Gdybyśmy dodali więcej przydatnych nowych funkcji, ta wersja by pękła!
Parowanie planowanych przychodów i wystawionych faktur
Główną nowością tej wersji jest możliwość dopasowania planowanych przychodów i wystawionych faktur. Na fakturze można przypisać zaplanowany odbiór podobnie do dostawy cząstkowej na otrzymanej fakturze:
Po sparowaniu wyświetlona zostanie tabela faktur dla zaplanowanego pobrania:
Na termometrze rozliczeniowym wyświetlane są trzy kolory:
- szary oznacza pozostały przewidywany dochód,
- czarne faktury wystawione, ale niezapłacone,
- wystawionych i opłaconych białych faktur.
W trakcie realizacji projektu kolor szary stopniowo zmienia się w czarny, a na koniec w biały.
Zaplanowany paragon można zamknąć, aby zapobiec dalszym zmianom faktury. Arkusz kalkulacyjny rozliczeń i termometry ostrzegają kolorami przed rozliczeniami niższymi niż planowane, a także przed rozliczeniami wyższymi niż planowane. Pomaga to uniknąć błędów.
Zaplanowane paragony można było tworzyć już wcześniej, podobnie jak wystawione faktury, ale dopasowanie ich jest nowością. Jak zmiany wpłyną na istniejące projekty?
W przypadku zamkniętych projektów wszystkie prognozowane przychody są automatycznie zamykane, a zatem nie są wymagane żadne działania.
W przypadku otwartych projektów należy wykonać jedną z dwóch czynności, w przeciwnym razie termometr rozliczeniowy pokaże zbyt wysokie wartości:
- Sparuj już wystawione faktury z przewidywanymi przychodami i zamknij je. Jest to opcja preferowana.
- Planowane przychody, które zostały już zafakturowane, zostaną zamknięte. Spowoduje to, że ich szary kolor zniknie, ale ich pierwotny plan pozostanie czerwony w tabeli przewidywanych dochodów. Można to naprawić, ustawiając je na zero przed zamknięciem.
W razie wątpliwości co do dalszego postępowania, prosimy o kontakt z naszym działem pomocy technicznej. Chętnie pomożemy.
Prognozowane przychody w WBS
Planowany dochód można teraz wprowadzić do elementów WBS, planując w ten sposób poszczególne części oddzielnie.
Szary kolor termometru wskazuje planowany pobór i sumuje się z projektem. Marginesy nie są uwzględniane w poszczególnych elementach, ale w całym projekcie. Jeśli potrzebny jest margines na element WBS, można zamiast tego użyć podprojektu.
Dane dotyczące umowy
W formularzu kamienia milowego umożliwiliśmy wybór jego typu – zwykły kamień milowy lub data kontraktu. Typy są wyróżnione ikoną, a datę umowy można również ustawić jako wypełnioną w formularzu. Ta nowa funkcja jest powiązana z inną funkcją – datami.
Daty
Dodanie dopasowania zaplanowanych przychodów i faktur, wraz ze zdefiniowaniem nowego typu kamienia milowego, pozwoliło nam dostarczyć tę funkcję, o którą klienci prosili od dawna. Można wyświetlić następujące informacje:
- oczekujące prognozowane przychody, w tym kwota pozostała do zafakturowania,
- niezapłacone faktury wystawione przez klienta,
- oczekujące umowy podwykonawcze,
- otrzymanych niezapłaconych faktur,
- Kamienie milowe, takie jak daty kontraktu i planowane zakończenie projektu.
Terminy są dostępne jako zakładka w projekcie, gdzie wyświetlane są wszystkie terminy w projekcie lub podprojektach, oraz ikona na górnym pasku, gdzie wyświetlane są terminy wszystkich projektów, do których mam prawa. Podsumowanie informacji jest wyświetlane na tablicy ogłoszeń i w przeglądzie projektu.
Poszczególne elementy są kolorowane w zależności od tego, ile pozostało do upływu terminu lub ile zostało przekroczone:
- zielony przed upływem terminu,
- czarny w dniu daty,
- orange niecały miesiąc po terminie,
- czerwony ponad miesiąc po terminie,
- szary dla nieznanych terminów.
Szare i czerwone terminy można zwinąć w jeden wpis w filtrze, aby nie zajmowały niepotrzebnie miejsca. Na przykład, jeśli masz jakieś niezapłacone faktury itp.
Kopia planowanego poboru i podwykonawstwa
Z menu kontekstowego planowanego pobrania i dostawy cząstkowej można teraz utworzyć ich kopie.
Wysyłanie faktur pocztą elektroniczną
Dodaliśmy możliwość wysyłania faktur do klienta bezpośrednio z Navigo w formacie PDF.
Jeśli zastanawiasz się, jak taki e-mail może wyglądać, spójrz na e-mail, który wysłał ostatnią fakturę dla Navigo 🙂
Aby wiadomość e-mail z fakturą była wiarygodna, musi zostać wysłana z Twojej domeny. W Ustawieniach systemowych Navigo (koło zębate w prawym górnym rogu Ustawienia systemowe Faktury) należy wprowadzić konto e-mail, za pośrednictwem którego mają być wysyłane faktury, a także temat i tekst wiadomości e-mail. Jeśli nie masz pewności, jak wziąć udział w konkursie, skontaktuj się z naszym zespołem pomocy technicznej. Chętnie doradzimy lub nawiążemy kontakt z działem IT.
Eksportowanie pliku Gantt do obrazu
Dodaliśmy możliwość pobrania wykresu jako obrazu PNG do wykresu Gannt, którego można użyć na przykład do wydrukowania i powieszenia na tablicy ogłoszeń.
Zmiana uprawnień osoby odpowiedzialnej za projekt
Zmodyfikowaliśmy uprawnienia, które są automatycznie nadawane osobie odpowiedzialnej za projekt. Każda odpowiedzialna osoba widzi tylko koszty. Aby zobaczyć rozliczenia i paragony, musi mieć jedno z następujących uprawnień:
- Projekty – podstawowy podział planu,
- Projekty – mogą zmienić podstawowy plan podziału,
- Projekty – mogą zmienić planowane przychody
Nowy szablon zamówienia
Zmodyfikowaliśmy szablon zamówienia wydruku do formatu PDF, w którym niektóre wyświetlane informacje zostały przeniesione. Obecnie możliwe jest również utworzenie zamówienia bez określania ceny, która wcześniej była obowiązkowym elementem zamówienia.
