Měření času
Potřebuji mít přesný a okamžitý přehled o odpracovaných hodinách na projektech, aniž bych musel na konci týdne složitě rekonstruovat svůj kalendář a ručně vyplňovat tabulky.
Informační systém Navigo3 řeší tento problém integrovanou funkcí Měření času, která umožňuje zaznamenávat odpracovaný čas v reálném čase přímo během práce. Tím odpadá nutnost dodatečného odhadování a pracného zpětného zápisu hodin. Změřený čas lze jedním kliknutím převést na přesný výkaz práce, což udržuje finanční a kapacitní plány projektů neustále aktuální.
Obsah
Co je Měření času
Předpoklady a počáteční nastavení
Pohled zaměstnance (měření a vykazování)
Pohled manažera (nastavení a přehledy)
Co je Měření času
Funkce Měření času funguje jako chytré stopky integrované přímo do záhlaví systému Navigo3. Hlavním přínosem je eliminace chybovosti a administrativní zátěže, kterou s sebou nese zpětné vykazování práce na konci dne či týdne. Zaměstnanec pouze spustí měření při zahájení úkolu a systém se postará o zbytek.
Měření času běží nezávisle na vaší přítomnosti v Navigu, respektive běží, dokud jej nevypnete. Pokud stopky necháte běžet přes noc, Navigo vzniklou situaci samo detekuje a nabídne vám přehledné rozdělení času mezi jednotlivé dny.
Předpoklady a počáteční nastavení
Aby bylo možné měření času v systému plnohodnotně využívat, musí být splněny následující podmínky:
- V Systémovém nastavení musí být funkce Měření času zapnutá.
- Musí být založen alespoň jeden otevřený projekt.
- V systému musí být definované typy prací.
Pohled zaměstnance (měření a vykazování)
Jako řadový zaměstnanec používáte stopky k zaznamenávání své denní práce. Systém je navržen tak, aby minimalizoval administrativní kroky a umožnil vám plně se soustředit na samotný úkol.
Spuštění měření času
Při zahájení práce na alokaci postupujte následovně:
- V pravé části horního panelu Navigo3 klikněte na ikonu stopek.
- V poli Projekt vyberte zakázku, na které budete pracovat.
- Pokud máte na tomto projektu přidělenou konkrétní práci, zvolte ji v poli Alokace. V takovém případě systém automaticky předvyplní také Typ práce.
- Pokud je to ve vaší firmě vyžadováno, vyplňte do pole Popis stručné shrnutí prováděné činnosti.
- Kliknutím na zelené tlačítko Spustit zahájíte měření.
Práce s běžícím měřením
Během toho, co stopky běží, můžete provádět následující akce:
- Změna údajů za běhu: Pokud zjistíte, že potřebujete upravit popis úkolu nebo upřesnit alokaci, otevřete panel stopek, proveďte změny a klikněte na tlačítko Uložit změny. Dokud změny neuložíte, tak vám nepůjde z Měření vykázat.
- Poslední zápisy: V pravé části panelu stopek vidíte přehled svých nedávných měření, ze kterého můžete kliknutím rychle předvyplnit měření.
Ukončení a vykázání práce
- Kliknete na čtvereček „Stop“ napravo od běžícího času.
- Otevřete panel stopek v záhlaví. Klikněte na tlačítko Vykázat. Stopky se zastaví a naměřený čas se okamžitě zapíše jako nový výkaz práce.
- V případě, že chcete naměřený čas zahodit (např. při omylném spuštění), klikněte na tlačítko Stornovat. Systém zobrazí potvrzovací dotaz: „Opravdu chcete zahodit naměřený čas? Tuto akci nelze vrátit.“ Potvrzením se měření smaže.
Nestandardní situace a varování
Navigo3 hlídá, abyste omylem nevykázali neplatná data. Setkat se můžete s těmito stavy:
- Příliš krátké měření: Pokud stopky zastavíte dříve než po jedné minutě, systém vám nabídne výkaz upravit. Takový čas nelze vykázat a musíte jej buď prodloužit, nebo zahodit.
- Běh přes půlnoc: Pokud stopky zapomenete vypnout a měření přesáhne půlnoc, zobrazí se varovný banner Měření času přesahuje půlnoc. Při kliknutí na tlačítko Vykázat se otevře průvodce Vykázané dny, kde uvidíte rozpad na jednotlivé kalendářní dny. Zde můžete hodiny pro každý den upravit a následně uložit.
- Dlouhé měření (více než 10 hodin): Systém zobrazí žluté varování Měření času trvá déle než 10 hodin, které vás upozorní na možný zapomenutý běh stopek.
- Extrémně dlouhé měření (více než 20 hodin): Zobrazí se červený banner Měření času trvá déle než 20 hodin. Kliknutím na Vykázat se stopky zastaví a vy musíte čas před uložením ručně upravit na reálnou hodnotu.
Pohled manažera (nastavení a přehledy)
Z pohledu manažera či administrátora je Timetracker nástrojem pro získávání přesných dat o nákladech na projekty a pro snížení odporu zaměstnanců k vykazování práce.
Povolení funkce v systému
Měření času je globální funkce, kterou můžete zapnout či vypnout pro celou firmu:
- Přejděte do modulu Nastavení systému > Vykazování.
- Najděte sekci Měření času.
- Povolte tuto funkci zaškrtnutím příslušné volby. Od této chvíle se všem uživatelům v záhlaví zobrazí ikona stopek.
Kontrola a vyhodnocování výkazů
Při analýze odpracovaného času na projektech můžete snadno sledovat, která data vznikla v reálném čase a která byla zadána zpětně:
- Otevřete přehled výkazů práce v modulu Výkazy.
- Ve filtru vyhledejte položku Vytvořeno přes měření času.
- Zvolte požadovaný filtr:
- s i bez měření času – zobrazí všechny výkazy (výchozí stav),
- nevytvořeno přes měření času – zobrazí pouze ručně a zpětně zadané výkazy,
- vytvořeno přes měření času – filtruje pouze položky změřené stopkami.
Tento filtr vám umožní vyhodnotit disciplínu týmu při používání stopek a ověřit přesnost vykazovaných dat.