Im wcześniej popełnisz błąd w planowaniu i zarządzaniu projektem, tym większy będzie jego wpływ. Te kilka sztuczek pomoże ci ich uniknąć i utrzymać rentowność twoich projektów.
Zachowaj margines
Jeśli wyobrażasz sobie projekt w taki sposób, że marża jest tym, co pozostaje po zamknięciu projektu, to powoli przygotuj się na stratę. W końcu podstawowym celem firmy jest zarabianie pieniędzy i rozwój. Oczywiście, chcesz tworzyć użyteczne i piękne projekty. Jeśli jednak wiele z nich przynosi straty, firma nie przetrwa zbyt długo.
Z tego powodu Navigo zaleca użytkownikom wprowadzenie marży brutto przed podzieleniem projektu na podwykonawców i prace własne. To proste: Marża jest niezbędnym atrybutem projektu i jeśli nie możesz jej utrzymać, projekt nie jest wart realizacji. Jedynym wyjątkiem mogą być planowane projekty non-profit, gdzie nie liczymy na marżę od samego początku.
Wybierz odpowiednie narzędzia
Różne narzędzia są odpowiednie dla różnych złożonych planów, a Navigo oferuje kilka z nich do planowania własnej pracy. Wybieraj je w zależności od złożoności projektów. W przypadku niewielkiego projektu, długie planowanie tylko uszczupla marżę. Z drugiej strony, duży projekt wiąże się z ryzykiem dużych strat, jeśli nie zostanie zaplanowany wystarczająco szczegółowo.
W przypadku najprostszych projektów wystarczy ustawić całkowitą cenę i marżę. Będzie to najprostszy termometr, który nadal będzie wskazywał, czy projekt jest w porządku, czy nie.
Nieco bardziej złożone projekty zasługują na rozbicie kosztów na poszczególne zawody. Dzięki takiemu planowi wyczarujesz już pełnoprawne termometry, które pokażą np. przekroczenia w poszczególnych zawodach.
W przypadku jeszcze bardziej złożonych projektów można zacząć korzystać z przydziałów, aby rozpocząć planowanie poszczególnych działań dla określonych osób. Korzystanie z przydziałów spowoduje automatyczne uruchomienie planu wydajności. Możesz od razu sprawdzić, czy pracownik jest w stanie w ogóle wykonać zadanie, biorąc pod uwagę jego obciążenie innymi projektami.
A jeśli uważasz, że musisz ustrukturyzować swoje przydziały i podwykonawstwo, użyj WBS (Work Breakdown Structure). Pozwala to na podzielenie planu na mniejsze plany – etapy, jednostki budynku, prace wydziałowe, …
Plan nie jest złotym cielcem
Plan nie jest ważny, ważne jest planowanie. Bez względu na to, jak bardzo się starasz, wciąż możesz o czymś zapomnieć. Gdzieniegdzie błędnie podano liczbę godzin lub cenę podwykonawstwa. Albo ustawiłeś złą datę. Takie jest życie, trzeba to zaakceptować.
Jednak wpływ takiego błędu można zmniejszyć, nie traktując planu jako nienaruszalnego idola, ale stale dostosowując go do rzeczywistości. Jeśli wprowadzisz zmiany do planu natychmiast po ich wykryciu, szanse na złagodzenie skutków tego błędu znacznie wzrosną. Navigo wspiera to zachowanie, plan jest elastyczny.
Co dalej?
Więcej porad i wskazówek można znaleźć w naszym e-booku Droga do czarnych liczb, który można pobrać bezpłatnie.
