Notifikace

Petra Dvořáková

Notifikace je chytrá funkce, která vás automaticky upozorňuje na důležité kroky týkající se projektů, úkolů, rozdělování práce apod. Ušetří vám čas a energii, které byste museli investovat do hlídání a kontrolování, zda bylo to či ono splněno. Notifikace nemusíte nijak nastavovat, systém sám rozpoznává důležité kroky a oznámení odešle. Například pokud někdo splní vámi zadaný úkol, automaticky dostanete potvrzení. … Continued

Číst více ›

Ganttův diagram v Navigu zobrazuje stav vašeho projektu z hlediska časového harmonogramu, ale funguje také jako nástroj, ve kterém můžete celý projekt naplánovat právě na základě časových parametrů. V prvním případě se Gantt tvoří automaticky na základě nastavených časových vazeb při tvorbě plánu pomocí WBS nebo jednoduchého rozpočtu, v druhém případě plánujete projekt přímo v Ganttu.

I pokud si projekt rozplánujete prostřednictvím Ganttu, budete mít stále možnost zobrazit si ho z hlediska peněz nebo struktury, sledovat stav subdodávek a využívat všechny ostatní funkce Naviga.

Jakákoliv změna v časových parametrech projektu, například změna termínu u subdodávek, se automaticky projeví v Ganttu.

Časové reference je souhrnné označení pro vytvořené časové návaznosti ve vašem projektu. Velká část časových referencí se tvoří automaticky a chytře se mezi sebou sama provazuje. Díky tomu v případě změny jednoho data v plánu, nemusíte všechna související data ručně posouvat, časové reference to udělají za vás.

V Navigu nenajdete funkci přímo nazvanou časové reference, jsou to chytré vazby, které vznikly tím, že jste v různých částech plánu vymezili časové body nebo období od – do. Navigo pak samo rozpozná časové návaznosti a vy nemusíte souslednost termínů hlídat.

Všechny časové údaje se zobrazují v automaticky tvořeném Ganttově diagramu.

Díky vyplnění plánu subdodávek budete mít přehled o všech externích pracích na projektu. Uhlídáte jejich termíny, uvidíte, kolik peněz máte na subdodávku vyhrazeno a kolik jste už vydali. Zefektivní se i proces přijímání faktur a jejich párování s projekty. 

Stav všech externích prací na projektu se vám bude zobrazovat u plánu projektu, můžete také sledovat stav každé jednotlivé subdodávky. Včas zjistíte, že hrozí překročení jejího rozpočtu nebo nedodržení termínu.

Informace ze subdodávek se spolupodílí na automaticky tvořeném cash flow firmy a také na seznamu důležitých termínů.

Alokace vám umožní přiřadit konkrétní úkol konkrétní osobě. Z Alokací se automaticky generuje Kapacitní plán, kde vidíte vytíženost každého zaměstnance. To vám usnadní další rozdělování práce.

Ke každému úkolu stačí přiřadit peníze nebo počet hodin a díky stanovené hodinové sazbě u každého zaměstnance získáváte představu, kolik bude tato práce stát nebo za jak dlouho ji musí stihnout.

Používání alokací také zajistí, že vaši zaměstnanci uvidí, do kdy mají mít úkol hotový, kolik na něm můžou strávit času a kolik jim ještě v plánu zbývá.

Přehled o cash flow firmy se v Navigu tvoří automaticky. Díky tomu máte stále aktuální přehled o penězích, které máte a budete mít k dispozici. Zobrazované cash flow popisuje jak reálný stav, tak stav vycházející z plánu fakturací a plateb.

Navigo samo vyhodnocuje informace o příjmech a výdajích, které do jednotlivých plánů zadávají vaši zaměstnanci. Cash flow se vypočítává na základě plánovaných příjmů a plánovaných subdodávek, vystavených i přijatých faktur. Pro zpřesnění výsledku cash flow je možné zadat také stav účtu a režijní náklady.

Cash flow můžete zobrazit pro celou firmu, pro jednotlivé projekty, oddělení nebo podle vedoucích projektu.

Teploměr je jednoduché grafické zobrazení vašeho projektu, založené na jeho finančním plánu. Průběžně zde vidíte finanční bilanci projektu, navíc vás teploměr včas upozorní na hrozící ztrátu. Nahrazuje excelové tabulky i grafy.

Teploměr se u každého projektu nebo jeho části generuje automaticky tím, že si tvoříte plán projektu a následně ho realizujete – například zaměstnanci vykazují práci, uskutečňují se subdodávky, provádíte fakturaci apod.

Teploměry se zobrazují napříč Navigem – vidíte tak finanční bilanci a predikci výsledků všech projektů, každého projektu zvlášť, a také bilanci každé jeho části až na úroveň nejmenších položek.

V Navigu nenajdete záložku nazvanou Teploměr. Po naplánování a zahájení realizace projektu se teploměry začnou tvořit samy. Uvidíte je po kliknutí na Projekty, po rozkliknutí konkrétního projektu pod záložkami Přehled, Plán, Členění (WBS), Externí náklady.

Obsah


Výhody teploměrů
Teploměry verus excelové tabulky
Kde všude teploměry najdete
Přehled o rozpočtu a nákladech
Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Existuje řada možností jak sledovat průběh projektu. Můžete to dělat pomocí tabulek a ručního vyhodnocování řady čísel, nebo můžete využít některou z vizualizací. Naše teploměry jsou maximálně přehledné, intuitivní a navíc dokáží predikovat vývoj zakázky. Díky tomu ušetříte peníze i velké množství času a energie, které můžete věnovat jiné práci.

