Zarządzanie projektami

Podstawowym warunkiem prawidłowego zarządzania projektami jest dokładna informacja o ich postępie. Navigo to narzędzie, które pozwala w każdej chwili poznać aktualny status każdego z projektów.

Navigo automatycznie porównuje również status projektu z planem. Umożliwia to natychmiastowe sprawdzenie, czy dotrzymywane są terminy realizacji projektów, czy nie przekraczany jest budżet lub czy pracownicy nadążają z pracą.

Navigo ułatwia również zarządzanie projektami poprzez automatyczne tworzenie prognozy wyników projektu na podstawie danych wprowadzonych przez pracowników w trakcie jego trwania . Z dużym wyprzedzeniem można sprawdzić, czy konieczne jest wprowadzenie zmian w zarządzaniu projektem, aby uniknąć strat finansowych, problemów z czasem lub wydajnością .

Spis treści

Korzyści z zarządzania projektami z Navigo
Plan projektu – podstawa dobrego zarządzania
Niezbędne wskaźniki
Zarządzanie projektem w celu zarządzania firmą

Zarządzanie projektem oznacza utrzymywanie projektu zgodnie z planem oraz przegląd i kontrolę nad wszystkimi parametrami, które są ważne dla jego pomyślnego zakończenia. Jednocześnie wymaga terminowej i odpowiedniej reakcji na zmiany i odchylenia od planu, aby uniknąć błędów, takich jak niedotrzymanie terminów, brak budżetu lub niewykonanie niezbędnych prac.

Navigo3 to narzędzie, które nie tylko pomaga śledzić wszystkie te parametry, ale także automatycznie generuje szereg danych wyjściowych, które są niezbędne do zarządzania projektami. Nie będziesz musiał obliczać, śledzić ani dokonywać skomplikowanych porównań wielu różnych parametrów. Porównanie między planem a rzeczywistością projektu odbywa się automatycznie w Navigo w oparciu o sposób, w jaki pracownicy zgłaszają pracę do Navigo, podwykonawstwo, fakturowanie itp.

Zalety zarządzania projektami przy użyciu Navigo?

• Zobaczysz prognozę finansowego rozwoju projektu.
• Otrzymujesz automatyczne przypomnienia o ważnych terminach i zobowiązaniach wobec klientów.
• Będziesz miał przegląd podwykonawstwa.
• Automatycznie uzyskasz porównanie czasu i nakładu pracy z budżetem.
• Zmiany w planie są automatycznie przenoszone na wszystkie powiązane części umowy.
• Zobaczysz, którzy pracownicy pracują nad projektem i jakie są ich możliwości.
• Za pośrednictwem Navigo można przypisywać zadania do zespołu projektowego.
• Ułatwi to proces zatwierdzania kluczowych punktów projektu.
• Stawka kosztów ogólnych jest proporcjonalna do kosztów według godzin.

Plan projektu – podstawa dobrego zarządzania projektem

Podstawą dobrego zarządzania projektami jest stworzenie planu projektu. Więcej o jego pracy i komponentach tutaj. W trakcie realizacji projektu należy jednak pamiętać, że plan projektu nie jest czymś nieuchwytnym, ostatecznym. W trakcie realizacji projektu może wystąpić wiele nieoczekiwanych czynników – podwykonawca zawiedzie, główny badacz projektu zrezygnuje na dłuższy czas, termin zostanie przekroczony podczas planowania projektu. W takich przypadkach plan umowy musi zostać zaktualizowany i dostosowany do nieoczekiwanych okoliczności w odpowiednim czasie, najlepiej natychmiast.

Niektóre odchylenia od planu projektu pojawiają się początkowo subtelnie, a ich wykrycie stawia duże wymagania przed kierownikiem projektu – duża liczba różnych parametrów musi być szczegółowo monitorowana i oceniana. Navigo ułatwia pracę kierownictwa na dwa sposoby – automatycznie sygnalizuje z dużym wyprzedzeniem, że występują problemy z zamówieniem. Podkreśla on zagrożony budżet, ryzyko niedotrzymania terminu lub nieukończenia pracy. Oszczędza to kierownikowi projektu wiele pracy i pozwala mu reagować na te zagrożenia w odpowiednim czasie, wprowadzać zmiany w planie i, jeśli to konieczne, omawiać zmiany z klientem z wyprzedzeniem.

Drugą zaletą Navigo jest to, że gdy tylko zmiana zostanie wprowadzona do planu projektu, Navigo automatycznie restrukturyzuje cały plan, tak aby nowa wersja planu przenosiła zmianę do wszystkich części planu zadań, na które ma wpływ i zachowywała wszystkie zaplanowane sekwencje. Tak więc, na przykład, jeśli przesuniemy ważny termin związany z określoną częścią planu projektu, wszystkie kolejne zostaną zaktualizowane.

