Schvalování dokumentů a rozhodnutí na projektu je klíčovou funkcí nové verze Naviga. Dále přináší možnost dělení firmy na organizační jednotky a hromadu menších novinek.
Schvalování
Ne všechny činnosti ve firmě se dají rozhodnout pouze jednou osobou. Například nabídku musí před posláním zákazníkovi schválit vedoucí ateliéru, ředitel projekce a ředitel společnosti. Schvalování se dá řešit ústně, ovšem pokud dojde k potížím, (ukáže se, že jsme špatně odhadli náklady), je velmi těžké dobrat se toho, kde vznikla chyba. Další možností je vést „papírovou válku“ a obcházet firmu s papírovou dokumentací a nechat si ji podepisovat a razítkovat. Proto Navigo přichází s novou funkcí Schvalování, které schvalovací proces přenese do digitální formy.
V současné verzi je možné schvalovat rozhodnutí na projektu (například „Smím na tomto projektu mít marži jen 10 % místo předepsaných 20 %? Pokud bude zákazník spokojen, je šance, že si u nás objedná větší projekt.“) a přílohy (například nabídky, kalkulace, protokoly kontroly, …). Navigo garantuje, že souhlas/nesouhlas uživatele je autentický a že se už nedá změnit objekt schválení (rozhodnutí na projektu, verze souboru).
Schválení založíte ze seznamu šablon (musíme je připravit vám na míru – více níže), a pokud nejsou přednastaveni konkrétní uživatelé, vyberete je. Pak schválení uložíte a spustíte.
Když přijde ve schválení řada na konkrétního uživatele, dozví se to dotyčný pomocí ikony v horní liště:
Klikem na svůj obdélník má možnost se vyjádřit:
Po rozhodnutí pokračuje schvalovací proces dále. V případě kladného i záporného závěru je notifikován uživatel, který schválení spustil. Kromě jednoduché schvalovací posloupnosti umí Navigo i paralelní rozhodnutí (více uživatelů může rozhodovat ve stejnou dobu, tím se zvýší rychlost), případně rozhodnutí typu „2 ze 3“.
V blízké době rozšíříme schvalování i na přijaté faktury a nepřítomnosti. Pokud chcete schvalování vyzkoušet/zavést ve vaší firmě, prosím kontaktujte technickou podporu a my vám pomůžeme vytvořit šablony schválení na míru.
Vazba subdodávek na položky pokladny
Výdajové položky pokladny se doposud zobrazovaly v seznamu subdodávek oranžovou barvou a byly vyčleněny do samostatné položky Výdaje z pokladny. Proto jsme do formuláře pokladního dokladu přidali možnost jej navázat na subdodávku a tím jej zobrazit tmavě modře, pokud je v subdodávce dostatečně velký plán:
Detaily o přiřazených dokladech naleznete pod ikonkou u subdodávky:
Organizační jednotky
Větší firmy jsou často složeny z několika organizačních jednotek. Říkají jim různě: ateliéry, střediska, oddělení, skupiny, … Pokud se firma rozhodne vnitřně členit, sleduje tím různé záměry. Například chce porovnávat jakou marži firmě jednotlivé jednotky přináší, nastavovat podle členství v jednotce práva nebo vybírat osobu, která schvaluje dovolené. Navigo proto v nové verzi přináší podporu pro organizační jednotky. V první fázi jde hlavně o možnost vkládat data, v budoucnosti budou přibývat možnosti jejich použití.
V nastavení (ozubené kolečko vpravo nahoře) na záložce Organizační jednotky můžou uživatelé s právy na editaci uživatelů vytvářet a editovat organizační strukturu a přiřazovat jí jednotlivé zaměstnance.
U každého zaměstnance lze historicky (i do budoucna) nastavovat k jaké organizační jednotce patřil, patří a bude patřit. Tato tabulka je zatím použita pouze pro příslušnost k organizační jednotce. Do budoucna do ní plánujeme přesunout další „údaje s historií“ jako například plat, úvazek nebo aktivitu účtu. Kromě informativní funkce tím umožníme plánovat změny a tím odstranit nutnost na ně myslet. Například nastavit dopředu datum deaktivace účtu už ve chvíli, kdy zjistím, že zaměstnanec z naší firmy odchází. Nebo dopředu nastavit domluvenou změnu platu.
Podle jednotky se dá filtrovat v různých tabulkách. Například v seznamu projektů, historii vykazování nebo seznamu výkazů:
K organizační jednotce je možné přiřazovat i jednotlivé projekty:
Budoucí příjmy v importu/exportu WBS
Import a export WBS nyní může obsahovat i plánované příjmy.
Přepínání datumů v Cashflow
V Cashflow si jde nově zvolit, zda se mají položky vkládat podle data fakturace, nebo data splatnosti.
Hromadné uložení faktur v importu
Při importu faktur a úhrad se dají uložit všechny položky, které neobsahují chybu, jedním stiskem tlačítka. Do teď bylo potřeba ukládat každou zvlášť.