Výhody teploměrů

  • Velmi jednoduchá vizualizace projektu, není třeba vyhodnocovat a porovnávat řady čísel a grafů.
  • Ukazuje stav projektu z hlediska plánovaného rozpočtu, umožňuje definovat zisk a jeho naplnění.
  • Umožňuje sledovat bilanci projektu, jeho výnosy i náklady.Vždy vidíte aktuální stav zakázky i signály pro její budoucí vývoj.
  • Dokáží v předstihu upozornit na ohrožení projekturiziko finanční ztráty.
  • Teploměry jsou vždy stejné a používají se napříč Navigem, což minimalizuje nároky na jejich zapamatování.
  • Umožňují sledovat stav projektů na různých úrovních – od celkového pohledu až po detailní náhled na dílčí cíle.
  • Pracovníci vidí rozpočet projektu a jeho vyčerpané náklady, což vede ke snaze tento rozpočet dodržet.

Teploměry versus excelové tabulky

Projekty v různých společnostech a oborech často neřídí profesionální projektoví manažeři, ale tuto starost přebírají odborní pracovníci. Jejich povinností tedy bývá krom vlastní odborné práce také hlídat průběhnáklady projektu. Tito odborníci jsou pak vrženi do obtížné situace. Spravují složité excelové tabulky, vyhodnocují projekty pomocí sloupcových nebo koláčových grafů. To všechno jim bere drahocenný čas na vlastní práci.

S našimi teploměry nemusíte vyhodnocovat složité grafy nebo řady čísel.
S našimi teploměry nemusíte vyhodnocovat složité grafy nebo řady čísel.

V Navigu jsme se rozhodli tuto situaci vyřešit a navrhli jsme velmi jednoduchou a intuitivní vizualizaci pro řízení projektůkontrolu jejich rozpočtu. Vznikly naše zcela originální teploměry. Na nich je možné průběžně sledovat aktuální stav projektu a dostat včasné varování před finanční ztrátou. Samozřejmostí je také možnost provést zpětnou analýzu dat.

Abychom dosáhli této jednoduché vizualizace, bylo nutné pracovat s velmi složitým matematickým modelem, který vyhodnotí všechny důležité faktory projektu za vás. Vy potom vidíte barevné indikátory, které vám ukazují stav projektu. Nemusíte vyhodnocovat číselné parametry, porovnávat grafy nebo cokoliv počítat a hodnotit tabulky.

Kde všude teploměry najdete

Už jsme zmiňovali, že teploměry najdete napříč celým Navigem. To maximálně usnadňuje orientaci v systému. Stačí si zapamatovat několik barev, které se vždy používají stejně.

Na celkovém teploměru projektu vidíte jeho bilanci.
Na celkovém teploměru projektu vidíte jeho bilanci.

Teploměry najdete na každém projektu, ve struktuře WBS, u subdodávek, plánovaných příjmů i alokací. Díky této možnosti můžete vidět jak celkový stav projektu, tak aktuální situaci každé jeho části. Je také možné zobrazit si teploměry všech projektů ve firmě a získat globální přehled o stavu zakázek.

Čerpání subdodávek a vlastních prací na projektu se promítá do celkového teploměru projektu.
Čerpání subdodávek a vlastních prací na projektu se promítá do celkového teploměru projektu.

Přehled o rozpočtu a nákladech

Projektyprůběh jejich realizace můžete sledovat a měřit z různých úhlů pohledu. Hlavní hodnotou vám může být rozpočet a vynaložené peníze, čas a dodržení termínů nebo dokonalý přehled o každém kroku v projektu. Všechny tyto parametry máte v Navigu k dispozici, nicméně praxe projektově orientovaných firem ukazuje, že ideálním výchozím bodem pro plánování a realizaci zakázky, je rozpočet projektu. Proto naše teploměry vycházejí právě z finanční stránky projektu. Prakticky nikdy totiž u zakázky nepracujeme s neomezeným rozpočtem. Ten může být velkorysejší, nebo naopak velmi omezený, v obou případech bývá ale nutné rozpočet projektu uhlídat a pokud možno maximalizovat zisk. Proto hlavní metrikou, která leží za naší vizualizací projektu, jsou právě peníze. To vedoucím pracovníkům na projektu umožňuje soustředit se na kvalitativní prvky projektu. Teploměry za ně průběžně predikují celý vývoj zakázky a v případě jejího ohrožení zobrazují varovné signály.

Provázanost teploměrů s dalšími funkcemi

Aby bylo Navigo3 maximálně intuitivní, je v něm řada funkcí provázaná. Pokud například potřebujete u projektu hlídat termíny ve smlouvě, můžete je navázat na milníky, které budou vaše závazky vyplývající ze smluv s klientem, případně vaše interní deadline, hlídat. V případě, že je pro vás důležité rozdělit projekt na více částí, není nic snazšího, než jej řídit pomocí WBS, i tam uvidíte vizualizaci v podobě teploměru, a to u každé části projektu.

Co značí jednotlivé indikátory v teploměrech, jak je vytvořit a jak s nimi pracovat naleznete v následujícím článku.

Zkušební verze Navigo3 zdarma!

Vyzkoušet zdarma
E-book
Stáhnout e-book
Cesta k černým číslům