Pokladna

Petra Dvořáková

Pokladna v Navigu umožňuje vést elektronicky evidenci o hotovostní pokladně ve firmě. Na rozdíl od evidence vedené na papíře umožňuje pokladna v Navigu sledovat hotovostní položky nejen osobám s právy do účtů firmy, ale i selektivně projektovým manažerům, jejichž projektů se pohyb hotovosti v pokladně týká. Položky vedené v pokladně lze přiřazovat k projektům a subdodávkám nebo rozpočítávat jako režijní náklad či příjem.

Číst více ›

Notifikace je chytrá funkce, která vás automaticky upozorňuje na důležité kroky týkající se projektů, úkolů, rozdělování práce apod. Ušetří vám čas a energii, které byste museli investovat do hlídání a kontrolování, zda bylo to či ono splněno.

Notifikace nemusíte nijak nastavovat, systém sám rozpoznává důležité kroky a oznámení odešle. Například pokud někdo splní vámi zadaný úkol, automaticky dostanete potvrzení.

Můžete si také nastavit, zda chcete dostávat notifikace i v případě, že v Navigu právě nepracujete. Díky tomu máte jistotu, že uhlídáte například splnění důležitého úkolu nebo že vám dorazila očekávaná úhrada faktury.

Díky Kapacitnímu plánu můžete efektivně plánovat vytížení svých zaměstnanců. Kapacitní plán se tvoří automaticky na základě z toho, jak projektoví manažeři přidělují práci zaměstnancům.

V kapacitním plánu vidíte, kteří zaměstnanci jsou aktuálně volní nebo kdy mají práci dokončit a vy jim budete moci zadat další. Ihned vidíte, komu můžete zadat neplánovaný úkol.

Kapacitní plán můžete filtrovat podle různých kritérií, například podle skupin zaměstnanců. Navigo umí při tvorbě kapacitního plánu zohlednit nepravidelnou pracovní dobu nebo nepřítomnost na pracovišti například z důvodu nemoci či dovolené. To zpřesňuje plánování vytížení zaměstnanců.

V Navigu máte možnost zadávat zaměstnancům úkoly a současně máte přehled, jaké úkoly máte splnit vy. Každý zadaný úkol se dotyčnému zobrazí formou upozornění. Zadávajícímu se zase zobrazí oznámení, že úkol byl splněný.

Úkoly můžete zadávat ostatním, ale zapisovat si i úkoly, které musíte splnit sami. Úkoly se mohou vztahovat ke klientovi, k projektům i k celkovému chodu firmy. Úkolům můžete přiřazovat prioritu a třídit do různých skupin.

Díky využívání Úkolů budou vaši zaměstnanci snadno zastupitelní a snáze se jim budou prioritizovat povinnosti. Úkoly se zobrazují podobně jako Deník, ve výpisu projektu vidíte nejbližší úkoly ke splnění, najdete je na Nástěnce, v přehledech projektech a firmy.

V Navigu máte možnost vytvořit si seznam prací, které ve vaší firmě interně realizujete. Tento seznam vám usnadní plánování projektů a vykazování práce, ale především vám poskytne přehled o výdajích na konkrétní práci při realizaci projektu.

U každého typu práce, který do seznamu zadáte, si můžete stanovit pevnou nákladovou a prodejní cenu nebo cenu za konkrétní jednotku. Nejčastěji za hodinu práce, může to být ale také cena za kilometr, kus apod.

Při plánování projektu jednoduše vyberete ze seznamu typ práce, čímž pro něj vyčleníte část z rozpočtu. Při vykazování práce pak vaši zaměstnanci označí svůj typ právě na základě tohoto seznamu. Díky tomu máte přehled, kolik která profese při práci na konkrétním projektu stála.

Díky kategoriím si můžete ve svých projektech nastavovat vyhledávání podle vlastních kritérií. Navigo má samo o sobě nastavenou řadu filtrů, nicméně ty nemohou postihnout specifické požadavky každé firmy. Právě to řeší Kategorie.

