Użytkownicy
Oprócz podstawowych danych użytkownika, Navigo pozwala na ustawienie szeregu parametrów, które ułatwią zarządzanie firmą i organizację procesów w niej zachodzących. Dla każdego użytkownika można monitorować jego aktualny status, ustawiać zmiany na przyszłość i śledzić jego rozwój w firmie. Navigo może zatem funkcjonować częściowo jako system HR.
Na przykład można ustawić czas lub jednostkę organizacyjną, do której należy użytkownik, można określić wykorzystanie lub stawkę godzinową. Można również określić członkostwo użytkownika w grupie uprawnień.
Każde z tych ustawień będzie następnie automatycznie wykorzystywane w innych narzędziach Navigo do generowania danych istotnych dla zarządzania projektami i biznesem. Informacje wprowadzone dla każdego użytkownika pozwalają uniknąć wielokrotnego nadpisywania danych, dane te są automatycznie odzwierciedlane w całym Navigo, na przykład godziny pracy użytkownika są zapisywane w planie wydajności.
Spis treści
Użytkownicy są alfą i omegą w całym użytkowaniu Navigo. Użytkownicy umożliwiają przechowywanie aktualnych informacji o poszczególnych pracownikach, a także konfigurowanie i śledzenie zmian dla każdego użytkownika przez cały okres jego pracy w firmie.
Ustawienia użytkownika i dane, które wprowadza każdy indywidualny użytkownik, są następnie odzwierciedlane we wszystkich projektach, nad którymi pracował użytkownik. Użytkownicy mogą być dodawani do Navigo przez innych użytkowników, którzy mają do tego uprawnienia w Navigo.
Kim jest użytkownik
Użytkownik to dowolna osoba, którą chcesz zachować w swojej firmie w Navigo. Mogą to być zarówno szeregowi pracownicy, menedżerowie, pracownicy działów HR, jak i pracownicy ekonomiczni. Użytkownikiem może być również osoba z zewnątrz, której należy przyznać dostęp do określonych informacji. Na przykład pracownik firmy księgowej, która przetwarza faktury lub, w niektórych przypadkach, podwykonawca, który ściśle z Tobą współpracuje.
W Navig możesz rejestrować bieżące informacje o pracy każdego użytkownika, które są dla Ciebie ważne, ustawiać zmiany na przyszłość i śledzić ich postępy (tj. historię i rozwój) w firmie. W tym sensie Navigo działa również częściowo jako system HR.
Cena użytkownika i Navigo
Opłata za korzystanie z Navigo zależy od liczby użytkowników. Płatne za użytkownika i miesiąc, w którym użytkownik opublikował więcej niż jedną godzinę, miał więcej niż jeden wyciąg lub był aktywny w statusie konta przez co najmniej pięć dni. Możesz zmienić liczbę użytkowników w dowolnym momencie, nie ma potrzeby zgłaszania się do nas ani zajmowania się przedłużaniem licencji. Wystarczy dodać kolejnego użytkownika, a płatność za niego automatycznie pojawi się na następnej fakturze. Jeśli użytkownik dopiero dołącza, opłata będzie naliczana dopiero od daty dołączenia, nawet jeśli status jego konta jest już aktywny. Podobnie, jeśli w procedurze nadasz użytkownikowi status konta Zakończone lub Zawieszone, będziesz płacić tylko do końca miesiąca, w którym jego status Navig był aktywny.
Prawa użytkownika
Możliwość przeglądania użytkowników i zarządzania nimi jest ograniczona uprawnieniami przyznanymi przez właściwą osobę w firmie. Aby zarządzać użytkownikami, można ustawić następujące uprawnienia: system – może zmieniać uprawnienia użytkownika, katalog typów pracy i ustawienia podstawowe; system – może przeglądać postępy użytkownika; system – może edytować postępy użytkownika. Jeśli więc nie widzisz niektórych informacji, które powinieneś widzieć, musisz dostosować ustawienia dla praw wymienionych powyżej.
