W jaki sposób systemy ERP / oprogramowanie do księgowości i zarządzania projektami oraz firmy projektowe są ze sobą powiązane? Czy konieczne jest posiadanie obu?
Zastanawiasz się, jak lepiej zarządzać firmą opartą na projektach i nie wiesz, jakie narzędzia wybrać? Czy powinien to być tylko jeden system, czy połączenie kilku? Systemy te często nakładają się na siebie, więc nie jest łatwo podjąć decyzję i wybrać…
Oprogramowanie księgowe
Głównym powodem, dla którego firmy prowadzą księgi rachunkowe jest to, że państwo chce śledzić płatności podatkowe. Dlatego programy księgowe są głównie zorientowane na ten cel. Elastycznie reagują na zmiany w przepisach, zapewniają kontrolę wprowadzanych danych i mają funkcje dla księgowych.
Jednak zarządzanie firmą projektową wyłącznie za pomocą księgowości nie jest wystarczające. Nie ma łatwych metod rozróżniania projektów, chyba że chcesz korzystać z zarządzania centrami (dzieląc firmę na podfirmy, które fakturują się nawzajem). Nie ma koncepcji planu projektu, rejestrowana jest tylko rzeczywistość. Z tego powodu nie otrzymujesz również żadnych danych dotyczących przyszłości – przewidywań, prognoz. Zapomnij również o planowaniu wydajności. O tym, jak minął ubiegły rok, dowiesz się ze sprawozdania finansowego.
Jeśli zdecydujesz się zarządzać swoją firmą projektową za pomocą księgowości, nie będziesz miał innego wyboru, jak tylko planować projekty w innym miejscu, na przykład w Excelu. Metoda ta ma rozsądne zastosowanie tylko w przypadku firm zatrudniających mniej niż 10 pracowników, ale nawet tam ma poważne wady.
ERP
ERP to systemy dla przedsiębiorstw, które starają się dostosować do wszystkich rodzajów firm – produkcyjnych i projektowych. Oferuje szeroki zakres funkcji, od zarządzania zapasami, planowania produkcji, HR itp. Bardzo często ERP obejmuje system księgowy i dodaje do niego dodatkowe funkcje. Z tego powodu typową formą prezentacji danych jest tabela i tylko w ograniczonym zakresie wykresy i diagramy. Interfejs użytkownika może być bardzo skomplikowany. Ponadto są to zazwyczaj systemy stacjonarne (wymagające instalacji na każdym komputerze) bez możliwości dostępu przez przeglądarkę internetową.
Ponieważ systemy te oferują szeroki zakres funkcji, często nie są tak zaawansowane jak bardziej wyspecjalizowane systemy. Często brakuje zaawansowanych funkcji wizualizacyjnych, analitycznych i administracyjnych.
Wybierz ERP, jeśli zajmujesz się nie tylko projektami, ale także produkcją. Typowym wskazaniem do korzystania z ERP jest potrzeba prowadzenia ewidencji magazynowej.
Systemy zarządzania projektami (PMIS, PPM, EPPM)
Ten typ systemu jest odpowiedni nie tylko dla firm zorientowanych na projekty, ale także dla działów firm produkcyjnych zarządzających projektami (zazwyczaj badania i rozwój).
Są to systemy specyficzne dla projektu, co odpowiada szerszemu zakresowi funkcji niż w przypadku ERP. Funkcje skoncentrowane na biznesie umożliwiają pracę z całym portfelem procesów – na przykład zarządzanie możliwościami biznesowymi, przepływy pieniężne, planowanie wydajności pracowników, wskaźniki KPI. Funkcje planowania i zarządzania poszczególnymi projektami obejmują WBS, wykresy Gantta, rejestry podwykonawców oraz zarządzanie zadaniami i notatkami.
Ten typ systemu jest zwykle dostępny za pośrednictwem przeglądarki internetowej i bardzo często zoptymalizowany pod kątem obsługi przez telefon komórkowy. Zamiast tabel preferowane są prostsze formy prezentacji – wykresy, diagramy.
Jakiego typu jest Navigo3?
Navigo3 należy do kategorii systemów zarządzania projektami. Naszym głównym wkładem są zatem funkcje związane z zarządzaniem projektami. Ponadto oferujemy wbudowaną obsługę kilku popularnych programów biznesowych. Mniejsze firmy doceniają proste rejestry zameldowania i wymeldowania, podstawowy dziennik, planowanie wakacji lub prowadzenie rejestrów otrzymanych i wystawionych faktur. W ten sposób nie muszą uruchamiać kilku innych systemów i często zadowalają się zewnętrznymi księgowymi, którzy po prostu przekazują dokumenty.
Nasze motto brzmi: „Nie zmieniamy tego, co działa”. Jeśli klienci mają już księgowość/ERP, możemy zaoferować im integrację z Navigo – zachowują księgowość dla państwa, ale mogą wygodnie planować i zarządzać projektami w Navigo. Jednocześnie eliminują potrzebę wprowadzania faktur do obu systemów. Jeśli klient uzna, że Navigo w pełni mu odpowiada, może pozbyć się drogiego ERP i kupić tanią wersję pudełkową księgowości dla Navigo. Często integrujemy się również z innymi systemami firmowymi, takimi jak ewidencja czasu pracy czy programy HR (planowanie urlopów).
Brzmi interesująco, prawda? Wypróbuj Navigo już dziś!