Kategorie si můžete představit jako lístečky, kterými si označujete různé položky, a potom je podle těchto lístečků filtrujete. Najdete je v projektu, Deníku, u přiřazování práce, u Úkolů, v Poště, u klientů, osob nebo adres.

Kategorie můžete nastavit jako soukromé, nebo přístupné pro všechny. Kategoriím můžete pro snazší orientaci přiřazovat obrázky nebo barvy.

Navigo umožňuje přikládat k projektu dokumenty, například smlouvu s klientem, kalkulaci, fakturu apod. Díky tomu ušetříte čas při dohledávání dokumentů v jejich původním úložišti a máte přehled o aktuálních materiálech souvisejících s projektem.

Příloha může být ve formě souboru nebo odkazu a můžete ji připojit k celému plánu projektu nebo pouze k části, se kterou souvisí. Například k úkolu, alokaci nebo subdodávce.

Navigo má efektivně vyřešený systém oprávnění přístupu k dokumentům. Přílohy v Navigu jsou šifrované a zálohované, Navigo ručí za jejich zabezpečení. Prostřednictvím Naviga lze jednoduše realizovat proces schvalování dokumentů.

Teploměr je jednoduché grafické zobrazení vašeho projektu, založené na jeho finančním plánu. Průběžně zde vidíte finanční bilanci projektu, navíc vás teploměr včas upozorní na hrozící ztrátu. Nahrazuje excelové tabulky i grafy.

Teploměr se u každého projektu nebo jeho části generuje automaticky tím, že si tvoříte plán projektu a následně ho realizujete – například zaměstnanci vykazují práci, uskutečňují se subdodávky, provádíte fakturaci apod.

Teploměry se zobrazují napříč Navigem – vidíte tak finanční bilanci a predikci výsledků všech projektů, každého projektu zvlášť, a také bilanci každé jeho části až na úroveň nejmenších položek.

V Navigu nenajdete záložku nazvanou Teploměr. Po naplánování a zahájení realizace projektu se teploměry začnou tvořit samy. Uvidíte je po kliknutí na Projekty, po rozkliknutí konkrétního projektu pod záložkami Přehled, Plán, Členění (WBS), Externí náklady.

Obsah

Výhody teploměrů
Teploměry versus excelové tabulky
Kde všude teploměry najdete
Přehled o rozpočtu a nákladech
Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Existuje řada možností jak sledovat průběh projektu. Můžete to dělat pomocí tabulek a ručního vyhodnocování řady čísel, nebo můžete využít některou z vizualizací. Naše teploměry jsou maximálně přehledné, intuitivní a navíc dokáží predikovat vývoj zakázky. Díky tomu ušetříte peníze i velké množství času a energie, které můžete věnovat jiné práci.

Výhody teploměrů

  • Velmi jednoduchá vizualizace projektu, není třeba vyhodnocovat a porovnávat řady čísel a grafů.
  • Ukazuje stav projektu z hlediska plánovaného rozpočtu, umožňuje definovat zisk a jeho naplnění.
  • Umožňuje sledovat bilanci projektu, jeho výnosy i náklady.Vždy vidíte aktuální stav zakázky i signály pro její budoucí vývoj.
  • Dokáží v předstihu upozornit na ohrožení projekturiziko finanční ztráty.
  • Teploměry jsou vždy stejné a používají se napříč Navigem, což minimalizuje nároky na jejich zapamatování.
  • Umožňují sledovat stav projektů na různých úrovních – od celkového pohledu až po detailní náhled na dílčí cíle.
  • Pracovníci vidí rozpočet projektu a jeho vyčerpané náklady, což vede ke snaze tento rozpočet dodržet.

Teploměry versus excelové tabulky

Projekty v různých společnostech a oborech často neřídí profesionální projektoví manažeři, ale tuto starost přebírají odborní pracovníci. Jejich povinností tedy bývá krom vlastní odborné práce také hlídat průběhnáklady projektu. Tito odborníci jsou pak vrženi do obtížné situace. Spravují složité excelové tabulky, vyhodnocují projekty pomocí sloupcových nebo koláčových grafů. To všechno jim bere drahocenný čas na vlastní práci.