Lista użytkowników
Dostęp do listy użytkowników można uzyskać poprzez tryb ustawień. Na tej liście znajdziesz alfabetyczną listę użytkowników w ramach Twojej firmy, a także możesz dodawać nowych użytkowników z tej listy.
Wszyscy użytkownicy, niezależnie od przypisanych im uprawnień, mogą zobaczyć na liście swoje imię i nazwisko, nazwę użytkownika, typ relacji służbowej, status, własny numer, adres e-mail, jednostkę organizacyjną, stanowisko i miejsce pracy. Strona ta może zatem służyć jako katalog kontaktów wewnętrznych. Użytkownicy z wyższymi uprawnieniami, które obejmują zarządzanie użytkownikami, mogą zobaczyć dodatkowe pola na liście.
Listę użytkowników można filtrować na podstawie ich statusu, tj. Wyświetl wszystkich użytkowników lub tylko nowych, aktywnych, zawieszonych lub usuniętych. Można również wyszukiwać użytkowników według wprowadzonego tekstu, wyświetlać ich według grupy użytkowników, jednostki organizacyjnej lub kategorii.
Kliknięcie nazwy użytkownika spowoduje przejście do jego przeglądu, a następnie można użyć menu kontekstowego, aby podjąć szybkie działania, przejść do poszczególnych zakładek użytkownika, zmienić hasło, wysłać zaproszenie lub szybko wyłączyć logowanie lub usunąć użytkowników za pomocą opcji Zaawansowane. Opcja wysłania zaproszenia, uniemożliwienia użytkownikowi zalogowania się lub usunięcia użytkownika jest również wyświetlana w menu kontekstowym dla każdego konkretnego użytkownika.
Listę użytkowników można wyeksportować do pliku Excel.
Eksportować można w dwóch wariantach – podstawowy eksport zapewnia ogólne informacje o użytkownikach, podczas gdy bardziej szczegółowy eksport eksportuje również wrażliwe dane, takie jak stawka godzinowa, wykorzystanie lub współczynnik wydajności.
Tworzenie użytkownika
Aby utworzyć użytkownika, użyj koła zębatego, aby uzyskać dostęp do listy użytkowników i kliknij znak +. Spowoduje to przejście do zakładki Szczegóły i preferencje, w której utworzony zostanie podstawowy profil użytkownika.
Ponieważ Navigo będzie następnie pracować z wprowadzonymi parametrami we wszystkich obliczeniach i grafikach, ważne jest, aby wprowadzić dane tak, jak są one faktycznie używane w firmie.
Szczegóły i preferencje
W zakładce Szczegóły i preferencje znajduje się przegląd podstawowych danych użytkownika, jego ustawień profilu w firmie oraz aktualnego stanu konta Navig. Tutaj rejestruje się dane takie jak np. imię, nazwisko, nazwa użytkownika, kontakty, miejsce pracy lub uprawnienia urlopowe, preferowany rodzaj pracy, ustawienie waluty interfejsu użytkownika, język systemu itp. Są to dane, które interesują Cię tylko w obecnej formie, nie musisz znać ich historii.
Należy również wypełnić pierwszy rekord postępu użytkownika w szczegółach użytkownika. Obejmuje to datę zatrudnienia, saldo konta Navigo, stawkę godzinową, wykorzystanie, diety, dni świąteczne, jednostkę organizacyjną, stanowisko i współczynnik wydajności. Następnie należy wprowadzić kategorię, a na życzenie możemy utworzyć pole niestandardowe.
Możesz przypisać dowolną nazwę użytkownika do użytkownika (zalecamy nadanie nazwom użytkowników jednolitego formatu, najlepiej użyć adresu e-mail jako nazwy użytkownika, aby można było łatwo wyprowadzić nazwę użytkownika). Następnie wpisz swoje imię, nazwisko i, jeśli go używasz, własny numer.
