Co vše je potřeba ke zdárnému provozu projektově řízené firmy?
V češtině znamená projektové řízení totéž co řízení projektů. A protože je čeština hravá, stačí vynechat kroužek a máme řízení projektu. Tato malá změna úplně mění význam – zatímco první varianta naznačuje, že projektů řídíme více, druhá znamená, že se zabýváme jedním konkrétním projektem.
Jsou to dvě nezávislé disciplíny a dobrý software pro projektově/zakázkově řízené firmy musí excelovat v obou. Jinak vás čeká párování dvou a více různých systémů (například MS Project + účetnictví). S tím souvisí všechny možné problémy se synchronizací dat, dvojím zadáváním a podobně.
Tím ale nároky projektově orientovaných firem nekončí. Je potřeba řídit obchod (CRM), evidovat docházku, ukládat dokumenty (DMS) a navzájem komunikovat (úkoly, deník, notifikace).
Navigo3 je řešením pro všechny tyto požadavky. Nevěříte?
Řízení projektu (PMS)
Tím je myšleno řízení jednoho konkrétního projektu. Chcete vědět, kdo je za něj zodpovědný, kteří další zaměstnanci na něm pracují. Kolik peněz se na projekt vydalo a kolik peněz vydělal. To znamená, že k němu můžete přistupovat jako k samostatné jednotce.
Prvním krokem je plánování. Navigo umožňuje volbu těch nejvhodnějších nástrojů podle komplexnosti projektu:
- Prosté naplánování celkových nákladů
- Plánování podle typů prací
- Plánování subdodávek a úkolů (včetně delegování práce na podřízené)
- Pokročilé plánování pomocí členění WBS a Ganttova diagramu
Klademe velký důraz na to, aby bylo plánování uživatelsky přívětivé a změny v plánu snadné. Jen tak zvýšíme chuť projektových manažerů svůj plán za běhu projektu upravovat s ohledem na měnící se realitu. Například je možné vytvořit složitý plán obsahující mnoho termínů, který lze změnou jediného data posouvat v čase, když zákazník zpozdí zahájení projektu.
Když už projekt běží, je nutné kontrolovat vydané prostředky. Navigo v každé fázi projektu zobrazuje nejen vydané prostředky, ale také očekávaný výsledek projektu. Tedy nejen minulost a současnost, ale také budoucnost. Naší chloubou je tzv. teploměr:
Tmavě modrou jsou zobrazeny prostředky vydané v souladu s plánem, oranžovou prostředky vydané nad rámec plánu a světle modrou zbytek plánu. Tečkami jsou rozlišené subdodávky od vlastní práce. Naučíte-li se tři barvy a jednu texturu, vyznáte se v celém Navigu.
Velkou výhodou je, že pomocí teploměrů zobrazujeme vše od celkové informace o projektu až do nejmenšího detailu, jako je například stav plnění jedné subdodávky nebo plnění dílčího úkolu. Je tak velmi snadné vystopovat hrozící problém.
Mrkněte se, jaké další funkce nabízí Navigo v oblasti řízení projektu.
Řízení projektů a celé firmy (ERP, PPM)
Mít skvělý přehled o stavu jednotlivých projektů je fajn. Jenže ve firmě takových projektů mohou běžet desítky až stovky paralelně. To si samozřejmě žádá úplně jiné nástroje, než které používáme pro řízení konkrétního projektu.
Základním nástrojem je výpis projektů, který umožňuje snadno projít celé portfolio projektů. Je možné si projekty seřadit například podle předpokládané marže (a začít nejdříve řešit ty potenciálně ztrátové), podle celkové hodnoty, atd. Na výrobní poradě i v kteroukoli jinou chvíli rychle identifikujete, co se vám daří a kde práce pokulhává.
Pro finanční řízení firmy jsou potřebné pokročilé nástroje typu cashflow nebo KPI. Díky nim budete v předstihu vědět, jestli bude příští měsíc na výplaty nebo jaký zisk se letos povede.
Kapacitní plánování je důležité pro vybalancování správného počtu zaměstnanců. Nemusíte do něj nic zadávat, automaticky se plní z jednotlivých úkolů (alokací) na projektech. Také je možné si zpětně zobrazit vykázanou práci a najít přetížené zaměstnance či flákače.
Mrkněte se, jaké další funkce nabízí Navigo v oblasti řízení projektů.
Řízení obchodu (CRM)
Abyste měli co řídit, je potřeba nejdříve nové projekty získat. Na to je nezbytné vést si seznam zákazníků, evidenci obchodních příležitostí a deník vázaný jak na zákazníka tak i na jednotlivou obchodní příležitost.
A zase to množné číslo – je fajn řídit jednu obchodní příležitost, ale firma jich může mít stovky. A pak je potřeba mít o nich přehled. Navigo nabízí funkce pro jejich snadný přehled a vedení obchodních porad. Budete tak mít svoji budoucnost jako na dlani.
Mrkněte se, jaké další funkce nabízí Navigo v oblasti řízení obchodu.
Dokumenty (DMS), komunikace, docházka
Ano, všechny tyto nástroje Navigo také má ???? a všechna jejich data jsou chytře integrována se zbytkem systému.
Dokumenty je možné přikládat k většině typů dat – projektové soubory k projektu, zadání ke konkrétnímu úkolu, kopii dokumentů k zákazníkovi, elektronickou verzi faktury k zaúčtované faktuře, atd. Získáte tak skvělý způsob, jak svá data organizovat bez nekonečných hádek o struktuře adresářů.
Pokud na projektu pracuje více lidí, hodí se i komunikační funkce. Deník pro zapisování komunikace se zákazníkem a zaznamenání důležitých rozhodnutí. Úkoly, abyste nezapomínali. A notifikace o důležitých událostech, abyste si udrželi přehled.
Vykazování práce je kapitolou sama o sobě. Je nutné, aby uživatele příliš nezatěžovalo, ale na druhou stranu jim neumožňovalo „kreativitu“ v ukrývání hodin ????. Díky propojení se stavem projektu, na který se vykazuje, je možné zobrazit graficky, jak moc času určeného na úkol už pracovník vykázal. Tím se zvyšuje jeho angažovanost, protože ví, jak moc si má pospíšit.
Metodika
A to není vše. Dobrý nástroj musí být postaven na vyzkoušených principech a ty pomáhat dodržovat. Jak udržet zisk na projektu? Jak řešit interní projekty? Proč není hodina jako hodina u různě drahých zaměstnanců?
Navigo je postaveno na zkušenostech, které během 25 let řízení projektové firmy získal náš zakladatel Petr Humlíček a které jsme získali od našich uživatelů. Můžete si tedy být jisti že víme, jaké starosti projektová firma přináší, a jsme připraveni vám pomoci.
Více se dočtete v našem e-booku Cesta k černým číslům.
Závěr
Jak vidíte, projektové řízení je komplexní problematika v níž jednoúčelový software neobstojí.
Proto neváhejte a vyzkoušejte Navigo3 už dnes!