S našimi teploměry nemusíte vyhodnocovat složité grafy nebo řady čísel.
S našimi teploměry nemusíte vyhodnocovat složité grafy nebo řady čísel.

V Navigu jsme se rozhodli tuto situaci vyřešit a navrhli jsme velmi jednoduchou a intuitivní vizualizaci pro řízení projektůkontrolu jejich rozpočtu. Vznikly naše zcela originální teploměry. Na nich je možné průběžně sledovat aktuální stav projektu a dostat včasné varování před finanční ztrátou. Samozřejmostí je také možnost provést zpětnou analýzu dat.

Abychom dosáhli této jednoduché vizualizace, bylo nutné pracovat s velmi složitým matematickým modelem, který vyhodnotí všechny důležité faktory projektu za vás. Vy potom vidíte barevné indikátory, které vám ukazují stav projektu. Nemusíte vyhodnocovat číselné parametry, porovnávat grafy nebo cokoliv počítat a hodnotit tabulky.

Kde všude teploměry najdete

Už jsme zmiňovali, že teploměry najdete napříč celým Navigem. To maximálně usnadňuje orientaci v systému. Stačí si zapamatovat několik barev, které se vždy používají stejně.

Na celkovém teploměru projektu vidíte jeho bilanci.
Na celkovém teploměru projektu vidíte jeho bilanci.

Teploměry najdete na každém projektu, ve struktuře WBS, u subdodávek, plánovaných příjmů i alokací. Díky této možnosti můžete vidět jak celkový stav projektu, tak aktuální situaci každé jeho části. Je také možné zobrazit si teploměry všech projektů ve firmě a získat globální přehled o stavu zakázek.

Čerpání subdodávek a vlastních prací na projektu se promítá do celkového teploměru projektu.
Čerpání subdodávek a vlastních prací na projektu se promítá do celkového teploměru projektu.

Přehled o rozpočtu a nákladech

Projektyprůběh jejich realizace můžete sledovat a měřit z různých úhlů pohledu. Hlavní hodnotou vám může být rozpočet a vynaložené peníze, čas a dodržení termínů nebo dokonalý přehled o každém kroku v projektu. Všechny tyto parametry máte v Navigu k dispozici, nicméně praxe projektově orientovaných firem ukazuje, že ideálním výchozím bodem pro plánování a realizaci zakázky, je rozpočet projektu. Proto naše teploměry vycházejí právě z finanční stránky projektu. Prakticky nikdy totiž u zakázky nepracujeme s neomezeným rozpočtem. Ten může být velkorysejší, nebo naopak velmi omezený, v obou případech bývá ale nutné rozpočet projektu uhlídat a pokud možno maximalizovat zisk. Proto hlavní metrikou, která leží za naší vizualizací projektu, jsou právě peníze. To vedoucím pracovníkům na projektu umožňuje soustředit se na kvalitativní prvky projektu. Teploměry za ně průběžně predikují celý vývoj zakázky a v případě jejího ohrožení zobrazují varovné signály.

Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Aby bylo Navigo3 maximálně intuitivní, je v něm řada funkcí provázaná. Pokud například potřebujete u projektu hlídat termíny ve smlouvě, můžete je navázat na milníky, které budou vaše závazky vyplývající ze smluv s klientem, případně vaše interní deadline, hlídat. V případě, že je pro vás důležité rozdělit projekt na více částí, není nic snazšího, než jej řídit pomocí WBS, i tam uvidíte vizualizaci v podobě teploměru, a to u každé části projektu.

Co značí jednotlivé indikátory v teploměrech, jak je vytvořit a jak s nimi pracovat naleznete v následujícím článku.

Zkušební verze Navigo3 zdarma!

Vyzkoušet zdarma
E-book
Stáhnout e-book
Cesta k černým číslům