałów lub na nowo utworzonym projekcie ustawić raportowanie pracy tylko w odniesieniu do rodzaju pracy z planem itp.
W przypadku skonfigurowania raportów zadań w Ustawieniach systemowych w określony sposób, będzie to miało zastosowanie do wszystkich projektów utworzonych po wprowadzeniu tego ustawienia. Jeśli jednak ustalimy inną zasadę dla zestawień prac dla każdej umowy, będzie to miało zastosowanie do tego projektu.
Czego szukamy w oświadczeniach pracowniczych?
Raportowanie pracy jest rzeczywistością w porównaniu z planowaniem własnej pracy. Dzięki niemu Navigo może monitorować szereg istotnych parametrów – na przykład wychwytywać trendy w rzeczywistości projektowej lub poprawność planowania i kosztów projektu. Zapewnia również możliwość monitorowania obciążenia pracowników i odpowiedniego dostosowywania zdolności kadrowych w projektach i w firmie.
Przegląd zgłoszonych prac nad projektem
Oprócz podwykonawstwa możemy również śledzić naszą własną (wewnętrzną) pracę wykonaną przez pracowników firmy w ramach projektu. Śledzenie, ile tej pracy zostało wykonane w ramach projektu, tj. ile kosztowała praca zespołu, odbywa się za pomocą kart czasu pracy.
W przeglądzie każdego projektu możemy zobaczyć deklaracje pracy poszczególnych członków zespołu.
W planie zadań możemy zobaczyć zgłoszone prace zarówno według typu pracy, jak i przydziału Dla projektu możemy również znaleźć powiązane zestawienia prac.
Wśród nich możemy filtrować na przykład według określonego członka zespołu, typu pracy, przydziału lubjednostki organizacyjnej.
Zgłoszona praca jest również śledzona na termometrach projektu, gdzie w miarę jak poszczególni członkowie zespołu zaczynają zgłaszać pracę, jasnoniebieski kolor jest stopniowo zastępowany ciemnoniebieskim lub pomarańczowym, gdy plany zostaną przekroczone. Jeśli rzeczywista praca jest zaplanowana tylko dla danego typu pracy, więc nie ma do niej przydziałów, pojawia się jasnoniebieski i biały pasek. Termometry można znaleźć w planie w sekcji Praca niestandardowa, w każdym typie pracy i w sekcji Przydziały. Rzeczywista (wewnętrzna) praca jest również widoczna na ogólnym termometrze projektu.
Przegląd użytkownika
Przegląd użytkownika dostarcza cennych informacji na temat pracy pracownika. W ten sposób może zobaczyć wykorzystanie na koniec miesiąca, nieobecności , a także projekty, które zgłosili członkowie zespołu jednoosobowego.
Sprawdzanie oświadczeń o zatrudnieniu
W zakładce Wszystkie zgłoszenia można znaleźć wszystkie prace, które członkowie zespołu zgłosili do Navigo. Można je filtrować według wielu parametrów, takich jak typ zadania, projekt, użytkownik, data itp. Z tego miejsca możemy również eksportować raporty robocze, eksporty mogą być tworzone zgodnie z parametrami określonymi w filtrze, na przykład dla danego okresu lub według użytkownika.
Historia raportowania pracy
W zakładce Historia znajduje się wizualny przegląd obciążenia pracą poszczególnych pracowników w zależności od tego, w jaki sposób zgłaszają oni swoją pracę. Na podstawie kolorowego wskaźnika, który waha się od białego do czerwonego, możemy na pierwszy rzut oka zobaczyć, który członek zespołu był niedopracowany, który pracował proporcjonalnie do swojego czasu, a który był przepracowany. Może to usprawnić planowanie wydajności.
Gdzie zapisać dane z deklaracji pracy
Navigo działa również z raportowanymi godzinami pracy w innych wynikach. Pozwala to zobaczyć, jak radzisz sobie z własną (wewnętrzną) pracą w termometrach, możesz monitorować status na wykresie EVM i we wskaźnikach wydajności(KPI). Ponadto przegląd projektu pokazuje procent raportowania pracy według jednostki organizacyjnej.