Zarządzanie projektami

W języku czeskim zarządzanie projektem oznacza to samo, co zarządzanie projektem. A ponieważ Czech jest zabawny, po prostu pomijamy pierścień i mamy zarządzanie projektami. Ta niewielka zmiana całkowicie zmienia znaczenie – podczas gdy pierwsza opcja sugeruje, że zarządzamy wieloma projektami, druga oznacza, że mamy do czynienia z jednym konkretnym projektem.

Są to dwie niezależne dyscypliny, a dobre oprogramowanie dla firm zarządzających projektami/kontraktami musi wyróżniać się w obu. W przeciwnym razie będziesz łączyć dwa lub więcej różnych systemów (na przykład MS Project + księgowość). Wiąże się to z różnego rodzaju problemami z synchronizacją danych, podwójnym wprowadzaniem danych itp.

Jednak wymagania firm zorientowanych na projekty na tym się nie kończą. Musisz zarządzać firmą (CRM), rejestrować obecność, przechowywać dokumenty (DMS) i komunikować się ze sobą (zadania, dziennik, powiadomienia).

Navigo3 jest rozwiązaniem spełniającym wszystkie te wymagania. Nie wierzysz mi?

 

Zarządzanie projektami (PMS)

Oznacza to zarządzanie jednym konkretnym projektem. Chcesz wiedzieć, kto jest za to odpowiedzialny i którzy pracownicy nad tym pracują. Ile pieniędzy wydano na projekt i ile zarobiono. Oznacza to, że można je traktować jako oddzielną jednostkę.

Pierwszym krokiem jest planowanie. Navigo pozwala wybrać najbardziej odpowiednie narzędzia do złożoności projektu:

• Proste planowanie kosztów całkowitych
• Planowanie według rodzaju pracy
• Planowanie podwykonawstwa i zadań (w tym delegowanie pracy podwładnym)
• Zaawansowane planowanie z WBS i wykresem Gantta

Kładziemy duży nacisk na to, aby planowanie było przyjazne dla użytkownika, a zmiany w planie łatwe. Jest to jedyny sposób na zwiększenie gotowości kierowników projektów do dostosowywania swoich planów na bieżąco do zmieniających się realiów. Przykładowo, możliwe jest stworzenie złożonego harmonogramu z wieloma terminami, które mogą zostać przesunięte w czasie poprzez zmianę pojedynczej daty, gdy klient opóźnia rozpoczęcie projektu.

Po uruchomieniu projektu konieczne jest kontrolowanie wydatkowanych środków. Na każdym etapie projektu Navigo pokazuje nie tylko wydane środki, ale także oczekiwany wynik projektu. Nie tylko przeszłość i teraźniejszość, ale także przyszłość. Naszą dumą jest tak zwany termometr:

Kolor ciemnoniebieski oznacza zasoby wydane zgodnie z planem, kolor pomarańczowy oznacza zasoby wydane ponad plan, a kolor jasnoniebieski oznacza pozostałą część planu. Kropki odróżniają podwykonawstwo od pracy własnej. Jeśli nauczysz się trzech kolorów i jednej tekstury, będziesz wiedział, jak poruszać się po Navigo.

Ogromną zaletą jest to, że używamy termometrów do wyświetlania wszystkiego, od ogólnych informacji o projekcie po najdrobniejsze szczegóły, takie jak status jednego podwykonawcy lub wykonanie podzadania. Dzięki temu bardzo łatwo jest wyśledzić zbliżający się problem.

Zobacz, jakie inne funkcje oferuje Navigo w obszarze zarządzania projektami.

 

Zarządzanie projektami i całą firmą (ERP, PPM)

Świetny przegląd statusu każdego projektu jest bardzo przydatny. Jednak w firmie mogą istnieć dziesiątki lub setki takich projektów prowadzonych równolegle. Wymaga to oczywiście zupełnie innych narzędzi niż te, których używamy do zarządzania konkretnym projektem.

