Pokladna

Petra Dvořáková

Pokladna v Navigu umožňuje vést elektronicky evidenci o hotovostní pokladně ve firmě. Na rozdíl od evidence vedené na papíře umožňuje pokladna v Navigu sledovat hotovostní položky nejen osobám s právy do účtů firmy, ale i selektivně projektovým manažerům, jejichž projektů se pohyb hotovosti v pokladně týká. Položky vedené v pokladně lze přiřazovat k projektům a subdodávkám nebo rozpočítávat jako režijní náklad či příjem.

Číst více ›

V Navigu si můžete přesně stanovit, kolik peněz u projektu vydáte na interní práce s ohledem na jejich typ. Jednoduše si rozplánujete, kolik hodin nebo peněz může která profese prací na projektu spotřebovat. Díky vykazování potom vidíte, zda realita vašemu plánu odpovídá. Včas odhalíte například podhodnocení náročnosti práce nebo jiný problém.

Protože ne všichni zaměstnanci jedné profese mají ve firmách stejnou odměnu za práci, Navigo umožňuje plánovat pomocí průměrné hodinové sazby konkrétní profese nebo rovnou přiřadit konkrétní částku, za kterou se má daná práce na projektu splnit.

Plánování pomocí typu prací poskytuje podrobnější přehled o nákladech na konkrétní profesi, ale současně se nemusíte zatěžovat podrobným přiřazováním práce jednotlivým lidem.

V Navigu máte možnost vytvořit si seznam prací, které ve vaší firmě interně realizujete. Tento seznam vám usnadní plánování projektů a vykazování práce, ale především vám poskytne přehled o výdajích na konkrétní práci při realizaci projektu.

U každého typu práce, který do seznamu zadáte, si můžete stanovit pevnou nákladovou a prodejní cenu nebo cenu za konkrétní jednotku. Nejčastěji za hodinu práce, může to být ale také cena za kilometr, kus apod.

Při plánování projektu jednoduše vyberete ze seznamu typ práce, čímž pro něj vyčleníte část z rozpočtu. Při vykazování práce pak vaši zaměstnanci označí svůj typ právě na základě tohoto seznamu. Díky tomu máte přehled, kolik která profese při práci na konkrétním projektu stála.

Navigo umožňuje přikládat k projektu dokumenty, například smlouvu s klientem, kalkulaci, fakturu apod. Díky tomu ušetříte čas při dohledávání dokumentů v jejich původním úložišti a máte přehled o aktuálních materiálech souvisejících s projektem.

Příloha může být ve formě souboru nebo odkazu a můžete ji připojit k celému plánu projektu nebo pouze k části, se kterou souvisí. Například k úkolu, alokaci nebo subdodávce.

Navigo má efektivně vyřešený systém oprávnění přístupu k dokumentům. Přílohy v Navigu jsou šifrované a zálohované, Navigo ručí za jejich zabezpečení. Prostřednictvím Naviga lze jednoduše realizovat proces schvalování dokumentů.

V Navigu můžete využít možnost do každého z projektů nechat automaticky rozpočítat režijní náklady. Díky tomu budete mít přesnější představu o ekonomické situaci jednotlivých projektů i firmy. Také vám to umožní nastavit realistickou cenu za hodinu práce pro klienta.

Režijní sazbu si v Navigu nastavíte pro celou firmu na základě výpočtu nebo odhadu. Ke každé hodině práce na projektu se vám pak automaticky tato režijní sazba připočítává.

Protože režijní náklady se každý měsíc mohou měnit, umožňuje Navigo pracovat s korekcí, a zpřesňovat tak obraz o realitě vašich zakázek.

Díky vyplnění plánu subdodávek budete mít přehled o všech externích pracích na projektu. Uhlídáte jejich termíny, uvidíte, kolik peněz máte na subdodávku vyhrazeno a kolik jste už vydali. Zefektivní se i proces přijímání faktur a jejich párování s projekty. 

Stav všech externích prací na projektu se vám bude zobrazovat u plánu projektu, můžete také sledovat stav každé jednotlivé subdodávky. Včas zjistíte, že hrozí překročení jejího rozpočtu nebo nedodržení termínu.

