Zatwierdzanie dokumentów i decyzji dotyczących projektu jest kluczową funkcją nowej wersji Navigo. Daje to również możliwość podziału firmy na jednostki organizacyjne i szereg mniejszych innowacji.
Zatwierdzenie
Nie o wszystkich działaniach w firmie może decydować tylko jedna osoba. Na przykład oferta musi zostać zatwierdzona przez kierownika studia, dyrektora ds. projektowania i dyrektora firmy przed wysłaniem jej do klienta. Zatwierdzenia można załatwić ustnie, ale jeśli pojawi się problem (okaże się, że pomyliliśmy koszty), bardzo trudno jest dojść do sedna błędu. Inną opcją jest prowadzenie „papierowej wojny” i chodzenie po firmie z papierową dokumentacją oraz podpisywanie jej i stemplowanie. Właśnie dlatego Navigo opracowało nową funkcję zatwierdzania, która przenosi proces zatwierdzania do formy cyfrowej.
W obecnej wersji możliwe jest zatwierdzanie decyzji dotyczących projektu (na przykład „Czy mogę mieć tylko 10% marży na tym projekcie zamiast zalecanych 20%? Jeśli klient będzie zadowolony, jest szansa, że zamówi u nas większy projekt.”) i załączników (np. ofert, obliczeń, raportów z inspekcji, …). Navigo gwarantuje, że zgoda/odmowa użytkownika jest autentyczna, a obiekt zatwierdzenia (decyzja projektowa, wersja pliku) nie może zostać zmieniony.
Zatwierdzenia tworzysz z listy szablonów (musimy je dla Ciebie dostosować – więcej poniżej), a jeśli konkretni użytkownicy nie są wstępnie ustawieni, wybierasz ich. Następnie zapisz i uruchom zatwierdzenie.
Gdy nadejdzie kolej na zatwierdzenie konkretnego użytkownika, dowie się on o tym za pośrednictwem ikony na górnym pasku:
Kliknięcie jego prostokąta daje mu możliwość komentowania:
Po podjęciu decyzji proces zatwierdzania jest kontynuowany. Zarówno w przypadku pozytywnego, jak i negatywnego wyniku, użytkownik, który dokonał zatwierdzenia, zostanie o tym powiadomiony. Oprócz prostej sekwencji zatwierdzania, Navigo może również podejmować decyzje równoległe (wielu użytkowników może podejmować decyzje w tym samym czasie, co zwiększa szybkość) lub decyzje „2 z 3”.
W niedalekiej przyszłości rozszerzymy zatwierdzanie na otrzymane faktury i nieobecności. Jeśli chcesz przetestować/wdrożyć zatwierdzanie w swojej firmie, skontaktuj się z pomocą techniczną, a my pomożemy Ci stworzyć niestandardowe szablony zatwierdzania.
Wiązanie dostaw cząstkowych z pozycjami skarbowymi
Pozycje wydatków kasjera były wcześniej wyświetlane w kolorze pomarańczowym na liście dostaw cząstkowych i zostały wydzielone do osobnej pozycji Wydatki kasjera. W związku z tym dodaliśmy opcję do formularza paragonu gotówkowego, aby powiązać go z subdostawą, a tym samym wyświetlić go w kolorze ciemnoniebieskim, jeśli w subdostawie znajduje się wystarczająco duży plan:
Szczegółowe informacje na temat przypisanych dokumentów można znaleźć pod ikoną obok pod-dostawy:
Jednostki organizacyjne
Większe firmy często składają się z kilku jednostek organizacyjnych. Są one różnie nazywane: studia, centra, działy, grupy… Jeśli firma decyduje się na wewnętrzną strukturę, realizuje różne cele. Na przykład chce porównać marżę, jaką każda jednostka wnosi do firmy, ustawić uprawnienia zgodnie z członkostwem w jednostce lub wybrać osobę, która zatwierdza urlopy. Navigo wprowadza zatem w nowej wersji wsparcie dla jednostek organizacyjnych. W pierwszej fazie chodzi głównie o możliwość wprowadzania danych, ale w przyszłości możliwości ich wykorzystania będą rosły.
W ustawieniach (koło zębate w prawym górnym rogu) na karcie Jednostki organizacyjne użytkownicy z uprawnieniami do edycji użytkowników mogą tworzyć i edytować strukturę organizacyjną oraz przypisywać do niej poszczególnych pracowników.
Dla każdego pracownika można ustalić historycznie (i w przyszłości), do której jednostki organizacyjnej należał, należy i będzie należał. Ta tabela jest na razie używana tylko do powiązań z jednostkami organizacyjnymi. W przyszłości planujemy przenieść do niego inne „dane historyczne”, takie jak wynagrodzenie, godziny pracy i aktywność na koncie. Oprócz funkcji informacyjnej, pozwoli nam to zaplanować zmiany, a tym samym wyeliminować potrzebę myślenia o nich. Na przykład, mogę ustawić datę dezaktywacji z wyprzedzeniem, gdy dowiem się, że pracownik opuszcza naszą firmę. Lub ustalić z góry uzgodnioną zmianę wynagrodzenia.
Możesz filtrować według jednostki w różnych tabelach. Na przykład na liście projektów, historii raportów lub liście raportów:
Poszczególne projekty można również przypisać do jednostki organizacyjnej:
Przyszłe przychody w imporcie/eksporcie WBS
Import i eksport WBS może teraz obejmować prognozowany dochód.
Daty przełączania w Cashflow
W Cashflow można teraz wybrać, czy pozycje mają być wprowadzane zgodnie z datą faktury, czy terminem płatności.
Zbiorcze zapisywanie faktur w imporcie
Podczas importowania faktur i płatności wszystkie pozycje, które nie zawierają błędu, można zapisać jednym naciśnięciem przycisku. Do tej pory trzeba było przechowywać każdy z nich osobno.
