Stawka kosztów ogólnych wpływa na firmę być może bardziej niż myślisz. W tym artykule przyjrzymy się kilku efektom związanym z jego konfiguracją.
Navigo wspiera podział kosztów ogólnych firmy na poszczególne projekty w formie stawki kosztów ogólnych. Jednak to, co jest uwzględnione w stawce kosztów ogólnych, może nie być oczywiste na pierwszy rzut oka. I jak zasadniczo jego wartość może wpłynąć na wyniki firmy, nie mówiąc już o wynikach firmy. A jednak może, i to zasadniczo!
Ten artykuł jest odpowiedni nie tylko dla kadry kierowniczej korporacji, ale także dla każdego pracownika, który lubi myśleć w szerszym kontekście w pracy.
Znaczenie stawki kosztów ogólnych
Koszty ogólne to koszty firmy, które nie są bezpośrednio związane z projektami. Na przykład wynajem lokalu, energia, inwestycje w narzędzia, wynagrodzenie dyrektora, działu kadr i sekretarki, kawa w kuchni itp.
Jeśli projekty obejmują tylko wynagrodzenia zaangażowanych pracowników i koszty zewnętrzne (podwykonawstwo), wyniki wyglądają świetnie. Traderzy mogą wtedy sprzedawać projekty taniej niż ich konkurenci. Zysk firmy z każdego projektu wydaje się być wystarczający. Wszyscy są dumni i szczęśliwi.
Trwa to dokładnie do momentu zsumowania wyników ekonomicznych każdego projektu w danym okresie (miesiąc, kwartał, rok) i odliczenia kosztów ogólnych. Wyniki są często słabe. Niestety, ta matematyka zwykle pojawia się poza zasięgiem wzroku zwykłych pracowników. Dlatego też kierownicy projektów mogą być sfrustrowani: „Wszystkie moje projekty przynoszą zyski, moi koledzy są tacy sami, a ty mówisz mi, że tracimy pieniądze!”.
Celem stawki kosztów ogólnych jest uniknięcie takiej sytuacji. Weź wszystkie miesięczne koszty ogólne firmy i podziel je przez liczbę godzin zgłoszonych przez pracowników do projektów. Każda godzina pracy jest zatem obciążona niewielkim kosztem ogólnym odpowiadającym faktowi, że pracownik ma miejsce do pracy, jest mu ciepło, może pójść do toalety, ma narzędzia pracy… To zbliża koszt projektu do rzeczywistego kosztu ponoszonego przez firmę. Wynik wszystkich projektów jest zbliżony do rzeczywistego zysku, jaki firma z nich osiąga. A jednocześnie odpowiada zyskowi firmy – to znaczy, jeśli odliczyć wszystkie możliwe projekty przynoszące straty, które należy zrehabilitować…
Handel
Dla handlowców lepiej jest utrzymywać koszty ogólne na jak najniższym poziomie. Kierownicy projektów wykorzystują ją jako podstawę wstępnego budżetu projektu, a sprzedawca dodaje rozsądną marżę i wysyła ją do klienta. Zdecydowanie wybierze naszą ofertę, ponieważ jest najniższa. Świetna robota, firma jest zawalona zamówieniami! Następnie kierownik projektu dobrze zarządza projektem i utrzymuje marżę. Wow, to będą świąteczne bonusy! Niestety jeszcze przed świętami okaże się, że premii nie będzie, bo marże z projektów sprzedawanych zbyt tanio nie są w stanie pokryć kosztów firmy. Nastroje w firmie pogarszają się.
Jeśli zastosowana stawka jest bliższa rzeczywistości, inwestorzy będą się bardziej pocić, a wiele projektów nie zostanie nawet pozyskanych. I to może być dobra rzecz! Jaki jest sens pracy nad projektami, o których już w momencie podpisywania umowy wiadomo, że przynoszą straty? Nie.
Z drugiej strony, jeśli stawka kosztów ogólnych jest zbyt wysoka, możliwe jest, że handlowcy nie będą w stanie przyciągnąć pracy do firmy. Jeśli jednak stawka kosztów ogólnych odpowiada rzeczywistości, firma nie ma innego wyjścia, jak tylko zacząć oszczędzać na kosztach ogólnych.
Wpływ na planowanie
Prawidłowa wartość stawki kosztów ogólnych zostanie również odzwierciedlona w planowaniu. Jest to szczególnie ważne, jeśli masz ustaloną cenę od klienta, do której musisz się dopasować. W ten sposób wiesz już, ile godzin pracy jest dostępnych przed rozpoczęciem projektu. A co jeśli to mniej niż potrzebujesz?
Głupotą jest myślenie, że projekt wymagający 100 osobodni pracy może zostać ukończony w 50 dni. Jestem jednak przekonany, że zwykle można to zrobić w 80 lub 90 dni, jeśli to ograniczenie jest znane z wyprzedzeniem. Kierownicy projektów i kadra zarządzająca najlepiej wiedzą, gdzie można zaoszczędzić czas bez uszczerbku dla ogólnej jakości projektu. Jeśli więc mają wystarczająco dużo informacji od samego początku projektu, z pewnością znajdą sposób. Rezultat nie będzie idealny, ale po prostu dobry. I to zazwyczaj wystarcza.
Konieczne jest po prostu, aby zainteresowani pracownicy mieli wystarczające informacje do podejmowania decyzji przez cały czas i we właściwym czasie. Obejmuje to dokładne informacje na temat stawki kosztów ogólnych. Nie bój się więc realistycznie ustalać stawki kosztów ogólnych i pozwól całej firmie żyć z nią na bieżąco. W ciągu roku pracownicy podejmą wiele drobnych decyzji, które zostaną podjęte we właściwym kontekście dzięki dobrym informacjom. To zdecydowanie lepsza opcja niż niespodzianka na koniec roku.
Czym jest reżyseria?
Wspomniałem powyżej, co zazwyczaj liczy się jako koszty ogólne. Ale czy to wszystko? Istnieją jednak pozycje, które często nie są uwzględniane w kosztach ogólnych z góry: premie dla pracowników, inwestycje, szkolenia itp. Wydatki te są zwykle pokrywane dopiero wtedy, gdy jest pewne, że spółka wygenerowała zysk.
Ale to właśnie te elementy sprawiają, że zwykła firma jest świetna, a zwykły pracodawca jest świetny. Czy nie warto byłoby celować w nich przez cały rok? Ponieważ jeśli uwzględnisz je (przynajmniej częściowo) w stawce kosztów ogólnych, to w rzeczywistości mówisz wszystkim pracownikom: „Jeśli będziesz w stanie utrzymać rentowność swoich projektów nawet przy tej zwiększonej stawce kosztów ogólnych, to pod koniec roku dostaniesz premię, a my będziemy mogli pozwolić sobie na zakup nowych narzędzi, poprawę środowiska, …”.
Bądź otwarty, a Twoi pracownicy to zrozumieją.
Wnioski
Stawka kosztów ogólnych jest tylko jednym z wielu parametrów zarządzania firmą projektową, ale jak widać, może mieć daleko idące konsekwencje dla jej działalności.