Informace ze subdodávek se spolupodílí na automaticky tvořeném cash flow firmy a také na seznamu důležitých termínů.

Přehled o cash flow firmy se v Navigu tvoří automaticky. Díky tomu máte stále aktuální přehled o penězích, které máte a budete mít k dispozici. Zobrazované cash flow popisuje jak reálný stav, tak stav vycházející z plánu fakturací a plateb.

Navigo samo vyhodnocuje informace o příjmech a výdajích, které do jednotlivých plánů zadávají vaši zaměstnanci. Cash flow se vypočítává na základě plánovaných příjmů a plánovaných subdodávek, vystavených i přijatých faktur. Pro zpřesnění výsledku cash flow je možné zadat také stav účtu a režijní náklady.

Cash flow můžete zobrazit pro celou firmu, pro jednotlivé projekty, oddělení nebo podle vedoucích projektu.

V Navigu můžete naplánovat příjmy projektu. Díky tomu budete vědět, s jakými penězi může firma počítat, ekonomické oddělení dostane včas informaci k vystavení faktury a projektový manažer získá přehled, zda fakturace za práci řádně proběhla.

Plánovaný příjem zadáte do Naviga na základě sjednané ceny se zákazníkem. Takto zadaná data budou automaticky generovat další informace, aniž byste je museli kamkoliv jinam přepisovat.

Naplánovaný příjem se zobrazí ve vašem seznamu důležitých termínů a promítne se do automaticky tvořeného cash flow firmy. Plánovaný příjem se uzavře při vystavení faktury.

Teploměr je jednoduché grafické zobrazení vašeho projektu, založené na jeho finančním plánu. Průběžně zde vidíte finanční bilanci projektu, navíc vás teploměr včas upozorní na hrozící ztrátu. Nahrazuje excelové tabulky i grafy.

Teploměr se u každého projektu nebo jeho části generuje automaticky tím, že si tvoříte plán projektu a následně ho realizujete – například zaměstnanci vykazují práci, uskutečňují se subdodávky, provádíte fakturaci apod.

Teploměry se zobrazují napříč Navigem – vidíte tak finanční bilanci a predikci výsledků všech projektů, každého projektu zvlášť, a také bilanci každé jeho části až na úroveň nejmenších položek.

V Navigu nenajdete záložku nazvanou Teploměr. Po naplánování a zahájení realizace projektu se teploměry začnou tvořit samy. Uvidíte je po kliknutí na Projekty, po rozkliknutí konkrétního projektu pod záložkami Přehled, Plán, Členění (WBS), Externí náklady.

Obsah


Výhody teploměrů
Teploměry verus excelové tabulky
Kde všude teploměry najdete
Přehled o rozpočtu a nákladech
Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Existuje řada možností jak sledovat průběh projektu. Můžete to dělat pomocí tabulek a ručního vyhodnocování řady čísel, nebo můžete využít některou z vizualizací. Naše teploměry jsou maximálně přehledné, intuitivní a navíc dokáží predikovat vývoj zakázky. Díky tomu ušetříte peníze i velké množství času a energie, které můžete věnovat jiné práci.

Výhody teploměrů

  • Velmi jednoduchá vizualizace projektu, není třeba vyhodnocovat a porovnávat řady čísel a grafů.
  • Ukazuje stav projektu z hlediska plánovaného rozpočtu, umožňuje definovat zisk a jeho naplnění.
  • Umožňuje sledovat bilanci projektu, jeho výnosy i náklady.Vždy vidíte aktuální stav zakázky i signály pro její budoucí vývoj.
  • Dokáží v předstihu upozornit na ohrožení projekturiziko finanční ztráty.
  • Teploměry jsou vždy stejné a používají se napříč Navigem, což minimalizuje nároky na jejich zapamatování.
  • Umožňují sledovat stav projektů na různých úrovních – od celkového pohledu až po detailní náhled na dílčí cíle.
  • Pracovníci vidí rozpočet projektu a jeho vyčerpané náklady, což vede ke snaze tento rozpočet dodržet.