Bardzo ważne jest podanie adresu e-mail i numeru telefonu dla każdego użytkownika. Informacje te są wykorzystywane do wysłania hasła do nowego użytkownika i ułatwienia komunikacji w przypadku, gdy użytkownik potrzebuje naszego wsparcia.
Dla każdego użytkownika można wprowadzić liczbę dni, za które użytkownik ma prawo do urlopu w bieżącym roku. Planując i wybierając nieobecności w ciągu roku, można następnie zobaczyć w nagłówku użytkownika, ile urlopu już wykorzystał, planuje wykorzystać i ile pozostało. Zarówno użytkownik, jak i przełożeni, którzy zatwierdzają nieobecność, mają wgląd w to, ile użytkownik może jeszcze wykorzystać.
Na początku nowego roku należy zawsze ręcznie zaktualizować swój rekord urlopowy. Podobnie, należy go dostosować w przypadku wprowadzenia innych zmian, na przykład w przypadku zmiany godzin pracy użytkownika, odejścia pracownika itp. Pozostały urlop w Navigo nie jest automatycznie przenoszony na kolejny rok. Zawsze jednak wyświetlane są dane z poprzedniego roku.
W preferencjach można przesłać zdjęcie profilowe użytkownika, które będzie widoczne na liście użytkowników, a także w jego profilu. W preferencjach można również wybrać język, walutę, którą użytkownik będzie widział w interfejsie użytkownika i w której Navigo będzie wyświetlać i eksportować wszystko. Można również ustawić format daty i innych danych numerycznych.
Można również przypisać użytkownikowi rodzaj pracy, którą najczęściej wykonuje w firmie.
Jeśli masz możliwość wystawiania lub otrzymywania faktur na różne numery identyfikacyjne w firmie, możesz wybrać numer, z którego użytkownik będzie najczęściej wystawiał lub otrzymywał faktury.
Kategoria
Możesz także przypisać kategorie do wszystkich użytkowników, więcej o kategoriach tutaj.
Pola niestandardowe
W razie potrzeby możemy również utworzyć niestandardowe pole do przechowywania indywidualnych wpisów dla każdego użytkownika.
Procedura użytkownika
Progresja użytkowników jest jedną z ważnych korzyści, jakie zapewnia Navigo. Dzięki rekordom postępu można zobaczyć historię każdego użytkownika w firmie. Dlatego procedura użytkownika znajduje się w osobnej zakładce. Tylko pierwszy rekord postępu użytkownika jest wprowadzany podczas tworzenia nowego użytkownika w zakładce Szczegóły i Preferencje, następnie zawsze wprowadzasz go w zakładce Postęp, a tylko bieżący status jest zawsze wyświetlany w Szczegółach.
W User Progress można wprowadzić bieżące parametry użytkownika, zaplanować przyszłe zmiany, śledzić historię użytkownika i modyfikować parametry użytkownika z mocą wsteczną. Chociaż każdy wpis w Postępie użytkownika umożliwia edycję rekordu za pomocą menu kontekstowego, zalecamy, aby nie nadpisywać tych informacji, ale zawsze tworzyć nowy rekord postępu, aby móc śledzić historię użytkownika.
Zapisywanie rekordu odbywa się w dwóch fazach. Najpierw potwierdź zmianę elementu Procedura za pomocą przycisku Zapisz wstępnie, a następnie użyj powyższego przycisku, aby zapisać całą procedurę. Bez ostatecznego zapisu zmiany zostaną utracone.
Data
To pole służy do określenia daty, od której zmiana ma zacząć obowiązywać.
W przypadku pierwszego wpisu w rekordzie postępu data jest podawana jako data rozpoczęcia. Użytkownik może z wyprzedzeniem ustawić datę rozpoczęcia. Użytkownik nie może zalogować się przed tą datą. Jeśli opcja ta jest włączona w Ustawieniach systemu, Navigo wyśle tego dnia wiadomość e-mail do użytkownika z danymi logowania (użytkownik musi wypełnić wiadomość e-mail, skrzynka pocztowa musi istnieć, a logowanie nie może być wyłączone).