Podstawowe wskaźniki

Monitorowanie budżetu, terminów i raportowanych prac zespołu roboczego jest niezbędne dla pomyślnej realizacji projektu. Wszystkie te podstawowe parametry są już określone w planie. Navigo samo zaczyna porównywać je z rzeczywistością projektu.

Kontrola budżetu

Navigo posiada kilka opcji kontroli budżetu projektu. Pierwszą z nich są termometry. Termometry, które pojawiają się tylko w planie pracy jako wyznaczone granice, zaczną się wypełniać, gdy pracownicy zgłoszą pracę lub podwykonawcy zostaną ukończeni. Termometry są dobre do śledzenia, ponieważ pokazują, jak kontrakt radzi sobie finansowo i, co ważniejsze, jak będzie radził sobie finansowo, automatycznie porównując obecną sytuację z planem finansowym. W ten sposób nie tylko pokazują teraźniejszość, obecny stan, ale także przewidują przyszłość. Termometry można znaleźć praktycznie wszędzie w Navigo – na każdym projekcie, na jego podczęściach w WBS (dostępna jest również struktura podziału obciążenia CBS) lub na umowach podwykonawczych. Więcej o termometrach tutaj.

Drugą opcją monitorowania budżetu kontraktu jest tak zwany wykres EVM lub analiza osiągniętej wartości. Wykres ten jest również tworzony automatycznie i może być wykorzystywany do śledzenia korelacji między harmonogramem, budżetem i ilością wykonanej pracy. Pokazuje on, czy zaplanowana praca w ramach projektu została wykonana w określonym czasie i za określone pieniądze. Pomimo faktu, że wykres ten pokazuje status projektu bardziej kompleksowo niż termometry, tylko termometry oferują prognozę finansową. Więcej informacji na temat analizy osiągniętej wartości można znaleźć tutaj.

Kontrola nad budżetem projektu obejmuje również kontrolę nad datami faktur, tj. datą wystawienia i terminem płatności. Daty fakturowania przychodów są wyświetlane w Navigo na podstawie prognozowanych przychodów. Daty wszystkich faktur i rozliczeń są wyświetlane w Warunkach.

Kontrola harmonogramu

Wszystkie dane dotyczące czasu projektu są wyświetlane na wykresie Gantta. Albo zostały tam wprowadzone, gdy projekt był planowany na podstawie czasu, albo diagram Gannta został utworzony automatycznie w innej metodzie planowania.

Plan projektu obejmuje zarówno pełny harmonogram, jak i zobowiązania umowne, które są powiązane z konkretną datą. Navigo automatycznie wyświetla wszystkie te terminy i zobowiązania w miarę postępu projektu. W przypadku niedotrzymania terminu, na przykład dla WBS lub przydziałów, termin automatycznie zmieni kolor na czerwony.

Jeśli nastąpi zmiana terminu, na przykład dostawa cząstkowa, dzięki Navigo nie ma potrzeby ręcznej zmiany harmonogramu. Navigo zawiera zestaw inteligentnych funkcji, niewidocznych w zarządzaniu projektami, zwanych referencjami czasowymi, które automatycznie utrzymują sytuację zmian i działań następczych. Jeśli zmienisz jedną datę, zmienią się wszystkie pozostałe.

Korzystając z funkcji Kamienie milowe , można powiązać ważne daty z określonymi częściami planu. Gwarantuje to, że gdy ulegną one zmianie, plan zostanie zaktualizowany, aby zapewnić powiązanie wszystkich działań i spełnienie kluczowych zobowiązań. Wszelkie zmiany w harmonogramie zostaną automatycznie odzwierciedlone na liście ważnych dat.

Kontrola pracy nad projektem

Plan kontraktu określa, ile godzin i którzy członkowie zespołu lub rodzaje pracy będą potrzebne do realizacji projektu. Gdy pracownicy projektu zaczną raportować pracę, będzie można zobaczyć, ile budżetu pochłania praca zespołu, ale także jak wydrenowany budżet wypada w porównaniu z pracą i harmonogramem. W pierwszym przypadku należy monitorować termometry, w drugim wykres EVM.

Navigo umożliwia również przypisywanie zadań pracownikom w projekcie i ułatwia oraz przyspiesza proces zatwierdzania kluczowych elementów projektu. Pomocny jest również system powiadomień.

Kontrola nad podwykonawstwem

Już w planie projektu można zaplanować dostawy cząstkowe, przypisać im terminy i finanse. Możliwe jest wówczas monitorowanie, ile podwykonawców pobiera z budżetu, a także ich harmonogramu i fakturowania, w miarę realizacji projektu. Więcej o podwykonawstwie tutaj.

Zarządzanie projektem w celu zarządzania firmą

Planując i zarządzając zamówieniami w Navigo, otrzymujesz również automatyczne wyniki, które są ważne nie tylko dla samego projektu, ale także dla całej firmy. Obejmują one przepływy pieniężne, plan wydajności itp. Dowiedz się więcej o zarządzaniu firmą za pomocą Navigo tutaj.