Podstawowym narzędziem jest lista projektów, która pozwala na łatwe przeglądanie całego portfolio projektów. Możliwe jest sortowanie projektów, na przykład według oczekiwanej marży (i rozpoczęcie radzenia sobie z potencjalnie stratnymi w pierwszej kolejności), według całkowitej wartości itp. Podczas spotkania produkcyjnego lub w dowolnym innym momencie można szybko zidentyfikować, co idzie dobrze, a gdzie praca jest niewystarczająca.

Do zarządzania finansami potrzebne są zaawansowane narzędzia, takie jak przepływy pieniężne lub wskaźniki KPI. Dzięki nim z wyprzedzeniem wiadomo, czy w przyszłym miesiącu pojawi się lista płac lub jaki zysk zostanie osiągnięty w tym roku.

Planowanie wydajności jest ważne, aby zrównoważyć odpowiednią liczbę pracowników. Nie musisz nic do niego wpisywać, jest on automatycznie wypełniany z poszczególnych zadań (przydziałów) w projektach. Możliwe jest również przeglądanie zgłoszonych prac i znajdowanie przeciążonych pracowników lub osób obijających się.

Zobacz, jakie inne funkcje oferuje Navigo w obszarze zarządzania projektami.

 

Zarządzanie sprzedażą (CRM)

Aby mieć czym zarządzać, trzeba najpierw zdobyć nowe projekty. W tym celu niezbędne jest prowadzenie listy klientów, rejestru możliwości biznesowych oraz dziennika powiązanego zarówno z klientem, jak i indywidualną możliwością biznesową.

Ponownie, liczba mnoga – dobrze jest zarządzać jedną szansą biznesową, ale firma może mieć ich setki. A potem trzeba je śledzić. Navigo oferuje funkcje ułatwiające przegląd i zarządzanie spotkaniami biznesowymi. Będziesz miał swoją przyszłość na wyciągnięcie ręki.

Zobacz, jakie inne funkcje oferuje Navigo w zakresie zarządzania przedsiębiorstwem.

 

Dokumenty (DMS), komunikacja, obecność

Tak, Navigo ma również wszystkie te narzędzia ????, a wszystkie ich dane są sprytnie zintegrowane z resztą systemu.

Dokumenty mogą być dołączane do większości typów danych – pliki projektu dla projektu, zadania dla konkretnego zadania, kopia dokumentów dla klienta, elektroniczna wersja faktury dla zaksięgowanej faktury itp. Otrzymujesz świetny sposób na uporządkowanie danych bez niekończących się kłótni o strukturę katalogów.

Jeśli nad projektem pracuje wiele osób, przydatna jest również funkcja komunikacji. Dziennik do rejestrowania komunikacji z klientem i zapisywania ważnych decyzji. Zadania do zapamiętania. I powiadomienia o ważnych wydarzeniach, aby być na bieżąco.

Raportowanie pracy to rozdział sam w sobie. Konieczne jest, aby nie obciążało to zbytnio użytkowników, ale z drugiej strony nie pozwalało im na „kreatywność” w ukrywaniu godzin ????. Łącząc się ze statusem projektu, którego dotyczy raport, można zobaczyć graficznie, ile czasu poświęcono na zadanie, które pracownik już zgłosił. Zwiększa to jego zaangażowanie, ponieważ wie, jak bardzo musi się spieszyć.

 

Metodologia

A to jeszcze nie wszystko. Dobre narzędzie musi opierać się na sprawdzonych zasadach i pomagać w ich przestrzeganiu. Jak utrzymać zysk z projektu? Jak radzić sobie z projektami wewnętrznymi? Dlaczego godzina nie jest godziną dla różnych drogich pracowników?

Navigo opiera się na doświadczeniu zdobytym przez naszego założyciela Petra Humlicka w ciągu 25 lat prowadzenia firmy zarządzającej projektami, a także na doświadczeniu zdobytym przez naszych użytkowników. Możesz więc mieć pewność, że znamy obawy związane z firmą projektową i jesteśmy gotowi Ci pomóc.

Przeczytaj więcej w naszym e-booku Droga do czarnych liczb.

 

Wnioski

Jak widać, zarządzanie projektami to złożone zagadnienie, w którym nie sprawdzi się oprogramowanie jednofunkcyjne.
Nie wahaj się więc i wypróbuj Navigo3 już dziś!