Ustawienie daty umożliwia wprowadzanie zmian w przyszłości. Na przykład, jeśli wiesz, że godziny, stawka godzinowa lub jednostka organizacyjna użytkownika ulegną zmianie, możesz wprowadzić zmianę z wyprzedzeniem.
Podobnie, jeśli wiesz, że użytkownik wyjeżdża, możesz wprowadzić zmianę statusu z wyprzedzeniem. Navigo automatycznie wyloguje użytkownika w dniu wejścia w życie zmiany, który jest jednocześnie końcem płatności dla użytkownika.
Możesz także wprowadzić daty zmian wstecz, ale zawsze pamiętaj, że te dodatkowe korekty mogą mieć wpływ na niektóre inne wpisy.
Status użytkownika
W przypadku statusu użytkownika można wybrać pomiędzy aktywnym, zakończonym i zawieszonym.
Stan aktywny
Stan aktywny to normalny stan użytkownika, który ma dostęp do Navigo. W związku z tym nie ma on zakazu logowania się, a jednocześnie minęła data jego wpisu. Jeśli więc data rozpoczęcia jest zaplanowana na przyszłość, nie są oni jeszcze aktywnymi użytkownikami. To właśnie konta w statusie aktywnym określają wysokość miesięcznej opłaty za wynajem Navigo.
Stan ukończony
Status zakończony oznacza, że użytkownicy nie mają dostępu do Navigo i w związku z tym nie są obciążani opłatami. Użytkownik w stanie zakończonym jest wyświetlany w Navigo dla wszystkich elementów, w które był zaangażowany podczas swojej pracy (jego przydziały, projekty, raporty itp.), ale nie można mu już przypisywać nowych elementów i nie jest wyświetlany dla niektórych funkcji (np. planu wydajności).
Stan przerwania
Przerwanie statusu będzie dobrze służyć użytkownikom, którzy są nieobecni przez długi czas, ale prawdopodobnie powrócą do firmy w przyszłości. Na przykład urlop macierzyński, długotrwała choroba, urlop naukowy itp. Użytkownik w stanie zawieszenia jest wyświetlany w taki sam sposób jak użytkownik, który zakończył subskrypcję i nie można mu przypisywać nowych pozycji.
Może się zalogować
Po zapisaniu podstawowych informacji o użytkowniku w nagłówku użytkownika pojawia się nie tylko status użytkownika, ale także pozycja Może się zalogować. Jest to bezpośrednio zależne od statusu użytkownika. Zielony znacznik wyboru (użytkownik może się zalogować) pojawia się tylko w stanie aktywnym. Jeśli chcesz uniemożliwić użytkownikowi zalogowanie się, wyłącz logowanie w menu kontekstowym w nagłówku użytkownika lub na liście użytkowników. Możesz skorzystać z tej opcji w sytuacjach, gdy na przykład pracownik pozostaje w stałym stosunku pracy, ale doszło do nieporozumień i pracownik może wyrządzić szkodę firmie. Wyłączenie logowania oznaczone czerwonym krzyżykiem zawsze pojawia się w statusie konta zawieszonym lub zakończonym. W przypadku tych stanów nie można zmienić opcji logowania z menu kontekstowego, ale zawsze konieczna jest zmiana stanu na aktywny w procedurze.
Usunięty użytkownik
Oprócz tych trzech stanów, użytkownik może zostać wywołany. Usunąć za pomocą menu kontekstowego na liście użytkowników lub za pomocą menu kontekstowego w nagłówku użytkownika. Z funkcji tej można korzystać tylko w przypadku omyłkowego utworzenia użytkownika, który nie zalogował się jeszcze i nie ma przypisanych żadnych elementów (przydziałów, projektów itp.). W przeciwnym razie anulowanie nie będzie możliwe. Operacja ta jest nieodwracalna.