Teploměry versus excelové tabulky

Projekty v různých společnostech a oborech často neřídí profesionální projektoví manažeři, ale tuto starost přebírají odborní pracovníci. Jejich povinností tedy bývá krom vlastní odborné práce také hlídat průběhnáklady projektu. Tito odborníci jsou pak vrženi do obtížné situace. Spravují složité excelové tabulky, vyhodnocují projekty pomocí sloupcových nebo koláčových grafů. To všechno jim bere drahocenný čas na vlastní práci.

S našimi teploměry nemusíte vyhodnocovat složité grafy nebo řady čísel.
S našimi teploměry nemusíte vyhodnocovat složité grafy nebo řady čísel.

V Navigu jsme se rozhodli tuto situaci vyřešit a navrhli jsme velmi jednoduchou a intuitivní vizualizaci pro řízení projektůkontrolu jejich rozpočtu. Vznikly naše zcela originální teploměry. Na nich je možné průběžně sledovat aktuální stav projektu a dostat včasné varování před finanční ztrátou. Samozřejmostí je také možnost provést zpětnou analýzu dat.

Abychom dosáhli této jednoduché vizualizace, bylo nutné pracovat s velmi složitým matematickým modelem, který vyhodnotí všechny důležité faktory projektu za vás. Vy potom vidíte barevné indikátory, které vám ukazují stav projektu. Nemusíte vyhodnocovat číselné parametry, porovnávat grafy nebo cokoliv počítat a hodnotit tabulky.

Kde všude teploměry najdete

Už jsme zmiňovali, že teploměry najdete napříč celým Navigem. To maximálně usnadňuje orientaci v systému. Stačí si zapamatovat několik barev, které se vždy používají stejně.

Na celkovém teploměru projektu vidíte jeho bilanci.
Na celkovém teploměru projektu vidíte jeho bilanci.

Teploměry najdete na každém projektu, ve struktuře WBS, u subdodávek, plánovaných příjmů i alokací. Díky této možnosti můžete vidět jak celkový stav projektu, tak aktuální situaci každé jeho části. Je také možné zobrazit si teploměry všech projektů ve firmě a získat globální přehled o stavu zakázek.

Čerpání subdodávek a vlastních prací na projektu se promítá do celkového teploměru projektu.
Čerpání subdodávek a vlastních prací na projektu se promítá do celkového teploměru projektu.

Přehled o rozpočtu a nákladech

Projektyprůběh jejich realizace můžete sledovat a měřit z různých úhlů pohledu. Hlavní hodnotou vám může být rozpočet a vynaložené peníze, čas a dodržení termínů nebo dokonalý přehled o každém kroku v projektu. Všechny tyto parametry máte v Navigu k dispozici, nicméně praxe projektově orientovaných firem ukazuje, že ideálním výchozím bodem pro plánování a realizaci zakázky, je rozpočet projektu. Proto naše teploměry vycházejí právě z finanční stránky projektu. Prakticky nikdy totiž u zakázky nepracujeme s neomezeným rozpočtem. Ten může být velkorysejší, nebo naopak velmi omezený, v obou případech bývá ale nutné rozpočet projektu uhlídat a pokud možno maximalizovat zisk. Proto hlavní metrikou, která leží za naší vizualizací projektu, jsou právě peníze. To vedoucím pracovníkům na projektu umožňuje soustředit se na kvalitativní prvky projektu. Teploměry za ně průběžně predikují celý vývoj zakázky a v případě jejího ohrožení zobrazují varovné signály.

Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Aby bylo Navigo3 maximálně intuitivní, je v něm řada funkcí provázaná. Pokud například potřebujete u projektu hlídat termíny ve smlouvě, můžete je navázat na milníky, které budou vaše závazky vyplývající ze smluv s klientem, případně vaše interní deadline, hlídat. V případě, že je pro vás důležité rozdělit projekt na více částí, není nic snazšího, než jej řídit pomocí WBS, i tam uvidíte vizualizaci v podobě teploměru, a to u každé části projektu.

Co značí jednotlivé indikátory v teploměrech, jak je vytvořit a jak s nimi pracovat naleznete v následujícím článku.

Zkušební verze Navigo3 zdarma!

Vyzkoušet zdarma
E-book
Stáhnout e-book
Cesta k černým číslům