Stawka godzinowa
Stawka godzinowa jest bardzo ważna dla realistycznego przeglądu kosztów firmy.
Podczas jej wprowadzania dostępne są następujące opcje: Jeśli używasz tej samej stawki narzutu dla wszystkich użytkowników, ustaw ją w Nav pod kołem zębatym w sekcji Stawka narzutu (wprowadzana jest stawka godzinowa). Następnie wprowadź stawkę godzinową brutto użytkownika w polu Stawka godzinowa. Podczas raportowania pracy stawka godzinowa i stawka ogólna są sumowane, a wynik odpowiada rzeczywistym kosztom firmy.
Jeśli stawka kosztów ogólnych jest różna dla różnych użytkowników, nie należy ustawiać stawki kosztów ogólnych w Navigo. Zamiast tego w polu Stawka godzinowa należy wprowadzić sumę stawki godzinowej brutto i stawki godzinowej odpowiadającej konkretnemu użytkownikowi.
Odwrotne zmiany użytkownika
Procedura użytkownika umożliwia również zmianę danych na przeszłe. Należy jednak zawsze brać pod uwagę, że niektóre zmiany będą miały wpływ na projekty, dla których pracownik zgłosił pracę. Są to wsteczne zmiany stawek godzinowych, waluty i jednostki organizacyjnej. Użytkownik widzi ostrzeżenia o tym, na które projekty mają wpływ zmiany i zaleca omówienie ich z kierownikami projektów lub innymi odpowiedzialnymi osobami. W przypadku zmiany stawki godzinowej i waluty, korekty można dokonać tylko dwa miesiące wstecz. Nie dotyczy to sytuacji, w której pracownik zgłosił się do pracy o stałej cenie lub w ogóle się nie zgłosił, wówczas zmiany mogą być dokonywane bez ograniczeń. Zmiany w stawce godzinowej wpływają na stan finansowy projektu, zmiany w jednostkach organizacyjnych wpływają na proporcjonalny podział finansów. Dlatego zalecamy dokonywanie zmian tych parametrów w przeszłości tylko wtedy, gdy masz ku temu dobry powód. Na przykład zapomniałeś ustawić zmienioną stawkę godzinową itp.
Jeśli musisz zmienić stawkę godzinową z mocą wsteczną, ale minęły już dwa miesiące, nie możesz dokonać zmiany samodzielnie i musisz skontaktować się z nami.
Inne wpisy użytkownika mogą być edytowane retrospektywnie bez ryzyka wpływu na wyniki projektu.
Aby śledzić rzeczywiste postępy użytkownika w firmie, zawsze lepiej jest wprowadzać nowe wpisy w Postępach niż edytować wpisy z przeszłości. Pozwala to zobaczyć historię poszczególnych modyfikacji i zmian, które faktycznie miały miejsce w czasie. Retroaktywne zmiany zniekształcają tę rzeczywistość.
Członkostwo w grupach
Przynależność do grup umożliwia określenie grup uprawnień, do których użytkownik jest przypisany w Navigo. Więcej informacji na temat ustawień praw można znaleźć tutaj.
Przegląd użytkownika
W przeglądzie użytkownika widzimy jego „wizytówkę” i podstawowe dane, takie jak jednostka organizacyjna, stanowisko, miejsce pracy, kontakt telefoniczny i e-mailowy.
Zmiana hasła
Na karcie Zmień hasło można zmienić hasło i znaleźć zalecenia dotyczące tworzenia bezpiecznego hasła.
Załączniki
Navigo umożliwia dodawanie załączników do każdego użytkownika, takich jak umowa o pracę lub inne dokumenty. Załącznik można dołączyć zarówno na liście użytkowników, jak i w nagłówku indywidualnego użytkownika.